公司采购综合流程管理核心制度.doc

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企业采购步骤管理制度

为了提升企业采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工企业对优质资源需求，深入规范物资采购步骤，加强和各部门间配合，特制订本制度。
一、目标
为确保企业日常办公事务及各现场工作物资需要，提升采购工作质量管理，特制订本管理规程。
二、范围
各部门工作所需生产材料和辅料、小型机械和设备、备品备件、办公设备、办公用具、清洁用具、工服劳保用具、印制表格标牌和设备维修所需配件、材料等.
三、职责
　 1. 热爱本职员作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息积累。
　　2. 廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节省，讲究职业道德。
　　3. 负责企业生产所需材料采购工作。
　　4. 负责供给商开发、管理及维护工作。
　　5. 果断实施各项采购工作制度及企业各项规章制度。
　　6. 大项材料必需做招标工作，其它材料询价必需三家供给商以上参与。
　　7. 主动了解材料短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。
　　8. 立即帮助财务部对照欠款数额或协议要求安排对供给商进行付款。
　　9. 做到每七天一小结，每个月一总结，每十二个月一审核。
10. 完成领导交办其它工作。
四、人员配置及岗位分工
1.人员配置
采购部长一人，采购员二人，内勤一人。
2.分工
计划分为板材材料采购一人，垫片材料采购一人，零星及设备、模具采购一人，内勤一人（基础资料管理、体系、账务处理等）
五、程序
采购部在企业生产经营中担负着不可推卸关键责任， 采购工作好坏，直接影响企业产品质量、交期、成本等 。建立高效、实用、完善采购工作步骤是提升采购效率，降低成本最有效方法。在整个采购过程中， 采购部需要生产、技术、控制、财务、质检等各个部门大力支持才能顺利完成采购工作，每个部门之间联络需要一个标准来计划，来提升工作效率，降低工作失误，为企业整体发展做出各自贡献。
（一）请购及其要求
1．请购单要填写完整，具体应包含以下要素：
（1）请购部门；
（2）请购物品所属项目；
（3）请购用途；
（4）请购物品名；
（5）请购物品数量；
（6）请购物品规格；
（7）请购物品样品、图片或具体参数资料（技术标准及使用要求）等；
（8）请购物品需求时间（使用时间）；
（9）请购如有特殊需要请备注；
（10）请购单填写人；
（11）请购部门主管；
（12）请购单审核人；
（13）仓库保管员；
（14）企业总经理。
2.计划单及其提报要求
（1）计划单应根据要素填写完整、清楚 ，由企业领导审核同意后报采购部；
（2）固定资产申购根据（固定资产购置申请表）格式进行填写提报；
（3）日常零星采购根据企业印制（月份材料使用计划）格式填写提报；
（4）请购部门在提报计划单时，应要求采购部签字接收人，请购部门备份；
（5）包含请购数量过多时能够附件清单形式进行提交，为提升效率该清单电子文档也需一并提交；
（6）遇企业生产、生活急需物资，企业领导不在情况，能够电话或其它形式请示，取得同意后提报采购部门，并在计划单上写上说明。
（7）假如是单一起源采购或指定采购厂家及品牌产品，请购部门必需作出书面说明。
（8）计划单更改和补充应以书面形式由企业领导签字后报采购部。
3.企业物资计划单提报部门
（1）企业经营生产物资由生产安全部提报材料需求计划（每个月26日），期间如材料需求有改变，需加报材料使用追加计划。
（2）企业生活及办公物资、固定资产、设备维修等零星材料，需使用部报月材料使用计划；
（3）企业各部门专用物资由各部门自行提报。
（二）请购单接收及分发要求
1、请购接收关键点
（1）采购部在接收计划单时应检验计划单填写是否根据要求填写完整、 清楚，检验计划单是否经过企业领导审批；
（2）接收计划单时应遵照无计划不采购，名称规格等不完整清楚不采购， 图片或具体参数资料不全不采购，库存已超储积压物资不采购标准；
（3）无仓库保管员核查、签字请购物资不采购；
（4）对于不符合要求和撤销请购物资应立即通知请购部门。
2、计划单分发要求
（1）对于计划单采购部应根据人员分工和岗位职责进行分工处理；
（2）对于紧急请购项目应优先处理；
（3）无法在请购部门需求日期办妥应通知请购部门；
（4）关键项目采购前应征求企业相关领导提议。
3、采购周期要求
（1）常规商品采购周期在 7 天时间；
（2）碰到紧急采购，应汇报企业领导采取快速优先采购策略，紧急采购商品周期在 3 天时间；
（三）询价及其要求
1．询价应认真审阅计划单品名、规格、数量，了解图纸及其技术要求，碰到问题应立即和请购部门沟通；
2．属于相同类型或属性近似产品应整理、归类集中打包采购；
3．对于紧急请购项目应优先处理；
4．全部采购项目必需向生产厂家或服务商直接询价，标准不能经过中间商询价；
5．对于请购部门需求物资或设备如有成本较低替换品能够推荐采购替换品；
6．碰到关键物资、设备或预估单次采购金额大于 10 万采购情况，询价前应先向企业相关领导汇报，并说明基础情况；
7．询价时对于相同规格和技术要求应对不一样品牌进行询价；
8．除固定资产外单次采购金额在 1 万元以下项目能够自行采购；单次采购金额预算金额在 1 万元以上全部项目全部应要求最少三家上供给商参与比价或招标采购，比价或招标项目应最少邀请四家以上单位参与；单次采购金额预算价格在 20 万元以上项目应由采购部组织招标，企业相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在 100 万元以上项目由企业领导决定是否委托第三方机构代理招标；
9．比价采购或招标采购所邀请单位均应含有一定资质和实力，含有提供或完成我企业所需物资和项目标能力；
10.在询价时碰到特殊情况应书面报请企业领导指示。
（四）比价、议价
1．对供给商供给能力，交货时间及产品或服务质量进行确定；
2．对于合格供给商价格水平进行市场分析，是否其它厂商价格最低，所报价格综合条件愈加突出；
3．收到供给单位报价后应向企业领导汇报情况，设定目标或理想价格；
4． 关键项目应经过一定方法对于目标单位实力， 资质进行验证和审查， 如经过进行实地考察了解供给商各方面实力等；
5．参考目标或理想价格和合作单位进行价格及条件深入谈判。
（五）协议签署及其要求。
1．协议是当事人或当事双方之间设置、变更、终止民事关系协议。依法成立 协议，受法律保护。
（1）协议正文应包含要素
(2） 协议名称、编号、签署时间、签署地点； 采购物品、规格、数量、单价、总价及协议总额，清单、技术文件和确定图纸是协议不可分割部分；包装要求； 协议总额应含税，含运达企业总价，特殊情况应注明； 付款方法； 交货日期； 质量确保期； 质量要求及规范； 违约责任和处理纠纷措施； 双方企业信息； 其它约定。
（3）协议签署及其要求
1）如包含到技术问题及企业机密，注意保密责任；
2）确定协议条款时一定要将多种风险降低到最低；
3）为预防协议数量追加或追加无依据，采购时要求供货方提供报价清单；
4）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽可能要求厂商延长产品质保期；
5）具体约定发票提供时间及要求；
6）针对不一样协议约定不一样付款方法，如设备类协议通常应分根据预付款、验收款，调试服务款、质量确保金次序明确付款额度、付款时间和付款条件等 ；
7）和首次合作单位合作时，应少付预付款或不付预付款；
8）违约责任一定要具体、具体；
9）比价完成后方可进行协议签署工作；
10）协议签定应根据统一格式进行巡签审查；
11）协议巡签审查经过后应由企业领导签字，加盖企业协议章方可生效；
12）签署全部协议应立即报送财务部门并归档；

（七）付款及协议实施
1．付款要求
（1）全部已签署协议付款时应根据协议要求付款；
（2）根据进度付款采购物资必需确保质检合格方可付款；
（3）根据企业要求和协议约定达成付款条件时，该审批单巡签完成后提交财务部付款；
（4）财务部门在接到付款审批单后应在 3 天内付款，以免影响协议实施和供货周期，遇特殊情况限延期付款应立即通知采购部并汇报企业领导。
2．协议实施
(1) 已签署协议由采购部负责采购人员负责跟进，由采购部责任人进行监督，如出现问题，采购部应立即提出提议或补救方法，并立即通知请购部门及企业领导；
（2）已签署协议在实施期间，应立即掌握材料情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；
（3）协议在推行期间应根据上方约定严格实施协议，遇未尽事宜应立即协商并签署补充协议；
（八）验收和入库
1．报验
（1）供给商已经推行完成协议，材料进厂时采购部应立即通知保管员进行验收；
（2）对材料验收标准参考企业技术部门相关要求实施；
（3）达成质检和报验条件材料应在第一时间报请质检部门进行质检、验收；
（4）质检部门在接到报验通知后应立即报验，并出具报验结果证实书，对于质检不立即延误生产部门使用或不能入库情况质检部门应负关键责任；
（5）用于企业生活和办公物资不在企业质检部质检范围之内。
2．入库
（1）企业全部生产材料、设备及外协加工件入库前均应经过质检部门检验或验收；
（2）材料在运达企业后采购部应立即通知保管员，由保管员立即安排卸货和搬运；
（3）质检部门未立即验收材料，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接收；
（4）质检部门已经验收产品仓库应立即入库，并立即出具入库清单；
（5）外协加工件应根据原材料入库；
（6）质检合格后固定资产根据企业财务要求不入库。