基于人力资源管理视角下人事档案管理探讨_刘培.pdf

2542023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE基于人力资源管理视角下人事档案管理探讨刘培（北京航天总医院，北京 100076）摘要：人事档案是记录人才工作经历的重要凭证，在人力资源管理中发挥着重要作用。人力资源管理与人事档案管理联系密切，两者相互促进、相互补充，共同为企业的建设发展服务。基于人力资源管理视角下对人事档案管理进行讨论，有助于更好地促进企业健康、稳定、持续发展。关键词：人力资源管理；人事档案管理；优化路径在人力资源管理中，人事档案管理发挥着重要作用。企业管理者需要充分挖掘人事档案的价值和作用，促进人力资源管理效用的最大发挥。企业管理者要加强对人事档案资源的收集、整理、保管与鉴定，在新的市场形势下，企业内部人力资源管理显得越发重要。一、人事档案管理与人力资源管理的关系人事档案管理在企业的各项管理工作中占据重要地位。在企业进行人事资源管理工作时，会产生一系列的档案资料，对这些资料进行归纳整理并合理存储，是人事档案管理的重点工作。人事档案内容相对复杂，且档案资料的来源具有多样化的特点。只有明确了这些特点，才能更加高效地完成人事档案管理工作。合理开展人事档案管理工作，能够提升职能岗位与人才的适配程度，并使企业的管理者及时了解员工的工作与生活状态，及时引导其疏解负面情绪，以激活其内生动力、促使其自我完善，从而提高工作成效。人力资源管理主要包括员工招聘、人才培训、劳动关系管理、人力资源规划等内容，这项工作关系到每一位员工的切身利益。人事档案管理与人力资源管理密不可分，二者相互补充、相互协作，能够为企业源源不断地提供优质人才，并落实人才管理与岗位调拨工作。换言之，人事档案管理需要人力资源管理提供的信息，而人力资源管理也能够促进人事档案管理的发展。二、人事档案管理在人力资源管理中的价值（一）发挥组织内人力资源的实效从人力资源管理的视角来看，企业开展人事档案管理工作，有利于最大限度地发挥组织内人力资源的实效。深度探索人事档案的适用范围，能够提高企业管理者对员工各方面能力的认识，使企业的管理人员从多个角度对员工进行考察，包括其兴趣爱好、年龄特征、政治面貌、职业技能与专业特长等，从而使企业人员配置得到进一步的优化，提高人事档案的利用效率。（二）促进人才培训和人才整合工作随着经济全球化进程的日益加速，企业面临着新的挑战，而人才的作用也日益凸显。只有充分利用人才资源，才能使企业长久保持稳定的市场竞争力。人事档案管理有利于促进人才培训以及人才整合工作。首先，深度利用人事档案，并根据档案中反映的情况与企业的生产经营现状对员工进行有针对性的培训，能够进一步提升员工的职业技能水平。其中，人事档案管理人员需要格外重视数据统计工作，从而准确分析人才的知识与技能薄弱点，并通过培训进行弥补。其次，深度利用人事档案，有助于推动人才流动的合理化，使企业员工的积极性和创造性能够得以最大限度地发挥，从而服务于企业市场竞争力的提升。（三）提高需求预测的科学化与规范化水平优化人事档案管理工作，有利于提高需求预测的科学化与规范化水平。在企业中，人事信息集中于人事档案之中，深入分析人事档案能够为企业管理者的决策和咨询工作提供参考信息。同时，合理利用人事档案还能够进一步优化岗位设置，并减少用于人力资源的投资。在经济社会日新月异的发展背景下，企业迫切需要更多更优质的人才，而人力资源与人事档案管理工作能够集中分析大量的人才数据，从而填补人才缺口，引入企业亟需的专业人才。此外，深入分析人事档案，能够提高人力资源规划的合理性，减少用于人力资源管理的成本，使人才培养与企业的发展规划相互映衬。2552023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE三、基于人力资源管理下人事档案管理存在的问题（一）对人事档案管理工作重视程度不足首先，企业管理者对人事档案管理工作不够重视，从而导致人事档案不能得到及时、科学地建设。企业管理者未能合理设置人事档案管理的工作规程，也没有将责任落实到个人，这对于提高人事档案管理的效率而言十分不利。其次，许多企业并未投入足够的资金用于建设人事档案，且没有着手培养专职人事档案管理的人才，从而使得人事档案管理工作效率低、基础差、成效少，因而不能为人力资源管理提供坚实的基础。（二）人事档案管理手段落后当前，许多企业没有及时更新人事档案材料的管理手段，导致人力资源管理效率显著降低，企业的发展受到阻碍。一些企业没有及时优化人事档案管理系统，导致落后的系统配置不能适应越来越复杂的人事档案建构，且系统功能不足以支持对人事档案的深加工，最终导致人事档案不能发挥其辅助高层决策的重要作用。部分企业“重管理、轻利用”的现象严重，未能充分利用数字化技术的优势开发人事档案资源，人事档案管理利用率低下。（三）人事档案管理人员职业素质有待提高一些企业的人事档案管理人员业务素质较低，理论知识不足，对人事工作发展认识不全面。公司和部门负责人对人事档案管理人员的态度不明确，在招聘人员时缺乏较高的专业要求，对人事档案管理工作的重要性认识不足。三、人力资源管理视角下人事档案管理发展的优化路径（一）优化管理制度，重视人事档案管理明确人事档案管理的重要性，是发挥人事档案管理作用的关键。企业管理者要从制度上给予人事档案管理支持，通过内部宣传使企业员工能够对人事档案管理有正确认识，并能够积极配合档案管理工作，为人事档案管理工作的长期、稳定发展提供支持，使人事档案管理工作能够更好地为人力资源管理服务。企业管理者应当及时改革传统人事档案管理制度中不符合当前市场情况的部分，并优化人事档案的管理体系。具体而言，应当充分考察如职责分工、材料传递、管理内容、真伪鉴别、资料录入等方面的不足之处，并对其进行修订。随着社会的不断发展与进步，原有的人事档案管理机制已经无法满足有关企业的发展需求，改革已经势在必行。人事档案管理机制的核心是人，在完善该机制的过程中需时刻做到以人为本，以人事档案管理人员为核心构建完善的考核机制、奖惩机制、晋升机制，以此进一步提高人事档案管理人员工作的积极性，确保企业人事档案管理工作能够高质量地顺利完成。在对原有人事档案管理机制进行完善前，有关部门领导须就当前现有机制在企业内召开座谈会，与企业各部门共同就现有机制中存在的不足之处进行沟通，进一步掌握原有机制中存在的缺漏，充分汲取各部门领导在座谈会中给出的合理化建议，衡量其可行性。此外，还需从人事档案管理人员角度出发构建完善的工作管理条例，使其在实际档案管理工作中能够做到有据可依，降低人事档案管理人员的日常工作难度。人事档案管理人员可依据单位制定的管理条例来判定自身在日常工作中是否存在不足之处，进而主动寻求弥补措施。（二）建立人事档案现代化信息管理系统，提高人力资源管理的效率随着互联网信息技术的发展，数字化技术已经在各行各业得到了普及。因此，企业应当充分利用数字化技术，提高人事档案管理的现代化水平，从而进一步提升人力资源的管理效率。首先，应当利用数字模型分析人事档案，以提升档案分析的科学性和准确性。其次，应当充分利用各类互联网信息技术，如大数据、云计算等，建设现代化的人事档案管理系统，使人事档案管理的作用能够得到更加全面的体现。最后，应当充分发挥数字扫描与数字微缩技术的优势，使人事档案的数字化程度不断提升，从而避免在档案存储与调取过程中可能出现的信息遗漏或丢失等问题。（三）加强队伍建设，提高从业队伍的整体实力水平加强档案管理队伍建设，是推进人事档案管理的重要环节。企业要结合自身需求，定期开展教育和培训活动，将先进的工作理念、工作方法传授给人事档案管理人员，提高档案管理队伍的执行力与专业素养。同时，要建立完善的考核机制，激发人事档案管理人员的工作热情。（四）丰富人事档案，达到人才招聘需求应聘者前往企业应聘时，企业会依据其档案中的内容来判定其是否符合自身招聘标准，进而决定是否录用。人事档案内容是否清晰、招聘者能否从2562023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE档案中清晰地了解到应聘者的特长及优势，这在一定程度上决定着应聘者能否应聘成功。因此，对人事档案的内容进行全方位整合是十分有必要的。随着社会的不断发展，人员流动性大幅提升，人事档案管理工作难度随之上升。为确保招聘单位能够从档案中切实掌握应聘者的特长与优势，相关工作人员需对人事档案进行动态化管理，及时将人才成长过程中的各种经历补充进档案中，使档案更具时效性，确保档案内容处于最新状态，避免出现因档案内容更新不及时而导致应聘者无法应聘成功的情况。企业在招收新员工时会首先对投递来的人事档案进行全方位分析，依据档案内容来确定应聘者的工作能力与工作优势，而后判定其与企业自身需求是否符合，进而决定是否录用应聘者。因此，完善人事档案管理需充分考量企业的人才招聘工作需求，并以此为出发点对人事档案内容进行丰富，确保人事档案在企业开展招聘工作时能够起到良好的参考作用。（五）健全人事档案管理制度，提高组织内部资源效率管理制度是单位管理者对工作人员管理的重要依据，也是工作人员开展日常工作过程中的重要参考，管理制度的缺失与混乱会造成相关工作人员工作效率低下、人事档案造假问题频发等一系列问题，会在一定程度上降低人事档案的可信度，进而影响到企业招聘和企业的人力资源管理工作，对其未来发展造成难以预估的不良影响。因此，企业需要从人力资源管理角度出发，对原有人事档案管理制度进行完善，使其更具科学性与合理性。随着社会的不断进步，企业与社会的不断发展，原有的人事档案管理制度已经无法满足企业人才招聘需求。管理者应以企业人力资源管理工作为出发点，构建人事档案登记制度、传递制度，借此对人事档案进行动态化管理，确保人事档案内容处于最新状态。为进一步提高人事档案的可信度，人事档案管理人员还要对人事档案进行抽样审核，对企业员工在档案中填写的能力、资质、经历进行比对，杜绝档案信息造假这一情况的出现。人事档案中涵盖了企业员工的主要工作经历，是企业开展人力资源管理工作的重要凭证。企业依靠人事档案来判定员工的工作能力、道德水平，了解其基本信息，判定其综合素养与自身招聘需求是否相符，并据此为即将进入企业的人员设定工作内容与工作目标。丰富的人事档案内容可以帮助企业和相关管理者切实提高人力资源管理效率，助力其评定企业员工的发展潜力，降低资源浪费情况的发生概率。（六）利用先进的管理手段，提升人力资源管理水平当前，社会处于飞速发展状态，旧有的人事档案管理手段已经无法满足企业的人力资源管理工作需求。人事档案管理人员可充分利用当前发达的电子信息技术对原有管理手段进行更新，提高人事档案管理的现代化水平，实现统一化、规范化、自动化管理，降低企业查询档案的难度。为进一步提高人事档案信息的查询效率，在最短时间内获得目标人事档案信息，企业管理者可利用电子信息技术在其内部构建专门的局域网平台，当企业有需求时可在该平台内进行检索，降低自身获得目标档案信息所需的各项成本。人力资源管理工作对企业的运营与发展有着极其深远的影响，若企业的人力资源管理工作无法与其需求相匹配，则企业实现平稳发展与可持续发展的难度会大幅上升。企业内部通常会以人事档案为依据开展人力资源管理工作，相关人员会结合企业发展目标与需求为企业筛选合适的人才，衡量其工作能力，以此提高企业员工与岗位的适配度，避免造成企业资源空耗。电子信息技术与传统人事档案管理手段相结合，可以大幅提升人事档案管理人员的工作效率，同时进一步提高人事档案的可信度，降低人事档案的更新难度。当企业员工的工作能力与工作经历出现明显变化时，人事档案管理人员可以利用计算机及时对其档案进行更新，而有招聘需求的企业与单位则可利用网络在短时间内获得大量与自身招聘需求相符合的目标人员档案。企业与单位在招聘过程所耗费的时间成本、人力成本将因此呈现出明显的下降趋势，这对企业实现可持续发展无疑是较为有利的。另外，可以从个性化、价值型与传承性等角度对人事档案的内容进行丰富，使其能够全方位地反映人才的各项素质，包括专业能力、思想政治、教育经历、心理健康等，从而更好地助力于企业的可持续发展。参考文献 1 杨畅.基于人力资源视角的医院人事档案管理研究 J.黑龙江人力资源和社会保障,2022(05).2 何惠云.现代人力资源视角下的企业人事档案数字化管理策略 J.黑龙江档案,2021(05).3 赵亚芳.人力资源管理视角下医院人事档案信息的开发利用 J.人才资源开发,2021(19).4 刘明明.基于人力资源管理视角的高校人事档案管理探究 J.中国民族博览,2021(06).责编：蒋立民