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机械科学研究院/集团
外派监事管理制度
北京新华信管理顾问
8月
目 录
第一章 总则 1
第二章 职责、权利和义务 1
第三章 聘用 2
第四章 工作方法、内容和汇报 4
第五章 考评和薪酬 5
第六章 解聘、辞职和离任 6
第七章 附则 7
附件一:机械院/院/集团总部外派监事任命书 8
附表二:直属控股企业监事会决议议案审核表 9
附表三:机械院/院/集团总部外派监事解聘书 10
外派监事管理制度
第一章 总则
第一条 为建立和完善机械科学研究院/集团法人治理机制,科学有效地管理外派监事,依据《企业法》、《上市企业治理准则》等相关法律法规和机械科学研究院/集团章程,制订本制度。
第二条 外派监事是指机械科学研究院/集团对外投资时,由机械科学研究院/集团提名并代表机械科学研究院/集团在被投资企业出任监事职员。
第三条 外派监事根据是否在机械科学研究院/集团兼任经营管理职位分为专职监事和非专职监事。专职监事是指在机械科学研究院/集团不兼任经营管理职位外派监事,非专职监事是指在机械科学研究院/集团兼任经营管理职位外派监事。
第四条 本制度中,除特殊注明之外,“集团”是指机械院/集团,“院/集团总部”是指机械院/集团北京总部,“控股子企业”是指机械院/集团拥有实际控制权对外投资企业。
第二章 职责、权利和义务
第五条 机械科学研究院/集团经过外派监事对控股子企业董事会和经营层经营管理进行监督,外派监事应该严格推行其职责。外派监事职责包含:
(1) 参与检验控股子企业财务,并立即向机械科学研究院/集团汇报控股子企业财务现实状况;
(2) 参与监督控股子企业董事、经营层组员在经营管理中是否正当合规,当控股子企业董事、经营层组员行为损害企业利益时,要求其给予纠正,并立即向机械科学研究院/集团汇报;
(3) 机械科学研究院/集团给予其它职责。
第六条 外派监事在推行职责时,应该享受对应权利。外派监事权利包含:
(1) 获知控股子企业各类经营管理信息权利;
(2) 获知机械科学研究院/集团相关其任职控股子企业经营管理信息权利;
(3) 列席机械科学研究院/集团相关其任职控股子企业经营管理决议会议权利;
(4) 出席控股子企业监事会权利;
(5) 在控股子企业监事会上对所议事项进行表决权利;
(6) 列席控股子企业董事会权利;
(7) 提议召开控股子企业董事会权利;
(8) 提议召开控股子企业临时股东大会权利;
(9) 机械科学研究院/集团给予其它权利。
第七条 外派监事在推行职责时,应该表现对应义务。外派监事基础义务包含:
(1) 遵守机械科学研究院/集团章程,忠实推行职务,维护机械科学研究院/集团利益,不得利用监事职权为自己谋取私利;
(2) 不得利用监事职权收受贿赂或其它非法收入,不得侵占机械科学研究院/集团财产;
(3) 不得泄露机械科学研究院/集团秘密;
(4) 作为机械科学研究院/集团对控股子企业经营管理监督者,在控股子企业监事会进行表决时,要慎审行使表决权,不得损害机械科学研究院/集团利益;
(5) 外派监事不得同所任职企业签订协议或进行交易。
第三章 聘用
第八条 机械科学研究院/集团在选派和任命外派监事时,要遵照程序规范、标准透明、用人唯贤等用人标准。
第九条 外派监事基础任职资格包含:
(1) 依据国家相关法律法规含有担任企业监事资格;
(2) 认可并信守机械科学研究院/集团章程,承诺依据企业章程及相关管理制度忠实、诚信、勤勉地推行职责;
(3) 含有现代企业治理基础知识,熟悉相关法律法规和内部管理制度;
(4) 含有一定管理能力和专业能力,管理能力包含沟通协调能力和人际交往能力等,专业能力包含研究分析能力、问题处理能力、表示能力等;
(5) 年富力强,有足够时间和精力推行其应尽职责。
第十条 外派监事选拔和任命步骤以下:
(1) 机械院/集团院领导办公会/董事会依据控股子企业实际情况,向人力资源部提出委派外派监事需求计划;
(2) 人力资源部依据外派监事需求计划,根据外派监事人员基础要求,组织初步选拔,依据初步选拔结果提出外派监事候选人名单(候选人数应最少多于实际外派人数,条件许可是应根据实际外派人数2—3倍进行提名);
(3) 分管人事院领导/集团董事会董事对外派监事候选人名单进行审议,并提出意见;
(4) 院/集团分管领导/董事同意后,由院领导办公会/集团董事会对其进行审议,形成院/集团相关外派监事决议(决议中监事人数等于拟外派监事人数);
(5) 在控股子企业股东大会上对外派监事提名议案进行表决;
(6) 外派监事提名议案经过控股子企业股东大会表决经过以后,由机械院/集团董事长签发外派监事任命书(参看附件一《机械院/集团外派监事任命书》);
(7) 外派监事收到外派监事任命书以后正式就职。
第十一条 外派监事既能够是专职监事,也能够是兼职监事。
第十二条 外派监事应该要确保有充足时间和精力来切实推行其职责,专职监事最多能够同时在不超出4家控股子企业担任外派监事,兼职监事最多能够同时在不超出2家控股子企业担任外派监事。
第四章 工作方法、内容和汇报
第十三条 兼职外派监事日常办公地点在机械科学研究院/集团。
第十四条 专职外派监事日常办公地点依据实际情况来确定,既能够在机械科学研究院/集团办公,也能够在控股子企业办公。
第十五条 外派监事假如在机械科学研究院/集团办公,应该遵守机械科学研究院/集团日常管理制度,假如在控股子企业办公,应该遵守控股子企业日常管理制度。
第十六条 外派监事应该根据控股子企业监事会会议通知按时出席监事会,假如因为客观原因不能出席监事会,应该以书面形式委托机械科学研究院/集团其它外派监事代为投票,并立即向机械科学研究院/集团汇报。
第十七条 外派监事在出席控股子企业监事会之前,要做好充足准备工作,包含:
(1) 主动向控股子企业其它监事、经营层和相关部门了解和获取监事会议题相关信息;
(2) 对监事会拟审议议题,外派监事之间要立即进行内部沟通,并在充足沟通基础上提出初步决议议案,立即把决议议案向机械科学研究院/集团相关领导汇报并听取指示;
(3) 外派监事应该大力配合机械科学研究院/集团相关领导对拟审议议题进行审议和决议,必需时列席机械科学研究院/集团领导办公会和董事会会议。
第十八条 外派监事依据机械科学研究院/集团决议,代表机械科学研究院/集团在控股子企业监事会上进行表决,并立即把表决结果向机械科学研究院/集团相关领导进行汇报。
第十九条 外派监事在控股子企业监事会进行表决时,必需遵照机械科学研究院/集团决议。
第二十条 外派监事在控股子企业监事会闭会期间关键工作内容包含:
(1) 了解控股子企业财务现实状况及其存在问题,并立即把相关信息反馈到机械科学研究院/集团;
(2) 监督控股子企业董事会和经营班子实施股东大会和监事会各项决议;
(3) 检验控股子企业董事会和经营班子经营管理正当性和合规性;
(4) 配合机械科学研究院/集团审计监察部对控股子企业进行审计;
(5) 机械科学研究院/集团安排其它工作。
第二十一条 机械科学研究院/集团外派监事实施工作汇报制度,具体安排以下:
(1) 每个月汇报一次,经过列席领导办公会进行汇报;
(2) 对重大事项,依据实际情况进行不定时汇报,既能够是单独对总裁进行汇报,也能够列席领导办公会进行汇报;
第二十二条 外派监事工作汇报关键内容包含:
(1) 汇报期内个人关键工作内容及其取得工作业绩;
(2) 汇报期内控股子企业财务现实状况及其存在问题;
(3) 汇报期内控股子企业对股东大会决议和监事会决议实施情况;
(4) 汇报期内控股子企业董事会和经营层在经营管理中存在问题;
(5) 机械科学研究院/集团所要求其它汇报内容。
第二十三条 外派监事列席机械科学研究院/集团董事会进行年度述职汇报,年度述职汇报是对外派监事进行考评关键依据。
第二十四条 外派监事工作汇报既要按要求进行当面述职汇报,也要提交书面工作报表,书面工作报表(参看附表二《机械科学研究院/集团外派监事工作报表》)是对外派监事进行考评关键依据。
第五章 考评和薪酬
第二十五条 机械科学研究院/集团对外派监事实施定时考评,具体考评措施详见《机械院相关考评制度》。
第二十六条 机械科学研究院/集团实施外派监事补助制度,外派实施监事补助标准由机械科学研究院/集团发放,在机械科学研究院/集团管理费用列支。
第二十七条 外派监事年度补助标准为XXXXX元,同时兼任多家企业外派监事每增加一家企业年度补助增加XXXX元。
第二十八条 外派监事补助在监事任期满整年时以现金形式发放。
第二十九条 任期不满整年外派监事假如是正常离任,补助标准按任期月度进行折算;假如是非正常离任,取消当期补助。
第六章 解聘、辞职和离任
第三十条 外派监事实施任期制,具体任期由其所任职控股子企业依据企业章程确定。
第三十一条 外派监事假如不能胜任工作,机械科学研究院/集团应该立即给予解聘。
第三十二条 外派监事解聘方案由机械科学研究院/集团人力资源部提出,报机械科学研究院/集团领导办公会和董事会审核经过,提交机械科学研究院/集团股东大会审批,具体步骤以下:
(1) 人力资源部依据外派监事工作表现和考评结果,对于不能胜任工作需要外派监事提出解聘方案;
(2) 分管人事院领导/集团董事会董事负责对外派监事解聘方案进行审查,并提出意见;
(3) 院领导办公会/集团董事会对外派监事解聘方案进行审议,并形成院/集团总部相关外派监事解聘决议;
(4) 依据机械院/集团相关外派监事解聘决议,在控股子企业股东大会上对外派监事解聘决议进行表决;
(5) 外派监事解聘决议经过控股子企业股东大会表决经过以后,由董事会主席签发外派监事解聘书(参看附件四《机械院/集团外派监事解聘书》)。
第三十三条 外派监事在任期内能够提出辞职,不过辞职申请须经机械科学研究院/集团审核经过以后提交控股子企业股东大会审批,具体步骤以下:
(1) 外派董事提出辞职方案;
(2) 院/集团总部人力资源部对外派董事辞职原因进行调查,并提出专业意见;
(3) 分管人事院领导/董事会组员负责审阅辞职方案,并出示意见;
(4) 机械院/集团院领导办公会/董事会审议辞职方案,并形成院/集团总部相关辞职方案决议;
(5) 机械院/集团院领导办公会/董事会主席依据院/集团总部决议在控股子企业股东大会上进行表决;
(6) 人力资源部负责讲结果通知相关各方并将表决后材料存档。
第三十四条 外派监事非正常离任是指被解聘或任期内主动辞职而离任,其它情况均为正常离任。
第三十五条 外派监事离任时,由审计监察部对其进行离任审计。
第三十六条 外派监事离任前要把相关档案材料、正在办理事务及其它遗留问题全部移交。
第七章 附则
第三十七条 本制度由机械科学研究院/集团人力资源部起草和修订,由机械科学研究院/集团领导办公会/董事会审议,机械科学研究院/集团董事会审批后公布。
第三十八条 本制度自公布之日起施行。
第三十九条 本制度由机械科学研究院/集团人力资源部负责解释。
附件一:机械院/院/集团总部外派监事任命书
先生(女士):
经机械科学研究院/集团研究,经机械院/集团院长办公会/董事会审议,并由 企业股东大会表决经过,决定由你自 年 月 日起开始担任 企业监事职务,任期 年。
特此任命。
机械科学研究院/集团
(盖章)
年 月 日
附表二:直属控股企业监事会决议议案审核表
直属控股企业名称
议案提交时间
议案名称
议案关键内容
(附上议案书)
外派监事意见
责任者(署名)
时间
相关职能部门意见
责任者(署名)
时间
分管领导意见
责任者(署名)
时间
院/
集团总部最终决议
责任者(署名)
时间
附表三:机械院/院/集团总部外派监事解聘书
先生(女士):
经机械科学研究院/集团研究,经机械院/集团院长办公会/董事会审议,并由 企业股东大会表决经过,决定你自 年 月 日起开始不再担任 企业监事职务。
特此通知。
机械科学研究院/集团
(盖章)
年 月 日
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