大数据在高校图书馆档案管理中的实践应用策略_扈玉华.pdf

2362023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE大数据在高校图书馆档案管理中的实践应用策略扈玉华（广西工商职业技术学院，南宁 530008）摘要：从目前大数据在高校图书馆档案管理中的实践来看，其中还存在一定的问题。因此，必须要准确把握高校图书馆档案管理工作要点，结合高校图书馆档案管理工作实际情况，对大数据在高校图书馆档案管理的实践应用策略进行探究。关键词：大数据；高校图书馆；档案管理在大数据时代，高校图书馆档案管理工作的载体实现了纸质载体向数字网络载体的转变。应用大数据技术可以实现对海量数据信息的处理，对高校的图书馆的档案管理工作产生了较大的影响。一、高校图书馆档案管理工作的要点高校图书馆内的馆藏资源丰富，能够为读者提供多样化的阅读信息，可以为高校的学生提供丰富多元的书籍资源。高校图书馆档案管理工作受到图书馆档案特点的直接影响。因此，多样化是高校图书馆档案管理工作的鲜明特点。高校图书馆档案管理工作内容主要为以下几点：（一）做好档案信息资料的收集整理高校开展图书馆档案管理工作过程中重要的一环就是要做好图书馆档案资料的收集工作。图书馆档案收集工作的工作量通常较大，这在一定程度上会影响整个档案管理工作的有效性。因此，在具体的图书馆档案管理工作中，需要相关工作人员能够统一收集与管理相关的图书档案信息，并确保档案资料被采取科学的保存方式，使图书馆的档案利用价值能够被充分发挥出来。因为党政类档案资料、人事档案资料等都是高校体图书馆的重要信息，此类重要信息在开展档案管理工作时还需要达到保密性要求。根据该特点，在具体的高校图书馆档案管理中，要求相关的工作人员根据规范流程和保密要求，做好各项档案资料的收集整理工作。不仅需要做好图书馆档案信息资源的入库工作，还要确保图书馆档案保存工作到位，从而使得图书馆档案信息资源的重要作用和价值得到发挥。（二）做好档案信息资源管理的质检工作在图书馆档案管理工作中，要求所有进入到高校图书馆档案信息资料的信息质量都要经过相关的图书馆档案管理人员严格的质量检查。在检查中如果发现该图书档案信息资源达不到入库的基本要求，则需要及时地进行修正。图书馆档案管理人员需要根据相关的规定来对图书馆档案资料进行整理，使图书馆档案信息资料达到入库的基本标准，这样可以真正发挥图书馆档案的实际价值。（三）做好档案资源的分类整理工作高校图书馆的档案资源类型是多种多样的，不仅包含文字档案信息，还有图片形式的档案信息资料。因此，在高校图书馆档案管理工作中，需要先依据档案信息资源的类别来科学合理地将图书馆档案信息进行分类。需要注意的是，图书档案管理人员要依据档案分类原则进行分类，对一些零散的图书档案信息资源要严格依照相关的规范原则、标准进行分类，通过这种方式可以有效地避免图书档案管理中出现档案信息流失情况。此外，还要在高校图书档案管理工作中科学地融合信息化模式，合理应用大数据技术，使得现代信息技术、现代化模式的价值与作用被充分发挥出来。显著提升图书馆档案管理工作的质量与效率，并能够充分发挥图书档案的利用价值。二、高校图书馆档案管理应用大数据存在的问题（一）档案管理缺少准确性的档案原始数据在现代化信息技术背景下，高校开展图书馆档案管理工作需要逐渐加强对信息技术、信息系统的应用，这意味着图书馆档案管理人员不仅要具备档案管理专业能力，还要具备相应的互联网系统的操作能力。但是，大部分的高校在图书馆档案管理工作开展过程中，很多的图书馆原始资料需要工作人2372023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE员通过手动操作的方式记录、输入档案数据，这就导致图书馆档案管理效率不高且不利于图书馆档案管理工作的准确性提升。基于此，一旦图书馆档案管理人员在记录、输入过程中出现误差、偏差，则会产生连锁反应，使高校档案管理结果最终出现偏差，进而引发更大的错误。（二）档案管理评价体系不够完善目前，部分高校图书馆档案管理人员尚未对图书馆档案管理评价体系进行完善，这严重影响了图书馆档案管理工作的顺利、有效开展。在高校图书馆中，所配备的图书馆档案管理人员数量是一定的、有限的，档案管理人员需要处理众多图书馆档案管理工作内容，工作负担重，这就导致档案管理人员无法将注意力集中在具体的档案管理工作中。部分档案管理人员尚未全面、深入认识档案管理工作，不能构建科学、完善的高校图书馆档案管理评价体系，对高校图书馆档案管理工作的质量与效率产生直接影响。（三）档案管理工作对系统软件的依赖性较强在通常情况下，高校图书馆档案管理工作都是应用计算机系统开展的。通过应用计算机系统可以使相关工作人员的工作量减轻。但是，这也很有可能导致部分高校图书馆档案管理人员过度依赖档案管理软件，机械地依照档案管理软件开展工作，不能针对图书馆档案管理工作提出创新性思维。档案管理人员一旦离开图书馆档案管理系统则无法正常开展工作，这对于后续的工作与高校图书馆档案管理工作持续发展不利。三、大数据在高校图书馆档案管理的实践应用策略（一）逐步完善高校图书馆档案管理的元数据在大数据背景下，通过海量存储、云运算技术等可以为高校图书馆档案管理元数据的详细要求提供保障，不需要对其保存价值、查询等方面的因素进行考量，不会对档案的完整性产生影响。因此，在高校图书馆档案管理中，需要忽视逻辑关系或者是因果关系，确保采集档案元数据的客观性、全面性、现实性，能够对当时的现场感进行很好的还原。在图书馆档案管理工作中，如果利用档案查考数据出现不完整情况，则可以结合档案存档未曾考虑过的部分提出新的元数据要求，追加记录项目。（二）逐步建立档案管理数据库要想使高校图书馆档案能够更好地反映其历史变化要求，还需要确保图书馆档案管理工作中的数据库具备稳定性、准确性特点。数据库是一个面向主题的、相对比较稳定的、可以反映历史变化的集成数据集合，数据库能够更好地满足档案管理决策。因此，在高校的图书馆档案管理中要逐渐建立档案管理数据库。在档案管理数据库中必须要具备定时记录、可以根据需求多次查询、不可修改、客观反映档案管理与档案信息利用变化，并通过分析来做出图书馆档案管理决策。在高校图书馆档案管理工作中，档案类别不同其具体的管理要求也存在一定的差异。例如，在党政类、人事类的图书馆档案信息管理中必须要满足其行政保密需求，在业务技术类档案信息管理工作中则必须要满足其延伸应用等方面的需求。在高校图书馆档案管理工作中，通过利用数据库分布式管理技术，可以在不同地点的各自数据库服务器上构建各类档案，并可以实现对分等级的约束服务器之间的通讯。在提交档案文件的过程中还需要设定时效。如果档案管理的效期达到条件，自动对其约束进行自动修改，并将其自动生成归档。对档案文件进行修改之前需要先提交修改申请，在修改之后相关数据信息采集需要用另存盘的方式进行，并再次设定时效后将其归档。这样可以确保档案修改的全过程中被真实的记录，并对文档变化过程作出真实客观的反映。（三）健全档案管理运营评价机制进入到大数据时代，高校图书馆档案管理的数据库管理逐渐突破了传统的档案袋人工干预的方式，可以通过对评价日志的合理应用来实现归档分析，且不再受档案存放袋的空间限制，可以达到对档案交流评价的时效性与有效性。所谓档案运营管理，就是为了提升图书馆档案管理质量与服务水平而开展的各类设计、运行、评价以及改进等管理工作。要想实现图书馆档案管理数字化，就需要经历一个漫长的发展过程。一方面，需要图书馆档案管理工作更好地适应计算机数据库的发展；另一方面，还要实现图书馆档案管理工作的不断改进与完善，并在该过程中逐渐加强对图书馆档案管理应用的开放透明度。因此，图书馆档案管理需要以运营价值的理念为基础健全完善档案管理系统评价功能。根据高校图书馆档案管理实践来看，档案信息质量受到个体档案信息质量的影响最大，且效用质量权重远远超过集合质量。基于此，在构建档案管理运营评价机制的过程中，要以个体档案信息质量及效用质2382023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE量为核心进行评价，通过加强档案信息量和效用质量评价机制来逐步构建更加健全、完善的高校图书馆档案管理数字化运营评价机制。在这个过程中，必须要明确方向，严格遵守制度规范，并确保评价的合理性，进而确保评价的价值有效。（四）在绩效机制内引进技术共享根据高校图书馆档案管理工作实践看，高校图书馆业务文档相对比较分散。因此，图书馆档案管理的业务绩效评价发展之初，需要图书馆档案管理绩效评价机制量化相关管理人员的工作方法与效果。伴随着档案管理工作中对大数据技术的应用越来越广泛，高校图书馆档案管理工作必然会进行相应的技术改进与创新。大部分的高校能够在结构较强的领域，诸如参考咨询服务、科学服务、采购服务等领域内，以图书馆档案管理的相应业务技术文档管理为基础，使得产生业务服务的指标被量化，并逐渐构建起图书馆档案管理的业务绩效机制，进而使技术文档的档案管理逐步完善。通过强化绩效机制可以使高校的图书馆档案管理逐渐转变为业务技术交流平台，能够实现高校图书馆馆际间的业务员交流的有效性，使得各类图书馆业务之间的局限性、地域局限被突破，也可以加强发达地区与不发达地区高校图书馆档案管理工作业务之间的交流、学习。在完善技术类业务文档的元数据交流的技术基础上，可以充分发挥大数据技术的价值与作用，逐渐开辟出探究知识的可视化查找及提升业务知识的新环境。充分发挥云计算技术检索作用，在云环境中实现数字档案资源“虚拟资源池”的价值，有效解决传统高校档案管理工作中的信息壁垒、档案信息孤岛等问题。（五）构建完善的档案管理安全规范机制进入大数据时代，一方面，要充分发挥大数据技术的作用与优势；另一方面，也要针对其中的弊端采取有效的措施，进而提升高校图书馆档案管理工作的有效性和安全性。高校图书馆档案安全规范机制的构建与完善主要体现在以下几方面：第一，确保回溯档案数字化信息安全。可以利用缩影技术对图书馆档案信息资源进行翻拍，从而使得使用档案和使用记录被保留，并要求相关翻拍工作人员能够准确记录翻拍操作时间与内容。第二，完善检索查询的等级机制，确保服务器安全措施执行到位。高校应该结合图书馆档案管理工作需求制定档案保密时效机制，这样可以使图书馆档案数据信息的真实性得到保障。应将云存储技术应用于档案管理平台上，对于保密性强的文件可以在档案室内设置单独服务器存放，其他业务性、技术性文档则可以托管在图书馆的中心机房，发挥平台分级管理技术确保数据交换查询获得技术支持。第三，高校应该结合图书馆档案管理工作需求制定档案保密时效机制，这样可以使图书馆档案数据信息的真实性得到保障。根据保密时效将日志自动归档，并停止修改、删除功能，减少图书馆档案管理工作中的人工干预程度，确保档案信息的真实性。第四，确保数据库记录档案历史变化的有效性。高校图书馆在档案原始数据的归档存储过程中要进行相应的加密处理，进而使该图书馆档案新的修改得到限制，保存其版权。在引进数字化管理后，系统日志的作用不仅是安全防范记录，也是档案查询使用的重要组成要素。为了能够更好地满足高校图书馆档案管理的安全与版权要求，需要做好图书馆档案的查询日志与调用日志归档工作。这样不仅可以使档案管理与系统维护更加安全，也能更加便捷地查询档案使用情况。高校图书馆档案管理数字化建设道路要坚持“不改、不泄、不损”的根本原则，确保档案信息资源的安全、可靠，对促进图书馆档案管理工作水平提升具有重要意义。在大数据时代下，高校图书馆档案管理应用大数据技术，必须要掌握建设节奏，确保所有的档案信息的真实性、可靠性，还要确保高校图书馆档案信息可以实现二次归档。要充分利用绩效机制、共享规范等促进高校图书馆档案管理水平的提升，确保高校图书馆应用大数据技术分析的数据更加充分、丰富，从而能发掘出更多具有价值的档案信息并加以利用。参考文献 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