生鲜采购管理新规制度.doc

生鲜采购部管理制度
第一条 总则
为加强企业规范化管理，确保企业能购到高品质低成本产品，从而达成降低成本之目标，特制订本制度。
第二条 目标
选择合格供给商并对采购过程进行严格控制，确保供给商提供商品能满足企业各门店要求。
第三条 适用范围
本制度适适用于企业采购部全部采购人员，价格之审核、接单、订购、验收等，除另有要求外，悉以本制度处理。
第四条 权责
1、 由本企业采购部门负责生鲜产品采购工作
2、 订单处理负责订单搜集汇总，生鲜产品销售统计
3、 收货部和检验室负责对生鲜商品相关质量数量进行审核
4、 储运部门负责对货物进行运输，加工，分拣，配送
第五条 采购标准
1、 严格实施询价议价程序。生鲜商品必需有三家以上供给商提供报价，在权衡质量、价格、交货条件、资质、信誉、用户群等原因基础上进行综合评定
2、 职责分离标准。采购人员不得干涉商品采购外其它部门工作
3、 一致性标准。采购人员采购物品或服务必需和采购单所列要求规格、型号，数量相一致。
4、 廉洁自律，不收取供给商任何形式馈赠。
5、 严格按采购制度和程序办事，自觉接收监督
第六条 采购计划制订
1、 生鲜采购工作依据企业销售任务和毛利计划及库存情况编制本组采购计划经领导同意后实施采购
2、 本部门还需依据企业业务淡旺季需求，查对仓库库存量，确定生鲜商品品项、规格、数量等方面实际缺口编制并调整采购计划
3、 采购计划经企业领导核准后，采购部和财务部各持一份，采购部依据采购计划进行采购作业，财务部依据采购计划安排所需采购资金审批
第七条 采购实施
1、 选择供给商
（！）生鲜供给商采购选择要从同意合作供给商中选择；
（2）本组在选择供给商时应该挑选三家以上供给商询价，以作比价、议价依据
（3）部门主管在审价时，认为需要再深入议价，则由采购主管亲自和供给商议定价格
（4）企业领导在核价时，均可视需要再行议价或要求采购部门深入议价
2、 价格调查
（1） 已核定商品，采购必需常常分析或搜集商品资料，作为降低成本依据
（2） 本组组员全部有义务常常性市调以帮助主管了解市场行情，以利于领导做决议参考
（3） 已核定生鲜产品采购单价如需上涨或降低，应立即了解相关情况汇总上报
（4） 采购数量或频率有显著浮动时，应立即作出采购计划调整以应对改变
2、 询价和比价
（1） 依据采购生鲜商品品项、规格、标准、数量和交付期不一样，采购人员应选择最少三家符合采购条件供给商作为询价对象；
（2） 采购人员依据过去采购情况，市场改变情况，和企业成本预算等情况，确定采购目标价格；
（3） 在得到供给商报价信息后，采购人员对供给商报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行查对，以确保供给商能够提供商品符合企业实际采购要求，并对供给商所报价格、交付期等方面进行比较分析，方便选择条件最优供给商；
（4） 供给商提供报价商品规格和请购规格不一样或属于代用具时，采购人员要经过主管确实定为准；
（5） 专业用具或相关材料采购人员应该和部门相关人员共同询价议价；
（6） 在供给商报价条件不能满足要求时，采购人员应和供给商立即进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致。
3、 订购作业
（1） 在采购作业所需全部条款和供给商达成一致后，采购人员需填写正式采购单，订单需要列明一下内容：
A供给商资料：包含名称、编号
B采购商品具体描述：包含品名、型号、规格等，如有超出标准特殊要求需尤其注明；
C 订单所采购数量、重量；单位包装数量、重量，包装件数
D价格：单价，累计价、协议总额，定金或预付款
E交付期：分批交付时应明确每批交付时间和交付数量
F 付款方法：关键有现金采购和银行转账支付
G 标示：商品本身或包装上文字标识（订单号、供给商、品名、规格、单位包装数量、重量、批号）
H所需质量证实材料（检验单、质保单、出厂证实单、化验汇报等）
I质量确保条款：发生质量问题时进行退换或其它处理方法。
J装箱清单（送货单）和销售发票要求。
（2） 采购订单经物控部门责任人审核后，加盖企业协议公章生效。采购单一式两份，双方各一份。订单处理中心负责采购订单存档
（3） 采购人员应控制商品订购交期，立即向供给商跟踪交货进度。
第八条 验收和付款
1、 依相关检验和入库要求进行验收工作
2、 依财务管理要求，办理供给商付款工作
第九条 本制度经企业最高主管领导审核经过后公布实施，修正时亦同。