档案管理新规制度及作业流程.doc

内蒙古蒙东资源投资开发有限责任公司
档案管理制度
第一章 总则
第一条 为加强公司档案管理工作，规范公司档案收集、归档程序和办法，保证公司档案完整性、精确性、系统性，有效保护和运用档案，更好发挥档案凭证与价值作用，依照《中华人民共和国档案法》及其她关于法律、法规规定，结合公司实际，制定本制度。
第二条 本制度中档案是指公司及其工作人员在工作、社会活动中形成反映公司战略发展、生产经营、公司管理及工程建设等活动，具备查考运用价值文献、图件、影音资料。
第三条 档案是公司宝贵财富，任何部门和个人不得将归档文献材料据为己有。
第四条 各类档案要按照集中统一原则进行管理，各部门要按规定对档案进行系统地整顿及归档。
第五条 本制度合用于公司及各部门档案收集、整顿、分类、运用及归档。
第二章 档案范畴
第五条 凡是反映公司工作活动，具备考查运用价值文献材料均属归档范畴，涉及综合档案资料、业务档案资料、人事档案资料、财务档案资料等。
（一） 上级单位资料
1.上级单位召开需要贯彻执行会议重要文献资料。
2.上级单位颁发关于公司主管业务文献，以及需要贯彻执行文献。
3.上级单位领导关于公司工作重要批示、发言、题词、照片和具备特殊保存价值影音资料等材料。
（二）公司资料
1.公司内部职能活动形成重要文献资料。涉及但不限于正式文献签发稿、印发稿，会谈纪要，合同文本等。
2.公司制定工作条例、章程、制度等材料。
3.公司财产、物资等互换凭证、清册。
4.公司大事记、年鉴，反映公司重要活动时间简报、影音资料，荣誉证书，有纪念意义或凭证价值实物等资料。
5.公司及出资公司寻常生产、经营、管理活动中形成专业技术等方面资料。
6.公司员工履历、鉴定（考核）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等人事资料。
7.公司及出资公司财务报表、账簿、凭证等财务资料。
（三）下级单位资料
1.下级单位报送重要文献资料。
2.具备特殊保存价值影音资料、实物资料等。
第三章 各部门职责
第六条 行政事务部门职责：
（一）负责公司级收发文、会议纪要、工作条例、章程、制度等材料以及行政事务本部门档案集中管理。
（二）建立健全公司档案管理制度，指引执行状况。
（三）收集、整顿、分类、鉴定、记录、保管部门档案和其她资料。
（四）提高档案信息运用效率，增进信息传递和沟通。
第七条 其她各部门职责：
（一）各部门需指派专人负责整顿归档本部门档案，并负责在工作变动时，做好或协助移送工作。
（二）负责本部门文献资料或合同复印件寻常收集、标记、贮存、保管、运用、归档。
（三）财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。
第八条 各部门负责人：
（一）批准对自己部门资料或合同复印件处置。
（二）负责对档案管理监督检查和审批。
第四章 工作程序
第九条 档案资料收集：
（一）各部门有关人员负责对本部门寻常工作中形成合同及文献资料进行收集，并编制部门《文献（合同）管理记录目录》。
（二）各部门文献、合同等资料原件需要保存，各部门分别进行整顿。
1.归档范畴：
电子类合同或其她需要保管电子文献，应当及时存储于指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
文献、合同资料要登记详细信息，并编制《文献（合同）管理记录目录》，以便检索运用。
文献资料、合同要科学排列，按编号顺序存储于文献盒内，并加以标记，整洁排放在文献／档案柜中。
2.档案借阅：
（1）借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必要带出公司查阅，需依照借阅权限由有关领导批准。
（2）档案外借普通只借复印件，需借原件者须经负责人批准，借阅档案交还时，必要当面点交清晰，如发现遗失或损坏,
应及时报告直接上级。
（3）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。
（4）借档人必要爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、照相，不得转借或损坏。
3.档案销毁：
（1）对已失去运用价值档案，销毁时，必要写销毁申请，编制销毁目录，报部门负责人，经批准后方可销毁。
（2）执行销毁任务时，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门负责人批准手续文献，一并存档永久保存。
第五章 档案归档细则
第十条 档案归档内容：
（一）公司对外发出公文，如给政府请示报告类公文。
（二）公司收到公文，如政府职能部门发来与我司关于条例、规定、命令、决定、决策、批示、筹划、核准文献、证书等文献。
（三）我司与其她单位来往文书及权益文书等。
（四）公司领导批示、批示。
（五）重要会议材料，涉及会议告知、决策、总结、领导人发言、典型发言、会议简报、会议记录等。
（六）反映公司重要职能活动报告、总结、工作日记、工作备忘等。
（七）公司各种工作筹划、筹划考核、总结、报告、记录报表及简报。
（八）我司与关于单位、个人订立合同、合同书等文献正本及过程材料。
（九）我司干部任免文献材料、员工奖励、处分、考核文献材料、我司员工劳动、工资、福利方面文献材料等人事档案资料。
（十）我司发布各类广告、宣传材料。
（十一）我司历史沿革、大事记及反映我司重要活动剪报、照片、录音、录像等。
（十二）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成档案资料。
（十三）财务档案资料。
（十四）各种实物档案。
（十五）其她具备运用和保存价值文献资料。
第十一条 档案资料归档规定：
（一）归档文献资料必要完整、真实、精确，如请示和批复，复印本和正式稿和附件等必要齐全。
（二）普通资料按一份原件归档，重要文献和高使用率文献可以依照需要，按二份原件存档。经办部门依照实际需要留存复印件或影印本。如因业务解决需要，原稿须由经办部门保管。
（三）声像档案摄录必要详细记录事由、时间、地点、重要人物、背景、摄录者，归档声像资料必要是原版，在清晰、完整特殊状况下可归档拷贝件。
（四）子文献应有相应纸质文献、资料一并归档保存，并做好电子文献存储设备信息备份工作。
（五）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必要原件归档，并保持其完好无损。
（六）下列文献（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或获得后即时归档：
1.公司规定密级文献。
2.重要文献，如政府批文、核准文献、证照等。
3.合同、合同书等正本及过程资料。
4.公司干部任免文献材料以及关于职工奖励、处分、考核文献材料。
5.其她以为需要即时归档资料。
第十二条 档案保管
（一）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简要扼要，以充分表达档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
（二）档案分类各级名称经拟定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
（三）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
（四）建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
附件：《文献（合同）管理记录目录》
《文献档案移送目录》
《部门内部档案移送清单表》
《档案借阅登记表》
《档案分类编号表》
《受控文献清单表》
《档案目录》

档 案 交 接 登 记 表

移送时间 移送单位/部门

序号
题目
文号
形成日期
页数
保管期限
编制单位
备 注

移 交 目 录
记录编号：
日期：
序号
文献（合同）编号
标题名称
页数
原/复
备注

移送部门

移送人

日期

收件部门

日期

注：本表一式贰份，移送人、收件人各执一份。
部门内部档案移送清单表
记录编号：
日期：
移送
性质
□离职 □调岗 □归档
档案所属
年 度

档案
类别
保管期限
数量
永久
长期
短期

合 计

移送阐明

移送人：
接受意见

接受人：
移送人（部门）
经办人：
移送日期： 年 月 日
接受人（部门）
经办人：
接受日期： 年 月 日
见证人： 日期： 年 月 日
注：本表一式贰份，移送人、收件人各执一份。

档 案 借 阅 登 记 表

借阅日期
借阅部门（人员）
批准人
借阅档案名称及档案编号
密级
页数
归还日期
归还状况
收档人
备注