上市公司证券部工作作业流程描述.doc

步骤1董事会召开和公告披露1.1由企业董事会提出召开董事会预案，证券部办理具体事务。1.2在董事会召开十日前证券事务代表向每位董事、监事、高管人员发出书面会议通知，内容包含召开会议时间、地点、主持人、议题及不能出席会议委托和请假要求。1.3证券部部长对董事会提交议题逐项草拟具体议案、协议、决议。1.4证券部部长帮助董事会秘书按时组织召开企业董事会。证券事务代表负责出席会议董事、监事、高管人员在署名册上签字，对所议议案有修改时立即修改，做好会议统计。会议结束后，做好董事在决议及会议统计上签字工作。1.5证券部部长依据董事会所审议内容草拟董事会决议公告，由企业董事会秘书、总经理、董事长审核后，交由上海证券交易所上市部监管人员进行初审、复审，复审确定后，交香港商报、上海证券报在会议召开后两个工作日内公布公告，同时在上海证券交易所网上进行披露。1.6证券员工整理会议文字材料和电子文档并存档。1.7对会议决定事项，应属于哪个部门具体实施，证券员工将全部文件资料复印后交付该部门实施。1.8董事会筹备、组织召开整个过程由董事会秘书把关，证券部部长牵头，负责草拟、审核会议材料和和上海证券交易所、报社披露公告联络工作，由证券事务代表和证券员工办理具体事项。步骤2监事会召开及公告披露2.1企业监事会提出召开监事会预案，证券部具体办理。2.2在监事会召开十日前证券员工向每位监事发出书面会议通知，内容包含召开会议时间、地点、主持人、议题及不能出席会议时委托和请假要求。2.3证券部部长对监事会所提交预案逐项草拟具体议案、决议。2.4证券部部长帮助董事会主席按时组织召开企业监事会。证券员工做好出席会议监事签到工作，做好决议修改和会议统计工作，会议结束后，做好监事在会议统计和决议上签字工作。2.5证券部部长依据监事会所审议内容草拟监事会决议公告，由企业监事会主席、董事会秘书审核后，交由上海证券交易所上市部监管人员进行初审、复审，复审确定后，交香港商报、上海证券报在会议召开后两个工作日内公布公告，同时，在上海证券交易所网上进行披露。2.6证券员工整理会议文字材料和电子文档并存档。2.7监事会召开全过程由证券部部长牵头，由一名证券员工具体负责监事会具体工作。步骤3股东大会召开和公告披露3.1召开股东大会预案由企业董事会提出。3.2会议召开三十日前以企业董事会名义以公告方法在上海证券报上公布通知，通知内容包含召开会议时间、地点、主持人、议题、参会人员资格确实定措施、委托书办理方法等。对企业董事、监事、高管人员以书面方法在股东大会召开前十日送达会议通知。3.3证券事务代表根据会议通知中确定股权登记日向上海登记结算企业查询股东名册。3.4证券部部长对股东大会议案、决议进行草拟。3.5股东大会召开前两个工作日内进行参会股东股权登记，对法人股股东和个人股股东分别按摄影应要求进行登记。3.6向上海交易所申请本企业股票在召开股东大会当日停牌。3.7证券部部长帮助董事会秘书按时组织召开股东大会，证券事务代表办理股东签到手续，进行股权统计，按要求确定会议监票、计票人员，立即修改会议中间所需修改议案及决议，做好会议统计，会议结束后，做好董事会组员在会议决议和统计上签字工作。3.8证券事务代表为股东大会见证律师提供见证所需材料。3.9证券部部长草拟股东大会决议公告，由企业董事会秘书、总经理、董事长审核后报上海证券交易所，由交易所监管人员进行初审、复审后，交香港商报、上海证券报报纸披露，并在交易所网上进行披露。3.10整理保留会议文书文档和电子文档。步骤4定时汇报编制和公告4.1在每一会计年度前三个月、九个月结束后三十天内编制企业季度汇报，在每一会计年度前六个月结束后六十日内编制企业六个月度汇报，在每一会计年度结束后一百二十日内编制企业年度汇报。编制依据是中国证监会、上海交易全部关文件要求。4.2编制订时汇报前需向企业生产、运输、经营及财务部门搜集企业相关运行情况资料，真实、正确、完整、立即地编制完成定时汇报。4.3定时汇报编制完成后由企业董事会秘书、总经理审核后提交企业董事会审议。4.4召开企业董事会、监事会分别审议定时汇报，形成会议决议和会议统计，由董事、监事在对应会议决议和会议统计上签字。4.5定时汇报在董事会召开后两个工作日内由董事会秘书或证券部部长送往上海证券交易所，由监管人员初审、复审后，交由香港商报、上海证券报在报纸上进行披露，同时在上海交易所网上进行披露。定时汇报披露后五日内，将董事长、总经理、财务责任人、会计主管人员署名定时汇报原件各两份寄给中国证监会及呼和浩特特派办。4.6证券部员工将定时汇报文本文件和电子文件整理、存档。4.7定时汇报关键由证券部部长草拟审核，证券事务代表和证券员工配合做好这项工作。步骤5分红派息事项和公告5.1在年度股东大会召开后两个月内，企业需实施分红派息具体方案。5.2依据董事会、股东大会经过利润分配方案草拟分红派息公告，内容包含分红方案、股权登记日、发放措施、发放时间。分红派息公告经企业董事会秘书、总经理、董事长审核后，在股权登记日前三个工作日内在香港商报、上海证券报上公布分红派息实施公告。5.3和中国证券登记结算有限责任企业上海分企业办理委托发放红利手续，办理分红派息确定书，和企业财务部共同根据登记企业提供外汇账户办理汇款事项。5.4证券事务代表款汇出后两日内和登记企业办理收到款项确实定手续。步骤6企业融资6.1在企业发行股票条件成熟时，由证券部部长帮助董事会秘书提出企业增资发行股票方案，由证券员工提供发行股票相关法律文件和企业内部相关资料，经企业经理办公会议审定后，提交企业董事会研究决定。6.2由证券部部长帮助董事会秘书选择企业发行新股或配股所要聘用中介机构，包含券商、会计师、律师，向企业经理层董事会提出中介机构具体情况意见。6.3企业决定各中介机构后，由证券部部长帮助董事会秘书草拟签署和各中间机构协议、协议，包含承销协议、律师法律顾问协议、聘用会计师事务所协议。6.4由证券部部长帮助董事会秘书组织召开增资发行股票项目协调会，由证券员工提供会议所需文件资料，提供会议服务。6.5发行初步方案定下后，由证券部部长草拟发行股票各项议案，包含发行种类、数量、定价、募集资金用途、发行大致时间，将以上议案提交董事会、股东大会审议经过后实施。6.6证券部部长帮助券商草拟招股意向书，证券员工提供相关企业文件资料，提供相关服务。6.7证券部部长帮助董事会秘书、券商完成增资发行中两级证监会审核、交易所审核、招股书发表等事项，帮助提供相关文件资料。6.8融资到位后，证券部部长负责草拟股份上市公告及股份变动公告并联络发表事宜，证券员工向总经理办提供工商变更登记相关文件，办理变更登记。6.9证券员工将增资发行全过程资料，包含文本文件和电子文件整理归档。6.10增资发行全过程，由证券部部长在董事会秘书授权下，组织证券事务代表、证券员工帮助各中介机构共同完成。步骤7证券部部长和证监会联络、对股东及中介机构来访接待7.1证券员工定时向中国证监会寄送企业定时汇报，随时报送证监会所要求自查汇报和调查。7.2接收证监会组织巡检，主动配合检验，提供所要求提供资料。7.3证券部部长依据证监会整改意见草拟企业整改方法和方案，经董事会审议经过后报证监会。7.4证券部部长或证券事务代表认真、细致、耐心地解答股东来电，对不清楚问题应查阅资料后约定时间另行回复，对股东索要企业定时汇报或股东大会资料立即办理邮寄。7.5对股东和中介机构来访由证券部部长接待，主动热情地接待上述人员，实事求是地解答上述人员提出全部咨问询题，对包含企业商业秘密和暂不能公开数据婉言拒绝。7.6证券部部长组织在证券类媒体上企业形象宣传，在每十二个月定时汇报披露后合适时间分期进行。7.7证券部部长帮助董事会秘书进行企业对外信息披露统一把关。步骤8企业资本运作8.1证券部部长依据企业各产业发展情况不定时提出资本运作提议，对潜亏或已经亏损项目作出收缩或重组提议，对有前景项目或投资作出投资计划提议，提议企业保持合理资债结构，利用好财务杠杆作用，发挥存量资产效益。8.2在企业经理班子授权下，证券部部长牵头组织股票自营，制订自营操作规范，由证券员工研究选择自营券种、数量，基础方案经证券部部长、企业总经理同意后进行具体操作。8.3证券员工根据操作规范对企业持有证券进行常常性跟踪研究，并进行投资组合搭配，以收益最大化、风险最小化为目标，决定买入、卖出及持有券种调整，以上操作需请示证券部部长并填写统计单后进行。8.4证券部部长常常性和其它券商、机构保持联络，立即了解政策面基础情况，方便作出正确投资判定。8.5证券部部长每个月向经理班子作一次书面汇报，汇报盈亏情况，并得到下一步操作指导。8.6证券部部长每十二个月年度终止，将整年自营结果和下十二个月度计划向经理办公会议作总结汇报。步骤9证券员工负责证券参考编辑和印发9.1由证券员工从中国证监会、上海证券交易所、国家经贸委、中国煤炭网等网站搜集相关证券、经济、金融、行业、伊煤B股等信息，每日一期，编辑成册。9.2将证券参考发送到企业董事长、经理层及相关中层领导手中。9.3每十二个月年初将上十二个月度相关证券方面法规、政策汇编成册，供相关领导查阅。步骤10证券部和相关部门工作关系10.1证券部直接领导为企业总经理、董事会秘书。10.2证券部从生产、运输、经营、财务、企管、质管、人事、总办等部门取得企业生产运行具体数据和重大协议签署情况，对数据、信息要求是立即、正确、完整，传输需以书面形式进行。10.3证券部在编制订时汇报时，需和财务部合作完成，财务汇报和包含财务数据部分由财务部完成，文字及其它部分由证券部完成。10.4证券部在召集董事会、股东大会等大型会议时需经理办打印室帮助，打印会议材料，需后勤部帮助处理食、宿及其它服务事项。10.5证券部负责提供其它部门需要董事会、监事会、股东大会决议等文件。11其它11.1证券部在日常工作中受企业总经理直接领导，对部门工作计划实施中检验、考评由总经理、企管部、人事部负责进行。11.2考评按月度、季度、年度分别进行。