行政规章制度样本.doc

行政管理制度目 录1、工作纪律 第1页2、采购管理制度 第2页3、办公用具和礼品管理措施 第7页4、车辆管理制度 第9页5、印章使用管理要求 第13页6、打印、复印管理要求 第14页7、档案管理制度 第16页8、电话、传真、通讯管理要求 第21页9、企业会议管理制度 第24页10、企业卫生管理制度 第26页11、协议管理制度 第28页12、库房管理制度 第34页13、收发文管理制度 第35页14、职员餐管理制度 第37页15、职员外出管理要求 第39页工作纪律1、 按时上下班，不迟到，不早退。2、 坚守工作岗位，非工作原因不要串岗，因事外出时，需要填写外出记录表3、 不要因私事，长时间占用电话。4、 未经许可，不要使用其它部门或个人电脑。5、 办公桌上应保持整齐，并注意保持办公室平静。6、 珍惜企业财产，不浪费，不损公肥私。7、 对上级领导交办工作，要立即办理，做到不拖延，不推诿。8、 要不停提升本身素质，对于来电，来访要热心接待，保持企业形象。9、 工作时间段尽可能不交流和工作无关话题。10、 工作时间段尽可能不浏览和工作无关网页。11、 工作时间内严禁使用QQ聊天。采购管理制度为加强企业规范化管理，确保企业购置到高品质低成本产品，从而达成降低采购成本目标，结合本企业实际情况，特制订本制度。一、 目标1、 选择合格供货商，并对采购过程进行严格控制，确保供货商提供物料满足企业规格要求。二、 适用范围本制度适适用于企业多种物料采购时，价格之审核、下单、订购、验收等，除另有要求外，本企业多种采购均依据本制度实施。三、 权责1、 由办公室负责企业行政办公方面物料采购工作。2、 工厂方面原材料和多种应用物料采购，由生产部门依据生产需要具体提出产品相关技术要求，质量确保条件等，经工厂采购主管、厂长、总经理、董事长审核同意后，由工厂采购方面按企业采购程序进行采购。3、 库管人员负责对采购回来物品进行验收工作。四、 采购计划制订1、 企业行政办公用具采购由办公室依据企业经营计划和物品库存情况，编制月采购计划，经总经理审核同意后，列出采购单实施采购。2、 工厂方面采购由工厂厂长依据工厂生产计划，生产任务进行情况和工厂物料库存情况，确定每个月所需要物料品种，规格，数量等方面实际缺口后，编制月采购计划上报企业总经理，经总经理同意后，列出采购单，财务依据采购单安排采购所需资金后，由工厂采购主管实施采购。五、 采购实施1、 采购人员应挑选最少三家以上供货商进行询价作为比价、议价依据，并在实际工作过程中，依据具体情况，进行合适议价，并逐层汇报后，从中寻求出最适合供货商。2、 已核定物料购置，采购人员必需常常分析或搜集资料，以降低成本。企业各部门全部有责任提供价格信息，以作为参考。已核定物料如发生采购单价大幅上涨或降低，应立即汇报，说明原因。3、 在采购所需全部条款全部同供货商达成一致后，和供货商签署采购协议（关键应用于工厂采购），并将协议交财务部存档。协议下组织每次订货，应正式填写采购单按企业采购程序进行购置。（注：采购单上必需列出所购置物料品种，规格，数量，单价等，并要求对方为需要提供质量及技术要求确保产品提供对应证书及质量说明书）。4、采购单经总经理审核同意后，由办公室保留，库房复印一份作为收货依据。六、验收及付款1、购置物料将依据相关入库要求进行验收。2、依财务管理要求，办理供货商付款工作。七、物料采购申领步骤1、各部门每个月25日前向办公室提交本部门当月采购计划，由办公室依据实际需要编制企业月采购计划，经总经理同意后，实施购置。2、办公室依据月采购计划所购置物料买回入库后，各部门可依据工作需要在每七天五向办公室提出申领，并在物品领用记录表上签字。办公用具和礼品管理措施一、目标 1、为加强企业办公用具、礼品管理，控制费用开支，规范办公用具及礼品采购和使用，特制订本制度。二、适用范围1、本制度适适用于对办公及日常消耗品、宣传品、设备耗材及礼品等管理。三、办公用具及礼品采购 1、集中采购由办公室负责并管理。 2、集中采购办公用具包含复印纸、传真纸；计算机消耗磁盘；打印机消耗色带、硒鼓、墨盒、日志本、各类笔墨等。礼品则由各部门依据情况需要确定种类、规格、数量等。 3、实施定时计划批量采购供给。即：每个月26日前各部室向办公室报出当月所需用具计划，由办公室统一采购。26以后所报全部列入下月采购计划。 4、特殊办公用具和礼品能够经办公室同意授权各部门自行采购，但在采购之前应对所购物品进行询价比价，确定价格后填写采购申请单按采购程序审批后，再进行采购。 5、各部门若临时急需采购办公用具或礼品，可由部门专员填写采购申请单，并在备注栏内注明急需采购原因，经部门审定同意后，交办公室、总经理审批同意后，方可实施采购。 6、必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。四、办公用具分发领用 1、各部门领用办公用具需填写办公用具领用单，经部门经理签字后，去办公室进行申领。 2、接到各部门办公用具领用单以后，办公室相关人员要进行查对，并做好登记工作。然后将各部门所申领全部用含有齐，分发给各部门。 3、办公用具分发应做好登记，写明分发日期、品名和数量等，并由各部门负责申领人员在办公用具申领单上签字确定。五、礼品申领1、各部门领用礼品需要填写礼品领用单，经部门经理签字后，去办公室进行申领，并在礼品领用记录表上签字确定后，方可申领，部分珍贵礼品需要经过总经理签字确定后才可领出。六、办公用具管理 1、新进人员到职时由部门提出办公用具申请，向办公室请领办公用具，并列入领用卡，人员离职时，应将剩下办公用具一并缴交办公室。 2、印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。 3、部门使用办公用具由部门指定专员保管维护。 4、对决定报废办公用具，要做好登记，在报废处理册上填写用具名称、价格、数量及报废处理其它相关事项，并报相关领导同意后，到相关人员处办理报废注销手续。 5、办公用具（价格在30元以上）正常使用发生损坏时，要立即向办公室汇报，由办公室安排修理，如不汇报或私自将损坏办公用具丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。 6、企业对办公用具使用情况，实施年内不定时检验、年末普查检验制度，检验工作由行政部负责。七、礼品管理1、企业因工作需要所购置各类礼品一律由行政部专员进行保管。2、礼品价格在100元以上，入库和出库时，应尤其注明，申领人，用途和申领时间，并由总经理签字后，方可申领。3、礼品库存情况，行政部每个月要进行一次清查，以确定保质期和数量，以确保有效利用。车辆管理制度为规范企业车辆管理，合理使用多种车辆，最大程度节省成本，对企业全部车辆保养和维修进行有效控制，以确保车辆安全，良好运行，特制订本制度。一、 总则1、 为有效控制车辆使用，真实反应车辆实际情况，使车辆使用愈加合理有效。二、 适用范围1、 本企业全部车辆。三、 车辆使用管理1、 企业车辆由办公室统一管理，派遣及使用。并对各部门用车进行审批，协调，安排，以确保车辆合理使用。2、 企业各部门用车应根据“先急后缓”“先生产后行政”使用标准，根据同一方向集中派遣，以减低车辆派出频率。3、 各部门申请用车时需填写用车单，将时间、地点，事由，全部填写清楚，由申请人签字，并报部门经理，办公室主任签字后，由办公室负责派车。4、 驾驶人员接到出车任务后，应先检验车辆情况和油量情况，然后按用车单上时间出车，并填写用车单上相关数据（公里数，油量数等）。出车回来后，将用车单交回办公室存档。5、 企业全部车辆钥匙由办公室统一保留，驾驶人员出车前往办公室领取钥匙，并在出车回来后将交回办公室。四、 车辆用油管理1、 办公室负责对企业车辆用油进行控制，监督，管理。财务部配合监控管理。2、 企业全部车辆统一用油卡加油，实施一车一卡制度。3、 企业全部车辆严禁用现金加油，若确因特殊原因需要现金加油，需要经过办公室主任同意，并确定加油金额、数量后方可用现金加油。4、 企业办理加油卡后，应固定每辆车油卡号，并将该车车牌号和油卡号进行登记立案，每个月定时进行查对。油卡一经立案，不许可变更，如碰到因油卡意外坏了等特殊原因，驾驶人员应立即汇报办公室，由办公室负责对应处理。5、 油卡由办公室进行保管，只在车辆需要加油时，由驾驶人员签字领出进行加油使用，用后，即时交还办公室。6、 办公室应立即掌握油卡中油量多少，当油卡中所余油量不足500元时，办公室应立即根据程序申请充值，充值请求经总经理同意后，办公室应派出专员去财务部根据财务要求办理支票领取或现金借支，等充值完成后，将充值明细和发票一起交财务入帐。五、 车辆维护管理1、 办公室应安排专员定时对车辆进行维护，并保留相关凭证，维修质量和维修信息等。2、 驾驶人员应定时检验车辆情况，并处理简单车辆故障。3、 办公室应对车辆进行不定时抽查，发觉问题立即处理，避免发生机械事故。4、 车辆日常补胎及小零件更换，必需在正规4S店进行，取得正规发票，不许抵票报销。5、 驾驶人员应该严格根据车辆相关要求定时对车辆进行保养。6、 车辆保养维修在指定厂家进行。驾驶人员不得自行选择修理厂。7、 驾驶员经过车辆运行里程，认真填写运行统计，经行办公室核查后，安排车辆保养时间。8、 车辆发生驾驶员无法排除故障后，驾驶员应立即汇报，由办公室具体安排车辆维修相关相项。六、 车辆罚款及赔偿管理1、 驾驶员在驾驶车辆行驶过程中，应该尽可能避免违规罚款类事项发生，一旦发生此种情况，办公室应依据实际情况，对该罚款进行合适处理。2、 驾驶员在车辆使用过程中，应该慎重选择停车地方，对于不妥停车罚款，企业不给予负担，由驾驶员个人负担该项罚款。3、 车辆发生交通事故，驾驶员应该立即联络保险企业，由保险企业进行事故判定，出具判定汇报。4、 驾驶员应立即到保险企业指定修理厂将车修理好，尽可能避免耽搁更多工作。修理费由驾驶员凭借保险企业开据事故受理单向企业借支。5、 驾驶人员应妥善保管好保险企业所开据事故理赔单据，并将企业正确名称，帐号告之保险企业，并在事后立即敦促保险企业立即将理赔款项汇之企业帐户。6、 企业收到理赔款项后，驾驶员应立即去财务部办理修理借支费用冲帐手续。印章使用管理要求为规范企业印章管理，明确使用印章要求和权限，特制订本制度。一、 目标加强印章统一管理，凸显印章在工作中作用，规范印章使用步骤，明确印章使用权限。二、 适用范围1、 本企业全部印章雕刻和使用。三、 职责1、 企业公章、协议专用章，法人章，股东私章由董事长指定专员保管。2、 企业财务章由董事长指定专员保管。四、 使用1、 各部门因工作需要使用公章时，须填写印章使用审批单，写明用印部门，时间，申请人，事由等各项内容后，将待用印文件附在印章使用审批单后，交部门经理审核。2、 经部门经理审核同意，在印章使用审批单上签字后，申请人将用印文件及印章使用审批单呈交总经理审核。3、 行政文件、一般合相同通常性文件经总经理审核同意，在印章使用审批单上签字后，申请人可直接该文件将拿到印章管理人处用印，关键协议类文件，申请人还需要将该文件连同印章使用审批单一起呈交董事长审核，待董事长审核签字后，方可将文件拿到印章管理人处进行用印。4、 印章管理人须认真查对印章使用审批单上总经理、董事长签字后，方可用印。同时让申请人填写印章使用记录表，并签字确定。5、 印章标准上不许可带离企业，如确因工作特殊需要，必需由董事长签字认可后，方可带出。6、 任何情况下全部不许可盖空白单。五、 印章销毁1、 印章有破损，字迹不清，或因机构名称改变时，办公室应立即申请雕刻、更换新印章，同时将作废印章登记立案用，由企业发表申明并定时销毁。打印、复印管理要求一、目标1、为规范企业打印、复印管理，有效节省企业耗材。二、适用范围1、本企业全部文件及全部相关资料。三、打印、复印管理措施1、企业打印机、复印机由办公室负责保管使用，打印，复印文件资料仅限于工作用途，不得在打印机、复印机上打印、复印个人资料。2、要坚持节省标准，严格掌握打印，复印范围和数量、并对全部打印、复印文件资料进行登记。3、企业复印机由专员操作，保管，并定时检验、维护和保养。4、外单位人员要使用企业复印机时，需要相关领导同意。四、打印、复印文件范围1、以企业名义上报下发文件、报表、工作计划、总结、请示、汇报、简报、纪要、通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传材料、任免决定、表彰或处理决定，和企业领导同意翻印文件、材料均属打印范围。2、由办公室、财务部等部门负责拟订、编写带有全局性指导意义全企业性月(季)工作计划和一个时期全企业性工作安排和关键专题会议纪要等。3、不需上报各部门工作计划、临时性工作安排，非上报通常表格、通常技术资料和便函全部不属打印范围。4、打印、复印时，办公室人员应认真检验文件签发手续是否完备，书写是否工整，是否符合文件归档要求等，对发文手续不全，书写不符合要求文件，办公室人员有权拒绝打印、复印。5、办公室要建立打印、复印登记簿，对各类文件材料按要求内容和要求统一登记，并依据企业安排轻重缓急次序，进行打印，复印；打印文件要做到快速、正确、排版合理美观。6、办公室要珍惜打印、复印设备和物品，按要求做好维护和打印、复印统计工作。五、耗材管理1、企业耗材管理统一由办公室负责。2、工厂耗材管理由工厂行政人员负责档案管理制度第一章 总则一、 目标档案是企业企业文化关键部分，为了加强企业档案管理工作，特制订本制度。二、 管理部门办公室是企业文书档案管理部门，其关键职责以下：1、 制订或参与制订档案工作规章制度。2、 对企业其它部门文件资料归档工作进行监督和指导。3、 做好企业档案搜集，整理，保管和利用工作。4、 做好永久性档案向相关机构移交工作。5、 提升级案管理水平和技术，逐步实现档案管理现代化和科学化。第二章 企业档案管理一、 归档范围企业多种含有保留价值文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等全部必需阅卷归档，具体分类以下：1、 办公文件包含企业多种请求和批复文件、多种申请文件（如申请用印文件）、企业对外发文（企业发出工作计划、方案、安排、总结、汇报，简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事务、处理纠纷等含有保留价值文件。2、 证件性文书资料包含法人营业执照，多种项目许可证等资料，企业和产品取得多种荣誉证书，证实等资料。3、 法规性文件，包含上级颁布需要企业实施或由企业发行多种标准，规章制度等。4、 企业重大决议：包含由企业会议、总经理办公会及相关行政会议等形成文件和会议材料会议统计等。5、 计划性文件：包含企业整体计划或计划，开发计划，项目质量计划，营销计划，财务计划等。6、 总结性文件：包含企业年度和月度工作总结，下属部门年度、月度总结工作汇报，方向性工作总结调查汇报等。7、 指示性文件：包含企业种类计划指标，技术指标等和企业各项任命指示等。8、 凭证性文件：包含企业各部门上报在日常活动中形成多种原始统计和凭证，如财产情况等。9、 声像制品资料：包含企业在经营活动，或政治文化娱乐活动中，和在外学习考察时，由外部人员提供，以声像形式统计下来多种资料，如照片资料，音像资料等。10、 技术档案：技术方面一切需要存档各类资料。11、 会计档案：相关会计工作方针，政策，制度，预算，计划，总结，汇报，协议和往来文书等全部应归档。会计凭证，会计帐簿，会计报表等会计核实专业资料可由财务部门自行存档。12、 人事档案：企业人事档案由部门自行立卷，归档，管理。二、 管理部门1、 企业档案工作实施集中和分散相结合管理体制，由办公室负责主体档案管理，并对其它部门档案管理工作进行督促和指导。2、 企业设置三个档案管理点，技术档案由技术质量部负责建档和管理。会计档案由财务部门负责建档和管理。其它各类档案包含人事档案由办公室负责建档和管理，同时办公室还负责其它部门移交档案管理。3、 各档案点管理文件不能随便处理，由办公室定时归档，统一处理。第三章 平时归卷一、 各部门要健立健全平时归卷制度，对处理完成或批存文件资料，由部门档案管理人员集中统一保管。二、 公文承接人员应立即将办理完成或经领导批存文件资料搜集齐全，并加以整理，交由部门档案管理人员归档。第四章 立卷一、 立卷要求：遵照文件形成规律和特点，保留文件之间有机联络，区分不一样价值，便于保管和利用。二、 归档文件资料种数，份数和每份文件页数要保持齐全完整。三、 卷内文件材料应区分不一样情况进行排列，密不可分应排列在一起。四、 永久，长久和短期文件应按不一样情况填写目录，填写字迹要工整。第五章 文件质量要求一、 字迹清楚，图物相符，图样清楚，图表整齐，签字手续完备。请求和批复，印本和底稿，正文和附件必需立在一起。二、 复印，打印文件及照片字迹，线条和影像清楚和牢靠程度应符合设备标定质量。三、 录音录像资料应确保载体有效性。声像档案设置必需具体统计事由，时间，地点，关键人物，背景，摄录者，归档声像资料必需是原版原件，清楚完整。四、 各类实物档案（奖品，奖杯，锦旗，证书，牌匾等）必需原件归档，并保持其完好无损。第六章 档案等级分类机要档案根据等级分为“绝密”“机密”“秘密”三级。一、绝密档案包含：企业经营发展中经营策略，经营方向，经营计划，经营项目、经营决议，战略性合作协议和协议金额在 元以上协议。二、机密档案包含：1、财务资料。2、企业关键会议统计。3、企业经营情况。4、人事档案，薪资性档案，劳动协议。5、技术档案。6、金额在 元至 元协议。三、秘密档案包含：1、关键项目资料。2、项目合作协议。第七章 档案借阅利用一、企业内档案利用形式1、提供档案原件。2、提供档案复印件。二、借阅管理1、档案关键归本企业使用，外单位人员一律不准借用本企业档案，如遇特殊情况，需经企业总经理特批，方可借阅。2、各部门工作人员能够借阅本部门业务范围内档案资料，如查阅非本部门关键资料或密级档案，须填写档案借阅单由部门经理，所包含部门经理，总经理签字方可借阅。3、档案借阅者应保持档案完整和完全，不得私自影印，复制，不得私自拆散，调整，抽取，污损，不得转借。4、对珍贵或易损档案，应制成复制品加以利用，若有需要，复印件可加盖公章。5、档案通常不得外借，若有特殊情况，可由借用人填写档案借阅单说明情况，由部门经理，总经理同意后，限期借出，到期归还，若延迟归还需要重新填写档案借阅单说明情况，若不慎丢失，须立即追查，并报主管部门立即处理。6、有下列情形之一，给罚款或开除处理，情节严重，可依法追究刑事责任。A：损毁，丢失，或私自销毁企业档案。B：私自向外界提供，摘抄企业档案。C：涂改，伪造档案。D：未立即上报归档者。第八章 档案清理一、档案管理人员应维护档案清洁。二、对破损档案立即进行修补。第九章 档案销毁管理一、对已失效档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同判定，报总经理同意后，按要求销毁。二、经同意销毁档案，可单独存放六个月，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。三、销毁文件必需在指定地点时行，并派专员监销，销毁后，由监销人员在销毁清单上签字确定。电话、传真、通讯管理要求为规范企业各部门电话和传真使用，确保企业工作正常开展特制订本制度。一、 各部门电话和传真需求申报由该部门经理负责。当部门因工作需要申请新电话时，应提出专门申请汇报，交总经理审批后，方可按程序报装新电话二、 电话机和传真机需求由部门填写申请单，经部门经理签字后报企业办公室，由办公室检验企业是否有还未使用电话机或传真机，若没有，由办公室按采购程序申报总经理后，进行询价，购置。三、 电话或传真安装好后，各部门电话和传真使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。四、 上班时间严禁利用企业电话进行私人聊天、炒股等非业务活动。五、 各部门应严格控制话费使用，因公事需要拨打长途电话时，应填写长途电话记录表，写清时间，事由，对方电话号码等，月底将当月长途电话记录表和当月该部电话长途电话单一起进行查对，若有职员违反电话管理要求，私自拨打私人长途电话，一经发觉，罚款50元，所拨打电话话费从该职员当月工资中扣除。六、若确有职员因特殊情况需要拨打私人长途电话时，可向部门经理申请，说明理由。该电话费将从该职员当月工资中扣除。七、各部门应建立传真收发记录表，将每个月收发传真情况逐条进行登记，并写明时间、来由，接收和传送人姓名等。八、职员所发传真应使用企业统一封面和格式，内容应经部门经理审核无误后再传真。企业职员不能将未经审核文件传真出去，不然，造成后果完全由当事人本人负担。九、 各部门应在每个月3日前将本部门上月长途电话统计和长途话费单，和传真收发记录表送交企业办公室。十、办公室负责将各部门长途电话统计立案，并依据统计内容，计算职员应该扣减话费，转交财务部。十一、各部门电话和传真因项目完成或其它原因需要报停时，由部门经理或其指定人员负责。十二、电话或传真如出现故障，部门经理或其指定人员应立即通知办公室，由办公室安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修造成机器报废或关键部件人为损坏，由当事人和该部门经理共同负担责任。十三、企业各部门因工作需要发送快递时，应由办公室安排快递企业前来取件，并将所发快件地址、收件人、事由逐项填写在快递发送记录表上，同时将全部快递单据保管好，月底统一结帐。十四、若职员因个人原因发送快递，月底统一结帐时，办公室将依据快递发送记录表中登记，将职员个人发送快递次数，金额分别统计清楚，并转交财务部，在该职员当月工资中扣除该快递费用。会议管理制度第一章 目标一、为规范企业会议管理，提升会议质量，降低会议成本，特制订本制度。第二章 会议类别一、企业例会（1）企业例会是由董事长或总经理本人定时召开工作例会。（2）参与人员为董事长、总经理及相关部门责任人。（3）时间标准上定为每七天五下午。（4）例会由办公室发通知，并做好会议相关准备工作。（5）会议纪要由办公室负责整理，并于次周呈总经理审阅后发放至各相关部门。二、部门例会（1）部门例会是由各部门责任人定时召开工作例会。（2）例会时间由各部门依据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作正常进行为标准。三、部门联席会议（1）部门联席会议是由总经理或各职能能门经剪提议召开跨部门协调、协作专题会议。（2）会议由办公室转发通知，并安排时间、地点。会议纪要由办公室负责整理，并于次日呈总经理审阅后发放至各相关部门。四、其它会议管理（1）办公室每七天二之前应将企业下一周例会和多种临时会议，统一编制会议计划并印发给企业领导和各部门。（2）凡办公室已列入会议计划会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其它会议时，召集单位应提前两天报请办公室调整会议计划。（3）对于参与人员相同、内容靠近、时间相适多个会议，办公室有权安排合并召开。第三章 会议准备一、全部会议主持人和召集部门和会人员全部应分别做好相关准备工作（包含拟好会议议程、提案、汇报总结提要、讲话关键点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、纪念品、通知和会人等）。二、会议应按要求时间按时召开，组织会议部门会前应准备好会议议程及相关内容，并负责维护会议纪律。三、参会人员按时参与会议并签到，准备好和会议相关资料，做好会议统计，对要求传达会议内容要立即进行传达。四、会议包含机密事件，全部和会者要严守保密制度，不得外传泄密，不然按相关要求处理。五、会议形成决议应由牵头部门立即书面通知相关实施部门，并负责监督落实情况。第四章 会议统计一、会议统计遵照“谁组织，谁统计”标准，如有必需，主持人可依据本标准及会议议题所包含业务需要，临时指定会议统计员。二、企业总经理主持企业例会、临时行政会议标准上由企业总经理助理负责会议统计工作，企业总经理另有要求，依据企业总经理指定措施实施。三、会议统计员应遵守要求（1）做好会议原始统计及会议考勤统计，依据需要整理会议纪要。（2）对会议已议决事项，应在原始统计中括号注明“议决”字样。（3）会议原始统计应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核署名。第五章 会议室管理一、会议室由办公室指定专员负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向办公室申请，由办公室统筹安排。二、会议室卫生由办公室安排人员负责进行，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。三、会议室电子设备管理、使用和维护由专员负责，其它人不得随意操作，不然造成设备损坏应按价给予赔偿。企业卫生管理制度为营造良好卫生环境，并不停提升职员素质修养，结合企业实际情况，特制这本制度一、 办公室整理1、 办公桌面只摆放必需物品，不摆放其它物品。不用物品应立即收好入柜，不要物品应立即处理掉。二、 办公室整理1、 将不常见办公文件和常见办公文件分别整理，并分类编号，整齐放入文件柜。2、 将正在使用文件分为待处理、正在处理、已处理三类，整齐放在办公桌左上角，做到需要文件能够快速、正确找到。3、 笔、墨、橡皮、尺子等用具应整齐放于桌面笔筒或抽屉中。4、 办公桌面、办公抽屉内物品应整齐有序，分类放置。5、 办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用文件、票据、电话、茶杯等物，不许摆放其它物品。三、 办公室清扫1、 办公室要整体清扫洁净，墙角及墙面要洁净，显露本色，无灰尘、污迹。2、 室内墙壁及屋角，每七天清扫一遍，做到无污染，无爆皮、无蜘蛛网，墙上不许乱贴、乱挂、乱钉、乱画。3、 灯具、微机、打印机等电器应表面洁清，无灰尘，多种电器开关、线路无灰尘，无安全隐患。4、 文件柜顶、表面要保持洁净、无灰尘、无污迹。办公桌上，档板内外应保持洁净，无灰尘、无污迹。5、 立即倾倒垃圾，垃圾筒满四分之三时需要更换垃圾袋。四、 办公室清洁1、 保持清洁，持之以恒，天天上班前对办公室进行清扫。2、 上班时间注意保持，随时自我检验，对发觉不符合要求随时更改。3、 下班前整理好当日资料、文件、票据，分类归档。4、 下班后整理好办公桌上物品，放置整齐。五、 办公室素养1、 人员应保持良好精神面貌，上班穿适合办公场所服装，仪容整齐大方。2、 言谈举止文明有礼，对人热情大方，不大声喧哗。3、 工作时精神饱满，乐于助人，工作安排科学有序，时间观念强。4、 不串网，聚众聊天。六、 办公室节省意识1、 树立节省意识，下班后关闭电脑、空调、电灯、饮水机、打印机等一切电气设备。2、 其它低质易耗办公用具根据计划采购发放使用。协议管理制度一目标及范围1、为了促进企业对外经济活动开展，规范职员对外业务往来中行为，明确职员在工作中职责，预防企业蒙受无须要经济损失，特制订本要求。2、协议作为明确协议双方权利和义务依据，含有法律约束力，故凡在经营管理活动中以企业名义和外界发生经济往来，应该签署协议。3、协议采取书面形式，所谓书面协议指正式协议文本、备忘录、传真、信函、图表等能够以书面形式加以固定形式。4、本要求所指协议包含企业采购协议、工程承包协议、和未列明但和企业业务相关其它协议，但不包含劳动协议。5、企业由法律顾问依据董事长授权，对协议进行动态监督管理，相关协议签订、推行、变更、解除和终止等关键事宜由法律顾问对各部门实施指导。二协议审批权限协议标准上由董事长或总经理签署，但经董事长、总经理授权能够由其它责任人签署。授权方法能够为授权书、电话、传真等。1、如无特殊情况，审批程序以下： 、采购协议金额在人民币5万以上（含5万）由董事长进行审批签署；金额在5万元以内，由总经理亲自或授权她人签署。、采购协议采购所需预付款在人民币2万元以上，由董事长审批签署；2万元以内，由总经理审批签署，签署后根据财务付款要求进行付款。2、律师协议附签 上述关键协议在交由上述管理人员签字之前应由法律顾问附签，以说明该协议已经得到了法律上审查。三协议签订之前前期调查1、在签署协议之前应该尽可能对交易对方以下情况进行了解：、要求对方提供其主体资格方面法律条文，如营业执照，重大交易对象不妨到相关企业登记机关查其登记内容；、交易企业背景和相关历史；、对交易企业营运情况进行分析；、对交易企业信用信誉情况进行了解，如过去是否认真推行了和她人之间签订协议，是否有欺诈或不讲信用行为，是否已卷入和她人或和国家机关纠纷；、对交易企业资信了解，包含是自有房屋还是租用她人房屋，相关财产是否抵押等。2、欲签署协议在经济上可行性交由财务部门审核，财务部门有相关提议，能够在协议草拟稿中说明，并由财务部经理署名。3、以上情况在签署协议之前应尽可能知晓，假如调查了解成本过高，能够在未来签署主协议时加入对方确保条款。4、经办人员对以上信息统计或调查情况未来和协议原件一并入档。四、协议签订步骤1、当经办人和其它企业达成经济往来意向，协商一致时，应签订书面协议。2、协议由经办人自行拟稿，协议内容包含金额，数量和质量标准，和交易推行期限、地点和方法，违约责任等关键条款。包含协议对于适使用方法律及选择仲裁条款要尽可能选择在企业所在地进行。3、在签订协议之前要充足了解对方情况、目标，双方所处地位，以采取不一样方案和对策，在同对方商谈过程中要从有利于本企业角度逐次引导。4、格式化协议由经办人按双方谈好事项填写。5、关键协议由法律顾问负责拟稿。6、拟稿完成，经部门经理审核后，交由律师进行法律审查，法律顾问依据法律对协议稿审核并签署意见，以后由经办人按协议签署权限报相关责任人签署。7、法律顾问对协议稿提出异议、应向经办人说明情况并退回协议稿。经办人要求经过、但法律顾问仍持保留心见，经办人能够依据层级上报上级管理人员，并由该管理人员对协议进行再次审查。9、董事长对关键协议稿和有争议协议稿给予审核并含有最终核定权。五、协议实施1、协议在签署以后，应该由经办人负责全过程实施，经办人员要做到对协议内容、每一个细节全部要有充足了解。2、当协议在实施过程中出现任何新重大事实情况时，经办人应立即地向上级领导汇报并立即征求律师意见，以寻求对策。3、协议在实施期间如发生经办人员变动，如该人员只是在企业内部变动，则由该经办人员继续负责；有特殊情况能够由原经办人向新经办人完全、充足说明协议实施整个情况，步骤，交接相关资料。新经办人不了解地方，原经办人要负责说明。4、如原经办人离开企业，要由其将协议实施全部资料交接下来，并充足说明整个协议实施情况，经该部门确定无误，方可办理离职手续。5、协议实施完成后，相关资料由经办人立即交档案保管部门入档。经办人要对入档材料真实性负责。六、入档管理1、协议签章生效后，正本由财务部归档，协议相关业务资料由相关业务部门保管复印件，原件有富余也可持有一份原件。2、协议作为企业对外经济活动关键法律依据和企业内部明确职责凭证，相关人员应保守协议秘密，并立即按机密程度专门归档。3、档案保管人员应妥善保管和协议相关资料，包含和之相关文书、图表、传真件和其它相关资料等。4、以上资料不得随意改动、弃置、销毁、遗失。5、档案保管人员要定时检验已实施完成但未归档协议及相关文件。七、责任1、凡因经办人越权处理协议事宜、未立即汇报情况和遗失协议相关资料而给企业造成损失，追究其经济和行政责任。2、经办人有意或重大过失而给企业造成重大损失，移交相关国家机关追究其法律责任。3、假如乙方在协议实施期间违约，经办人应立即向企业汇报并根据企业要求进行处理，同时追究乙方违约责任。库房管理制度 一、入库验收：库管员接到购进物料时，要求依据申购单和原始发票进行检验点数，检验规格和质量，验收合格后方可按要求入账。清单一式三联，分别留存根，交用户和采购。 二、库存管理办理正常入库手续后，根据物料性质种类分别存入库房，将物品名称、规格、数量、单价、入库时间等如实填写在入库单上（不得涂改原始凭证），库管员签字确定。入库物料存放要合理科学，清洁整齐，预防因积压损坏，虫蛀发霉等原因造成无须要损失。 三、出库管理：各部门需要领用物料时，要填写领料单并由库房主管签字同意后，方可到库房办理出库手续，库管员在办理出库时，应将实际物品名称、规格、数量、单价、出库时间及用途如实填写在出库单上（不得涂改原始凭证），库管员和申领人员同时签字确定后方可进行出库。 四、库管员在发放物料时，应按领料单所列品种、规格、数量逐项核准，逐项点发。假如缺货不得用替换品，不得更改单据上任何品名和数字。物料出库后要对应减掉账目数字，以确保账物相符 五、库房盘点：每个月28日库管员应对库房进行盘点，严格根据账目核实出入库单及现货库存，并列出具体物料库存明细表，经库房主管审核签字后，于下月1日前上报企业办公室。如盘点出现误差，库房主管应领导库管员认真调查落实后书面汇报企业行政部。 六、仓库帐簿记账标准是：简单、清楚、立即、正确。为便于记账和便于查找，应按总账、分类账记账次序，分别对不一样种类、品名、规格、单价所存物料按不一样日期依次进行入库登记 七、仓库物料摆放应按不一样种类、品名、规格、入库日期等分别进行码放。码放时应做到定位、定架、定号，一目了然，易于盘库，易于清点。 八、仓库所存物料应有分类标签，标签上应注明种类、品名、规格、数量、入库日期、保质期、单价、总价等项内容。出入库时在标签上进行增减计算，并标出累计项，使仓库同品名、规格、单价物料经过标签清楚地反应出库存情况 九、仓库保管员应对所管物料完好负责。应按要求保