间接物料采购程序.doc

.间接物料采购间接物料采购程序程序 1.01.0 目的目的/P Purposeurpose 1.1 对间接物料的采购过程进行控制。1.2 降低间接物料采购的成本，提高间接物料采购的效率。1.3 确保公司采购的间接物料符合规定的要求。2.02.0 适用范围适用范围/S Scopecope 本程序适用于除公司采购的直接物料之外的所有间接物料之采购过程：2.1 设备、备品备件、工装的采购 2.2 生产辅助材料的采购,包括：PPE、说明书、生产用表单、生产工具、日杂用品、包装材料、维修配件 2.3 办公用品的采购 2.4 服务性行业采购,包括：人事服务、餐厅承包、票务服务、班车服务、保洁服务、灭四害服务 2.5 其他非费用报销申请范围内的采购 3.0 3.0 职责职责/Responsibility/Responsibility 3.1 战略采购部职责 3.1.1 与相关供应商签订年度合同，并将其中涉及的生产辅料（如油漆、包装材料）建立相应物料代码，录入 BPCS 系统。3.1.2 审核、接受各部门采购申请或 PAR，按质按量按时完成。3.2 工程部负责技术设备的采购申请。3.3 行政部负责填写全公司全公司办公用品办公用品年度采购计划和年度采购计划和采购申请采购申请，还包括车辆、快递服务的采购申请。3.3 生产部负责填写包装材料、生产辅料、五金工具、生产及辅助设备、工装夹具、设备配件及维修、建筑物及附属设施维修的年度采购计划和采购申请。3.4 质量部负责填写量具采购申请。3.5 物料部负责仓储设备及配件的采购申请。3.6 人事部负责填写招聘、广告、保洁、培训等外包服务的采购申请。3.7 ESH 部门负责填写消防维保、污水检测、气体检测、饮用水检测、职业健康有害因素检测、职业健康体检、防雷检测、监控系统、保安协议、与医院的紧急救护协议等服务之采购申请。3.8 IT 部门负责 IT 耗材（电脑、墨盒、硒鼓、打印机、复印机等）、办公设备采购、租赁、软件及维修申请。3.9 财务部负责审核采购申请、付款申请并及时支付货款。3.10 各部门采购申请单需按照审批权限完成签批后，相关采购人员方可进行采购作业，采.购固定资产的，申请部门需提供审批合格的 PAR 表。3.11 供应商负责按照合同或订单要求送货至 ITT 南京指定地点和指定收货人，并随货提供送货清单，订单，及时开具发票。4.0 4.0 定义定义/Definition/Definition 4.1 间接物料包括生产设备、工装夹具、办公设备及用品、包装材料、生产辅料、辅助设备及维修配件、仓储设备及配件、工/量具、PPE、建筑物及附属设施维修、服务等。4.2 生产辅料是指生产所必须的辅助材料，如油漆、包装材料、切割刀具、砂轮片等消耗品。4.3 服务是指班车、保洁、生产委外（用吊车、喷漆、去油脂）、ESH 相关检测、软件、培训等服务外包。5.05.0 工作程序工作程序/Work Procedure/Work Procedure 5.1 采购人员接收到采购申请后首先审核审批权限，确认符合后方可进行采购；审批权限要求填写采购订单/采购合同审批单和比价表的，采购人员应按要求填写，连同系统订单或合同按照审批权限逐级签批。5.2 战略采购部采购间接物料。5.2.1 公司各部门在每年 11 月 15 日前向战略采购部提供年度采购计划和明细，战略采购部间接物料采购人员参照 Indirect sourcing workflow对明细进行确认，得到明确的采购信息后，搜集资源并进行筛选，原则上选定 3 家优质供应商进行询价、比价、议价，最后选定质量、价格和交货周期都有优势的供应商签订年度供货协议，固定价格，质量、交货周期和付款方式；将其中涉及的生产辅料和委外加工服务项目之主供应商、价格、交货周期、付款方式录入 BPCS 系统，建立相应物料代码表。5.2.2 公司各部门向战略采购部提交采购申请，战略采购部采购人员先确认是否有集团合同，如果有集团合同，须按照集团合同的价格下单给集团合同供应商；若无集团合同按照Indirect sourcing workflow 进行采购信息确认、搜索供应商、询价、三家比价（单个订单金额超过人民币 2000 元的必须三家比价）、议价、制作订单或合同、合同确认、催货，以及货物入库后的通知开发票，申请付款等系列作业。5.2.3 付款：如供应商为我司批准的合格供应商，则无需单独申请付款；如该供应商是一次性供应商，则按合同约定的付款方式申请付款，申请付款条件 1.请购单（需各部门指定收货人签字确认，最终都需部门负责人签字复核）；2.订单或合同 3.发票 4.付款申请单 5.财务部要求的其它材料。5.3 采购申请与货物接收。.5.3.1 各部门需分别指定人员负责本部门拟采购物品的汇总并提交采购申请和货物的接收，采购申请原则上每月集中申请一次,由各部门负责人负责统筹安排；请购人员需写明采购物品的品牌、规格型号等要求，采购人员认为采购信息模糊的，请购人员应予及时澄清。5.3.2 采购申请需一式两份，经审批后分别交战略采购部和本部门收货人员。5.3.3 收货人收到货物后，应及时通知货物实际使用人验收，如合格，由其领出；如不合格，收货人应及时通知采购人进行退换货处理。5.3.4 各部门指定收货人在收货时如不能现场清点货物具体收货时如不能现场清点货物具体型号、数量型号、数量，则需在收货单上则需在收货单上书写货物包装情况书写货物包装情况并注明内物未清点并注明内物未清点；收货人还需建立详细的收发记录，严格履行领用手续，记录需保持 3 年以上，以便查阅。6.0 6.0 工作流程工作流程/Flowchart/Flowchart Indirect sourcing workflow IIndirect sourcing workflow I Request DeptRequest Dept SourcingSourcing SupplierSupplier FinanceFinance DocDoc .Y Y Y Y Y Y 采购申请单采购申请单 （XylemXylemNJ/SCNJ/SC-0808-0505）比价表比价表 （XylemNJ/SCXylemNJ/SC-0808-0303）PO/contractPO/contract 审批审批单单 （XylemNJ/SCXylemNJ/SC-0808-0202）主供应商信息表主供应商信息表 系统系统 POPO 标准版标准版 5.2.1 提供年度采购计划 确认物料明细并得到明确采购信息 提供报价信息 BPCS 主文件 发票 确认是否为长期使用物料 物料验收 签订年度合同 选择23家供应商进行比价 价格比较&分析 确认是否需要建立主供应商文件 提供 PAR/PRF 下 PO 入库 按时交货 付款 价格谈判.Indirect sourcing workflow IIIndirect sourcing workflow II Request DeptRequest Dept SourcingSourcing SupplierSupplier FinanceFinance DocDoc Y Y N N 采购申请单采购申请单 （XylemNJ/SCXylemNJ/SC-0808-0505）比价表比价表 （XylemNJ/SCXylemNJ/SC-0808-0303）系统系统 POPO 标准版本标准版本 PO/contractPO/contract 审批审批单单 （XylemNJ/SCXylemNJ/SC-0808-0202）付款申请单付款申请单 7 7.0.0 附件附件 无 8.0 8.0 相关记录相关记录/Related records/Related records 请购单 提供 PAR/PRF 物 料 详 细 信 息确认 提供报价信息 订单或合同确认 发票 议价/谈判 来料验收 申请付款 寻找 23 家供应商进行比价 价格比较&分析 做订单或合同 入库 生产并安排送货 付款.比价表 系统订单标准版 供应商主文件申请表 供应商信息调查表 采购订单/采购合同审批单 付款申请单 9.09.0 文件评审记录文件评审记录/Review/Review-Countersign RecordCountersign Record 注：注：评审会签由相关部门评审同意后会签，不相关部门请划“评审会签由相关部门评审同意后会签，不相关部门请划“/”。”。文件评审会签 部门 质量部 工程部 物料部 生产部 Lean 部 主管签名 /认可日 /部门 人力资源部 行政部 战略采购部 财务部 ESH 部 主管签名 认可日 部门 IP 部 IT 部 总经理 主管签名 /认可日 /10.0 10.0 制定修改废除栏制定修改废除栏 顺序 日期 内容提要 制修订部门 制修订人 1 2012-1-17 间接物料采购程序 Sourcing Sophia Li