大数据时代事业单位档案管理水平提升策略研究_黄瑜.pdf

2512023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE大数据时代事业单位档案管理水平提升策略研究黄瑜（齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区政务服务中心，黑龙江 齐齐哈尔 161000）摘要：大数据技术提高了档案管理的科学性、精确性和严密性，越来越多的事业单位开始使用大数据技术进行档案管理，为档案数据信息的高效利用奠定了基础。虽然事业单位档案管理还存在一些问题，但是其发展空间巨大，档案信息基础雄厚，有着广阔的应用前景，需要结合实际情况优化档案服务的方式。本文主要探析事业单位档案服务存在的问题和大数据背景下的改革措施，以期为今后事业单位档案服务提供一些借鉴。关键词：事业单位；档案服务；大数据大数据对档案管理的方式方法带来了深远影响，利用大数据技术开展档案服务不仅可以满足用户的档案使用需求，而且可以带动档案管理理念与运转体系的升级。现阶段还要从事业单位档案管理现状出发，明确事业单位档案管理的短板，把握档案服务的优化措施，切实在档案服务中彰显档案信息的实用价值。一、大数据时代档案服务的特点（一）档案服务的虚拟化大数据时代的主要特征是虚拟信息技术得到快速发展，智能化信息管理与共享平台得到广泛应用，人们主要借用信息技术来实时、高效和全面地获取信息。将传统的质纸档案电子化，借助信息化平台满足人们日益个性化的档案使用需求。大数据技术还可以对档案进行针对性处理，将电子档案存储在云空间，使得档案信息的容量不断增加，档案检索与管理的成本日渐减小，用户可以基于自己的主观描述快速获得匹配度较高的档案。新时代的大数据技术转变了档案管理方式，更新了档案服务理念，构建了全方位、立体化、实时化和动态化档案供给服务机制，满足了各方面广泛的档案信息使用需求，推动了档案管理技术手段的持续升级。（二）档案管理的智能化以往，事业单位档案员面临着较大的工作压力，需要以传统的纸质档案处理方式机械性地完成收集、归档、编目和维护工作。以大数据为代表的现代信息化管理环境提高了档案管理的效率，构建了新型的档案管理工作模式和环境，突出了智能化软件在档案管理工作中的基础作用。无论是档案信息的传递、校对、存储、检索都可以由计算机代替完成。档案管理工作的创新性也更强，要求档案管理人员具备大数据思维，了解数据检索技术，能够从用户的个性化需求出发进行档案管理。实现对档案信息的深度挖掘，及时做好档案的备份工作，监控档案运转的动态信息，在保证档案安全的基础上满足各方面的使用需要。信息技术转变了传统的档案管理方式，构建了新型的档案运转体系，消除了档案员程序性工作压力，也给档案管理工作带来了新的挑战。（三）档案管理的精细化现代档案管理更具有源头控制特征，强调在档案信息源头夯实档案管理工作的基础。尤其在大数据、云存储技术快速发展的当下，保证档案信息源头准确才能满足后续档案信息挖掘、使用和检索的需要。为此，应当形成一个从基层开始的新型档案管理机制，重视保证档案的完整、真实、有效和高效。一方面，大力普及各种信息技术平台，实现档案管理系统与办公软件系统的无缝衔接，依托统一的标准、规范的流程和畅通的数据传递渠道实现各种电子档案的广泛获取。另一方面，构建可操作性较强管理系统，实现档案的校对、归档、整理、审批、监管在统一平台进行，将无数据与数据文件的统一管理，从而在源头上避免档案信息失真的问题，发挥各方面数据的重要作用。（四）档案管理的规范化新时代的档案管理更具有互动化的特征，强调通过在线交流平台实现档案管理者与用户的广泛沟通，借助大数据技术了解档案用户的需求，针对性进行档案信息的实时供给。为此，还要加强节点控制，规范档案数据信息的运转流程，严格加强档案2522023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE设计、生产、管理等各方面的控制。首先，档案员转变了档案管理的对象，需要从纸质档案管理向数字档案管理转型，建立健全电子档案管理标准。其次，所有的档案管理工作应当在统一的电子化平台进行，在系统化的运转中切实避免主观错误的影响，防止因人为操作不当引发的风险。重视加强关键节点的控制，发挥计算机与人工审核双重作用，进一步消除影响档案管理的主观因素，从而达到以有效规范档案管理，提高档案管理效率目标。二、档案服务应当遵循的原则（一）依法依规原则大数据技术构建了新型的档案管理环境，重构了档案工作方式，要求档案员形成新的档案管理思维。这一过程中赋予了档案员较大自主权，提升了档案员的地位，推动了档案信息技术的全面升级，彰显了档案信息在社会经济发展中的重要价值。但是，也应当看到在档案大数据化、虚拟化和智能化运转中暴露的问题，充分说明了我国相关立法和制度建设的滞后。此外，还要从档案管理现代化面临的新环境出发，基于大数据技术的特征修订现有的档案管理工作制度，规范档案管理的规范标准，从而保证档案管理大数据化科学有序地进行。（二）以人为本原则新时代，事业单位档案管理不仅要满足社会的使用需求，更要协调好各方面的关系，形成一个完善的档案管理工作体系，从而夯实档案数字化管理的基础，为大数据技术的深度普及做好准备。事业单位应当树立为人民群众服务的档案工作意识，把提升档案的服务质量作为出发点，真正围绕用户的档案获取需求进行档案数字化改革。切实了解一线档案员工作的现状，把握档案员的发展成长诉求，积极改善一线档案员的待遇，广泛争求档案员的意见建议，这样才能将档案管理改革理念渗透到各环节，全面提高档案管理工作的整体质量。（三）互联互通原则未来的档案管理需要借助信息化技术实现互联互通，重视突破传统单一管理方式的局限，积极发挥档案信息的核心价值。大数据时代的档案管理应当构建新型的联动机制，形成档案管理科学的框架体系，明确具体的责任分工，实现事业单位内部、事业单位之间，上下级单位之间沟通。切实落实国家的有关政策，大力加强档案管理数据化的宣传，展示大数据技术在档案管理中的作用，做到准确、全面、高效开展档案管理，实现档案管理资源的有效整合，从而推动档案管理事业的不断发展，切实依靠技术进步和互联互通满足各方面需要。三、档案服务工作的现状（一）档案共享性有待提高虽然机关事业单位加强了档案管理工作建设，但是更多的把精力放在提高档案存储水平，加快纸质档案转型方面，未能围绕用户的档案使用需求开发更专业的档案信息共享系统。目前，机关事业单位档案向社会的公开程度有限，大量涉及国计民生的档案信息未能有效公开，人民群众申请获取档案信息的手续繁琐，等待时间较长，获得的档案信息内容有限，未能彰显档案的公共服务价值。虽然大数据技术被引进到事业单位，但是进行档案信息挖掘的力度不够，不能满足档案信息化建设的需要。而且，当前事业单位各级档案数据库的连通性不强、数据的种类较少、信息资源的精准性低，直接影响档案信息的服务水平。档案信息资源共享化应当成为当前及今后档案管理改革的重点。（二）档案信息化水平较低很多事业单位的信息化水平较低，档案信息化的建设速度待加快。不少事业单位虽然认识到档案信息化的重要意义，树立了档案大数据化发展的基本理念，但是未能得到充分的资金支持，致使一些用于档案数字化的关键设备配置不足。由于信息化水平滞后，软硬件的建设质量较低，信息化建设的盲动性高，各方面未能有效配合，档案管理设备配置的不均衡，缺少有效的技术设备更新渠道，未能突破传统档案运转模式的限制，使得档案管理信息化的整体水平较低。目前，事业单位处在信息化转型的关键期，还需要加快档案信息化改革的工作进程，进一步拟定符合事业单位实际的档案信息化建设规划，广泛汲取各方面的经验和大力支持，从而加快实现档案管理信息化目标。（三）缺乏专业的档案管理未来，大数据技术将成为档案管理的主流技术，开发共享性较强的档案管理系统，加强个性化档案信息资源的供给，对现有档案信息进行挖掘和创新服务是工作的重点，需要事业单位构建专门的档案管理团队。但是，事业单位从事档案管理人才有限，专业技术水平相对较低。不少事业单位的专职档案员不具备大数据技术知识，不掌握云时代的档案管理方法，很难满足信息化时代档案管理改革的需要。突破人才配置的瓶颈，加强专业技术人才的引进，构建新型的档案管理技术人才培养体系，大力提高从事档案管理人员的工作积极性和主动性。只有构建完善的人才配置体系，才能解决事业单位档案管理的实际问题，推动档案管理事业向着创新性、全覆盖和安全有序的方向快速发展。2532023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE（四）缺少先进的档案管理制度事业单位档案管理应当依法进行，强调积极贯彻国家的档案法规，既保证涉密档案的安全，又能从公益服务角度满足社会的档案使用需求。事业单位虽然重视档案信息化改革，重视积极引进大数据技术，但是未能根据大数据思维修订档案管理工作制度，档案管理理念相对落后，严重制约了档案管理工作实践水平。例如，有些事业单位缺乏良好的档案管理氛围，仍把加强档案室建设作为重点，档案管理仍存在“二套制”思维，未能组织人力物力加强档案管理信息技术的升级。档案管理的方式较传统，仍采用被动的方式，未能实现档案信息的优化配置，影响了档案管理改革的快速发展。由于缺乏先进的档案管理制度，缺少各方面的配合，没能形成对档案管理信息化的广泛认可，缺乏大数据专业技术知识的普及，影响了档案管理效能。四、提升档案服务水平的主要措施（一）搭建高效的档案服务平台为了体现事业单位档案的实用价值，满足各方面对事业单位公益档案的使用需求，发挥事业单位档案在服务人民群众、服务公益事业改革、优化社会经济发展决策中的作用，还要打造公共档案服务平台，借助大数据技术优化档案管理软件系统。首先，加强档案管理平台的顶层设计，注重充分展示档案管理平台的档案共享功能，能够保证该平台满足用户个性化获取档案信息的需求。其次，优化档案管理平台的框架，加强底层技术升级，积极采用先进的数据库系统，发挥分布式数据存取技术的作用，重视该平台面向互联网站和移动设备获取档案的需求，体现档案管理平台智能化、便捷化和高效率特征。最后，采用模块化的档案管理平台建设思想，重视持续性对该平台进行完善升级，并且基于健全的协议和制度约束档案供给服务，保证档案信息流转的安全性，实现档案信息的科学有序供给，形成一个更加优质的档案服务体系。（二）丰富档案信息的服务内容新时代的档案服务应当具有个性化、全覆盖、实时化特征，能够满足各方面的广泛档案信息获取需求。为此，事业单位还要扩大档案服务范围，加强档案服务意识，充分发挥大数据技术的优势，实现档案服务理念与资源配置的全面升级。首先，构建完善的档案信息服务体系，实现事业单位内部与外部信息的高效流转，保持事业单位与下属机构、科研院所、行业协会的广泛沟通，及时获得各方面信息资源，加强档案信息的制作，及时向社会提供丰富的专业档案信息。其次，实现档案服务的人性化，针对用户的需求进行专门的档案检索服务，具体可以依托大数据技术了解用户的档案需求，根据具体情况开展档案编研工作，积极开展档案项目建设工作，从而提高某类型或某专题的档案信息供给能力。最后，提供多样的查询服务，保持档案管理部门与用户的实时沟通，开辟在线互动的空间，以专业的档案员指导或辅助用户获得档案信息。新时代的事业单位应当打造“云”体系，发挥云技术的关键作用，实现大数据技术与云技术的结合，从而达到增加档案信息资源量的效果。（三）组建专业的档案服务团队档案服务工作最终还要落实与用户有效沟通，加强档案信息资源的梳理校对，提高档案信息质量，保持档案服务效率方面。为此，事业单位应当加强档案技术团队的建设，积极引进专业档案技术人才，实现对大数据技术的深度应用，促进档案管理软硬件的持续升级。首先，根据现有档案硬件技术水平和档案管理平台的需要，配置符合信息化档案管理需要的技术人才，促进档案技术与人才的适配性。其次，加强档案管理人员的培训和档案管理专兼职人员的培养，大力开展主题性、项目性和科研性培训，出台档案管理人才的管理制度，促进其技术水平不断升级。再次，发挥行业档案和档案技术专家对档案管理指导，明确事业单位档案服务发展方向，做好相关的顶层设计。最后，积极获得第三方技术人才的支持，依托专业档案管理技术机构进行技术辅助，实现人才的科学合理输送，给予机关事业单位必要的人才支持。大数据时代是数据信息暴发式增长和数据创新应用的时代，需要事业单位树立牢固的信息意识，加强档案管理，实现档案管理体系与规章制度的持续升级，能够从满足用户的档案需求着眼，构建开放的、个性化和全面的档案服务体系。未来，还要从搭建技术平台、丰富档案内容、优化人才队伍着眼，打造新型的档案服务机制，切实满足各方面对事业单位档案的使用需求。参考文献 1 丁姗姗.大数据背景下事业单位档案管理服务水平提升研究 J.产业与科技论坛,2020(19).2 张静.大数据时代事业单位档案管理服务水平提升研究 J.兰台世界,2019(Z2).3 陈伟华.大数据时代事业单位档案管理工作的创新思考 J.城建档案,2019(06).4 刘璟.大数据时代事业单位档案管理工作的创新思考 J.科学与财富,2020(11).责编：陈頔