行政前台工作作业流程图.doc

行政前台工作流程（一）环境卫生保持和检查工作流程：1、每天早上9：00、中午14：00和下午17：25检查公司所有办公场合（涉及各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等）卫生和办公家具摆放状况，及时收纳整顿，保持各桌椅整洁，桌面、地面清洁无杂物；2、保持办公区空气清新，定期在每周五下班前五分钟喷洒除虫药物或除臭剂；3、及时向行政主管领用垃圾桶、卫生用纸等用品，填写消耗品领用登记，保障公司后勤配备；4、每天早上9：10整顿当天报纸归纳至董事长室报夹，将更换下来报刊统一放置，每两个月以废品解决，所得费用交由行政主管记入备用金流水帐簿中上缴财务。注意事项：1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整洁；2、及时补给卫生用纸等后勤配备；3、报刊整顿整洁有序，废旧报刊解决及时。有关记录：消耗品领用登记行政主管备用金流水帐簿行政主管管理办法：若未及时发现并解决以上流程中各项工作，罚款3050元；（二）接待客户来访工作流程：1、客户进门起身迎接并询问来访事由；2、登记客户来访登记薄，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导各种联系方式随意告诉素不相识人，若有事宜，尽量选用转告方式；3、如有必要，安排来访者前去会客室稍坐半晌；4、准备招待茶水饮料；5、告知有关工作人员有人来访；6、每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别；7、客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整顿桌椅、保持会客室整洁；8、若来访者要找人不在，记录下来访者联系方式、需转告事宜并在客户来访登记簿上登记，及时告知有关人员做回答；若来访者表达下次再来，则需在客户来访登记簿上注明；9、及时转告有关工作人员来访者联系方式以及事由，并保证工作人员及时回答；10、及时将用完客户来访登记薄交由行政主管归档。注意事项：1、接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整顿睬客室；2、客户来访登记薄详细记录；并及时将使用完记录交由行政主管归档；3、及时告知有关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以保证及时回答；4、不得随意把公司领导及其她工作人员联系方式告诉第三人。有关记录：客户来访登记薄前台管理办法：未按照以上流程完毕任一项接待工作，有关岗位负责人将受到1030元罚款。（三）电话接听和记录工作流程：1、电话响铃两声后，及时接听，注意礼貌用语； 2、电话铃响超过3声，接听电话应当致歉；3、接听电话时应控制音量，不应影响其她人正常工作；4、对方所要找人不在时，应询问对方与否但愿留言或留下回电号码，切忌及时挂断电话；5、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽量等对方挂断后再放下听筒；6、没有接听到电话应依照来电显示及时回拨，一方面致歉，再询问刚才来电目。7、将需要转达内容及时记录在电话记录上；8、记录后5分钟内及时告知被传达人,告知传达程序见口头告知流程,并确认对方接受信息对的无误。9、及时将用完来电登记表交由行政主管归档。注意事项：1、来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和；2、理解清晰来电人基本信息以及意图，及时在来电登记表上记录来电时间、内容、信息接受人等，需要转接及时将电话转给有关工作人员；3、如遇信息接受人不在，应采用告知方式及时转达信息，（告知办法详见“告知流程”）；有关记录：来电登记表前台管理办法：1、来电接听不积极、不及时，接听电话用语粗鲁，罚款1030元；2、未及时和详细记录来电信息，忘掉转达、转达不及时或传达信息错误，罚款50100元；3、来电登记表不及时交行政主管归档，罚款3050元。（四）寻常打印、复印以及有关设备使用管理工作流程：1、每天早上上班时间准时启动并且检查打印机、复印机，并及时补充所需纸张；2、负责公司寻常打印、复印。打印、复印重要文献、图纸或需要发出文献、图纸使用白纸；公司内部使用或不重要文稿图纸使用再生纸；3、打印机、复印机或其他设备浮现故障时，及时填写设备报修单并联系办公设施维护人员进行检查维修；（详见“固定资产报修与报废流程”）；4、及时将用完设备报修单交由行政主管归档。注意事项：1、纯熟操作打印、复印机，并及时补充用纸；2、完毕公司寻常打印、复印工作，做到节约资源；3、打印、复印机等设备浮现问题不得擅自解决，应及时报修，并联系有关专业人员进行维修；4、不得擅自打印、复印与工作无关文献、图纸，特殊状况下应申报行政主管批准付费再使用；5、节约资源，爱护纸张；6、及时将用完有关登记表交由行政主管归档。有关记录： 设备报修单前台管理办法：1、未准时完毕公司寻常打印、复印工作，挥霍纸张，罚款3050元2、擅自运用公司资源用于个人用途和无关于公司其他商业用途，罚款3050元3、对打印、复印机等设备报修和维修状况不记录，不及时将登记表交由行政主管归档，罚款3050元；（五）收发工作报告表工作流程：1、每月1日分发工作报告表；2、每月30/31日收集工作报告表，检查填写与否对的，并交由行政主管审核；3、行政主管审核后交总经理查阅签字，并将总经理签字工作报告表连同考勤记录一并交财务造工资表；4、最后工作报告表返行政主管归档。注意事项：1、每月1日发，30/31日收回，检查后并交行政主管审核；2、行政主管交总经理查阅签字，和考勤记录一起作为造工资根据交财务；工资表完毕后将工作报告表返行政主管归档。有关记录：工作报告表前台管理办法：1、填写工作报告表人员填写不规范、完整，超过三次罚款1030元；2、收发工作报告表不及时，或收到工作报告表填写不完整，超过三次罚款1030元；3、其她有关人员未按流程不及时完毕或未完毕罚款3050元。（六）人员外出登记（前台提示督促）工作流程：1、所有外出人员需提前电话联系对方，让对方做好准备；2、外出前在外出人员登记表上登记出发时间、目地、事由等；3、回到公司在外出人员登记表上登记回来时间以及办事状况；4、特殊状况，外出前未登记，需回公司后及时补登；5、前台人员负责提示并督促其她员工，并于每月30/31日将外出状况汇总，与考勤记录核对。注意事项：1、外出前准备并与对方联系；2、在外出人员登记表上详细记录外出办事状况；3、前台人员负责提示并督促完毕，并做出记录。4、及时将用完外出人员登记表交由行政主管归档。有关记录：外出人员登记表前台管理办法：1、任何未登记外出人员以早退解决；2、前台人员未提示外出人员登记，罚款1030元；3、外出登记与考勤记录不符，罚款3050元；4、不及时将记录交由行政主管归档，罚款3050元。（七）考勤记录工作流程：1、熟悉考勤系统管理，依照公司人员状况及时增长或更改考勤人员信息；2、如有员工请假，需到前台填写请假单并注明请假因素、时间及时数；前台交行政主管及总经理签字批准后作为考勤根据；若上级不批准，需注明理由再返回申请人；3、每月30/31日将考勤记录数据备份，并综合外出登记以及人员请假状况记录考勤，签字后交行政主管审核签字；4、行政主管将考勤记录连同工作报告表交由财务作为造工资表主线根据，财务完毕工资表后一起交由总经理查阅；5、总经理返回后原件由行政主管归档，另复印一份考勤记录公示。注意事项：1、考勤记录数据备份，综合外出登记记录考勤，签字后交行政主管审核签字；2、考勤记录作为核工资根据，连同工资表交总经理查阅，返回后原件由行政主管归档，另复印一份考勤记录公示。有关记录：考勤记录前台请假单前台管理办法：1、不准时记录考勤或记录考勤有误，超过三次罚款1030元；2、其她有关人员未按流程不及时完毕或未完毕罚款3050元。（八）文献收发A、纸质文献收发工作流程：1、前台收/发文献应及时在收文明细/发文明细中登记文献收/发文献时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等；并签字，发文中还需规定收件人签字；2、前台向收/发件单位拟定所收/发文献需转交对象，并规定收发件人签字；3、前台复印2份，1份交项目负责人，1份交总经理；4、前台将原件交档案管理员存档，并规定档案管理员签字确认。5、发件时要及时告知对方，如需给对方送去，应拟定好送件时间、地点，并填写文献外送单由收件人签字后返回公司交档案管理员归档。6、前台依照签收文献人留下电话致电确认文献齐全及达到；7、将收文明细/发文明细以及文献外送单分别按项目分类交档案管理员归档。注意事项：1、详细填写收文明细/发文明细或文献外送单，并规定有关经办人签字，以便公司能查阅每一份收/发文献详细内容；2、及时转交给有关人员；3、按项目分类交档案管理员归档。有关记录：收文明细前台发文明细前台文献外送单前台管理办法：有关岗位负责人若未按以上流程完毕，罚款1030元。B、电子文献收发工作流程：1、前台需询问所收/发文献有关内容，项目名称，需转交对象等； 2、在电脑上建立新文献夹，如：“年月日_收发文献”，在该文献夹中建立一种“收”/“发”文献夹，然后在“收”/“发”文献夹中建一种“年月日_项目名称”文献夹； 3、将接受/发送文献存储至电脑有关项目文献夹中，并同样在收文明细/发文明细中记录，收/发方式在备注中注明； 4、及时将文献转传给有关项目负责人，并确认对方收到； 5、当天工作结束后，将接受/发送文献发至档案管理员，由其整顿后存至服务器相应项目文献夹中。注意事项：1、理解所收/发文献内容，按收/发时间、项目建立相应文献夹，并做好书面记录，便于查找；2、及时将收/发文献转给有关负责人，并确认与否收到；3、准时将每天收/发文献发给档案管理员，由其整顿后存至服务器相应项目文献夹中。有关记录：收/发电子文献夹前台收文明细/发文明细前台管理办法：有关岗位负责人若未按以上流程完毕，罚款1030元。（九）对保洁、植物株摆租赁等工作监督和检查工作流程：1、理解外用保洁、植物租摆租赁服务内容；2、对每次有关服务做好检查和监督工作，并做好有关记录；3、及时将有关记录交档案管理员归档。注意事项：1、对外用单位有关服务进行审核；2、做好有关记录，并及时上交存档。有关记录：植物租摆维养记录前台植物租摆更换记录前台保洁状况登记表前台管理办法：有关负责人若未完毕罚款1030元。（十）对设备遥控板、个人办公区域管理工作流程：1、空调遥控板和液晶电视遥控板集中管理； 2、上、下班时检查所有电源开关； 3、检查所有办公桌上文献及办公用品归类。 4、人员外出记事栏更新注意事项：1、遥控板与否在各办公室使用后没有归还； 2、人员下班后，办公室电脑、空调、饮水机、灯电源与否断开； 3、人员下班后，图纸、文献与否随意铺在办公桌上没有收捡。有关记录：员工违规（纪）登记表行政主管。管理办法：有关人员罚款1030元。（十一）办公室暂时安排其她工作1. 若不给自己设限，则人生中就没有限制你发挥藩篱。2. 若不是心宽似海，哪有人生风平浪静。在纷杂尘世里，为自己留下一片纯静心灵空间，不论是潮起潮落，也不论是阴晴圆缺，你都可以免除浮躁，义无反顾，勇往直前，轻松自如地走好人生路上每一步3. 花某些时间，总会看清某些事。用某些事情，总会看清某些人。有时候觉得自己像个神经病。既纠结了自己，又打扰了别人。努力过后，才懂得许多事情，坚持坚持，就过来了。4. 岁月是无情，如果你丢给它是一片空白，它还给你也是一片空白。岁月是有情，如果你奉献给她是某些色彩，它奉献给你也是某些色彩。你必要努力，当有一天蓦然回眸时，你回忆里才会多某些色彩斑斓，少某些苍白无力。只有你自己才干把岁月描画成一幅难以忘怀人生画卷。