房地产公司公文处理办法(试行)模版.docx

xx地产公文处理办法（试行）1.总则1.1目的为适应xx地产本部及所属企业（以下简称“各级公司”）工作需要，加强公司公文处理工作科学化、制度化、规范化，参照党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）的有关要求，并结合公司实际，特制定本办法。1.2适用范围：本办法适用于xx地产系统各企业。1.3概念1.3.1公文是指各级公司在经营管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻各级政府方针政策，发布规章制度和措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告、通报和交流情况等的重要工具。1.3.2公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。1.4原则1.4.1公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。要积极利用现代化的办公手段，努力提高公文处理工作的效率和质量。1.4.2公文处理工作必须严格执行国家的法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。带密级的文电要有专人管理，在规定范围内传阅和使用。1.4.3xx地产本部各部门、系统各企业要高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，各级公司应由专人负责公文处理工作。1.4.4各级公司综合管理部主管本公司公文处理工作，并对本公司各部门、下级公司公文处理工作进行业务指导和督促检查。2.公文种类公司常用的公文种类包括：序号行文关系文种名称/形式适用类型示例1下行文决议适用于会议讨论通过并要求贯彻执行的重大决策事项公司二届一次职代会通过关于总经理工作报告的决议2决定适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销系统各单位不适当的决定事项关于加强安全生产工作的决定、关于表彰年度先进单位和先进工作者的决定3意见适用于对重要问题提出见解和处理办法关于进一步加强档案管理工作的意见4通知适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项；批转、转发公文；部署工作；发布管理制度；任免和聘用公司管理人员等事项关于等同志职务任免的通知、关于五一劳动节放假安排的通知5通报适用于介绍工作经验和典型事例；表彰先进；处罚违章违纪行为；传达领导重要讲话、重要会议精神和告知重要情况等关于公司员工违纪行为的通报，关于公司年度考核结果的通报，关于表扬先进事迹的通报6公告适用于对内外正式公开宣布重要事项或者法定事项等关于第九届监事会第二十二次会议决议的公告7批复适用于答复下级对上级的请示事项关于同意与公司开展商务合作事宜的批复8上行文工作请示（报告）单适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问适用于向上级单位请求指示、批准事项。9平行文函适用于与内、外部不相隶属单位之间商洽工作和联系业务、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项关于请求支持工作事项的函、关于征求意见的函10其他纪要适用于记载会议主要情况和议定事项公司3月份经济活动分析会议纪要3.公文格式公文由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志（文头）、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、抄送单位、印发单位和印发日期、页码及附件等组成。3.1公文要素3.1.1份号（1）概念：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。（2）编排规则：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。3.1.2密级和保密期限（1）概念：公文的秘密等级和保密期限。涉及企业商业秘密的公文，应根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限，其中，“绝密”“机密”“秘密”级公文应当标明份数序号。（2）编排规则：如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。秘密等级和保密期限之间用“”隔开。3.1.3紧急程度（1）概念：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，应当分别标注“特急”“加急”。凡注明紧急程度的公文，应从核稿、审批、发文登记、印刷到分发、递送，按时限要求迅速处理。（2）编排规则：如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。3.1.4发文单位标志（文头）（1）概念：由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称（如，函）。联合行文时，主办单位应当排列在前，以联署发文单位名称为准上下居中排布。（2）编排规则：发文单位标志要居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用方正小标宋简体（字体文件需统一下载安装），颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。3.1.5发文字号（1）概念：由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注。联合行文时，使用主办单位的发文字号。（2）编排规则：发文字号编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处于同一行。函件的发文字号标注在红色分隔线下方右侧，且在代字后加“函”字。3.1.6标题（1）概念：标题由发文单位名称、事由和文种组成。标题应当确切、简明扼要地概括行文内容。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（2）编排规则：标题一般用2号方正小标宋简体（不加粗），编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形。3.1.7主送单位（1）概念：公文的主要受理单位，应当使用单位全称或者规范化简称。（2）编排规则：主送单位编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。3.1.8正文（1）概念：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。（2）编排规则：一般用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段首空二个字符，回行顶格。3.1.9附件说明（1）概念：公文附件的顺序号和名称。附件若为文件，可以省略书名号和文号。附件名称后不加标点符号。（2）编排规则：公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.”）；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。3号仿宋字体。3.1.11发文单位署名（1）概念：署发文单位全称或者规范化简称。（2）编排规则：一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文单位署名。3号仿宋字体。会议纪要末尾不用署单位名。3.1.12成文日期（1）概念：成文日期以签发人的签发日期为准；联合行文时，以最后签发单位签发人的签发日期为准；电报以发出日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准。（2）编排规则：成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。3号仿宋字体。3.1.13印章（1）概念：公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。联合下发的公文，联合发文的单位都应分别署名并加盖印章。（2）编排规则：印章用红色，不得出现空白印章。印章要端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。3.1.14版记（1）概念：包含抄送单位、印发单位和印发日期。抄送单位：除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称或规范化简称。印发单位和印发日期：公文的送印单位和送印日期。（2）编排规则：抄送单位。如有抄送单位，一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。如需把主送单位移到版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时，应当将主送单位置于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。印发单位和印发日期。一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，统一为各公司综合管理部，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。3.1.15页码（1）概念：公文页数顺序号。（2）编排规则：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条“”字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。3.1.16附件（1）概念：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。（2）编排规则：附件应当另面编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，后不加冒号。3.1.17公文用纸采用国际标准A4纸型（210mm297mm），左侧装订。3.1.18公司部分公文格式模板见附件1 。3.2xx地产公文称谓标准用语：使用时根据受文对象或使用场景可选择合适标准用语进行对应表述。（1）公司层面：xx地产、公司，地产本部、公司本部，xx地产（公司）系统各企业、地产（公司）本部各部门。（2）分子公司、项目公司层面：各子公司、各置业公司，各项目公司，各置业公司（子公司）及其所属企业。3.3公司系统各企业发文代字3.3.1发文代字列表序号文件种类（部门）公司发文序号文件种类（部门）公司发文xx地产1经公司董事会决定的重要事项以董事会办公室的名义发布正地董办 号11工程管理部正地工程 号2经公司总裁办决定的重要事项以总裁办公室的名义发布正地总办 号12营销管理部正地营销 号3综合管理部正地综管 号13商业资产管理部正地商管 号4人力资源部正地人力 号14运营管理部正地运营 号5财务管理部正地财务 号15客户关系部正地客关 号6审计风控部正地审计 号16规章制度类文件正地制 号7法律事务部正地法务 号17便函xx地产函 号8投资发展部正地投资 号18公司专题会议纪要正地纪 号9产品研发部正地产研 号10成本管理部正地成本 号地产板块所属企业1上海置业正地沪置 号8长沙置业正地湘置 号，2南京置业正地宁置 号，9武汉置业正地鄂置 号，3苏州置业正地苏置 号，10合肥置业正地徽置 号，4福州置业正地榕置 号，11规章制度类文件正地*置制 号5南昌置业正地赣置 号，12便函正地*置函 号，6京津置业正地京津置 号，13公司专题会议纪要正地*置纪 号7莆田置业正地莆置 号，项目公司发文代字示例（由各置业公司参照确定）1上海置业虹桥项目沪置虹桥 号3.3.2说明（1）各公司发文代字前几字必须与此表一致。如本公司发文较少，可统一使用本表所列发文代字前四字，如置业公司“正地沪置”、项目公司“沪置虹桥”；如本公司发文数量较多，为便于区分职能归口和细化管理，应在已有代字的后面再加上专业（部门）类别，如“正地综管”，但原则上发文代字不要超过6个汉字。（2）如成立新的子公司，由地产本部依照上表所列规则给予其规范的发文代字并增补公司系统发文代字表。（3）项目公司发文代字由各置业公司参照本表示例确定。4.行文规则4.1行文关系根据隶属关系和职权范围确定。4.1.1下行文：根据工作需要，上级公司在职权范围内，可向直属下级公司和本公司各部门行文。公文格式使用红头文件。4.1.2上行文：下级公司可向直属上级单位请示或报告工作。公文格式使用工作请示（报告）单。4.1.3平行文：各级公司根据业务需要，可向有关政府机构、业务主管部门、人民团体联系办理业务；可与商务合作伙伴互相行文商洽有关业务；可向公司系统内不相隶属的其他公司商洽、协调工作。公文格式使用便函格式。4.1.4行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。4.1.5发文应坚持精简原则，凡可当面请示、报告、商洽的事项和可通过电话、现场办公等方式处理的问题，一般不要行文。4.2按照行文规则，一般不得越级行文，应逐级上报、逐级下达。特殊情况需越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。4.2.1各级公司不得越过直属上级公司，向更高一级公司行文。4.2.2上级公司对隶属于直接下级公司所管理的企业，无故越级请示和报告问题的公文，除属于紧急情况或重大报告事项外，原则上不予受理。4.2.3各级公司如需向直属上级公司以上的领导单位请示或报告事项时，须以直属上级公司名义对上行文。一般先报直属上级公司，再由直属上级公司上报。4.3上行文规则4.3.1请示应一事一文。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。4.3.2原则上主送一个上级公司。4.3.3下级公司的请示事项，如需以本公司名义向上级公司请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级公司。4.3.4除上级公司领导直接交办事项外，一般不得以本公司的名义向上级公司领导个人报送公文，不得以本公司负责人名义向上级公司报送公文。各级公司须以上级公司名义批示、答复问题的请示或须上级公司了解情况的报告，均应主送上级公司，一般不得主送上级公司某部门或个人。4.3.5各级公司职能部门应以本公司名义而不得以部门名义对上级单位行工作请示（报告）单（附件2）。4.4下行文规则4.4.1主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。4.4.2各级公司在职权范围内，可向直属下级公司以及本公司各部门行文，传达上级指示精神、安排部署工作、提出要求和意见以及答复请示事项等。4.4.3涉及公司多个部门职权范围内的事务，部门之间未协调一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级公司应当责令其纠正或者撤销。4.4.4除涉及公司内部管理制度、机构设置和人事任免、奖惩、办公经费、福利等重要事项外，公司各部门之间原则上不互相行文。4.5平行文规则 4.5.1行文直接主送受理单位，如需有关单位知悉的可抄送相关平级或上级单位。4.5.2行文应内容严谨准确、格式清晰规范。5.发文办理5.1发文办理包括公文的起草、审核、签发等程序。公司发文现仍执行纸质流转签批，除涉及核心商密文件采用纸质文件运转外，其余经签发后均在OA系统上进行对应发布。5.2公文起草应当做到：（1）符合国家的法律法规和党的路线方针政策，符合公司发布的各项规章制度和管理办法。（2）坚持一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。要深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。公文涉及其他单位或部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位或部门意见，力求达成一致。（3）文种正确，格式规范。内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。公文中有关人名、地名、数字、引文务必准确。引用公文应先引标题，后引发文字号并加括号。日期要具体写年月日。公文用词用字必须准确规范。文内使用简称时，一般先用全称注明简称后，再用简称。使用英文字母缩写时，应先用中文全称注明英文缩写后，再用英文字母缩写。公文中的数字，除部分层次序数词以及词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。一般第一层用黑体字、第二层以下用仿宋体字标注，但可根据需要进行加粗突出显示。公文必须使用国家法定计量单位（附件3）。（4）发文单位（部门）负责人应当主持、指导重要公文起草工作。起草完毕应经主办部门负责人初核方可转入签批流程，初核时如需相关部门会签，需在初核意见中指出。（5）公文流转审批应使用发文稿纸（附件4）。5.3公文会签（1）公司发文涉及多个部门职责范围的，应当进行会签。各相关部门会签意见一致同意后，主办部门再送核稿、公司领导核签、签发。（2）会签文件要急件急办。一般会签文件应在2个工作日内会签完毕，逾期要向主办部门说明原因。（3）对会签文件应注明会签意见。如在文稿上修改，应同时注明修改部门，并在发文稿纸上注明会签时间。（4）会签时，若文件内容未协商一致，一般应退签修改完善后再继续审批行文。5.4公文审核（1）核稿程序凡以公司名义发文，在送公司领导签发之前，公文主办部门负责人要对本部门草拟的文件进行复核，确认会签意见落实情况。如无部门会签，此步可跳过。在送公司领导进行签批前，文件应由综管文控人员进行文字校核和送签前的排版。（2）核稿要求核稿主要包括审核文件各组成部分是否完整、文件内容是否准确和文字的表述是否妥当、会签意见是否落实等方面。主办部门主要负责核查文稿数据、事实是否准确；所提要求、办法、意见和措施是否切实可行；文件是否需要有关部门会签；所要说明的问题是否全面清楚；公文主送（抄送）发送的范围是否准确；附件是否齐全；会签意见是否落实等。综合管理部主要核查是否需要行文；文件是否经有关部门会签；文种使用、文字表达、公文格式、文号是否准确、规范；其他内容是否符合公文起草的有关规定和要求等。经核稿不宜发文的公文文稿，应当退回并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。签发人主要从总体上审查办文的必要性，文件内容是否正确地反映了公司议定的原则、意见等。5.5公文签发（1）公司领导及相关部门负责人审批、办理公文时，应明确签署意见，签名并注明时间。最终签发人审批发文的，应在发文稿纸签发人处注明“同意发”。（2）文稿一经签发，未经原签发人同意，不得修改。若确须对已签发的公文进行修改，主办部门应提出修改意见，并由部门负责人签字后，发起公司文件更改审批单（附件5），报综合管理部和签发领导审批同意，方可修改。5.6公文拟制程序（1）由文件主办部门拟稿，拟稿后交主办部门负责人初核；（2）如需有关部门会签，由主办部门发会签部门会签；（3）会签完毕，经主办部门负责人复核落实会签意见后，由主办部门拟稿人发综合管理部文控人员文字校核和送签排版。核稿完毕，需根据需要，发公司分管领导核签；（4）核签完毕，送公司总裁/总经理签发；（5）完成发文签发流程后，拟稿人将文件定稿送综管部进行最终排版，并在发文登记表（附件6）上登记发出，发出前经综合管理部负责人确认审核。（6）所有公司发文均需用印后发出。OA发布需将文件正文转换成PDF版后发布。（7）文控人员对所有发文的发文稿纸、文件正本和定稿进行收集归档。（8）各级公司制度类文件，在相关部门会签完毕后，需送公司法务部进行审核，法律审核完毕后，再送综合管理部核稿，履行公文核签、签发程序。（9）例行性、事务性通知类文件可由公司总裁/总经理授权综合管理部负责人签发。发文程序示意图：6.收文办理6.1此处的收文办理是指线下或外部文件的纸质签收和办理，主要包括登记、分办（拟办、批办、承办）、传阅、催办、答复等程序。OA系统中工作请示（报告）单执行OA在线审批流程。6.1.1对于公司各部门、人员收到的各类需办理和传阅的文件需交至综合管理部，由文控人员在收文登记表（附件7）上进行编号和相应信息登记，方可转入收文办理流程。收文办理过程中形成的主办部门、备注说明等信息可在办理过程中及时补充填写。各类抄阅件、资料、信息及个人信函，不纳入收文登记。6.1.2应通过收文处理单（附件8）进行文件的传阅办理。凡须公司领导阅知和批示的文件，由综合管理部负责人依据文件内容和公司领导分管范围提出拟办意见后，呈送公司相应分管领导或总裁/总经理进行批办。若有部门收到文件后，未经综合管理部做收文登记，严禁擅自送领导进行签批处理，领导亦可要求其先登记再履行签批程序。6.1.3对领导阅示后有批示的公文，文控人员按领导批示送有关公司领导、部门或人员阅批或办理。对涉及两个或两个以上部门的工作，应落实主办、协办部门。紧急公文，应当明确办理时限。6.1.4主办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回批办领导并说明理由。6.1.5公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导决定。6.1.6审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。6.1.7交有关部门办理的公文，由综合管理部负责催办；催办职能在其他部门的，也可将收文登记表同步更新提交至催办职能部门。应做到紧急公文跟踪催办，重要公文重要催办，一般公文定期催办。 6.1.8阅件人和具体承办人应在限定时间内对批示事项办理完毕，各文件处理人均应在收文处理单上填写办理意见，具体承办人应在文件办毕时填写最终办理结果并经部门负责人签认。文件办毕后，承办人及时将收文处理单和文件一并交回综合管理部归档，以备存查。6.1.9对收文内容需要行文答复的，由主办部门起草答复意见，转入公司发文流程。涉及重大事项的，可经相关专门会议研究决定后，再由各部门办理。收文办理示意图：7. 公文归档7.1需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及公司档案管理相关规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上部门联合办理的公文，原件由主办部门负责归档。7.2公文办理完毕，根据公司档案管理相关规定，要及时将公文定稿、正本等有关资料归档，收发文还必须同时将发文稿纸和收文处理单一并归档。归档时，收文处理单在前，收文在后；发文正本在前，发文稿纸和定稿在后。7.3要定期根据公文相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证归档材料的齐全、完整，能够准确反映公司主要工作情况。7.4归档保存，应分类清晰，便于查找，存放安全，防止遗失。7.5整理好的文档，应当按照有关规定定期向档案部门移交。8.公文管理8.1公司系统各企业应当建立健全本企业公文处理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。8.2保密管理：公司内部文件起草、印发应按照知悉范围最小化原则，一般不得对外提供。特别是涉及公司商业秘密的文件、资料，未履行审批程序并经总裁/总经理同意，不得对外提供。8.3公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位根据职权范围决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。8.4不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并经综合管理部负责人批准，可以定期销毁。各部门负责人负责本部门保存的不具备归档和保存价值文件的销毁工作。8.5新设立的部门和单位应当向上级公司综合管理部申请发文立户，取得发文代字。经审查符合条件的，列为发文单位；单位合并或者撤销时，相应进行调整。9.附则9.1本办法自发布之日起施行，原有JT07-2015-B003(01)公文管理办法同时废止。9.2本办法最终解释权和修改权归属xx地产综合管理部。10.附件 附件1：部分公文格式模板附件2：工作请示（报告）单附件3：国家法定计量单位附件4：发文稿纸附件5：公司文件更改审批单附件6：发文登记表附件7：收文登记表 附件8：收文处理单10.1附件说明：为便于识别和使用，各公司需根据自身实际将所有表单修改为本公司版本，包括各类表格的单位名称，符合本公司实际的各审批人称谓等。xx地产综合管理部年4月