监理资料信息管理及归档新规制度.doc

常州大学机械石油楼、配电房∕储运泵房　工程
监 理 资 料 信 息 管 理
及
归
档 制 度

项目监理机构（章）：　　　　　　　　
专业监理工程师：
总监理工程师：　　　　　　　　 　
日期：　　　　　　　　　　
一、总则：
1、 为加强建设工程监理工作原则化、规范化管理，提高项目监理机构工作水平，为工程项目建设关于部门分析、指引和评价工程项目建设监理工作质量提供精确、可靠根据并以备追溯，需建立健全工程项目建设监理资料档案制度。本项目监理部拟定由总监指引和一名专职资料员详细负责资料收集、分析、筛选、整顿、立卷、归档等工作。
2、资料室由专人管理，按《城建档案规定》规定，建立档案。
二、监理工作流程
2.1档案建立
2.1.1监理资料与信息管理职责分工
监理资料分程序资料、内部资料、往来资料；
程序资料为开停工报审、方案报审、工序、材料报验等；
内部资料为监理规划、细则、月报、质量评估、总结等；
往来资料为合同管理、业主来文、政府行政部门检查记录等；
程序资料应由施工单位申报，专业监理工程师或总监理工程师审查完毕签批后，资料员核查后归档；
内部资料由总监或专业监理工程师在总监指引下完毕，总监盖章后，资料员归档；
往来资料资料员按公司及规范规定归档；
2.1.2资料收发管理制度
2.1.2.1资料收发文应采用公司配发专用收发文表式;；
2.1.2.2资料收发文前应仔细核对收发文编号、事由、签章等与否与收发内容相符；
2.1.2.3资料收发文时应登记详细记录：收发文时间、收文人、事由、往来单位、编号等。其中收文人应本人签字确认；
2.1.2.4资料收发文后应及时告知有关负责人。
2.1.3资料存储、归档管理制度
2.1.3.1存档工程文献内容必要真实、有效、完整、精确、系统，与工程实际相符合；
2.1.3.2 存档文献应手续完备，尽量采用原件，如为复印件应加盖原件审核章，并标注原件存储处；
2.1.3.3存档文献需进行审查，笔迹清晰，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色书写材料。复印件不得浮现模糊无法辨认状况。存档使用纸张应使用原则纸，不应使用方格纸、作业纸等；
2.1.3.4存档资料内容中有图有文字，应文字页在前图在后。文字页较多应进行编号；
2.1.3.5监理四版表达使用文献编号需符合在求，例：1208008，代表8月第008号；
2.1.3.6资料存储时应按照资料盒名称分类、盒内目录顺序排放。目录应上墙以便查阅，有分类有目录，按编目归档；
2.1.3.7资料盒脊背应按照公司规定具有：公司名称标记、项目名称、资料盒编号、料盒内容标注，其布置方式应满足规范规定；
2.1.3.8资料盒脊背应精确、原则化、宽度应与资料盒大小相符；
2.1.3.9资料在分部工程完毕后应及时整顿、封存。
2.2档案立卷
2.2.1资料员应按档案资料收集范畴及时收集各种档案资料，并将筛选后资料分类装钉、编制目录，装袋（盒）入档。
2.2.2凡档案资料收集范畴细目中未编入，但确有使用、保存价值其他资料，项目监理部可依照需要决定与否留存。
2.3档案补充
2.3.1外来文献、函件由资料员分类编号登记并形成来文登记，项目监理部关于领导阅后，即立卷归档。
2.3.2项目监理部发出文献，由资料员分类编号登记并形成发文记录，资料齐全经有关领导审批后，即立卷归档。
2.4档案查阅
项目监理部以外人员来项目部查阅资料档案，必要经由项目监理部领导批准方可到资料室查阅资料，未经批准不得将资料带出资料室，如若需借出必要经有关领导批准并立下借据注明借阅时间，在注明时间内完好无损地归还资料室。
2.5档案安全保密
2.5.1资料室资料柜由专人负责管理，保持整洁、干燥，自然通风，禁止吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室物品。
2.5.2资料管理人员不得外泄档案中机密，资料室人员在工作中所用各种草稿、废纸等，不得乱扔乱抛，应按保密纸解决或销毁。

三、 监理技术文献交付及责任
1、监理单位对工程技术文献形成、收集、组卷有组织、审核责任，应及时对工程技术文献进行检查、审核、签证、盖章，组织承包单位完毕交工技术文献归档工作。
2、需要移送公司监理资料工程及移送资料内容规定：
（1）需要移送公司监理资料工程分类：
A类：住宅及公用建筑工程（28层及以上，单项面积3万㎡及以上，社区建筑面积12万㎡及以上）。
厂房：18米跨度及以上。
省、市优质工程目的工程，省文明工地目的工程。
B类：级别A类如下工程。
（2）移送资料内容规定：
A类工程按本办法附表一及附表二中所有资料内容；
B类工程只需要按照附表四移送公司关于需要存档文献内容。
3、 工程竣工后,按附表二中案卷题名内容进行整顿,并在每个档案盒侧面贴好案卷题名(200×30毫米标签纸,详见附表一),每个案卷(档案盒)内应有详细文献目录。
（1）对于群体工程,当一种档案盒装不下该案卷文献时,可以分上、中、下册或按流水序号进行分册。
（2）检查批验收记录及其工序报验单不需要存档,水电分项、(子)分部工程验收记录和土建并入一种案卷(案卷七)。
（3） 图纸不需要交公司，因工程特殊状况的确需要暂时留存设计图纸，应折叠整洁交到公司。
4、工程竣工后,现场监理部应及时将监理资料整顿移送给公司,并填写好资料交接验收记录单,办理移送手续。
5、公司收到项目监理部资料后,公司资料员应及时对每个案卷进行档号编号,并按附表三填写好归档文献目录,将资料存入档案室。
档号编写阐明:
××××-××-××
详细资料流水号
案卷流水号
年度工程流水号

6、需移送档案馆监理资料,由项目监理部在竣工验收后按规定及时将原件移送建设单位或档案馆,公司保存复印件。需移送档案馆资料详见附表四。
7、资料保存期：A类工程保存期为五年，B类工程保存期为三年。
四、建立资料管理信息系统
在本项目监理采用计算机建立工程资料系统，形成本工程资料数据库。项目监理机构应运用计算机建立台帐、图、表等系统文献辅助监理工作控制和管理，规定建立监理管理台帐有：
（1）工程材料、构配件、设备报验台帐；
（2）施工实验（土建、安装等）报审台帐；
（3）分项（工序）、分部（部位）验收台帐；
（4）工程量、月付款报审台帐；
（5）施工进度执行和控制台账；
（6）履行安全监理责任台账；
（7）合同执行状况跟踪及解决过程和管理；
（8）现行经济法规、资料查询；
（9）其她。

一

前　上
期　级
手　来
续　文

二

监
理
文
件

三

会　监
议　理
纪　月
要　报

四

通　联

知　系

单　单

五

投　进
资　度
控　控
制　制

六

监　平
行
理　检
查
日　及　
旁
记　站

七

分　单
项　位
分　工
部　程
验　验
收　收

八

材
料
设
备
报
验

九

资
质
方
案
审
核

十

桩
基
工
程

附表一
归档文献目录 年份：20xx
工程名称
案卷编号
案卷题名
备注

xxxxx工程
20xx-01
前期手续

20xx-02
上级来文

20xx-03
监理文献

20xx-04
会议纪要、监理月报

20xx-05
告知单、联系单

20xx-06
投资控制、进度控制

20xx-07
监理日记、平行检查及旁站记录

……

……

案卷目录
年份：20xx
序号
案卷编号
案卷题名
详细内容
页数

一

20xx-01
前期施工手续
（１）规划允许证（规划放线成果图）

（２）施工允许证

（３）图纸审查意见

（４）施工合同

（５）施工中标告知书（直接发包书）

（６）工程开工报审表A1

20xx-02
上级来文
（１）质监巡逻记录

（２）安监巡逻记录

（３）上级主管部门文献及告知

二

20xx-03
监理文献
（１）监理合同、公司安全管理及培训制度

（２）监理中标告知书（直接发包书）

（３）监理公司资质、人员上岗证

（４）总监任命书、总监代表授权书

（５）监理规划、安全监理规划B12

（６）监理细则、巡视旁站制度B13

（７）监理交底

（８）工程监理总结报告B10

（９）工程监理质量评估报告B9

（１0）质量事故报告及解决意见

（１1）合同争议、违约报告及解决意见

（１2）工程监理资料移送单B15

三

20xx-04
会议纪要
（１）工地例会B61

（２）专项会议B62

（３）监理项目部内部会议B63

监理月报
（１）监理月报B5

四

20xx-05

告知单
（１）进度控制类B21　

（２）质量控制类B22

（３）费用控制类B23

（４）安全文明类B24

（５）设计变更类B25

（６）建设单位告知单C1

（７）向主管部门质量安全报告单B14

联系单
（１）建设单位类B31

（２）施工单位类B32

（３）设计单位类B33

（４）建设单位联系单C2

（5）承包单位通用申报表A8

备忘录

（１）建设单位类B41

（２）施工单位类B42

（３）设计单位类B43

暂停令
复工申请
（１）工程暂停令B1

（２）复工申请表A6

五

20xx-06

投资控制
（１）工程计量A4.1

（２）工程款支付审批A4.3

（３）签证及索赔A4.2

（４）工程款支付证书B8

进度控制
（１）总进度筹划A2.11

（２）月（周、旬）进度筹划A2.12

（３）延长工期报审A2.2

六

20xx-07

监理日记
平行检查及
旁站记录
（１）监理日记B7

（２）安全监理日记B7

（１）监理平行检查记录

（２）监理旁站记录B11

监理日记
（１）监理日记B7

七

20xx-08

分项、分部验收记录
（１）建筑构造工程分项、分部验收记录A3.5、A7

（２）给排水及暖通分项、分部验收记录A3.5、A7

（３）电气工程分项、分部验收记录A3.5、A7

（4）分户验收记录（住宅工程）

单位工程验收记录
（子）单位工程竣工验收记录A7

八

20xx-09

材料设备报验
（１）建筑构造材料设备报验A3.3

（２）给排水材料设备报验A3.3
（３）电气工程材料设备报验A3.3

九

十

20xx-10

施工管理体系制度
（１）安全管理体系报审表A3.2　

（２）施工现场质量管理检查记录

施工方案审核

机械设备报验
（１）单位工程施工组织设计A3.1

（２）分项、分部施工方案A3.1

（３）安全文明施工专项方案A3.9

（４）安全防护办法费使用筹划A4.4

（５）施工起重机械设备报验A3.4

资质审核
（１）总包公司资质报审A8

（２）分包单位资质报审A3.6

（３）特殊工种上岗证

20xx-11
桩基本工程
按江苏省建设工程质监站编制桩基本分部资料进行整顿汇总

附表四
监理文献目录
(需要移送市、区建筑工程档案馆监理资料)
序号
监理文献内容
份数
页数
1
监理规划

2
监理实行细则

3
监理月报中关于质量问题

4
监理睬议纪要中关于质量问题

5
工程开工申请表

6
工程暂停令/复工审批表

7
不合格项目告知

8
质量类联系单/告知单/备忘录

9
质量事故报告及解决意见

10
工程延期报告及审批

11
合同争议、违约报告及解决意见

12
合同变更材料

13
工程竣工（预）验收质量评估报告

14
工程监理总结报告

15

工程监理资料移送单
工程名称：　　　　　　　　　　　　　　　 　 编号：B－
致：　　　　　　　　（公司档案科）
我项目监理部现将 工程监理资料移送给公司档案室,请予以审查、接受。
附件：
1、 工程监理资料清单
2、 工程监理资料整顿归档文献

项目监理机构（章）：　　　　 　 　　　
　　　　　　　 总监理工程师：　　　　　　日期：　 　 　
公司档案科签收
人姓名及时间

项目监理机构签
收人姓名及时间

审查、接受意见：

负责人： 日期：

B15
工程监理资料移送单
工程名称：　　　　　　　　　　　　　　　 　 编号：B15－
致：　　　　　　　　（建设单位）
我方现将 工程监理资料移送给贵方,请予以审查、接受。
附件：
3、 工程监理资料清单
4、 工程监理资料整顿归档文献

项目监理机构（章）：　　　　 　 　　　
　　　　　　　 总监理工程师：　　　　　　日期：　 　 　
建设单位签收
人姓名及时间

项目监理机构签
收人姓名及时间

建设单位审查、接受意见：

建设单位（章）：
建设单位项目负责人： 日期：
江苏省建设厅监制