公司档案管理核心制度实施新版细则.doc

企业档案管理制度管理细则
为深入完善企业管理体系，建立有效档案管理制度，实现档案管理工作制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效为企业管理工作服务，促进企业可连续健康发展，依据相关法律法规及要求，并结合我企业实际情况，制订本细则。
一、总则
（一）企业档案是在各项活动中形成全部档案总和，是完整地、系统地反应企业各项经营活动真实统计，是考察和研究企业历史及现实状况关键依据。
（二）档案管理工作是企业管理基础工作组成部分，是维护企业正当权益关键工作。企业档案管理工作坚持集中统一标准，由企业行政和人力资源总监统一负责，统一管理。
（三）企业档案具体工作由档案部进行日常管理，其它各部门在工作和业务经营活动中形成装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由企业档案部管理，各部门不得分散保留。
二、档案部门设置及其职责
（一）企业设置档案部并配置专职档案人员，企业档案部基础职责为：
1、组织实施党和国家相关档案工作相关方针、政策、法规和档案管理部门制订相关要求、措施、细则。
2、 制订本企业档案工作要求、管理措施和工作计划等。
3、 在统一领导、分级管理标准下依据本专业管理要求对档案材料积累、搜集、立卷、归档工作进行监督和指导。
4、负责对本企业形成各门类档案实施综合管理，主动提供利用。
5、办理领导交办其它相关档案业务工作。
（二）各部门设置兼职档案员，其关键职责是：
1、认真实施本企业档案工作规章制度主动向档案部反应档案工作情况，主动配合其开展工作并接收综合档案室监督、指导和检验。
2、依据本企业各部门归档范围负责做好本部门档案材料搜集整理工作并在要求期限内向档案部移交，确保本企业档案完整、真实和安全。
三、档案接收和整理
(一）企业编制文件材料归档范围，依据各部门职责不一样，关键有以下多个方面：
1、行政部：
（1）企业各项规章制度、介绍、执照、资质证书、经营计划、管理决议等；
（2）和总部及其它单位往来发文；
（3）行政管理方面，包含：
1）办公用具管理、采购、出车及维修统计等；
2）日常管理方面职员考勤，前台外出登记、钥匙登记、来客统计、电话统计、维修登记、材料收发、设计师排单，企业会议统计、关键谈话、多种总结、汇报、请示批复，职员民主生活会方面统计等；
2、 人资部：人事方面劳动协议、各项协议、职员奖惩、晋升、培训、入职手续、职员资料等。
3、 企划部：企业企划方面宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；媒体合作通路正常询价报价、合作协议协议；年度季度月度或重大节假日宣传费用预算、决算等；市场调研方案、搜集用户资料等。
4、仓管部：仓库管理方面材料进出登记、核实、保管等内容
5、客服部：关键包含用户考评评分、用户档案卡、工程保修、派工、保洁派工、维修派工等；用户投诉统计、用户增值服务统计、用户回访统计、用户意见调查统计
6、设计部：关键包含效果图、施工图、报价表、工程施工协议及附件、设计师谈单统计表等。
7、工程部：关键为施工管理手册所包含内容
8、财务部：关键包含财务管理中多种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面固定资产核实、费用申请等
9、法务和档案部：关键包含日常经营中多种协议、司法文书，档案方面管理指导、档案保管、核实、借阅、销毁等内容。
10、市场部：相关营销促销活动方案、小区物业及用户资料、市场调研资料、和用户签署协议等。
以上各部门归档材料范围有所变更时应立即通知档案管理部门，方便档案管理立即作出调整。各部门应归档材料形式包含纸质、音像及实物文件。
（二）归档文件等级划分及保管期限
需归档文字、音像及实物材料分级、保管期限以下：
文件等级
文件类型
保管期限
一级
秘密文件
企业各项规章制度、介绍、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决议，和总部及其它单位往来发文，人事方面多种文件，财务报表、账册、资产核实，协议及司法文书等

永久
二级
关键文件
会议统计、关键谈话、多种总结、汇报、请示批复、企划方面宣传方案、形象展示、包含工程项目标文件等

5年以上
三级
一般文件
职员考勤，前台外出登记、钥匙登记、来客统计、电话统计、维修登记、材料收发、设计师排单，仓库管理方面材料进出登记、核实、保管，档案方面管理指导、档案保管、核实、借阅、销毁，后勤方面费用申请、办公用具管理、采购、出车及维修统计等

3年

（三） 档案编号方法
1、以一个立档单位所形成全部档案为对象，依据企业部门及业务划分，结合档案内容和档案载体形式制订编号方法，便于科学管理和开发利用。
2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：
行政部：XZ 人资部：RZ 客服部：KF
设计部：SJ 市场部：SC 工程部：GC
财务部：CW 法务和档案部：FD 企划部：QH
仓管部：CG
3、 工程项目命名。以上七部门（关键是设计部、工程部、客服部三部门）凡包含工程项目标档案材料均以项目名缩写为大类别，以南华康城小区3号楼1单元2号为例，其项目大类编号为：NHKC-3-1-2。各部门包含工程项目标档案材料具体命名以下：
06.NHKC.3-1-2
日期 用户地址具体信息
4、非工程项目档案命名。因为公文编号受长度，美观等各方面制约，鉴于企业正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，对内制度/规范性文件页眉文字为靠左企业VI规范标识图形，靠右为公务编码，通常制度/规范性文件均需要编号。不管对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。以财务部为例：
编制方法：06.CW01.XXX（6月份财务报表）其中06为日期，CW为财务部编号，01为财务部制订代表财务报表内容（02为财务凭证等等类推），XXX为其它编号。
（四） 归档方法及要求
1、归档文件材料必需完整，层次分明，符合其形成规律，能够正确反应企业生产经营各项活动真实内容和历史进程。
2、包含项目工程，应将档案材料归入同一案卷中；不包含项目工程，先将文件材料按其形成或针正确年度分开，通常文件归入文件形成年度（跨年度计划计划，可归入文件内容针正确第一个年度；跨年度总结、汇报，归入文件内容针正确最终一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。
3、按要求填写卷内目录、备考表等表格，拟写案卷标题要求结构完整，通常应正确概括卷内文件材料关键责任者、内容、名称。案卷封面要用黑色签字笔或黑色钢笔书写。
4、对破损文件材料在装订同时应进行加边、修补、或裱糊，对较大纸张应折叠，并拆除文件材料上金属物。案卷装订要整齐。
四、归档步骤
（一）归档时间。各部门不包含工程项目标材料，应依据材料性质不一样进行整理。凡材料每个月整理（通常为行政部、人资部、企划部、法务和档案部、市场部及设计、工程、客服部门中日常管理材料），应在下月3号之前首先整理归档；凡材料按季度或年度整理，应在下一季度或下十二个月度一周内首优异行归档。归档应包含材料原件、复印件及扫描电子件。
各部门包含项目工程材料，应在工程全部完工后一周内进行首先归档，各部门首先归档后应将同一项目标归档材料交客服部统一移交档案部，归档应包含材料原件、复印件及扫描电子件。
（二） 档案移交。各部门不包含项目工程归档材料在部门首先归档后一周内经部门主管签字后移交档案室；包含项目工程，各部门首先归档后，由部门主管签字并统一交客服部整理，客服部应在收到各部门材料后一周内经部门主管签字后将档案材料移交档案部。档案经档案部主管人员验收合格后，填写《档案移交清单》，双方推行签字手续，办理移交。
依据企业现在经营情况及要求，财务档案由财务部根据本实施细则自行妥善保管，临时不移交档案室。
五、档案保管和统计
（一）企业设置专用档案库房，库房应坚固，含有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定时检验档案保管情况，对破损或变质档案应立即修补、复制或其它技术处理。
（二）档案库房温度应保持在14℃-24℃，相对湿度应保持在45%-60%。档案库房内严禁吸烟及存放易燃易爆或易霉变物质，库房管理人员调动工作时，对保留档案资料要具体清点，推行交接手续。
（三）建立档案统计制度，对档案收进、移出、保管、利用等情况进行统计。立即、正确填写多种档案工作情况统计年报。
六、档案借阅利用
（一）档案部依据工作需要，编制必需档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编多种参考资料，主动主动开展档案利用工作。
（二）建立档案借阅及保密制度，依据档案关键程度，确定不一样利用范围，要求不一样审批手续。
1、借阅资料为一般文件，借阅时间不超出一周，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅一般文件，需填写调档单，经本部门主管及档案主管人员签字审批后方可借阅。
2、借阅资料为关键文件，借阅时间不超出三个工作日，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅关键文件，需填写调档单，经本部门主管及行政和人资总监签字审批后方可借阅。
3、借阅资料为秘密文件，借阅时间不得超出一个工作日，标准上不得带出档案室。借阅秘密文件，需填写调档单，经本部门主管、行政和人资总监及总经理签字审批后方可借阅。
（三）借阅档案人员必需珍惜档案，保持整齐，要保护档案安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经同意不得复印档案。
（四）调阅关键及秘密档案只可在档案部门调阅复印件或扫描件。借阅人员必需严格保密，不得泄漏资料内容，不得遗失。借阅后需按时归还，如需延长借阅，必需通知档案管理人员，并另行办理借阅手续。
七、档案判定、移交、销毁
（一）依据不一样档案材料分级及保管期限，结合实际情况，档案部统计档案库内各档案情况表。
（二）定时对于已到期档案进行判定，判定工作在行政和人力总监统一领导和主持下，由档案部门和和所判定档案相关业务部门组成判定小组，具体负责档案判定工作。
（三）凡经判定小组确定已失去保留价值档案，应登记造册，经企业主管领导同意后销毁。档案销毁时，必需有两人在场负责销毁，并在销毁清单上签字。销毁清册由企业档案室永久保留。
八、档案保密
（一）档案部管理人员及各部门兼职档案员应在安全环境下进行整理装订涉密档案，妥善保管还未整理档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。
（二）不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准经过电话、电子邮件、一般邮件等形式传输涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密场所谈论涉密档案内容。
（三）档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准私自带人进入档案库房。
（四）集中销毁保管期限届满且失去保留价值档案，不得做她用。
（五）发生泄密和档案被盗事件时要立即汇报领导，当事者要立即出具书面汇报。对违反保密要求、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给严厉处理。
九、企业职员奖惩及法律责任
有下列行为之一，依据情节轻重，企业将给处分或50-1000元不等处罚，严重者将追究法律责任：
（一） 未根据本实施细则要求进行文件编号、装订、填写卷内备考表、卷内目录等所需材料；
（二） 未根据要求时间移交档案或不主动配合各部门兼职档案员工作；
（三） 未推行要求借阅程序私自带走档案；
（四） 借阅档案未登记或超出借阅时间未归还又没有推行延期借阅手续；
（五） 损坏、遗失或私自销毁应该保留文件材料和档案；
（六） 对档案进行涂改、伪造；
（七） 对企业档案占为己有、在职位变更或离职时不立即移交档案材料，造成工作延误或经济损失；
（八） 私自出卖、倒卖档案，给企业造成损失；
（九） 对各部门档案工作监督指导不到位，严重影响工作秩序；
（十） 对各部门反馈问题或提议未立即处理或处理，严重影响工作秩序。
对于各部门主动配合档案部工作，由档案部门按月度或季度评选出最好部门及人员，经层报实施总经理给物质奖励，具体奖励措施参考企业相关管理要求。
十、附则
（一） 本实施细则经征求各部门意见，由企业总经理或实施总经理签署同意后立即实施。
（二） 本实施细则解释权归企业董事会全部。

卷内目录
序号
编号
责任人
文件名称
日期
页数
备注

业之峰档案封面

档案号

保密等级

档案名称

整理人

所属部门

归档时间

保管期限

备注

卷内备考表
本案卷情况说明：

填写盒内归档文件数量、缺损、修改、补充、移出、销毁、判定变更等情况。

整理人：
检验人：
整理日期：
档案调阅单
日期：
姓名

部门

职务

调阅申请

填写所要调阅档案及事由

部门主管意见

行政和人力总监意见

总经理意见

备注

档案调阅登记
日期
姓名
部门
职务
调阅原因
调阅内容
是否复制
签字
归还日期