新版公司会议管理制度(3)模板.doc

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文件编号： XZ-17
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会议管理措施
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1.0目标:为提升会议效率、品质、缩短会议时间，同时使会议召开、会议内容、任务跟进有所依循，特签订本制度。
2.0适用范围：凡属XX市XX物业管理各类会议均适用之。
3.0会议管理细则
3.1议分类及组织
3.1.1企业级会议
1)企业职员全体大会
2)企业全体部门主管人员会议
3)企业品质会议（ISO9001）
4)企业多种代表大会
5)其它跨部门会议
6)其它临时性企业级会议（关键指对外）
3.1.2专业会议
1)业务会议
(1)品质分析会议
(2)安全工作会议
(3)住户售后服务专门会议
(4)其它专门业务性会议
2)部门内部会议
3)班、组会议
3.2例会
3.2.1定义:为避免会议过多或反复，企业正常性会议一律按例行要求时间、地点、内容、组织召开，此种会议称之为例会；
3.2.2例会关键指：关键总结评价上周工程进度、日常行政工作等情况，安排布署下周工作任务；又称PDCA循环会议，关键汇报、分析企业计划实施情况和经营活动结果，评价个方面工作情况，肯定成绩，揭露问题，提出改善方法，不停提升企业经济效益；

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1)企业管理干部会议（班、组长以上参与）：关键总结上月工作情况，布署本月工作任务；
2)企业全体职员大会（全体职员参与，每三个月一次）：关键总结上季工作情况，布署本季工作任务、经营发展情况，表彰优异集体、个人；
3)品质会议（相关部门主管、工程技术人员参与，每个月一次）：关键汇报、总结上月工程品质、服务品质、工作品质等品质情况，讨论分析品质异常（事故、问题等），研究处理问题、改善品质之方案方法；
4)安全工作会议（保安、消防等相关工作人员参与，每季一次）：关键汇报总结前季安全生产、治安、消防等工作情况，分析处理事故，检验分析事故隐患，研究确定安全防范方法；
5)部门级会议：关键检验、总结、汇报、部署工作，处理实际问题
(1)部门内班、组长以上参与（每七天一次）
(2)部门内部全体人员参与（每个月一次）
6)班、组会议（班、组组员参与，每七天一次）：关键检验、总结、部署班、组内工作，处理实际工作困难和问题；
3.3其它会议：非例会召开，如属部门内部会议，由部门经理以上主管核准方可召开；如属跨部门级会议，应由经理核准方可召开；
3.4会议安排：凡包含多个部门人员参与其它会议（非例会），均须于会议召开前经同意后，报行政部汇总，并由行政部统一安排召开；
3.5对于准备不充足、反复性、无多大作用之会议，行政部有权拒绝安排；
3.6对于参与人员相同、内容相近、时间相适多个会议，行政部有权安排其合并召开，
但需事先知会相关会议各单位部门及和会人员；
3.7各部门会期必需服从企业统一安排，各部门小会不应安排在企业例会同期召开（和会人员时间不发生冲突者除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体标准；
3.8会议准备：行政部、会议主持人、会议召集部门及和会人员全部应分别做好相关准备工作，包含拟好会议议程、提案、汇报总结提要、讲话关键点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、准备好座位、通知和会人员等等；

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3.9会议要领要求
3.9.1要严格遵守会议开始时间；
3.9.2要在开头就议题要旨做一番简练说明；
3.9.3要把会议事项进行次序和时间分配预先通知和会者；
3.10会议注意要项：
3.10.1讲话语内容不得偏离议题；
3.10.2讲话内容不能出于个人利害或进行人身攻击；
3.10.3个人讲话时间不可长篇大论、滔滔不绝或过于冗长；
3.10.4不可取用不正确资料；
3.10.5不要尽谈些期待性估计；
3.10.6讲话不可不懂装懂，胡言乱语；
3.10.7尽可能不要谈到抽象论或观念论；
3.10.8讲话内容应该朝着结论推进；
3.10.9主持人应该引导在预定时间内做出结论；
3.10.10讨论公议讲话者不可过于集中于一些人；
3.10.11小组讨论会议不可从头到尾缄默到底；
3.10.12全体会议人员均须认真用心聆听讲话；
3.10.13不可随意打断她人讲话；
3.10.14不可对讲话者吹毛求疵；
3.10.15不可随意中途离席；
3.10.16在必需延长会议时间时，应取得大家同意后方可决定延长时间；
3.10.17就当把整理出来结论交结全体和会人员表决确定；
3.11会议步骤
3.11.1会议申请步骤
1)例会
2)临时性紧急会议
3.11.2会议召开步骤

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1)会议召集人依人事确定之会议召开时间和场所，事先到会场部署，行政部给予帮助；
2)任何会议之会议和会人员，全部应按时参与，应到未到者应事先向会议主持人请假，不然依考勤缺勤论处；
3)会议必需有专门或指定会议统计人，负责做好具体会议统计并依要求会议统计格式打印、签核并存，并依会议之决议进行确定、追踪和落实。
4.0 培训室（会议室）使用管理要求
4.1本要求之使用范围：三楼培训室
4.2会议室使用管理细则
4.2.1除企业部门主管级例会外，其它全部会议需要使用培训室时，须行政主管同意方可使用；
4.2.2如其它会议和此预约冲突时，由行政部负责协调处理；
4.3培训室使用注事项
4.3.1培训室一切公物未经行政部许可，一律不得随意搬离培训室；
4.3.2培训室日常卫生列入清洁部日常清洁范围，由行政部帮助日常维护；
4.3.3会议结束后，各部门需自觉将灯、窗、空调、投影机等电器设备开关关闭，桌椅等会议室原摆设应放摆放整齐或搬回原位，地面需清理洁净，维持培训室整齐；
4.3.4茶杯、饮料杯（罐）应自行带走或清理，如有大件垃圾，应立即通知清洁部给予尤其清理；
4.4其它
4.4.1培训室室内严禁大声喧哗；
4.4.2珍惜培训室设施及桌椅，严禁在桌椅上乱涂乱画；
5.0本措施制订、修订、废止和实施
5.1本措施由行政部制订,并经经理核准后方才生效；
5.2本措施由行政部负责制订、修订和废止,经经理核准后生效；

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5.3本措施由行政部负责解释并监督实施；
6.0参考资料：
6.1 XZ-17-R01《会议签到表》
6.2 XZ-17-R02《会议统计》

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