建筑公司合同管理办法.doc

xx合同管理办法第一章总则第一条 为加强合同管理，提高合同管理质量，保证合同的全面履行，做到管理有规章，签约有约束，履行有检查，提高经济合同履约率，维护企业的合法权益，提高企业经济效益，根据中华人民共和国合同法、建筑法、招投标法，建筑安装工程承包合同条例及有关法律、法规，结合我局实际情况，特制定本办法。第二条 本办法适用于在我局范围内签订和履行的所有建设工程施工合同，劳务分包合同，专业分包合同，物资设备采购供应合同等。第三条 签订合同实行洽谈权、审查权、批准权相互独立、互相制约的原则。任何合同均须按照合同评审程序评审批准后，方可订立。第四条 凡属于办法第二条规定的合同，一律采用书面形式签订，严禁口头协议和非正式书面协议。杜绝合同履行在先、签订在后的现象发生。第五条 实行法人授权委托制度，推行委托代理人许可证制度。签订经济合同由法定代表人或凭法定代表人的委托授权书方可签订，委托代理人必须在授权范围内和权限内签订合同，不得超过代理权限，不得与自己代理的其他人签订合同。无法人授权委托，任何人无权签订合同。第六条 责任部门在合同签订前应验证合同对方当事人有效的营业执照、资质证书、资信情况，验明合同当事人是否有签订合同的主体资格；审查对合同对方的主办人是否有代理权、是否超越代理权限范围内和有效期及其真实性，审查对方使用的印签是否合法与真实有效。在合同签订时，应保存有关资料。第二章机构和职责第七条 局合约部是全局经济合同的管理机构，其主要职责是：1、 负责组织宣传、学习、贯彻合同法、建筑法、招投标法及其它有关法律、法规、和规章。2、 负责制定全局合同管理工作规划，并组织实施。3、 负责局总部参加“重合同、守信用”评比及年审工作；4、 组织和参与以局名义承接的重大、重要工程中有关合同条款的审议工作及合同的评审、洽谈、签约工作；5、 组织、协调“两制”建设，负责标价分离和工程项目施工内部合同管理实施细则；6、 组织合同管理工作的同业务竞赛；7、 负责修订和完善局合同挂历制度，指导各公司制定合同管理实施细则；8、 监督、检查各公司施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、物资设备采购合同的签订和履行情况，总结、推广先进经验和做法；9、 负责组织合同管理人员的培训、取证和处理；10、 参与合同纠纷的调查、咨询和处理；11、 负责以局名义承接工程的合同台帐和归档工作；12、 负责局ISO9000标准中关于合同评审程序文件的编写和修订工作；13、 负责局合同专用章的管理工作；14、 负责国家、省、市有关合同示范文本的推广使用工作，负责局内有关示范文本的编制和推广使用工作。第八条 公司合约部在总经济师领导下开展工作，配备取得经济合同管理员证书的专职合同管理人员。公司合约部的职能除要贯彻落实局合约部的职能要求外，可根据公司的实际情况，增加内容。在确定职责时特别要注意：1、 公司要加强对合同谈判、评审、签约三个环节的授权委托管理，以免造成合同签约权的失控；2、 对各类经济合同要制订严格的工作程序，各部门经理要密切配合，加强法制观念，运用法律，保护企业合法权益；第九条项目经理部设合同副经理，负责合约履行的管理和办理合约的相关工作。其主要职能是：1、 负责宣传、贯彻有关法律、法规和规章，组织学习所在工程项目的各类合同并熟悉内容，做好合同交底工作；2、 贯彻执行局及公司合同管理办法和实施细则，组织或协调各类分包、劳务、物资采购、设备租赁等合同的洽谈、签订工作；3、 负责所在项目所有合同的日常管理工作，收集、记录、整理和保存与合同有关的协议、函件，办理工程变更和签证，并及时报公司合约部；4、 收集、整理索赔资料，提供索赔依据，书写索赔报告；5、 监督所在项目各类合同的履行情况，发现问题及时向项目经理或公司合约部报告，按要求向公司合约部统计、汇总、上报各种合同履行情况；6、 负责项目预（结）算管理工作，指导项目预算员和兼职合约管理员的工作。7、 工程竣工后，对合同管理情况进行总体评估，认真总结经验教训，为企业改进合约管理积累经验。第十条各分公司应有分管部门，设专职人员负责合约管理工作。第三章建设工程施工合同的签订第十一条合同洽谈前，合约部门必须对当事人的综合情况进行考察。建设工程施工合同中投标中标的项目，要部分审查业主招标文件、我方投标书、中标书、纪要、往来函件等文书，召集有关部门认真组织合同洽谈准备会，根据经营的策略合意图制定谈判原则和方案，与对方进行谈判。第十二条合同洽谈过程中，对于涉及担保、预付款、各类保证金等费用较大的项目，按评审程序重新进行评审。合同谈判人员负责向合同执行单位进行书面交底。第十三条合同主要条款商定后，由合约部门负责起草文本，法律事务人员进行审查，确保合同的内容符合法律、法规的规定。第十四条合同文本按程序评审，由总经济师签字后，报法定代表人或委托代理人审批。对于大型建设工程及有影响的重点工程、特殊工程还应召开单位主要负责人、三总师、有关责任部门负责人会议，对合同的主要内容进行讨论和审查。工程项目经理和营销项目经理必须参与合同签订活动的全过程。第十五条合同按照“分级归口”的原则进行签订、管理1、 具有企业法人资格的局各属单位在各自经营的范围内签订合同，由本单位合约部进行管理，并接受局合约部的监督和检查；2、 各单位以局名义签订的各类施工合同，原则上按下列规定执行；合同额在5000万元以下的施工合同，由局授权，在本单位总经济师、主管领导审核管理下，自行组织签订，合同副本报局合约部备案；合同额在5000万元以上的施工合同、总承包合同及有重大影响的工程项目的施工合同，由局合约部组织洽谈、评审、签约，合同副本留存局合约部，正本由实施单位的合约部保存。3、 局总部机关、各办事处承接的工程由局合约部组织评审、洽谈、签约以及实施履约管理，合同副本留存局合约部，正本由实施单位的合约部保存；第十六条 与建设单位签订的建设工程施工合同，原则上应采用GF-1999-0201版本的建设工程施工合同或当地主管部门推荐使用的合同示范文本。第十七条 订立建设工程施工合同必须使用合同专用章，合同专用章印模需送登记注册的工商行政管理部门及局合约部备案。合同专用章由合约部专人保管，无领导书面授权同意，不得私自使用合同专用章。未加盖公司合同专用章的合同，结算部门、财务部门不得办理结算、拨款手续。第十八条合同经双方签字，盖章后，按法律、法规规定或合同约定必须办理鉴证、公正手续的，由合约部门负责办理。按规定必须经上级有关部门批准才能签订的经济合同必须经批准后才能签订。 第四章劳务（专业）劳务分包合同的签订第十九条劳务（专业）分包队伍的选定，按照局工程分包程序和招标的程序进行。参与招（议）标的劳务（专业）分包队伍的营业执照范围、资质等级、管理能力和实际业绩应与所承担的工程相适应。第二十条劳务（专业）分包队伍的招（议）标工作，由项目经理部负责实施。合约管理部门对招标文件和评标办法进行审查。第二十一条劳务（专业）分包队伍中标后，由项目经理部与其签订建筑安装工程劳务作业层施工合同，地方主管部门有标准文本的采用地方政府颁布的文本，地方主管部门无标准文本的采用局发字（1999）第39号文颁布的样本。第二十二条在签订合同前，劳务分包队伍必须提供以下证件原件：1、 有效的企业法人营业执照，建筑业企业资质证书、施工许可证、施工收费标准证书、关于签订合同的法人授权委托书；2、 局外部劳务队伍资格证书；3、 中标通知书。第五章物资采购合同的签订第二十三条建筑材料、设备购销工作按局本部物资控制程序和各单位采购程序进行。第二十四条对物资采购工作的权限、招标方式、采购范围、采购频次、采购程序按局工字（2000）第105号文关于中建某局物资采购管理办法执行。第二十五条物资采购合同文本采用局发字（1999）第39好文颁布的样本。第六章合同的履行第二十七条合同依法签订后，即具有法律效力。各单位、各有关部门必须认真履行合同，严格执行，确保信誉。第二十八条有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同的组成部分，项目经理部在收到对方的信函、文书或电报后，应及时审阅并制定对策，项目合约副经理或经办人员应及时、积极地收集、整理、保存资料并上报合约管理部门做好备案工作，为索赔做好基础工作。第二十九条合约管理部门要定期得进行合同履行情况得检查，对合同履行中出现的问题给予解释、解决，对经常出现的问题加以研究、剖析，以期在以后签订的合同中改进。第三十条对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事件，合同履行单位、项目经理部应及时查明原因，通过取证按照合同规定及时、合理、准确地向对方提出索赔（含违约）报告；由于对方责任，我方权益受损时，签约单位经办人及合同管理部门均有责任认真收集证据并及时追究对方地责任。当我方接到对方地索赔（含违约）报告后应认真研究并及时处理、答疑、举证或反诉，及时与对方协商解决。第三十一条合同履行过程中，合同履行单位、项目经理部应教育、督促全体人员严格按合同进行工作，应及时检查、记录合同地实际履行情况，发生的问题，定期上报合约管理部门，并根据实际情况制定切实有效的措施和对策，保证合同的顺利履行。第三十二条对合同本身条款在执行过程中如发生纠纷，合同履行单位，项目经理部应及时分析查明原因，提出解决办法并报请上级合约部门，及时与对方协商解决。若协商解决不成可请上级主管部门调解。协商、调解均不成时，根据合同约定，在规定的时效内向仲裁机关申请仲裁或向人民法院提起诉讼。上述合同履行中发生的情况应建立合同履行执行情况台帐，并及时报合约管理部门。第七章合同的变更与解除第三十三条合同依法订立后受法律约束，我方不得擅自变更或解除。若确需变更或解除时，由合约签订人或经办人查明原因、提出意见，经批准签订的部门或单位领导核准后，再同对方协商，达成一致意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议。合同变更必须由原合同起草部门负责更改，按合同评审程序办理合同变更评审，并办理书面的合同变更手续。做好变更文件的整理、保存和归档工作。变更后的合同与原合同发放的范围相同。第三十四条对于特殊情况下合同履行过程中的合同中止（包括停缓建），必须及时办理中止手续，收集因中止合同给我方带来的经济损失证据和资料，及时追究对方的责任。中止的合同与恢复必须通知上级合约部门。第三十五条对于合同的终止（合同未履行完，但确定不再继续履行），合同履行部门应做好终止记录。收集履行过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和工程结算工作，办理解除合同的手续，资料由合约部门移交档案室保存。第八章合同管理第三十六条各类合同统一归由合约部进行管理。合约部应收集、整理各类合同进行归档管理，定期检查考核。第三十七条建设工程施工合同与合同有关的补充协议、会议纪要、信函、担保、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台帐等资料均是企业经济活动的原始资料，应定期按项目，合同分类建立详细的台帐，及时归档保存。第三十八条无论是我方准备，还是获知对方已经申请仲裁或提起诉讼，合同履行单位均要书面报告合约部门，会同经营、法律部门共同研究诉讼或应诉方案。第三十九条签订合同正本、副本份数按需要确定，正副本应区分清楚。合同签订后交合约部留存，其余各职能部门或合同履行部门由合约部负责编号受控分发。除合约部外，其他部门复印合同必须事先征得合约部同意，由合约部统一编号受控，并加盖合同管理部门的印章。所有合同发放均应做好发放记录。第四十条对于履行合同的竣工结算均已完成的工程，合同执行单位应向合约部提交合同履行情况的工作报告。合约部审查后，连通合同、结算书以及一切往来文书、经济签证、变更记录、竣工验收证书等所有资料装订成册，送交档案室保存。第四十一条局属各单位应及时准确地将合同统计报表和其他有关资料报送局合约部。第九章责任与奖励第四十二条合同洽谈、签订人员应具有相应的业务能力和专业知识，遵纪守法，严禁借工作之便收受贿赂、假公济私、不准采取胁迫、欺诈、诱惑等不法手段洽谈或签订合同，严禁签订违法合同、无效合同、权利义务不对等和执行后不利于本企业的合同。第四十三条任何单位和个人均有权检举、揭发利用经济合同进行违法活动的行为。对检举揭发有功人员，依照国家有关规定给予奖励并负责保密。第四十四条在合同的签订、履行及合同管理工作中成绩显著、有特殊贡献的，在“重合同、守信用”企业评比中被省、市工商行政管理部门评选为“优秀经济合同管理员”的，各单位应给予一定的奖励。第四十五条对有下列情况之一的，须根据情况追究有关责任人员的行政、经济直至法律责任。1、 在合同签订过程中，违反本管理办法、玩忽职守，给本企业造成损失的；2、 未经授权或超越代理权限、不依规定程序滥签合同、签订无效合同，给本企业造成损失的；3、 在合同履行过程中，由于单位、部门或个人失职，致使合同不能正常履行给本企业造成损失的；4、 在签订、履行合同过程中，利用职权和工作之便，索贿受贿、徇私舞弊，致使国家和本企业的利益受到损害的。第十章 其 他第四十六条各单位应依据本办法制定实施细则。子公司、设计院制定的实施细则报局备案，直营区域公司制订的实施细则报局审批后实施。第四十七条本办法由局合约部负责解释。第四十八条本办法自下发之日起执行，原合同管理办法同时停止执行。