员工公务出差管理标准规定.doc

公务出差管理要求

综字【】第3号

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综字【】第3号
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1.0
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12月31日
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12月31日
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第一章 出差申请和同意
1． 企业全部职员如需公务出差，应事前提出申请，出差申请人填写《出差审批单》（附表一）和《出差费用预算表》（附表二）后一同报批。《出差审批单》和《出差费用预算表》是差旅费用报销必需附件。
2． 职员出差由部门经理签字同意后，报分管领导初审，并报董事总经理审批；企业高级管理人员出差应取得董总经理同意。
3． 出差职员假如需要预借出差款，应依据出差计划活动安排以其相关费用等计算所需暂借款额，并在《出差费用预算表》“申请出差暂借金额”栏中填写，一起报批。出差申请人凭获批《出差费用预算表》到财务投资部借款。
4． 企业全部些人员因公务境外出差，由综合办公室负责统一办理出入境手续，并书面报经企业董事长/常务副总经理同意。
5． 企业职员公务出差费用关键包含出差过程中发生交通工具、住宿、餐费、补助、业务招待及其它准予报销费用。
6． 出差审批单应明确出差人员及应享受各项标准，其中交通工具和住宿由综合办公室负责统一办理；职员如自行决定或更换，费用全部自理。
7． 市郊（指隶属于上海管辖地域）出差在外过夜，先报经部门经理同意，且必需得到分管领导同意，方可参考本措施实施。
第二章 出差费用标准
1． 交通工具标准
(1) 企业高级管理人员出差本着安全、迅捷、节省标准选择交通工具。
(2) 部门经理及以下各级人员出差能够乘飞机经济舱、火车硬卧、轮船三等舱、旅行巴士；乘火车需要12小时以上车程，可申请乘坐火车软卧；乘火车在5小时以内，不得乘坐卧铺。
(3) 全部职员短途出差应乘坐火车硬座或旅行巴士，也能够申请企业派车。
(4) 职员抵达目标地后，应尽可能使用当地公交车或其它大众交通工具办理业务。特殊情况需乘坐出租车时，在出差报销单应说明情况，审批经过后给报销。
2． 出差住宿标准
(1) 高级管理人员控制在600元/人/天。
(2) 部门经理、部门副经理控制在450元/人/天。
(3) 高级经理及以下人员控制在350元/人/天。
(4) 部门经理及以下人员出差，人数在两人或两人以上，同性别职员必需两人同住一间房间，住宿标准能够提升到 450元/人/天（有部门经理参与可提升到500元/人/天）。
(5) 特殊情况除外，职员出差住宿均实施以上标准，超出标准费用全部自理。
(6) 确属特殊情况，可提升一级标准，在出差申请表中给具体说明，并得到董事总经理特批。
3． 出差补助标准
(1) 企业给出差职员出差住勤和交通费补助每人天天为100元。倘若出差按实际发生金额报销个人外埠交通费和餐费，就不再享受住勤和交通费补助。
(2) 因工作需要通宵乘坐车船，并有12小时以上连续车船旅程，按一天计算出差住勤和交通费补助。
(3) 连续出差超出3天（含3天）职员可报销在出差期间发生洗衣费，标准为15元/天。
(4) 职员从机场到住宿宾馆之间交通费实报实销。
4． 出差业务招待标准
(1) 职员应依据企业相关标准并结合当地实际情况严格控制出差招待费开支。如确因业务需要，招待费开支内容和标准也应从严掌握。
(2) 标准上企业通常业务人员出差不应发生业务招待费。
(3) 部门经理及以下职员出差过程需要发生业务招待费用，应事先在出差申请表中给具体描述，得到企业同意，不然费用自理。
(4) 出差业务招待标准应依据当地实际情况从严控制，北京及沿海大城市标准参考100元/人计；其它城市酌情递减，参考80元/人以内计。
第三章 差旅费报销管理要求
1． 职员出差结束后一周内，应完成“出差汇报”，报经部门经理或相关主管审批，如取得认可，则能够报销出差费用；如未取得认可，此次出差相关费用职员自理。
2． 出差职员须严格按《出差报销单》要求，在要求栏目填写相关报销内容；和《出差审批单》、《出差费用预算表》和经领导认可出差汇报，按《出差报销单》审核步骤，向企业申请报销出差费用。
3． 外埠出差住宿期间因业务需要在宾馆内有其它开支（如用餐）需在发票上单列注明，或和住宿发票分开取得发票；如合开发票将和企业预订房费存在差异，未说明部分费用不属于报销范围。
4． 若出差使用外币，应根据换汇地官方公布汇率将外币折算成人民币，并在《出差报销单》上注明折算汇率、换汇地和换汇手续费。
5． 财务投资部审核《出差报销单》各项费用和凭证是否符合要求准予报销，对发生不符合企业要求费用提出处理方案，报分管财务领导和常务副总经理审定，依据审定意见处理。
6． 财务投资部凭最终审定《出差报销单》，先抵扣出差职员出差预借款，再向出差报销人结清余款，同时在《出差费用预算表》中给予注销，费用计入相关责任部门。
7． 两人以上出差，标准上应各自填报《出差报销单》，不能分开费用由其中等级较高者填报，财务投资部按实际情况负责分摊。
8． 全部出差报销单附件应按日按费用项目粘贴，并注明天天费用小计。
9． 企业职员因公境外出差发生差旅费、业务费等应按国家相关境外出差费用报销相关要求及企业外事工作管理相关要求办理。
10． 财务投资部每个月向各部门提交职员借款情况表。各部门责任人应该敦促借款人限期向财务部办理报销或还款手续。当借款人未能在要求期限内办理报销或还款手续时，财务投资部有权通知人力资源部从其工资中扣除。
第四章 相关参与会务管理要求
1． 本处所指“会务”专指“职员应邀参与在上海地域举行会务”，举行地在上海以外根据公务出差来管理。
2． 职员参与外单位举行会务需填写“会务申请单”，报分管领导同意。
3． 职员凭获准“会务申请单”，方可报销参与会务费用，包含会务费和往来交通费及其它必需发生费用。
4． 职员私自参与任何类型会务（含培训），一切费用均自理。

本《要求》经总经理班子审议、同意颁布后生效。

综合办公室
财务投资部
二0一十二个月十一月