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材料设备采购管理流程

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一、 流程目的
规范工程材料设备采购行为，提高采购效率及效益，防范风险。
二、 适用范围
适用于公司进行项目工程材料设备的采购工作。
三、 定义
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3.1 采购计划：指采购项目实施前制订的各个采购环节的时间安排，根据控制角度及力度的不同分为：材料设备总体采购计划、年度采购计划、季度采购计划、单项采购计划。
3.2 谈判方案：指在商务谈判实施前制定的指导谈判实施的方案，内容通常包括：谈判目标、谈判内容、谈判程序、谈判策略、各种可能出现的情况分析及备选方案等。
四、 职责
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4.1 供应部
4.1.1 负责材料设备采购组织工作；
4.1.2 负责材料设备合同的起草、报审、签订，组织合同交底。
4.2 核算部
32.2
4.2.1 参与商务谈判；
4.2.2 负责价格对比分析。
4.3 成本监控中心
32.3
4.3.1 参与金额>100万的商务谈判。
4.4 工程部、总工室（设计管理部）
32.4
4.4.1 负责各自范围内的技术要求。
4.5 法律事务部（法务人员）
32.5
4.5.1 负责对合同等进行法务审核。
4.6 监察中心（组）
32.6
4.6.1 根据集团要求对相关采购事项进行独立的监察工作。
4.7 申请部门
32.7
4.7.1 指申请招标项目的各地区公司工程部等；
4.7.2 提交《采购申请表》，并提供所需的资料、样板、范围图纸、推荐入围单位等。
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五、 流程图

广州供应部材料设备采购流程表（样例）

六、 关键活动描述
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6.1 采购计划阶段
6.1.1 供应部根据《项目总控计划》、《工程进度计划》、《材料设备进场计划》、《甲供材目录（施工图完成1周内）》及《目标成本》等资料，编制项目材料设备总体采购计划，报地区公司总经理审批。
6.1.2 供应部于每年12月编制年度采购计划，年度采购计划根据已审批通过的项目总体采购计划汇总生成。
6.1.3 供应部于每季度最后一个月编制季度采购计划。
6.2 采购准备阶段
6.2.1 材料采购预算总表
1) 需求部门提交《材料采购预算总表》，并按《责权手册》报审。
6.2.2 采购申请单
1) 需求部门提交《采购申请单》（附经审批的材料采购预算总表），内容及要求如下：
Ø 申请单须提供所需产品的型号、规格、数量、用途、到货时间和收货人，同时必须提供图纸或样品等技术资料，不能指定品牌。
Ø 各楼盘配送的油烟机、煤气炉、消毒碗柜等物品的用料申请须提供相关部门联合签发的相应楼盘的装修标准表。
Ø 各楼盘售楼部、大堂、样板房内的家私、饰品等物品购置须提供经集团领导批准的预算。
6.2.3 材料物品的最终选型定板
1) 供应部接到设计管理部/总工室的《材料物品选型定板单》（设计样）后，根据采购情况，形成《材料物品选型定板单》（采购样），按《责权手册》报审，完成最终的材料定板工作。具体操作要求及程序见《产品标准及选型定板作业指引》。
6.2.4 入围单位
1) 采用竞争性谈判（议标）方式时，参与谈判的入围单位应不少于三家，具体操作要求及程序见《供应商入围及评估管理作业指引》。
6.3 采购实施阶段
6.3.1 如大型材料设备采购（金额>10万），应采用招标方式，具体操作要求及程序见《工程招标管理流程》。
6.3.2 如采用竞争性谈判方式，供应部在谈判前应确定谈判方案。谈判方案内容应包括但不限于：谈判目标、谈判内容、谈判程序、谈判策略、各种可能出现的情况分析及备选方案等。
6.3.3 供应部要求供应商编制报价清单。
6.3.4 谈判过程中的踏勘、答疑，具体操作要求及程序参照《工程招标管理流程》中踏勘、答疑的相关规定。
6.3.5 供应部应组织谈判小组与供应商充分沟通，使其准确了解公司采购需求、技术要求、质量标准、验收标准、报价要求等，以保证谈判的成效，并且应在谈判过程中逐步明确对产品/服务的具体要求、价格构成和评定成交的标准，填写《合同条件约谈记录表》。
6.3.6 供应部将最后报价时间通知所有参加谈判且符合技术要求的供应商，要求供应商在规定时间内进行最后报价。
6.3.7 供应部根据最后报价及谈判结果编制价格对比分析及《采购报价单》，并按《责权手册》报审。核算部提供谈判所需标底价，供应部组织谈判工作，通知核算部及相关部门参与谈判，如不参加，需预先给出合理性建议或意见，以供谈判过程采纳或参考。
6.3.8 商务约谈完成后监察中心（组）可对有疑义事项进行再次市场询价并要求相关部门进行解释或修正。
6.3.9 审批后，供应部将决策结果通知参加谈判的供应商。
6.4 合约签订阶段
6.4.1 供应部组织各职能部门相关人员与中标的单位详细商谈合同内容，最终由供应部形成合同文本，按《责权手册》办理审核审批手续。
6.4.2 在发放中标通知书后的三十日内，合同专员负责完成与中标单位的合同签订、整理归档工作，具体操作要求及程序见《合同管理作业指引》。
6.4.3 合同外工程，应按《设计变更管理作业指引》、《工作指令管理作业指引》办理工作指令，如设计变更估算金额＞50万或工作指令＞5万（不含设计变更），需在完成审批后重新签订合同，具体审核审批权限见《责权手册》。
6.5 采购内部控制
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6.5.1 监察中心（组）作为集团既定内部控制制度实际执行情况的监控部门，其职能是监督整个采购过程是否符合规范、是否按程序办事。集团监察中心（组）有权全过程参与并监督采购工作，但不参与决策决议。
6.5.2 监察中心（组）有权随时对各类采购工作的执行情况进行阶段性或全面地工作抽查，包括但不限于采购手续的齐全、操作流程的准确、采购资料的完整以及整个采购过程的公平、公正性。
6.5.3 监察中心（组）每年组织不定期的采购专项审计。
七、 支持性文件
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7.1 流程及作业指引
7.1.1 工程招标管理流程
7.1.2 供应商入围及评估管理作业指引
7.1.3 合同管理作业指引
7.1.4 设计变更管理作业指引
7.1.5 工作指令管理作业指引
7.2 参考表单及模板
7.2.1 材料采购预算总表
7.2.2 采购申请单
7.2.3 合同条件约谈记录表
7.2.4 采购报价单