企业办公自动化系统的设计.doc

企业办公自动化系统设计陆 青（西安交通大学生命科学和技术学院，陕西省西安市，710049）周黎辉（贵阳生产力促进中心，贵州省贵阳市，550002）周 滨(贵州大学计算机科学和信息技术学院，贵州省贵阳市，550002)摘 要：介绍了办公自动化系统开发、系统设计思想和系统结构。从企业实际情况出发,提出企业办公自动化系统基础目标。关键词：办公自动化 OA系统 信息 网络 1 引 言贵阳国华天成磷业是在贵阳高新技术产业开发区注册设置企业。获贵阳市政府同意为中国-贵阳循环经济首批试点单位，是贵阳市磷化工行业唯一试点企业。企业高级管理人员在黄磷生产、销售和物流技术等方面均含有丰富工作经验。为了满足企业各类办公工作需要,协调各项工作程序,为领导决议提供方便,提升工作质量和办事效率,在结合实际情况下进行此办公自动化系统设计。OA(办公自动化)系统是企业信息化工程关键组成部分。OA系统可使企业在多方面办公事务处理实现电子化、网络化、自动化和无纸化,从而有效地提升行政办公工作效率和质量。在企业内部可和其它信息系统(MIS、ERP)集成,外部经过防火墙和企业站点连接、支持远程办公事务处理和信息公布,从而形成企业统一、集成化信息处理平台。2系统设计标准系统开发采取“总体计划、分步实施”开发策略。即在开发之初优异行总体计划（即总体分析和总体设计），然后在总体计划指导和约束下分步开发。从广义上讲，办公自动化系统通常由通用办公系统（OAS）、专业办公系统（MIS）、决议支持系统（DSS）等三大应用软件系统组成，通用办公系统（OAS）、专业办公系统（MIS）、决议支持系统（DSS）开发，必需站在整体高度，充足考虑它和其它系统之间信息关联，设计好和其它系统之间信息接口，不然它也会成为“无源之水”和“信息孤岛”。企业办公自动化系统开发必需遵照企业ISO9000认证后建立质量管理体系规范，强化品质管理，提升生产效率，增强用户信心，扩大市场份额，提升企业效益。3 软件系统结构设计3.1总体逻辑结构将关键依据Internet/Intranet建设标准，在优异、实用基础网络平台基础上，使用用户/WWW服务器/应用服务器/数据库服务器四级结构来结构应用系统。企业办公自动化系统应用软件系统关键由通用办公系统、专业办公系统、决议支持系统等应用软件系统组成，见图1。图1 企业办公自动化系统总体结构图3.2总体计划和实现思绪3.2.1以信息资源综合利用为中心信息是本系统加工和处理对象，是系统开发和应用根本索，也是其生命线。 对于任何信息处理系统包含办公自动化系统，全部存在图2所表示信息加工处理过程：信息类A经过处理过程B处理得到信息类C。大家所共知事实是，信息类C和信息类A亲密相关；对于处理过程B来说，不管处理手段怎样优异、过程怎样复杂，它只能对信息类A进行加工或推演，不可能再生和发明信息。图2 信息加工处理过程3.2.2两种模式：C/S模式和B/S模式现在在IT业界广泛应用信息系统结构方法不外乎两大类：即用户/服务器模式（C/S）和浏览器/服务器（B/S）。 两种结构模式各有其优点。 企业办公自动化系统应用开发将依据需求要求，关键依据Internet/Intranet建设标准，在优异、实用基础网络平台基础上，使用“用户/WWW服务器/应用服务器/数据库服务器”四级结构来结构应用系统。另外，在一些特殊应用场所（比如：统计等）能够保留部分“用户/服务器（C/S）”方法应用，充足发挥其在各类、高层次开发中特点和优势。3.2.3两类应用：通用应用和专业应用通常从用户需求和应用角度而言，办公自动化系统应用分为通用应用和专业应用两类应用。通用应用通常包含：公文、政务信息、档案、日程安排、电子公告、交办事项、会议，和法律法规、规章制度、电话号码等通用信息查询等内容，这类应用各个单位通常全部含有共性，可作为软件产品进行开发，当然可能有少许定制以满足个性化要求，通常称为办公自动化系统。 业务应用是以各业务职能部门要求为基础子系统。通常称为MIS系统。3.3应用系统支撑环境企业办公自动化系统应支持局域网和广域网两种通信环境，能够选择ADSL、DDN、VPN等网络连接方法，在严格控制操作权限和保障数据安全保密前提下进行。3.4应用系统模式应用系统开发平台包含多方面技术，针对应用系统复杂性，通常而言能够归纳为：Client/Server技术、Internet/Intranet技术；系统开发手段采取有面向对象（OO）技术、对象链接和嵌入技术（OLE）及动态数据交换技术（DDE）等；不一样应用需求，需要采取不一样开发工具进行开发，包含字表处理、多媒体、电子邮件、数据分析、地理信息、WWW等多方面。 企业Internet/Intranet网络基础结构以下图3。图3 企业Internet/Intranet网络基础结构图3.5数据库选型依据数据库系统使用需求，所采取数据库系统应该符合以下技术要求：含有开放体系结构；多用户、多线索管理；支持多操作系统平台；良好安全防护机制，最少符合C2级标准；含有良好可扩展性；运行稳定、可靠，含有数据高可用数据复制技术和完善备份和恢复手段；支持两阶段提交；含有友好系统管理界面和便捷易用管理机制；支持SMP或Clustering技术，支持大量并发用户，大事务吞吐量； 支持多媒体，含有丰富数据类型；高效处理算法和强大处理能力；提供多个语言编程接口。经过对企业数据库系统技术要求分析，和对满足信息集成系统技术要求多个比较流行RDBMS产品比较，考虑数据库厂商现有技术和以后发展方向，企业拟采取Oracle数据库系统。3.6电子邮件系统考虑到企业实际情况及应用需求，电子邮件系统采取IBMmail server电子邮件系统。3.7网络协议网络协议提议采取TCP/IP。经过TCP/IP能够十分方便地将异种机型、异种操作系统计算机系统组成单一协议异种机互联网络-TCP/IP网络，实际上TCP/IP也是现在网络协议中一个通行标准。3.8操作系统企业网络数据库系统服务器拟采取UNIX或MS Windows 服务器操作系统，WEB 服务器采取MS Windows NT操作系统或MS Windows Server。3.9运行环境系统开发和应用平台基于Microsoft企业Windows窗口界面，以确保通用、优异、标准。浏览器选择Microsoft企业Internet Explorer（IE）。4应用软件系统设计4.1企业信息门户建立企业前身为贵磷化工总厂，是贵阳三磷化工（集团）企业下属国有独资企业，拥有7000吨/年产黄磷，15000吨/年产工业磷酸，10000吨/年产三聚磷酸三条生产线，贵阳国华天成磷业正式成立后，建立自己Internet网站对企业宣传及管理相关键意义。企业信息门户建立后将包含用户登录、信息公布、权限管理、系统管理、信息组织和管理、栏目标定制和管理、页面定制和管理、信息全文检索、业务数据公布和查询等内容。综合信息服务平台基于三层结构，采取优异JAVA技术进行开发，含有良好可移植性和跨平台性，能够支持支持现在流行WINDOWS、 NT、UNIX、AIX等多个操作系统平台，并支持现在主流数据库平台，包含Oracle 、Sybase、 DB2、Informix 和SQL Server等。4.2通用办公系统4.2.1应用系统组成“企业”自动化办公系统应用软件系统组成图4所表示。 企业办公自动化系统信息管理公文管理事务管理辅助办公系统管理公用信息发文管理收文管理会议管理论坛公告板档案管理车辆管理时刻表通讯录日志管理步骤管理权限管理个人设置日程管理名片夹电子邮件规章制度政策法规人事档案劳动协议考评培训调动外部查询人事管理图4应用系统组成图4.2.2各个功效模块介绍4.2.2.1信息管理本模块起到信息公布和交流中心作用，授权用户能够对信息中心对应信息类别进行维护（包含各类信息公布、查询、修改、交流和信息类别添加等），以满足单位对多种信息查询需要。此功效模块是信息通讯枢纽，既包含通知、公告、批评、表彰等动态信息传达，还包含规章制度、时刻表等实用信息和职员经验交流和思想交流管理。4.2.2.2公文管理公文管理模块关键实现公文流转，完成日常办公任务。公文管理依据步骤类型，分为发文管理和收文管理。4.2.2.3事务管理事务管理是为单位建立起来各自独立办公环境和日常办公事务处理环境，提供给用户一个轻松信息管理环境。4.2.2.4辅助办公个人事物管理为用户建立一个独立办公环境和日常个人事务处理环境，提供给用户一个辅助日常办公信息管理工具。它包含四大功效：A、电子邮件 B、名片夹 C、日程管理 D、个人设置。4.2.2.5外部查询外部查询是对办公自动化软件平台所流转信息最高层次查询，它能够对日常办公资料和处理结果进行明细查询和汇总查询，同时本模块也同时提供一定分析工具，供使用者对庞大数据量进行有效提炼，从中获取出科学有效数据，为领导正确决议提供依据。本模块包含业务数据明细查询、分级汇总查询、数据分析等方面内容。4.2.2.6系统管理系统管理是为单位办公自动化系统管理员提供对系统和后台数据库进行管理子系统。整个系统管理由最高权限-超级管理员负责管理维护。它关键包含：权限管理、步骤管理、日志管理。4.3 业务办公系统 企业现行生产装置有：15000KVA黄磷炉一台，年产黄磷7000吨；年产2万吨磷酸生产线一套；年产1.5万吨五钠生产线一套。所以，开发企业项目管理系统（PMS）对企业生产及发展相关键意义。项目管理系统关键功效为：计划管理、进程管理、工作步骤管理、版本控制、图档管理、资源管理等。项目管理系统特有功效：工作分解（WBS）、创建计划、计划控制、多种图形显示工具。图5为项目管理系统功效模块。项目管理立项管理资源管理计划安排和控制文档和图纸资料管理建立项目项目完成项目中止建立项目项目完成项目中止进度控制工作分解计划安排视图显示版本控制文件分类图纸编号文件导入、导出图5 项目管理系统功效模块示意图4.4决议支持系统分析领导工作，需要做PEST分析和SWOT分析，而这需要大量外部和内部信息，在现在信息技术和网络技术下，这方面实现已很轻易。外部信息可经过因特网取得，内部信息可经过OA系统和项目管理系统取得。领导查询和决议支持系统应有以下功效：4.4.1战略计划支持（SPS）应能搜集相关国际景气、利率、通货膨胀、汇率、产品生命周期、技术动向和国家相关政策和竞争者策略等数据，经过加工分析，制订企业服务关键行业计划、投资计划等。系统最好含有利用统计、估计模型决议咨询功效。4.4.2信息汇报系统信息汇报系统是领导实施管理控制和运行控制部分，领导可随时提取市场、项目状态、资金流转等动态信息，系统应能使用多种图象显示方法，只要需要，领导能够很快取得内部多种信息，了解组织状态，加强控制和计划。4.4.3办公支持办公支持是DSS中最基础部分，时间是领导关键约束，办公支持包含日程安排、电子邮件、编辑工具等。这些功效OA系统里全部有，所以，在一个完整信息系统里，办公支持功效可合并在OA系统中。5系统开发需要关键处理关键问题OA系统是包含企业各类参与事务办公人员使用系统,因为办公事务繁杂性和人员分布广泛性,需要关键处理以下问题：(1) 网络建设网络拓朴结构和连接方法要支持系统应用广泛性,使企业各组织机构和相关各类人员不受地域限制地参与办公事务处理及按需获取信息。(2) 软件功效系统功效应满足个人办公、政务办公、事务办公、公文流转过程监控、综合信息查询和系统管理等多方面应用需求,从整体上提升企业内部和外部办公事务处理协同工作能力,全方面提升工作效率和质量。(3) 数据、文档规范化和标准化在全方面分析基础上对办公数据编码化、列表化和文档化,便于使用和共享,提升数据处理一致性和正确性。补充和完善办公文档格式,使多种办公事务处理数据信息电子表格化,使之便于操作、控制和管理。(4) 工作步骤设计对不一样办公事务合理设计工作步骤,设置办公角色和分配对应操作权限,使办公事务各项任务在受控状态下有节奏地、高效率地完成。软件功效应支持多种办公事务工作步骤描述和调整。(5) 系统安全控制系统应在防火墙、网络操作系统、办公自动化系统等多层次含有安全可靠访问认证机制,自动屏蔽非法访问。对正当访问者,可自动识别其身份和办公角色,许可在权限范围内进行操作和获取信息,对和其办公角色和任务无关功效和信息自动隐藏,预防误操作、非法操作,并确保信息安全、合理地使用。6结束语OA系统实施是一个系统工程,需要技术和管理紧密结合。OA也是企业全员参与工程,只有企业职员全员参与,信息充足共享,职员相互协作和交流,才能充足发挥OA系统强大作用。参 考 文 献 1邝孔武,王晓敏.信息系统分析和设计.北京:清华大学出版社,1999. 2李长树.办公自动化系统设计方法和实施策略.计算机应用研究,(7):4750. 3 王众托.企业信息化和管理变革M,中国人民大学出版社,.8作者介绍陆青，男，工程师，1993年毕业于贵州大学化学系，曾任贵阳生产力促进中心培训部部长、行政财务部部长，贵阳市中青年科技骨干，现就读西安交通大学电子和通信工程领域工程硕士，从事系统信息集成及企业信息化研究和实践工作。 周黎辉，男，助理工程师，现任贵阳生产力促进中心信息咨询部副部长，从事互联网应用及网站设计工作。周滨，女，工程师，1989年毕业于贵州工业大学，现从事计算机应用和计算机网络研究。The Design of OA System For GuiYang Guohua-TianchengIndustry of Phosphorus CorporationLu Qing（Life Science and Technical College，Xian Jiaotong University，Xian，Shanxi，710049）Zhou Lihui(Guiyang Productivity Promotion Center，Guiyang，Guizhou，550002)Zhou Bin（Computer Science and Information Technology，Guizhou University，Guiyang，Guizhou，550002）Abstract: The development and system design thought and architecture of office automation system are introduced . The real circumstances from the enterprise is set out , and puts forward the basic objective of enterprise office automation system.Key words: Office automation, OAs system, information ,network联络电话： 陆青