工程公司基础管理体系有关规定.docx

x公局第二工程有限公司基础管理体系有关规定第一章 总 则第一条 为建立健全质量、职业健康安全、环境、能源、风险、内控等基础管理体系，规范公司在基础架构、职能、制度、流程、记录等方面的管理行为，加强公司内部审核、管理评审、持续改进、有效文件等方面工作的管理,落实基础管理体系职责，根据国家有关法律法规、部门规章和规范性文件制定本规定。第二条 企业管理科是x公局第二工程有限公司（以下简称公司）基础管理体系的主责部门，负责基础管理体系的认证、监督、指导、协调。公司各单位应按本规定要求建立管理体系，明确职责、理顺流程。第三条 本规定适用于各分公司、公司所属各项目（以下简称公司各单位）、机关各科室。各分公司、公司各单位、机关各科室应严格贯彻体系规范要求，坚持持续改进的原则，确保公司管理体系的有效性和适宜性。第二章 职 责第四条 公司最高管理者（即法定代表人）负责公司管理总手册的批准和发布，委派管理者代表，听取内审结果，主持管理评审活动。第五条 管理者代表主要职责：(一)组织公司管理总手册、部门工作手册的编写和审核；负责部门工作手册的批准和发布。(二)批准公司年度内部审核计划、审核实施计划、审核内审组成员并任命审核组组长；审批内部审核报告，向最高管理者报告内部审核结果，监督纠正措施和预防措施计划的跟踪验证。（三）负责组织公司管理评审活动，并负责报告管理体系的运行情况及评审后跟踪检查工作。第六条 机关各科室主要职责：(一) 机关各科室通用职责1.负责本部门部门工作手册相关内容的编写、修改工作。2.推荐内审员，组成内审组，开展公司管理体系内部审核工作。3.负责本部门管理体系运行中纠正和预防措施的制订和实施，并配合企业管理科、安全监督科、技术质量科等体系牵头部门对所属单位纠正和预防措施的控制进行相关的监督、检查和验证工作。4.根据公司管理者代表的指令收集、汇总、整理并提供与本部门工作有关的评审所需的书面资料，提交管理评审会讨论，并负责落实与本部门有关的纠正和预防措施的实施与跟踪验证，做好记录。5.积极落实管理评审结果，根据上级要求、纠正控制措施、管理评审结果及日常制度运行情况，修订完善制度、流程、工作手册等体系文件。6.负责本部门持有文件的使用和保管工作，并按规定协助综合办公室进行及时归档，编制本部门现行有效文件清单（附件9）于每年12月中旬向企业管理科提交。（二）企业管理科1.负责管理体系文件的管理工作，负责组织建立公司管理体系，以及组织体系的认证审核、监督审核和复评，负责管理总手册的编写、更新，负责组织公司机关各部门编写、更新部门工作手册。对批准发布的管理总手册、部门工作手册进行登记、编号、标识、发放、更改、作废和处置，并负责根据各科室上报的有效文件清单（附件9）编制公司现行有效文件总清单（附件10）。2. 负责编制公司年度内审计划，提交公司管理者代表审批；负责组建内审组，组织实施对公司机关和公司各单位进行内部审核；负责汇总内审中发现的问题及不符合项，编写内审报告，提交到公司管理者代表审批；根据公司管理者代表的批示意见负责纠正及预防措施计划的跟踪工作。3.负责编制管理评审计划，负责收集、汇总、整理并提供评审所需的书面资料；安排评审会务，编制、分发、保管管理评审报告等与管理评审有关的其他工作。4法律办公室负责法律法规的收集、监督管理工作，公司机关各科室负责收集其职能范围内的法律法规，负责开展本部门的合规性评价，由法律办公室进行归口汇总、监督、指导。（三）综合办公室综合办公室负责公司内部、外部行政公文的收发、登记、催办、审核、送签、编号、保管、立卷、归档和销毁的控制。负责管理总手册、部门工作手册、规章制度等以及属于公路工程竣工文件材料归档范围内的工程竣工资料等的存档工作。（四）技术质量科1.技术质量科是负责质量管理体系运行不合格纠正和预防措施控制的主管部门，负责对纠正和预防措施的控制进行监督、检查和验证。2.负责各项技术标准、规范、规程、工法、技术资料等专业技术性文件的标识、发放、更改、存档、作废的控制。（五）安全监督科安全监督科是负责环境和职业健康安全不合格及管理体系运行不合格纠正和预防措施控制的主管部门，负责对纠正和预防措施的控制进行监督、检查和验证。第三章 管理体系培训教育第八条 公司总经理、管理者代表、企业管理科科长、安全监督科科长、技术质量科科长、体系主管、各科室内审员，所属各项目经理、项目总工、主管生产的副经理、安全总监、安全环境质量分管部长、工程部部长及涉及职业健康安全、质量、环境管理人员应接受管理体系培训教育，培训教育应有记录可查，其中机关各科室、公司各单位内审员必须取得认证机构颁发的内审员资格证。第九条 公司企业管理科应利用多种形式开展宣传、培训、教育活动，保证管理体系主要人员掌握管理体系的内容要求。根据管理体系需要、管理体系规范更新情况与人力资源科联合开展内审员取证培训教育活动。第四章 管理体系文件第十条 管理体系文件包括管理总手册、部门工作手册、管理流程汇编、项目管理手册、规章制度汇编、有效文件清单、记录清单、外来文件、行政性公文等。第十一条 体系文件的编制和批准（一）管理总手册由企业管理科编制、整理，统一排版、编号，由企业管理科科长初审后，提交公司管理者代表审核，最后由公司最高管理者批准和发布。（二）部门工作手册由各科室编制，经各科室主管领导审核，交企业管理科整理，统一排版、编号，由企业管理科科长统稿把关后，提交公司管理者代表审核，最后由公司管理者代表批准和发布。（三）规章制度和管理流程的编制批准详见规章制度和流程管理办法要求。行政性公文的编制审批详见公文处理办法，体系文件的编制格式详见体系文件编制说明（附件4）。（四）文件的标识1.管理总手册、部门工作手册均为受控文件，在发放时由企业管理科在文件的封面上加盖“受控”印章，并标注持有者编号。2.受控文件因换版作废时，根据通知，文件的持有项目和科室应自行加盖“作废”印章或撤出销毁。仍需保留原版文件的部门，应在原版文件的封面上加盖“作废留存”印章。3.规章制度分别由各部门进行标识，加盖“有效”、“作废”或“作废留存”印章。（五）文件的发放1. 管理总手册、部门工作手册由公司管理者代表确定发放范围，企业管理科根据发放范围将文件发放到科室或个人，领取人员应在体系文件发放登记表（附件5）上签收。2. 规章制度由各科室科长同分管领导确定发放范围，由办公室负责发放，并在公司内部网站上公布，同时以电子文档和书面形式将规章制度提交企业管理科，便于企业管理科整理汇编。3. 行政性公文由综合办公室负责按规定发放。（六）文件的接收和保管1.各类文件收到后，各科室应进行收文登记（不做统一规定），处理完毕立即归档。2.受控文件的持有者或科室应该妥善保管、使用自己持有的受控文件，并负责对文件保密，不得私自外借、标注、涂改、复印和毁损。3.临时借阅体系文件时，需经持有部门领导批准，使用后应及时归还。4.外来文件管理技术质量科每年年底对本年度技术标准、规范、规程等外来文件清理一次，清理结果公布在公司内部网站上发布供各项目使用，防止施工现场使用作废的法律法规、标准、规范、规程。法律办公室负责法律法规的收集管理工作，公司机关各科室对业务范围内的国家法律法规进行收集，对国家法律法规、上级机关管理制度、上级机关来文应做收文登记并结合本公司实际制定相应的规章制度下发各所属各单位执行，同时将原文归档保存；如直接引用执行的国家法律法规、上级管理制度，应保存好原文。公司各单位按各自的规定，做好对业主、监理提供的施工图纸、文件等外来文件的控制。（七）文件的更改1. 体系文件的更改由相关科室根据体系运行情况提出更改意见，填写体系文件更改申请单（附件6）经科室分管领导审核，报企业管理科确认后由公司管理者代表审批，批准后由提出文件更改的科室填写体系文件更改通知单（附件7），一式两份，本科室留存一份，交企业管理科一份。由企业管理科通知全公司该体系文件的持有单位或人员。2. 体系文件字、句、段落修改，可直接在手册中修改；若字、句、段落修改次数太多可以根据情况进行换页、换节、换章；修改章、节太多可进行换版。字、句、段落修改或换页、换节、换章，由公司管理者代表批准和发布；换版由最高管理者批准和发布。3. 接到“体系文件更改通知单”的科室或人员，需及时按该通知单的要求进行更改，并填写“体系文件更改记录”。4. 规章制度的修订、更改应按公司规章制度和流程管理办法的规定执行。（八）文件的换版、作废及处置1管理总手册、部门工作手册的换版（或换页）经再次评审和公司管理者代表批准后，原版（或原页）文件即予作废。作废文件处置结果填入“体系文件更改记录（附件8）”。2. 规章制度以新规定取代原规定的，以及作废规章制度处置执行公司规章制度和流程管理办法等相关规定。（九）现行有效文件清单的填写。公司各科室每年12月中旬将科室本年度下发的规章制度和收集到的外来文件进行整理并填写现行有效文件清单（附件9）交企业管理科汇总成现行有效文件总清单（附件10）。第五章 记录第十二条 记录的分类（一）与产品质量有关的记录，如进场材料的检验、试验记录、工程验收记录、工程质量检查、评定记录、事故处理记录等。（二）与管理体系运行有关的记录，如管理评审记录、投标评审记录、内部审核记录和检查记录等。（三）来自供方的有关记录，如材料供方提供原材料的质量合格证书、材质单等，工程供方提供工程符合规定要求的记录。（四）与职业健康安全和环境管理有关的记录，如安全检查隐患整改指令书、各项安全、环境管理检查记录等。（五）各项专业工作的检查记录、调查资料、总结、报告、统计资料等。（六）各项业务工作的记录，如，报表、台账、各种单据等。第十三条 记录的要求（一）记录可采用文字、表格、数据、图表、照片、音像（磁盘、光盘）等形式。（二）记录表格的格式1.各科室应根据工作需要制定统一规定的记录表格格式。2.业主及监理有规定的表格，按其要求办理。3.环境和安全方面国家或法律、法规有规定的，按国家和法律法规规定执行。（三）记录表格的填写1.表格必须由有关人员、单位签字或盖章后方可生效。2.表格中记录有更改时，更改人应在表中备注处或更改内容附近处签名（或盖章）。第十四条 记录的标识（一）表格的标识以编号来表示。编号的方法按体系文件编制说明（附件4）执行。（二）文字性的资料的标识以名称或编号来表示。（三）不易编号的记录如软盘、录像带等可不用编号，但要在有效目录清单（卷内清单）的备注栏上说明其标识方式。第十五条 记录的收集（一）各科室、各单位按规定要求收集记录填写部门记录清单（附件11，需上报的应按规定要求及时上报。（二）供方提供的记录，应由各科室、各单位负责收集、保存，如有必要,应报公司对口部门存档备查。第十六条 记录的保管（一）机关各科室及公司各单位要设专人负责本部门或本单位相关记录的保管工作。机关各科室工作人员应负责保管本人工作中发生的各种记录。（二）记录应立卷建档，填写卷内目录，便于存取、检索、查阅。（三）记录的保管部门要提供适宜的环境（温度、湿度等）和设施（铁箱、木柜等）用于记录的保管，避免记录遭到损毁、霉烂、变质，确保其完好、齐全。第十七条 记录的归档（一）需交公司归档的记录由各科室、各单位收集装订好，并根据公司档案管理办法的要求移交公司档案室归档。（二）与产品有关的记录文件保存期限按综合办公室归档文件整理办法执行。第十八条 记录的查阅 （一）记录的保管部门要对保管的记录进行编目，记录的编目方法按照“方便检索、方便查阅”的原则由保管部门根据实际需要自行确定。 （二）合同如有要求，在规定的期限内，记录可供业主和监理查阅。（三）借阅记录时，应在记录借阅登记表（附件12）上进行登记。使用完后，及时归还。第十九条 记录的处理（一）保管人员随时检查记录的保管时间，一旦发现超出保存期限的记录应即行撤出。（二）对超出保存期限的记录，保管部门应按照公司档案管理办法，指定专人予以销毁处理，处理的时间由部门或单位负责人根据实际情况确定和签署。第六章 内部审核（内审）第二十条 组建内部审核组公司机关内部审核组由各科室内审员组成，公司管理者代表委派审核组组长。第二十一条 内部审核组组长职责（一）制定每一次的审核实施计划，进行组内分工，组织审核。（二）负责与受审核单位领导、巡查项目经理交换审核意见，编制审核报告。（三）负责向公司管理者代表报告审核情况，提出改进建议。第二十二条 审核员职责(一)按本规定准备、实施及报告审核工作。（二）评审、确认纠正措施并填写不符合（观察项）报告（附件14）。（三）在受公司管理者代表委派时，对以前审核中，受审核单位提出的纠正措施完成情况进行验证。第二十三条 内审程序（一）编制年度内部审核计划1.根据公司管理体系运行情况，每年年初由企业管理科编制该年度的内部审核计划，审核的范围、时间、频次和方法应取决于其现状和重要性，并考虑前几次所发现的问题。2.审核计划应呈交公司管理者代表批准。3.审核计划的内容审核目的；审核范围；审核依据；审核工作时间的初步安排。4.公司每年对机关进行一次内部审核，对所属项目进行一至两次内部审核。对机关的内审与局每年对公司的主题活动检查相结合；对项目的内审与公司年中效能监察或年底双文明检查相结合。5.出现以下特殊情况应考虑增加审核频次：管理体系发生重大变化时；工程质量有失控的危险趋势或已发生了较大的质量事故时；工程施工中出现重大环境污染事故或安全事故时；管理体系刚刚建立，需按管理体系标准进行评价时；在认证证书到期换证之前。（二）审核准备1.公司管理者代表任命审核组长和审核组成员，审核组成员应是经培训合格具备内审员资格且和受审部门无直接关系的人员。2.审核组长编制本次审核实施计划，经公司管理者代表审批后实施。3.审核实施计划的内容：审核目的、范围、依据、方法；内审组成员及分工； 审核工作日程安排；审核要点、时间、地点及受审核部门。4.审核组长组织审核组成员熟悉受审核部门所涉及的管理体系文件并编好具体的审核工作日程表和检查表，把审核任务分配到每个审核组成员。5.审核组长应在内审前十天将审核实施计划通知受审核单位或部门，如受审核单位或部门对内审安排有异议，应在内审前五天通知审核组长，通过协商进行适当调整。6.受审核方应准备好本部门有关管理体系实施情况报告及相关文件资料，并安排部门负责人陪同审核组进行工作。（三）审核工作的实施 1.根据审核实施计划规定，审核组按时到场，由审核组长主持召开首次会议，宣布审核实施计划，介绍审核目的、范围、依据、日程安排和实施审核所采用的方法、程序。受审单位领导及有关部门负责人和相关人员参加会议。会议要有签到和记录。2.内审员根据分工按照内审检查表进行现场工作。内审员通过查阅文件、提问、现场察看等方式，收集客观证据来检查管理体系的运行情况并详细记录审核情况。内审员要公正、客观的对待内审中出现的问题。3.现场审核后，审核组长召开审核组会议，综合分析审核结果，汇总并确定不合格项。4.内审结束时，由审核组长主持召开末次会议，报告审核结果，提出有关要求。参加会议人员同首次会议，做好签到和会议记录。5.内审中发现不合格问题的处理 内审员开具不符合（观察项）报告（附件14），请受审核单位领导或部门负责人签字确认不合格事实。内审员在不符合（观察项）报告（附件14）中填写不合格的详细事实内容，受审核单位或部门在原因及纠正措施栏填写原因分析和所采取的纠正措施及完成期限。不符合（观察项）报告（附件14）应复印一份，复印件由审核组留底，原件交由受审核单位或部门填写改进措施通知单（附件15）说明改进措施完成情况。审核中如遇争议时，报请公司管理者代表协调解决。6.审核报告审核结束后，审核组长应及时向公司管理者代表提交一份完整的审核报告。审核报告的内容a.审核的目的、范围、依据、方法和日期；b.审核组成员和受审核单位或部门名称及其负责人； c.审核计划实施情况总结； d.不合格项的数量、分布情况分析及纠正要求；e.管理体系运行有效性的结论性意见，存在问题和改进建议。 审核报告经公司管理者代表批准后，分发给有关领导、单位和部门。本次内部审核结果要提交公司管理评审。（四）纠正措施的跟踪和验证1.当纠正措施预定完成日期已到，或当公司管理者代表已接到完成的通知，应委派一名内部审核员会同职能部门人员去验证其完成情况。2. 去验证的人员应检查纠正措施已被采用并验证有效后，在纠正措施验证栏中签字并将原件带回存档。3. 如在规定改正的期限内未能完成纠正措施，公司管理者代表应对此进行过问和处理。第七章 管理体系认证审核（外审）第二十四条 企业管理科选定管理体系认证机构后，报分管领导审批，批准后与认证机构签订认证合同。第二十五条 按照局审核计划，根据公司产品类型、管理关注点等综合因素，确定受审项目、审核安排并报公司分管领导审批。第二十六条 按审核计划开展管理体系认证审核工作，按认证机构的要求接受审核并提供相关资料。审核项目时，公司应派企业管理科负责人陪同审核，收集外审专家提出的改进意见和不符合项，并报公司企业规划部备案。对外审专家提出的改进意见和不符合项按第八章纠正和预防措施进行管理。第八章 纠正和预防措施管理第二十七条 控制程序（一）资料收集、不符合的评审1.技术质量科负责收集内审、外审、管理评审中发现的有关质量管理体系的不符合和潜在的不符合以及所采取的纠正（预防）措施资料；并结合每季度组织一次的质量抽查，收集施工过程中发生的不符合和影响工程质量的潜在因素和隐患以及所采取的纠正（预防）措施，收集业主、监理对工程质量的反馈意见、投诉和抱怨的资料。所属项目经理部每个月组织一次质量检查，检查情况由各项目报备公司技术质量科。2.安全监督科负责收集内审、外审、管理评审中发现的有关环境和健康安全管理体系的不符合和潜在的不符合以及所采取的纠正（预防）措施资料。3.市场开发科负责收集、整理投标过程中业主及相关方满意程度的趋势（含业主抱怨）、市场动态、竞争对手的工程质量状况等。4.公司各相关科室负责收集本部门及所属各项目对口部门在内审、外审、管理评审中发现的不符合和潜在的不符合以及所采取的纠正（预防）措施资料。5.各责任部门分析并确定产生不符合和潜在不符合的原因，评价保证不再发生不符合所需要采取的措施和采取防止发生不符合的措施的必要性和可行性。（二）纠正（预防）措施的制订和审批1.公司有关责任部门在充分分析产生不符合和潜在不符合原因的基础上，提出相应的纠正（预防）措施。纠正（预防）措施应包括实施的步骤和完成时间。纠正（预防）措施可以以检查表的形式出现，也可以以文件、规定、办法等形式出现。2.纠正（预防）措施经部门领导或分管领导审批同意后实施，并通知责任单位，落实责任人。3.施工过程不符合和潜在不符合的纠正（预防）措施由施工管理部根据施工管理部工作手册的规定进行控制。4.管理体系不符合项和潜在不符合项的纠正（预防）措施由企业管理科、安全监督科、技术质量科根据本规定进行控制。5.公司机关各科室对工作中存在问题的改进措施由各个科室进行控制。（三）纠正（预防）措施的实施和验证1.施工过程不合格品和潜在不合格品的纠正（预防）措施实施效果由施工管理科进行跟踪验证。2.管理体系不合格项和潜在不合格项的纠正（预防）措施实施效果由企业管理科、安全监督科、技术质量科根据本规定会同有关科室进行跟踪验证。3.各责任科室根据验证结果评价所采取的纠正（预防）措施的有效性，对未能达到规定要求或效果不明显或未能消除不合格原因的纠正（预防）措施，要重新分析原因，重新评价和确定采取的措施，重新制订纠正（预防）措施实施计划，对实施的结果进行再验证和再评审。4.企业管理科每年应把在内部审核、外部审核及管理评审中发现的不符合和潜在不符合以及所采取的纠正和预防措施实施情况以管理评审报告的形式报备公司企业规划部。 5.有关纠正和预防措施的信息根据本规定由公司企业管理科汇总后提交公司管理评审。6.由于纠正和预防措施的实施引起体系文件的更改，按文件管理的有关规定执行。第九章 管理评审第二十八条 管理评审程序（一）管理评审以评审会议或文件传阅的形式进行。（二）管理评审计划1.公司企业管理科编制管理评审计划。计划内容包括：评审的内容、时间、目的、地点及参加人员等。2.评审计划经公司管理者代表审核并报最高管理者批准后，由企业管理科于评审会议前半个月以文件的形式通知有关科室、项目及人员。（三）管理评审每年一次。当出现下列情况之一时，最高管理者可根据情况决定增加管理评审频次：1.管理体系运行出现重大问题；2.资源和人员调整，机构发生变动；3.内、外审核中提出较多不符合项或出现严重不符合项； 4.连续出现质量或环境、安全事故或出现重大事故；5.外部环境和市场发生重大变化。第二十九条 管理评审输入资料（一）公司机关各科室1.提交本科室的工作总结，包括取得的业绩、存在的问题以及改进的措施。2.根据管理职能及企业自身管理需要，提交请求管理评审决定的问题的书面资料。（二）管理评审书面材料重点内容：1.企业管理科提供公司内部审核、外部监督审核结果、以往管理评审提出的改进措施实施及跟踪验证情况以及规章制度执行情况的书面资料。2.公司各科室将请求管理评审决定的问题的书面资料直接提交企业管理科，由企业管理科汇总提交管理评审。第三十条 管理评审会议（一）管理评审会议由公司最高管理者主持，公司管理者代表、各分管领导、企业管理科负责人和最高管理者指定的其他人员参加，企业管理科负责会议记录。（二）各有关人员对评审输入资料做出分析和评价，对存在和潜在的不合格提出改进措施，确定责任单位、人员和改进时间。（三）最高管理者对涉及的评审内容做出结论。第三十一条 管理评审输出（一）对现有的管理体系及其过程的适宜性、充分性和有效性的评价结论及改进的决定和措施，包括对方针、目标、组织机构、过程控制等方面。（二）对公司在建工程质量符合要求的评价结论，对业主提出的意见及在工程质量、环境保护和安全生产方面存在的问题所做出改进的决定和措施。（三）对人力资源、基础设施和工作环境适宜性的评价结论，对因各种改进措施所引起的资源需求的决定和措施。（四）企业管理科负责管理评审报告的编写。管理评审报告内容：第几次管理评审、会议时间、地点、人员、内容、决定等事项。（五）企业管理科将管理评审报告呈最高管理者审批后，以文件的形式发至有关单位和人员。本次管理评审的输出可作为下次管理评审的输入。第三十二条 管理评审结果跟踪（一）对要求改进的问题由企业管理科填写改进措施通知单（附件15），经公司管理者代表签认后，原件送达有关责任单位或部门（复印件留存企业管理科）。有关责任单位或部门根据通知单提出的问题，进行分析，查找原因，制订详细的改进措施，在规定的时间内将改进措施实施结果填入改进措施通知单（附件15）实施情况栏内，经本单位或部门负责人签认后将原件及时返回企业管理科。（二）企业管理科对改进措施的实施情况进行跟踪验证，将验证结果填入改进措施通知单（附件15）验证结果栏，并及时向公司管理者代表报告。验证结果作为下次管理评审的输入资料。（三）公司有关责任部门对本部门制定的改进措施实施情况及其有效性继续进行跟踪了解，做好记录。（四）企业管理科负责保存管理评审计划书、相关书面资料、会议记录、管理评审报告、改进措施通知单等资料。第十章 附则第三十三条 本规定由公司企业管理科负责制定和解释。第三十四条 本规定自印发之日起施行。原管理评审办法（二企字【2011】56号）、记录管理规定（二企字【2011】56号）、纠正和预防措施管理规定（二企字【xx】121号）、内部审核办法（二企字【2011】56号）、文件管理办法（二企字【2011】56号）同时废止。附件：1.管理体系建立工作流程图2.管理体系培训工作流程图3.编制、修订管理体系文件工作流程图4.体系文件编制说明5.体系文件发放登记表6.体系文件更改申请单7.体系文件更改通知单（第 号）8.体系文件更改记录9.现行有效文件清单10.现行有效文件总清单11.部门记录清单12.记录借阅登记表13.管理体系内部审核工作流程图14.不符合（观察项）报告15.改进措施通知单16.管理体系认证审核、监督审核工作流程图17.管理评审工作流程图企业管理科科中交xx一x公局第二工程有限公司附件1：附件2：企业管理科人力资源科中交xx一x公局第二工程有限公司企业管理科中交xx一x公局第二工程有限公司附件3：附件4：体系文件编制说明1.管理总手册按如下规则编号： FHECGLZSC（手册封面采用）； FHECGLZSC*（手册内各章采用）其中：FHEC 代表xx公路工程局有限公司； GLZSC 代表管理总手册； * 代表标准中各章节的序号 ( 如05代表GB/T19001标准“5管理职责”这一章)； 代表手册发布时的年份。2. 部门工作手册按如下规则编号： FHEC- *- 其中：FHEC 代表xx公路工程局有限公司； * 编写部门的汉语拼音缩写 代表手册发布时的年份。3. 项目管理手册按如下规则编号： FHEC-XMGL- 其中：FHEC 代表xx公路工程局有限公司； XMGL 代表项目管理手册； 代表手册发布时的年份。附件5：体系文件发放登记表 序号文件编号文 件 名 称持有者编号单位/部门签收日期作废处置方式 1 2 3 4 5 6 7 8 9101112附件6：体系文件更改申请单 文件编号：文件名称：申请部门：申请日期：申请更改理由及内容：审核人（签字）： 申请人（签字）： 审批意见： 管理者代表： 企业规划部总经理： 附件7：体系文件更改通知单（第 号） 文件编号：文件名称：更改方式：生效日期：更改内容： 制单： 复核： 审批： 制单日期：附件8：体系文件更改记录序号更改通知单号更改方式生效日期更改主要内容描述更改人签字更改日期备注 附件9：现行有效文件清单 序号文 号文 件 名 称备 注部门名称： 填表人： 制表日期： 附件10：现行有效文件总清单 序号文件类别文件编号文件名称保 管 科 室综合办公室市场开发科施工管理课安全监督科材设管理科经营管理科结算中心工程后期管理办公室技术质量科中心试验室财务管理科审计科企业管理科法律办公室人力资源科党群办公室纪委办公室基建房管科附件11：部门记录清单序号记 录 名 称记录编号备 注 填表单位/部门： 填表人： 日期：附件12：记录借阅登记表序号记录名称借阅件数借阅单位借阅人借阅日期归还日期 中交xx一x公局第二工程有限公司附件:13：企业管理科附件14：不符合（观察项）报告 受审核单位/部门：审核日期：不合格（观察项）事实的描述不符合标准/程序 条款 不合格类型（划圈） 1 2 3 不符合性质： 严重 轻微 审核员： 审核组长： 受审核部门负责人： 原因及纠正措施