行政事务管理新规制度.doc

XXX公司行政事务管理制度第一章 总则为进一步规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部行政事务类文献，以加强行政管理有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有原则，事事有人管，人人有专责工作局面。第二章 考勤制度2.1 考勤规定公司员工应严格遵守早上8：30至12：00；下午2：00至17：30作息时间，严格执行签到制度，不得无端迟到早退，有事须提前请假。2.2 迟到、早退、旷工解决2.2.1 定义1. 未按上班时95F4到岗者，30分钟以内按迟到解决；2. 迟到30分钟以上者，以旷工半天论处；3. 未到下班时间而提前离岗者，30分钟以内按早退解决；4. 早退30分钟以上者，以旷工半天论处；5. 擅离职守超过30分钟以上，或未经批准而不到岗，以旷工一天论处；6. 旷工超过5小时按全天计算。2.2.2 惩罚规定1. 迟到5分钟以内含，一次性扣款10元整；2. 迟到5分钟以上10分钟以内含，一次性扣款20元；3. 10分钟至30分钟，按3元/分钟累加。4. 每月迟到或早退五次以内者，部门领导予以批评教诲；5. 迟到五次次或五次以上者，除迟到罚款外，再纳入当月或者年终绩效扣款；6. 员工旷工一天，按照本人日工资原则200%扣减工资；7. 旷工每月超过3天，扣发当月绩效工资50%；8. 持续旷工3天或全年旷工合计超过5天（含5天），公司与该员工解除劳动合同。2.3 请假制度2.3.1 请假流程由员工填写请假申请单，申请前都必要邮件发送上级主管，并抄送有关需要签字领导，最后交由部门领导批准，按规定审批程序批准后报人力资源部备案，然后完毕流程，将数据发送给行政主管记录。2.3.2 请假制度1. 如需外出，须填写外出登记表和人员外出单。考勤按外出登记表，便于公司记录考勤。2. 请假至少容许半天，不容许按小时请假，超过半天按一天解决;3. 请假天数2天以内含2天，须邮件征得上级主管批准；请假天数3天以上含3天，7天以内，上级主管批准后，再发送给总经理审批；请假天数7天及以上，总经理审批后，董事长审批，然后完毕流程，将数据发送给行政主管记录。如需休假且休假时间超过7天，需提前一种星期申请。4. 员工因病需休病假，如不能提前办理请假手续，应于休假当天早8：30前通过电话或其她方式向部门主管请假，并在到岗后1日内填写请假申请单，后附有关凭证(挂号证、诊断书、医药费收据、休假证明),经部门主管签批后，交人事行政部备案； 5. 员工凡请病假须提交医院病情证明，否则按旷工解决；6. 事假扣除当天100%工资，一种月1天以内不影响当月绩效；7. 病假出具病假条，不扣除工资，不纳入绩效计算。2.4 休假制度2.4.1婚假1法定结婚年龄(女20周岁，男22周岁)结婚，可享有3 天婚假。2符合晚婚年龄(女23周岁，男25周岁)，可享有晚婚假15天(含3天法定婚假)。3婚假涉及公休假和法定假。4再婚可享有法定婚假，不能享有晚婚假。5审批流程： 经部门经理、分管总监、人力资源总监批准、备案。2.4.2丧假直系亲属亡故(涉及父母、兄弟姐妹、子女、配偶)，公司予以带薪丧假3天。经部门经理、分管总监、人力资源总监批准、备案。丧假涉及公休假和法定假。2.4.3年假加入我司工作满一周年员工可享有年假。年假须提前15天按权限申请。经部门经理、分管总监、人力资源总监批准、备案。休假天数：工作满1年不满，年休假5天；工作满不满，年休假10天；工作满，年休假15天。第三章 办公用品管理制度2.1 办公用品采购规定1. 寻常需用办公用品每月月末最后一天集中采购一次；2. 办公用品管理人员依照各部门需求筹划汇总申请表，并依照寻常消耗量作出采购筹划，填写办公用品请购单，并依照金额上报审核批准；3. 办公用品由综合管理部专人负责采购，采购时应坚持货比三家、优质优价原则。4. 单价由总经理审批。5. 暂时急用物品，应及时采购特殊状况特殊解决。2.2 办公用品领用规定1. 领取人填写办公用品领用单后交办公用品管理员领取所需办公用品，邮件发送上级主管，并在备注栏内注明领用因素。对于消耗品，实行按需采购、领用、节约使用原则。2. 部门主管审核通过，才可办理，所有领用办公用品都必要登记。3. 新进人员到职时向综合管理部领取有关办公用品，并列入领用表。人员离职时，应将剩余办公用品一并交还综合管理部。4. 办公用品管理人员为领用办公用品人员建立办公用品领用卡。第四章 会议管理制度1. 公司会议重要涉及总经理办公会议、各种专项会议、全体员工大会、部门会议、分支机构负责人会议、晨会及暂时会议等。 2. 公司级会议组织者为综合部。 3. 会议由综合部提供服务，会议召开应提供、做好会议告知、材料、会场、记录等各项服务，会议结束后，依照状况撰写会议纪要，必要时提供水果、茶水、录音、摄像、投影等服务。4. 会议告知形式重要为电话告知和文献告知，分公司负责人、部门经理及以上人员应告知到本人，其她人员告知到部门，由各部门自行告知。5. 与会人因故不能参加会议，必要亲自向综合部阐明理由。6. 会议决策事项，与会人员应在会后及时执行，不得迟延或敷衍了事。7. 各分公司、各部门要把每次会议精神传达到基层，也可依照自己部门实际状况，定期召开部门级会议传达会议精神。8. 部门关于会议如需综合部协助应提前告知综合部，以便做出统一安排。 9. 会议不得无端缺席、迟到。迟到每次50元，无端缺席每次100元。第五章 电话管理制度为了提高公司办事效率，节约办公经费，保证通讯联系，结合公司实际，特制定本规定：1. 公司电话重要用于办公业务。使用电话通话要言简意赅，禁止在电话中闲聊，禁止拨打声讯和信息电话。2. 各处室负责人及员工要切实负起责任，以主人翁态度管好、用好电话。员工因公或特殊状况需要拨打长途电话者，统一到办公室登记后，方可拨打。3. 由财务室定期到电信局对各处室及部门电话使用状况进行查询监督，并予以发布。第六章 档案管理制度6.1 查（借）阅制度： 1. 查阅单位应填写查阅档案审批表，按照查阅档案规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料简介信查找档案； 2. 管理单位要依照规定，拟定与否提供和提供什么材料； 3. 档案普通不外借，如必要借出使用时，要阐明理由，通过度管领导批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借她人； 4. 任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属档案； 5. 借用、查阅档案单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容，因工作需要从档案中取证，必要请示分管领导审查批准复制（拍摄）。 6.2 收集制度 6. 要经常通过关于股室收集财政预决算、干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩调资等资料。 7. 保管预决算及其她资料，为国家积累档案史料； 8. 办理各类档案查阅、借阅和传递； 9. 登记干部职务、工资变动状况； 10. 关于部门提供财政预决算、会计资料； 11. 好财政会计档案安全、保密、保护； 第七章 公文收发传阅管理制度7.1 公文撰写1. 公文草拟。依照需要和领导批示初步拟定文稿。公司发文由综合部草拟，涉及各处室职责，需要由公司统一行文，由各处室、部门草拟文稿。 2. 公文审核。指对草拟文稿审核，由综合部负责。审核重要内容是：看与否确需由公司统一行文、行文方式与否妥当、与否符合行文规则和拟制公文关于规定等。不需由公司统一行文公文，由各处室、部门自行发文。 3. 公文复核。指公文正式印制前对文稿校对、核稿，重点是看：审批、签发手续与否完备，附件材料与否齐全，格式与否统一、规范等。4. 公文签发。将经审核文稿交领导签字，批准发文。公司级公文由总经理签发，各处室、部门或某特定业务范畴行文，由处室、部门负责人签发。 5. 公文印刷、用印。 经审核无误后公文即可印刷与装订。如需加盖公章按印章管理办法加盖公章。 7.2公文发放和归档1. 由综合部统一发放到相应部门和分公司。2. 公司发文由综合部及时归档，填写文献归档登记表。各分公司、各部门自行发放文献，如有必要应及时报送综合处归档。7.3 公文传阅 1. 接受文献需由多部门阅看时，经总经理在文献批阅卡上审批后，原文献附文献批阅卡交由有关处室、部门阅看，阅看人员签字确认。第八章 车辆管理制度1. 由综合处长统一负责公司办公车辆、司机管理及交通安全教诲，单位所有车辆及司机出车由综合处长统一安排、调度。2. 汽车要定人、定车、定期保养、定期维修，使车辆经常保持良好运营状态，单位因公用车要随叫随到，保证准时出车，不得延误工作。3. 公司汽车普通用于领导外出办公，取送机要文献，财务取送款项，护送工伤和急病号，处室、部门联系业务、单位组织事项和对单位个别体弱领导接送等。普通用车要提前预约（普通提前半天时间），特殊状况急需用车时，经领导批准方可用车。4. 司机出车统一由总经理室批准。凡擅自用车要追究责任，所导致一切车辆人身事故由负责人负责，单位概不负责。5. 司机要建立行车记录，车辆维修保养记录，内容涉及：车辆行驶里程、技术状况、维修保养日期，大、中、小修日期，车辆损坏限度及因素，零件更换状况，维修费用等。6. 为了减少维修费用，单位车辆实行定点维修，车辆送修需要开具修车单，一式两份，证明修理内容，单位与修理厂凭修车单结算，外出遇急需修理时，可先与修理厂联系修理，回公司后，及时补办修车单。第九章 保密制度9.1 保密范畴1. 凡属保监会及关于部门重大决策，已拟定传达范畴和规定秘密事项；2. 公司董事会重大决策中秘密事项；3. 公司尚未付诸实行经营战略、经营方向、经营发展规划 、经营项目及经营决策；4. 内部掌握合同、合同、意向书及可行性报告、重要会议记录；5. 凡涉及公司业务状况、财务筹划、财务预决算和各类财务、记录报表；6. 员工人事档案、工资性、劳动性收入及资料；7. 公司领导内部发言；8. 其她应当保密事项。9. 普通性决定、决策、告示、行政管理资料等内部文献不属于保密范畴。9.2 密级规定1. 公司秘密密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三 级。属于保密范畴文献、资料，应标明密级，并拟定保密期限。保密期限届满，自行解密。2. 直接影响公司权益重要决策文献资料为绝密级；3. 公司规划、财务、记录报表、重要会议记录、公司经营状况为机密级；4. 人事档案、合同、合同、员工工资、劳动性收入、公司领导内部发言为秘密级。9.3 保密制度1. 不看；不在私人通信中涉及秘密；不在移动电话中谈论公司秘密；不在非保密本上记录秘密；不在非保密场合谈论秘密；不擅自录制、复印、拍摄、摘抄、收藏秘密。2. 对违背保密规定导致损失，要予以处分。3. 公司员工发现公司秘密已经泄露或也许泄露时，应及时采用补救办法并及时报告公司。4. 秘密以上文献外借，需经总经理室批准。