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协同办公自动化系统 产品说明书协同管理软件教授 专注信息化处理方案2软件优势及特点52.1系统架构优势52.1.1优异性52.1.2实用性62.1.3灵活性和可扩展性82.2应用软件特色92.2.1统一工作平台92.2.2个性化服务102.2.3和Word无缝集成102.2.4采取ActiveX、COM+技术112.2.5充足考虑用户易操作性和界面友好性。122.2.6工作流引擎122.2.7基于B/S全WEB操作142.2.8完备步骤统计142.2.9支持广播式公文流转处理142.2.10步骤全程监控和跟踪152.2.11提供了完善授权机制152.2.12独特自动催办功效152.2.13灵活转办、回收功效162.2.14人员或机构变更得到更强大支持162.2.15提供F1在线帮助功效162.2.16立即回收邮件空间172.2.17实现系统管理员和应用管理员职能分离172.2.18MSS海量存放机制182.2.19强大全文检索引擎182.2.20实现公文电子盖章182.2.21多个数据库统一管理182.2.22完善、卓越错误处理机制193应用软件及模块设计193.1总体功效193.2应用模块203.2.1办公管理子系统203.2.1.1收文管理213.2.1.2发文管理213.2.1.3档案管理223.2.2部门办公223.2.2.1工作计划223.2.2.2知识库223.2.2.3会议管理223.2.2.4网上协作233.2.2.5虚拟工作室233.2.3个人工作台233.2.3.1电子邮件233.2.3.2待办事宜243.2.3.3日程安排243.2.3.4通讯录243.2.4个人设置243.2.4.1在线帮助253.2.5信息公布253.2.5.1规章制度253.2.5.2公共信息253.2.5.3电子公告253.2.5.4新闻简报263.2.5.5电子期刊263.2.5.6电子论坛263.2.6辅助办公系统273.2.6.1办公助理273.2.6.2电子传输交换平台273.2.7系统管理283.2.7.1部门及人员管理283.2.7.2工作流管理283.2.7.3公文定制283.2.7.4栏目管理283.2.7.5信息管理293.2.7.6页面风格管理293.2.7.7邮件系统管理293.2.7.8备份管理291 软件优势及特点以下将从系统架构和应用软件两部分叙述本系统优势和特点。1.1 系统架构优势1.1.1 优异性鉴于业务扩充快、多变、系统规模伸缩性强特点，在确保系统开放、可靠、实用同时，也要求系统含有较长生命周期和很好适用性、可维护性。系统沿用了优异Domino/Notes群件软件做内部网和Web服务器，尤其是Domino能够作为很有效信息公布型Web服务器，不仅给系统提供了统一网络平台，同时还为采取B/S系统结构提供了保障。LotusDomino服务器支持应用群集功效，能够在服务器负荷增大情况下，进行应用分割，实现失效转移和负载均衡，应用群集是一个比双机群集更优异群集技术，不用受制于具体硬件和支撑软件限制，灵活、效率高、可移植性好。能提供完整步骤自定义：用户既能够选择预先配置好步骤模板收发公文，又能够依据自己意图，很方便地创建、修改步骤。整个操作过程均为可视化界面，无需编程。1.1.2 实用性MSS-OA系统全方面完善本企业OA系统发展到现在，已不仅仅只是为了处理办公事务。MSS-OA系统要提供各方面信息，做到全方面实现电脑化，同时还要为单位内部管理、决议和信息共享作基础。所以，MSS- OA系统支持Web用户，系统扩展性很强，能够扩展到大型广域网连接。基础特征采取友好用户操作界面，可操作性强。操作界面应简练、直观，有利于简化操作，并提升操作效率。含有对应容错手段，许可操作人员有限范围误操作。实用性和可维护性要求系统应本着以最大程度保护已经有投资和数字信息为目标，含有很好实用性和可维护性。系统软、硬件结构层次化、模块化、而且接口灵活，方便进行修改、维护、扩容。同时要求系统平均响应时间不超出3秒，含有统一用户界面和操作模式，人机界面友好、方便、直观。支持在线帮助功效，随时全部有方便提醒，查找帮助也很方便。能为系统管理员提供多个发觉系统故障和非法登录手段，并具体说明能提供手段及其实现方法。能对整个工作步骤进行实时跟踪监控并立即统计审核修改信息。能够根据办公相关要求，自动地汇报、显示公文在其办理过程中所处地点、状态，方便采取对应统计、分析、催办等处理方法。能够处理诸如机要收文、办公室收/发文、通知、公函、会议纪要、呈批件、传真、汇报在内多种公文。系统配置库，针对配置信息作用和性质，对其进行了分类，分别归属到“界面管理”“用户管理”“步骤管理”“参数管理”四大类。界面管理包含“界面风格管理”“图像资源管理”“界面频道管理”；用户管理分为“用户管理”“变更管理”；步骤管理分为“简称管理”“步骤模板管理”“文档变量管理”和“步骤管理”；参数管理分为“系统参数”“应用参数”“控件管理”和“数据库管理”。“用户管理”采取树形结构展现，系统管理员能够方便直观地对组织机构或人员进行管理（图1）。 “步骤模板”是考虑模块扩展性产物，系统超级管理员为每个功效模块提供一个或多个步骤模板，应用管理员配置步骤时就能够经过选择模板来创建应用步骤了，既方便管理员使用，也确保了步骤信息正确性。文档变量管理，以数据库为关键字，管理员只需要为每个功效模块配置一次文档变量，该模块全部步骤全部使用相同变量。一个应用步骤需要配置相关信息有：步骤、节点、文件字、编号、正文模板、红头、办理单等。为了提升步骤配置易用性，对这些信息配置进行了整合，提供了统一入口：步骤管理。对某一步骤配置，统一由步骤配置进入，在同一个管理界面内完成上述全部相关信息配置（图2）。系统支撑信息纳入“系统参数”，由超级管理员进行管理，而将和应用相关参数（如：密级、类别等）归入“应用参数”，可由应用管理员管理（图3）。1.1.3 灵活性和可扩展性跨平台设计策略采取Domino做信息公布应用服务器，使得应用系统能够移植到任何支持Domino操作系统上，包含多种主流UNIX和Windows平台，同时还有多个协议支持。灵活适应未来服务器和用户端平台改变。三层结构能够经过Oracle、DB2数据库提供业界优异三层信息公布技术，支持实时（不是在线）数据采集、分析及图表生成、实时数据推送等业务，并对实现未来逐步实现决议支持系统提供给用开发保障。功效完备性和灵活性要求系统应提供完整功效，在具体实现时需综合考虑到信息发展规模，信息量大小，管理要求等情况，使其含有良好灵活性及可扩充性，具体表现在系统硬件、网络设备应有很好开放性和强大扩充升级能力，支持多个传输媒介；应用软件能适应多个不一样情况，含有很好可伸缩性和可移植性。1.2 应用软件特色1.2.1 统一工作平台办公管理系统被计划为单位统一工作平台，具体表现在以下多个方面：开放接口标准本系统从可扩展性角度考虑应提供很好开放性，提供第三方开发产品接入接口标准，使工作人员立即获取信息，支持单位运作。对现有各管理系统及其它业务系统所能提供标准开放接口，方便第三方开发产品。系统采取基于个人事务办公处理平台，可将各公文管理系统模块（收发文、值班管理等）、现有各管理系统和其它业务系统（包含第三方产品）中需个人处理相关信息发送聚集到待办事宜模块中，用户可以后出发处理各项工作，实现统一工作入口和界面。用户可依据权限集中地起草办公管理系统中地对应各类文件初稿（红头文、传真电报、请示汇报、会议申请等）。集中应用权限配置应用系统管理员可在系统配置模块中集中管理单位办公管理系统中各应用模块访问权限，用户组和角色配置信息。集中步骤配置办公管理系统中各公文模块步骤均可在公用步骤模块中进行配置和调整。调整后应用程序和功效将可最大程度自动适应新步骤，无需编写程序代码。集中应用维护组织机构和人员信息和公文处理亲密相关，而且在单位运行中较轻易发生改变。应用系统管理员可在系统配置模块中对其进行集中维护和管理，使应用步骤最大程度自动适应上述改变。公文系统中各公文种类公文字号、标准打印样张等均可在公用步骤模块中进行集中维护，极大地简化了管理员维护工作。1.2.2 个性化服务系统管理员系统已经自带了两套界面风格供用户选择，而且在我们服务器上还将不停地提供新界面风格，来满足用户需要。管理员能够从我们服务器上下载新界面资源，为系统添加新界面风格、新菜单项、新频道，还能够在几套界面中进行一定程度自由组合，发明出更新奇界面。我们个性化界面方案采取开放式设计，对计算机比较了解用户甚至能够充足发挥自己才智和想象力，结构完全属于自己个性化用户界面。个人用户用户能够选择自己喜爱界面方案，来定制自己办公自动化系统界面风格。在首页上显示栏目模块位置、信息条目数等内容也能够由用户自由指定。用户还能自由安排自己菜单内容，设定自己使用风格，能够达成提升办公效率效果。和桌面OFFICE办公软件无缝集成1.2.3 和Word无缝集成对于OA系统中公文流转来说，很多方面全部要包含对文件编辑。这就要求OA系统必需要能够提供和和常见办公软件如Word紧密集成。很多OA系统处理方法是：Word文件只是简单作为一个表单附件，在需要使用时候调出来进行操作。但这一方法缺点是没有对Word文档进行相关控制。公文所要求格式需要步骤走完后由秘书或相关人员对Word文档进行相关处理，生成正式文件，在打印时无法满足国家对公文格式要求。还有一个做法就是使用一个RTF域来替换Word，但这么做是以牺牲了用户习惯和字处理功效为代价，而且效果往往不见得理想。而经过对Word深入研究，实现了和Word无缝集成。对每一个文件形式，用户全部能够依据本单位情况自行配置正式公文格式，包含正文排版格式，正文表头格式，正文表尾格式，文件字对应电子公章，办理单格式等。整个配置过程简单快捷，同时用户也能够使用系统提供多种缺省格式。一旦国家标准有所变动，系统能够很轻松地适应这种改变，而无须像其它OA系统那样需要改动代码。特有对Word文档痕迹保护很多公文全部要求能够保留批改过程中痕迹。中国绝大部分OA产品全部提供了对修改痕迹保留，版本保留功效，但大多全部缺乏一个有效方法来保护修改痕迹，无法防范应用水平高用户对痕迹进行篡改，删除，拒绝。也就是说，假如一个用户在Word“用户信息”设置中修改了自己用户名，那么该用户以后对文件修改将“嫁祸”到她人名下或可经过接收修订功效来屏蔽用户修改。这是因为这些OA产品和Word结合得还不够紧密，Word无法依据OA系统中用户设置来取得真正用户名，无法确保修改完整性。而OA系统为了妥善保护修改痕迹，经过对Word编程，确保了全部对于修改痕迹恶意操作全部无法经过系统认可，确保批改人员修改意图不被扭曲或是误解，确保了信息交流安全性。1.2.4 采取ActiveX、COM+技术实现文件修改痕迹保留、保护，同时实现基于windows操作方法附件管理。1）采取ActiveX控件技术，在系统中加载WORD操纵控件，在“查看正文”“起草正文”“批阅正文”时，自动开启WORD控件调用当地OFFICE办公软件，打开正文文档或自动依据预配置模板文件创建新文档，并对OFFICE办公软件进行监控，实现修改痕迹保留、痕迹保护、查看/隐藏痕迹、套制红头、查看/隐藏红头、关闭时自动保留等功效。2）采取ActiveX控件技术，在系统中加载附件管理控件，对文件附件进行管理，实现了上传、修改、删除、重命名、另存为等功效，同时可自动保留对附件修改。该控件保留了windows资源管理器操作习惯，在选择“删除”和“另存”时，可同时选择多个文件，还提供了“图标”“列表”“缩略图”等查看方法。3）采取COM+组件技术，避免WORD宏安全性要求，极大保护用户系统安全，同时在传输方法采取Socket方法，提升传输可靠性。1.2.5 充足考虑用户易操作性和界面友好性。对系统中有特殊格式要求和必需填写数据，全部立即地进行判定，并以友好界面方法提醒用户。同时，为了避免手工输入错误，系统对于固定数据项全部提供了参数配置，并以下拉列表、单选按钮、复选框等方法供用户选择。1.2.6 工作流引擎经过图形化界面定义工作步骤、每项任务实施者、所实施自动化操作 。步骤引擎提供了子过程连接技术。对于每个步骤中节点，全部能够作为另一个新步骤来处理。中国相当多厂商在这方面并没有相关探索。系统提供单人、多人次序、多人并行、多人单审、主办从办等五种审批模式灵活结合，确保能满足较复杂应用。而其它厂商，步骤定制全部相对简单，也难以实现多种复杂步骤。审批时支持常见意见、组合意见、存放常见意见等功效。因为文件审批过程中使用意见，使用反复频率很高。为了让用户更方便快捷地审批文件，系统提供了预存意见选择功效，并依据意见类型将意见分为公共常见意见、个人常见意见。公共常见意见由管理员依据系统中意见使用频率进行管理，全部用户全部能够使用。个人常见意见由各个用户依据自己需要和使用习惯进行管理，仅供个人使用。同时，为了减轻用户文字输入工作量，系统还提供了“智能造句”功效，用户能够经过选择系统预留不一样类型词语或短句，组合出符适用户意图意见。1.2.7 基于B/S全WEB操作系统对全部使用参数全部提供了基于B/SWEB配置手段包含：用户、部门、群组、系统参数、文号、公文模版、文件红头、用户角色、公文步骤、文件自动接收人等。同时，对于全部配置参数修改，全部会自动更新到目前应用中，立即生效。无须对程序进行任何修改。系统全部应用和管理全部全部经过WEB方法进行操作，可完全脱离Notes用户端。1.2.8 完备步骤统计系统忠实地统计了全部步骤操作统计，包含：操作人员（或代理人）、操作步骤、操作时间、操作次序、文件发送方向、下一步骤名称、下一步骤接收人、接收时间、操作结果、办理意见、填写意见时间等。同时在待办事宜提醒中也表现了“发送人”和“发送时间”。1.2.9 支持广播式公文流转处理系统支持广播式公文流转处理，即同一公文可同时送交多人处理，支持多人并行（自动将多人处理结果合并）、多人串行（有次序）、多人单审（随机）、主办/从办等多个方法。工作流引擎总结了多年办公系统建设和实施经验，提炼出“单人”“多人并行”“多人串行”“多人单审”“主办从办”等五种审批方法。单人：下一步骤只有一个办理人，下一办理人收到待办事宜，并可直接办理该文件；多人并行：下一步骤有多个办理人，这些办理人之间没有办理次序要求，全部全部收到待办事宜，并可随时办理该文件。全部办理完成后，最终一个办理人负责将文件发送给下一步骤；多人串行：下一步骤有多个办理人，但这些办理人之间必需根据选择人员次序进行办理。首先是第一个人收到待办事宜，第一个人办理完成后，第二个人才收到待办事宜，依这类推。全部办理完成后，最终一个办理人负责将文件发送给下一步骤；多人单审：下一步骤有多个可能办理人，但只需要其中一个人办理就能够结束审批工作。主办从办：在下一步骤中可选择主办和从办用户，主办用户可决定步骤走向，而从办用户只能对文件进行批阅，不影响整个步骤走向，大大提升了工作效率。1.2.10 步骤全程监控和跟踪系统实现办文过程全程监控，能够实现跨部门之间/单位之间步骤跟踪功效并直观地展现。办公自动化系统除了实现在本单位内部实现步骤跟踪和监控外，对于分发到下级单位文件，一样提供了完整步骤跟踪功效。上级下发给下级单位文件，系统提供了“查看分发文件步骤”功效，能够监控全部分发文件办理步骤和办理结果。假如同时分发了多个分企业，则能够选择某个分企业进行跟踪监控。1.2.11 提供了完善授权机制用户不仅能够设置自己“日常代理人”，代办自己全部日常工作。系统还提供了“出差代理人”设置，能够设定某个时间段内工作代理人。文件流转过程中，当给授权人发送文件时能够得到系统提醒并可做出选择。对于设置了外出授权用户，当文件要发送给该用户时系统会提醒“*用户设置了外出授权，其代理人为*”。1.2.12 独特自动催办功效系统管理员能够对文件设置催办间隔时间，当文件超出预期办理期限时，系统将自动发出邮件，通知办理人员抓紧办理。这一功效将大大降低文件监控人工作量，有效提升文件流转效率。1.2.13 灵活转办、回收功效因为文件审批人调离工作岗位、临时性外出并无法确保文件按时审批情况下，系统提供给文件监控人转办、回收功效，许可文件监控人将文件取回或重新指定文件审批人。1.2.14 人员或机构变更得到更强大支持系统提供用户更名、部门调动、工作移交、权限克隆、部门更名等多个手段，以方便系统管理员。另外，系统将人员变更申请步骤和人员变更管理整合成了一个有机整体，当人员变更申请单流转到管理员时，管理员只须实施人员变更申请单上“实施变更任务”按钮，即可自动生成一份对应人员变更任务单或用户注册单。当然，系统管理员还能够对这份变更任务单进行编辑或删除。1.2.15 提供F1在线帮助功效系统中对在线帮助进行了很大提升，实现了“HOT HELP”功效。用户在操作过程中能够随时经过“F1”立即地得到帮助，系统会自动依据目前操作页面对帮助信息进行关联定位。同时，对于帮助文档内容，为系统管理员提供了管理手段。1.2.16 立即回收邮件空间用户永久删除内部邮件后能够自动触发系统回收其邮箱空间，邮件发送时应能根据角色或群组过滤。系统中对邮件删除操作加以改善，每一次删除操作以后，立即对数据库进行压缩，立即回收闲置空间，极大地提升了邮件数据库空间利用率。1.2.17 实现系统管理员和应用管理员职能分离实现系统管理员和应用管理员职能分离，同时将系统配置进行了归纳整理，增强了系统管理员易操作性。系统配置库，针对配置信息作用和性质，对其进行了分类，分别归属到“界面管理”“用户管理”“步骤管理”“参数管理”四大类。界面管理包含“界面风格管理”“图像资源管理”“界面频道管理”；用户管理分为“部门管理”“用户管理”“变更管理”；步骤管理分为“简称管理”“步骤模板管理”“文档变量管理”和“步骤管理”；参数管理分为“系统参数”“应用参数”“控件管理”和“数据库管理”。同时，我们还将管理员分成系统管理员、应用管理员和模块管理员三种。模块管理员仅负责对应模块管理和维护，如：常见信息管理员，仅负责常见信息模块管理维护工作。应用管理员负责全部应用类参数配置和维护，包含：部门管理、用户管理、变更管理、简称管理、步骤管理、应用参数。其中，步骤管理依据“步骤模板”进行创建，而步骤模板则由系统管理员来管理，其正确性由系统管理员来确保。应用参数关键是指系统中使用候选项，而不包含支撑系统运行关键参数。系统管理员除了包含应用管理员全部权限外，还要负责支撑系统正常运行系统级参数维护，包含：界面风格管理、图像资源管理、界面频道管理、步骤模板管理、文档变量管理、系统参数、数据库管理和控件管理。1.2.18 MSS海量存放机制利用数据库队列概念，合理计划、存放大容量文件内容，突破Lotus Domino/Notes容量2GB性能瓶颈（即是说：当数据库大小达成2GB时候，数据库性能开始急剧下降），大大提升了应用处理速度，满足多个信息载体系统需求。1.2.19 强大全文检索引擎系统提供了模糊检索、组合查询和全文检索方法，能够对数据库进行方便、快速地信息检索，确保信息唾手可得，表现知识管理时代信息新概念。资料库支持一切数据起源，包含Text, HTML, Postscript, WPS, S2/PS2/PS, Microsoft Office, Adobe PDF, RDBMS结构化数据等。可对资料库中全文数据进行全方位检索功效，支持Unicode, 多个检索逻辑。智能检索有效改善检索效果，提供用户专业查询结果，既查准又查全，根本处理了文档信息检索难点，同时查询结果还能作智能相关排序。1.2.20 实现公文电子盖章系统管理人员能够依据本单位应用情况不一样自行定制多种文件形式或文件字电子公章，签发后成文公文将自动加盖公章，满足网络公布需求。1.2.21 多个数据库统一管理不管是Notes文档数据库，还是Oracle等多个关系型数据库，均可统一管理。各个RDBMS 数据源采取一致接口、参数和函数名等，以统一、透明方法支持不一样数据库管理系统而且对不一样厂家关系型数据库均可支持。支持几乎全部文档数据格式，Text, HTML, Postscript, WPS, S2/PS2/PS, Microsoft Office, Adobe PDF等。1.2.22 完善、卓越错误处理机制系统内部结合了优异错误现场录制、错误现场恢复、操作错误统计三种机制，使得系统能够在用户操作、管理员配置错误情况下，仍然能够确保文档可靠性，有效保护了用户劳动结果；用户领导、系统管理员能够结合错误日志进行审核，决定培训用户关键点所在，确保整个单位能够在最短时间内脱离传统OA带来双轨运转机制，实现真正无纸化办公。2 应用软件及模块设计2.1 总体功效MSS-OA系统可分为内部OA系统、互连系统和专网上公文交换平台等。可依据具体需求，结合OA软件产品发展趋势及我们现有应用系统，通常可得出以下图应用软件功效总体结构图。整个应用系统分为办公管理、部门办公、个人工作台、信息公布、辅助办公系统、系统管理子系统。办公管理系统关键实现企业日常办公(收文管理、发文管理和档案管理)。部门办公提供职员工作计划、知识库、会议管理等系统个人工作台提供个人电子邮件、待办事宜、个人设置、通讯录等。信息公布关键公布机关单位内部多种信息，比如规章制度、电子公告等。辅助办公系统提供办公助理及搭建单位之间传输交通系统。2.2 应用模块下面我们对这些子系统功效特点进行介绍。2.2.1 办公管理子系统办公管理子系统实现机关办公管理电子化，由电子行文替换手工行文，处理公文传输慢、信息不立即、不一样时和不易查阅等问题，实现公文电子起草，审核、会签、签发、登记、批阅、传阅等工作，自动处理反馈、催办、步骤跟踪和统计、查询和归档等任务。并能灵活设定公文步骤，能进行全文检索，最终实现“文档一体化”。办公管理子系统关键包含：收文管理、发文管理、档案管理。办公管理子系统含有很强适应性和灵活性，如：步骤定义、角色定义、痕迹保留等。2.2.1.1 收文管理收文运转实现对外单位来文登记、拟办、指示、阅办和归档整个过程管理和监控。收文业务步骤通常包含：收文登记、收文拟办、领导批阅、部门阅办、收文归档等。收文运转含有运转跟踪、逾期催办、公文查询及统计、打印等功效。全部流转过程均在计算机网络环境下协同完成。提供了完善意见输入、步骤跟踪、打印办理单功效。管理员能够对文件步骤、步骤名称、步骤走向、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多个信息进行自定义配置。2.2.1.2 发文管理发文运转实现从发文拟稿到签发到归档全部过程电子化、自动化，实现本单位发文快速，高效，立即目标，是办公自动化系统中最关键步骤之一。发文运转通常包含发文拟稿、部门核稿、会稿、办公室审核、会签、签发、归档等多个步骤，其中有些步骤是可选步骤，比如会稿、会签等。全部流转均在计算机网络环境下协同完成，提供了完善修改痕迹保留、生成正文、打印办理单功效。系统提供步骤跟踪列表中列出了全部经办人员操作时间、操作内容、步骤走向。办理意见能够直观查看。管理员能够对文件步骤、步骤名称、步骤走向、正文格式、文件字、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多个信息进行自定义配置。2.2.1.3 档案管理档案管理系统实现根据国家档案局相关机关档案整理、保管相关要求，对单位电子文件信息登录、搜集、组卷、归档形成标准文件档案，并实现档案文件判定销毁、借阅管理、档案统计、检索查询等功效。同时含有强大档案检索功效，不仅能够对档案进行检索、统计编研等管理，还能够实现模糊检索、组合检索、自定义分类检索。2.2.2 部门办公部门办公提供各部门对办公活动中相关事务进行管理，包含工作计划管理、知识库、会议管理等。2.2.2.1 工作计划针对企业每个部门，用于部门内部事务管理，工作计划及工作总结管理、工程进展情况控制并能进行考评。2.2.2.2 知识库实现单位内部多种文档资料搜集、分类整理和智能查询功效，有效提升知识利用率。能够灵活计划知识库知识分类组成，能够设置知识库中各类知识利用权限，能够实现对知识库中不一样类别间知识文档转移，可快速、方便地实现库内知识资料检索，可对知识库各类文档利用率和存放情况进行统计。2.2.2.3 会议管理提供简单会议室预定、会议通知发放（以电子邮件、打印通知单方法发放），含有提醒会议参与人员等功效。会议管理系统实现会务信息、会议纪要、会议资源统一安排和管理，提供了会议计划、安排、人员、时间、场地、会议通知、会议纪要管理、会议资源网络预定等会议全过程自动化管理功效，从而实现会议管理自动化。该系统使会议资源统一管理、网络预定，会议通知自动化，会议纪要管理电子化。2.2.2.4 网上协作网上协作用于提供单位内部部门内部、跨部门业务协作问题。网上协作提供了收文、发文之外另外一个全方面电子化处理方法，使得各部门之间协同处理工作愈加紧速、高效率。2.2.2.5 虚拟工作室虚拟工作室关键是从单位内部协作、单位知识共享、单位知识沉淀角度出发而设置。它为协作任务提供一个网上虚拟协作平台。每一单位协作任务，全部能够在此注册一工作室。在协作任务处理过程中，参与者能够在其对应工作室：添加和任务相关文档、对工作室文档进行查看、评论操作；最终在任务结束时我们将有价值文档归入单位知识库。这么在促进了协作任务知识共享同时，也促进了单位知识积累。2.2.3 个人工作台个人办公以电子秘书为指导思想，建立一个相对独立工作环境和文件处理系统，提供和个人相关信息。具体包含以下功效：2.2.3.1 电子邮件实现电子邮件起草和收发功效。邮件系统为全体职员每人提供一个邮件信箱，本信箱能够和专网相互进行收发邮件。职员能够经过内部邮件系统进行文件、文档、通知、报表相互传输。大大改善经过传真、EMS等进行文件传输传统方法，又能够避免经过公共网络无偿信箱带来安全性问题和有效预防病毒问题。电子邮件既能够用于个人之间通讯，也能够支持部门组员协同工作。全部用户全部有自己邮件数据库，由用户自己管理。电子邮件系统除了实现邮件收发、消息传输等功效之外，也能够授权用户实现邮箱代理和定制邮件接收策略，预防邮件炸弹等功效，提升了系统灵活性。电子邮件是办公系统中最基础功效，构建纯Web界面电子邮件系统，实现各类信息（信件、文档、报表、语音等）在各部门及职员之间快速、高效传输，同时还能够实现和标准Internet邮件系统进行通讯。2.2.3.2 待办事宜提供自动提醒和显示目前急需处理审批、会签、签发、指示、办理等事宜。用户能够从这里出发查阅和办理自己各类待办文件、个人邮件、公告等信息；能够选择草多种公文；能够查看自己订阅信息；能够修改部分个人设置。这个模块相当于一个个人办公平台，全部信息全部被汇总到这里集中显示。用户能够很方便地在这里集中地处理自己事务。2.2.3.3 日程安排用于安排个人工作计划，提供按时间和类别两种分类方法。提供制订和修改工作安排日程表、对日程表进行删除管理、设置提醒、查询统计个人空闲时间、能依据某一关键词进行搜索等功效。2.2.3.4 通讯录提供企业级内部个人、公用通讯录。个人通讯录还可共享给全体或指定人，并和邮件系统集成。通讯录要支持多个条件智能搜索。2.2.4 个人设置实现OA系统中相关个人参数配置，如当用户出差、请假或其它原因临时离开工作岗位时，提供对公文处理步骤中审批、会签、签发、指示、办理等权限委托（出差授权）。系统许可用户设置自己代理人。日常代理人用于帮助计算机应用水平较差用户克服使用上困难。在提供安全性保障同时，日常代理人存在能够确保全部系统用户均能够有效参与公文流转、审批过程。而出差代理人机制能够使用户登记出差后，全部待审批、阅办文件将自动流转到出差代理人手中，确保了在临时出差、出差用户不方便进行文件审批多种情况下公文均能正常流转。用户在外出时候，能够指定自己代理人。在不再需要代理人情况下，能够经过手动或自动方法收回。2.2.4.1 在线帮助用户只须要在系统使用过程中，随时按下“F1”键，即可得到上下文相关在线帮助。并提供强大全文检索功效。2.2.5 信息公布信息公布作为内容管理在本期工程具体表现，实现部信息公布管理，具体包含以下多个方面：2.2.5.1 规章制度实现将单位内部相关人事、劳资、财务、保密和其它管理制度、工作准则及其它政策在单位内部公布，供职员随时查阅用于将单位内部相关人事、劳资、财务、保密和其它管理制度、工作准则及其它政策在单位内部公布，供职员随时查阅。全部规章制度生成全部需要一个提交审批过程，任何处室全部能够起草规章制度，起草完成后提交给规章制度管理员，规章制度管理员进行严格审批，审批后有“公布”和“退回”两种操作。公布规章制度就正式成为规章制度，系统自动将规章制度公布到公告牌，通知全部相关人员；被退回操作发送给起草人。2.2.5.2 公共信息关键提供日常办公和业务处理常常使用信息查询，包含国际组织、常见网址、内部电话号码、常见电话号码、各省企业联络电话等。系统管理员能够对信息进行更新和删除。2.2.5.3 电子公告一个灵活易用网上公告板，用于各部门用户公布各类公告信息。提供了新闻简报、制度、公告、通知等多个广播信息，用户能够经过它公布各类公共信息和通知等。电子公告还应依据安全类别以文字、表格、图片等方法实现公告、通知等信息和电子邮件等集成。电子公告模块包含被通知人（可能为多人）、通知内容和时限等内容。提供一个公布多种公共信息如公告、通知或启事等场所，实现公告通知起草、审批和公布步骤。企业公告通知能够经过个人工作台面中滚动信息显示。对于企业公告和通知起草和审批必需由专门人员负责，经过审批后，系统自动公布。本公告通知系统能够任意增加公告通知模块。每个公告模块公布范围和起草权限不一样。全企业公告公布范围为全体职员，机关公告公布范围仅限于企业机关职员。二级局公告通知模块可自动接收企业机关公布全企业范围公告通知，在接收到公告通知后，在本单位范围内公布内部公告和通知。公告公布人员能够依据需要在以上基础上灵活限制公告通知范围。2.2.5.4 新闻简报实现单位内部新闻公布，包含单位内部一般新闻、科技动态简报、相关时事简报等。对简报提供分类、关键词和期号检索功效。2.2.5.5 电子期刊实现企业内部期刊公布。提供对多种稿件加工、整理和经过用户端或浏览器进行阅读。能够完成企业不一样部门负责、不一样公布范围多个刊物采集、编辑、审核、公布工作。2.2.5.6 电子论坛以专题响应为体系结构，供用户对各自相关业务知识技能进行交流学习场所。系统管理员能够自行划分讨论区、维护讨论版面等。系统提供丰富用户图标和表情符供用户选择。以专题响应体系结构提供用户对各自相关业务知识技能进行交流学习场所。类似Internet上BBS，用户能够在上面讨论、交流思想，也能够创建或围绕自己感爱好专题进行讨论，能够从视图上清楚地查看出每一个专题跟贴人数。系统能够设定只有被授权用户才能参与讨论，而且，还可限定BBS用户必需采取实名制。BBS模块提供电子稿件新建、编辑、发表功效；提供用户管理功效，公布内容设置专题栏，有权限用户能够进行查询和参与讨论，经过系统设置，还可配置BBS用户采取实名制还是匿名制（昵称）来使用BBS。2.2.6 辅助办公系统辅助办公系统提供日常办公之外辅助功效，包含特有办公助理及电子公文交换平台。2.2.6.1 办公助理办公自动化系统前端提醒服务，是指用户在用户机上无需激活完整办公自动化应用，经过该服务软件即可对目前办理人新邮件信息、待办事宜信息进行定时侦测，目前办理人待处理事务发生后，助理软件能够以声音、视觉两种方法提醒目前办理人办理个人事务。系统功效：接收待收邮件信息，提供目前办理人个人邮件侦测服务；接收待办事宜信息，提供目前办理人待办事宜侦测服务，待办事宜能够包含收发文、呈批件等步骤类模块；接收通知通告信息，接收系统广播式消息通知或专员、专向消息通知，如大会通知、局部范围会议通知；结合短信服务中心给目标手机使用者发送手机短信，该项服务仅提供给同时采购了短信服务中心及办公助理两项服务用户，其功效为用户可经过助理向目标手机发送短消息，采取工具为本办公助理而无需其它工具或开销。办公助理是办公自动化系统扩充，是应用延伸，其目标在于以个性化服务简化用户操作同时，提升了办公自动化系统本身利用率，在用户不停成长过程中逐步发挥出OA系统作用。2.2.6.2 电子传输交换平台电子传输交换平台应用于单位专网，经过建立优异交换系统平台，规范办公自动化数据接口，充足利用现有网络环境和各级单位已建办公自动化系统资源，实现在专网上跨部门、跨平台无纸化公文交换，提升公文传输效率，提升办公效率，推进单位信息化建设。传统公文传输只经过数据复制或文件拷贝等方法来实现，这种方法不安全，尤其是跨部门、跨单位公文传输。本项目中，采取中间件技术开发电子传输交换平台产品，将为企事业提供优异、实用、稳定电子传输交换处理方案，提供签收、统计、在线监控、失败重发、断点续传和关键文件电话通知接收等功效。2.2.7 系统管理2.2.7.1 部门及人员管理灵活部门及人员管理平台使得系统能对单位内各部门和用户进行自由管理，能方便地调整部门之间层次关系，方便地将用户从一个部门调到另一个部门，而一个用户在整个系统中只拥有一个单独帐号，而且该帐号还能适应和兼容后期新开发或集成应用系统。2.2.7.2 工作流管理工作流管理是指对业务步骤进行统一计划管理。对含有一套固定工作方法办公步骤，可做对应步骤要求。并可对工作步骤做统一计划，系统管理员或其它含有对应权限人员能够对工作步骤进行添加、删除和修改工作，方便对工作步骤控制。2.2.7.3 公文定制可实现对全部公文表头、表尾、正文、办理单和表尾印章灵活定制和更新。2.2.7.4 栏目管理系统管理员能够自由地添加、删除、移动不一样栏目。比如：能够自由地在个人信息里添加私人电话簿、记事本等。2.2.7.5 信息管理含有一定权限不一样层次管理员能够删除、移动对应权限范围内部门及栏目发错信息。便于管理员对多种信息统一管理。