协会秘书处管理核心制度.doc

潮州市安全生产协会秘书处管理制度（试行）第一章、总 则第一条：为建立完善协会秘书处工作机制，完善内部管理，充足调动工作人员主动性，以确保协会可连续发展，制订本管理制度。第二条：凡协会秘书处工作人员应遵守国家法规规章和对应要求外，均需要遵守本制度要求。第二章、协会组织结构第三条、 秘书处人员配置协会秘书处是协会常务理事会办事机构，由秘书长主持日常工作，配置必3-4人开展相关工作。秘书处对会长和常务理事会负责，定时或随时向会长和副会长汇报工作。第四条 依据协会章程要求，秘书处职责是：4.1落实实施国家和省相关政策法规，结合实际制订协会各项规章制度。4.2帮助政府行政主管部门宣传落实相关法律、法规，组织安全生产宣贯、培训会，宣传落实党和国家安全生产方针政策和法律法规，主动推广安全生产科研结果、优异技术和优异管理经验，促进企机关安全生产工作法制化、规范化和科学化；4.3 接收委托或参与组织由政府主管部门统一布署开展创先评优等活动。经社团管理机关同意，开展行业内创先评优活动。4.4 组织交流行业经验，对本行业相关政策法规、经营管理等开展咨询服务。4.5 搜集相关安全生产政策法规、技术情报和市场信息，编辑出版会刊。4.6 组织经验交流，改善提升协会工作，开展行业经济、技术、学术和行业组织本身建设等方面相互交流和合作。4.7 承接政府主管部门、省社团管理机关和会员单位委托办理事项。4.8 负责会员代表大会、理事会、常务理事会会议准备工作，起草会议纪要、对会议决定事项负责催办落实。4.9 负责会员会籍管理和会费收缴及费用支出管理工作。4.10 负责编制协会年度工作计划和整年工作总结，定时检验年度计划实施情况，处理实施过程中出现问题。4.11 负责会员和常务理事会交办其它事项。第五条 秘书处各岗位工作职责5.1、秘书长岗位职责：秘书长全方面负责秘书处工作，岗位职责是：5.1.1负责传达落实协会会长、理事会工作精神和相关指令，并跟踪检验秘书处工作人员落实落实情况。5.1.2主持秘书处日常工作。关键人事和财务工作向会长汇报。5.1.3对以协会名义上报、下发文件、决定、通报、和规章、制度、计划、总结、专题汇报等，进行签发，对协会收文进行批办。5.1.4定时组织召开秘书处工作例会，对秘书处工作人员工作负责检验指导，定时听取工作汇报，随时处理工作中出现疑难问题，促进协会工作健康发展。5.1.5组织工作人员做好召开会员代表大会、理事会、常务理事会工作会议准备工作。5.1.6对秘书处工作人员聘用、解聘，及薪酬、补助标准提出提议，报会长审批。5.1.7依据协会财务管理制度直接管理协会财务，按要求权限审批财务开支，超出权限初审后报会长同意。5.1.8完成协会领导交办临时事项。5.2 总务专员岗位职责5.2.1 负责协会文件收发，登记处理，相关文件、通知、活动方案起草，文件传阅，公文运转。5.2.2 负责和职能主管部门间关系协调，对外接待。5.2.3 负责协会关键活动会务组织，如：会员大会、理事会等筹备。5.2.4 协会物品采购管理，包含物品申购、比价、制作购置方案、实施购置等。5.2.5 负责协会相关证照变更、年审办理。5.2.6 秘书长交办内部协调事项。5.2.7 领导交办其它事项。5.3 会计岗位职责（由总务专员兼职）5.3.1 认真学习国家和省相关财经税收方面政策要求，熟悉会计岗位应知应会业务。5.3.2 认真审核多种票据，立即对账，确保财务支出合规正当。按月编制会计报表，向领导正确反应资金运转情况。5.3.3 认真编制会计凭证，做到凭证填写齐全、清楚，正确。5.3.4 如凭证需要调整，又包含到现金和银行时，必需由会计、出纳两个人签章。5.3.5 负责每个月社保购置、增减员手续办理，及社保相关证件年检。5.3.6 完成领导临时交办其它工作。5.4 外联专员职责5.4.1 负责新会员发展和会费收缴。建立会员数据库，立即更新会员资料信息变动； 5.4.2 负责开展日常会员联络活动、会员日常关系维护，定时电话回访或亲自造访，了解会员单位需求，向会员提供多种尽可能服务和帮助，探索新会员服务项目；5.4.3 负责筹备组织本部门多种会员活动、培训，帮助协会关键活动组织及会务工作。如：会员大会、理事会等筹备。5.4.5 建立、管理协会和会员间沟通平台，立即向会员单位公布最新协会动态。5.4.6 负责安全管理杂志征订工作。5.4.7 帮助会刊稿件组织。搜集国家、省市相关政策法规、规章，业界动态，会员企业活动，协会工作等信息。将协会活动组织成新闻稿件，对外宣传。5.4.8领导交办其它工作。5.5 文宣专员岗位职责：5.5.1 负责协会对内对外收发文件登记、存档。5.5.2 负责其它书面资料，如职员档案、营业执照、组织机构代码等协会相关资料存档、管理。5.5.3 负责协会会刊初稿编辑工作，包含组织撰写协会新闻、行业资讯采编、刊物排版、文字制作、材料等。5.5.4 负责协会采购物品入库登记、保管、领用登记。5.5.5负责部门文件打印复印。5.5.6 帮助筹备组织本部门多种会员活动、培训，帮助协会关键活动组织及会务工作。如：会员大会、理事会等筹备。5.5.6 领导交办其它工作。5.6 出纳岗位职责：（暂由文宣专员兼职）5.6.1 认真学习国家和省相关财经税收方面政策要求，熟悉出纳员岗位应知应会业务。5.6.2 认真实施协会财务管理制度，做好现金收付和支票签发工作。 5.6.3 认真核查原始凭证，凭证填写齐全、正确，经会计审核后，方可记入银行帐和现金账。5.6.4 现金、银行必需做到日清日结，库存现金余额控制在3000元之内。现金和银行、账面必需做到三相符。5.6.5 帮助会费收缴工作。5.6.6 完成领导交办其它工作。第三章、人事工资管理第六条 人事管理6.1人员招聘6.1.1 本协会需要人员面向社会公开招收，择选录用。6.1.2 招收人员按工作性质分为两类，一类是全职员作人员 。另一类是因某个项目开展需要而在特定时期内聘用个她人员。 6.1.3 协会专职员作人员需大专以上学历，有责任感，良好沟通协调能力。年纪在23-40岁之间。6.1.4 各岗位假如缺员或需增设岗位，由秘书长书面汇报会长同意同意后方可招聘。应聘人员应提供个人资料包含：个人简历、学历证实、相片等，由秘书长初试（包含）笔试、面试，面试合格后报会长同意即可试用。6.2 人员试用6.2.1 全职员作人员实施试用期制。试用期1个月或以完成一定工作任务为期限。试用期内试用人员要离职，应提前3天通知秘书长。试用期满，本人提交转正申请汇报，经秘书长考评合格后汇报会长同意，经同意职员成为协会正式职员。6.2.2 正式录用全职员作人员和本协会签署劳动协议，双方应严格推行。签署协议后由协会为职员按国家相关要求办理社保、医保。6.2.3 协会依据工作需要和项目活动需要，可聘用兼职人员。兼职人员应提供个人相关资料，并经秘书长面试合格。兼职人职员作酬劳另行约定。6.3 人员离职6.3.1自动离职。职员连续旷工五日，或30天内累计旷工达十日（含十日内）者，为自动离职。自动离职者当月工资开始停发。6.3.2辞职。职员辞职需提早30天向秘书长递交辞职信并做好离职交接工作，方能结算当月工资。6.3.3开除、解聘。职员严重违反协会管理规章制度，不按协议要求办事，协会可开除解聘职员。如因个人过失造成协会损失被开除或解聘职员，视情节严重赔偿协会损失，或扣发当月工资。6.3.4裁员。因为业务缩减，或会员降低会费收入降低，协会有权对工作人员进行淘汰。被裁员职员补发30天基础工资。第四章、工资体系第七条 工资组成7.1 全职员作人员酬劳由基础工资+社保、医保+岗位补助+职级补助-社保个人缴费部分。7.2 基础工资及各类补助，能够伴随物价及协会工作量增减上下浮动。7.3 职员试用期工资按转正工资总额百分之八十发放。如有协会相关工作经验者可上升至百分之九十。试用期结束后经总务专员、秘书长考评合格者，享受和正式职员相同薪酬待遇。7.4 节日慰问金。协会正式职员给发放节日慰问金，未转正职员不享受节日慰问金。7.5 年底奖金。依据协会经营情况，标准上协会正式职员工作满十二个月（当年度6月1日前入职者计算为工作十二个月）可享受多30天工资年底奖金。秘书处年底对协会工作及职员表现进行总结，对当年度表现突出及工作成绩优异者可合适调高年底奖金额。第八条 工资放发时间协会职员发放时间为次月8日。第五章、考勤管理第九条 出勤时间9.1除法定节假日外，正常工作时间为周一至周五，周六、周日休息9.2职员工作时间： 8:3012:00 14：3018:009.3 如工作需要，全部职员应同意加班。第十条 考勤制度 10.1 协会职员应该根据要求时间按时上下班。10.2 职员有事不能按时上下班者需向协会领导请假。10.3 请产假须附区县级以上医院相关证实，产假期间，企业给职员基础工资。10.4 男职员配偶生育，可给陪产假5天，其它带薪假依据国家相关要求。第十一条 职员请假，一天以内（含一天）可电话向秘书长请假，超出一天以上七天以内请假，职员需书面请假条，报秘书长同意。七天以上请假需报会长同意。第六章 其它要求第十二条：协会职员应做好办公室防火防盗工作。12.1下班前要先做好防火安全检验，确定无问题后方可给办公室加锁。12.2 常常检验电源、火源、做到人走灯灭。室内无人时，要关锁门窗。 第七章 出纳管理制度第十三条：为规范本协会财务行为，加强财务管理，保障协会财务工作顺利完成，制订本制度。13.1 出纳人员应该以经相关领导审批好正式会计凭证(如：正式发票)为依据进行现金收付及银行存款支付。13.2 认真立即逐笔登记现金日志账、银行存款日志账并做到日清月结。13.3 协会库存现金限额为3000元，当日收款应立即送到银行，不得坐支现金。13.4 职员借款需书面申请，五千以内由秘书长签字同意，超出五千元需经会长签字同意。出纳员应严格推行借款手续，未经领导同意不准私自借款。不得以白条冲抵现金，不准利用本协会银行帐户代其它单位或个人存取现金。13.5 依据中国人民银行支票管理相关要求，严格支票管理制度，认真保管好支票。过期或作废支票应立即注销。13.6 签发支票应如实填写收款单位、金额或限额及签发日期和用途。13.7 每日终了，应按要求进行银行存款日志账、现金日志账结账、盘点。月末终了，应立即和总账及银行存款对账单查对相符。做到账账相符、账款相符。13.8正确编制银行未达帐余额调整表，确保做到和银行对账单余额查对相符。第八章 财产管理制度第十四条 财产物资是确保协会工作次序进行物质基础。为管理好协会财产物资，充足发挥其使用效益，特制订本制度。14.1 财产物资管理坚持“统一领导，分工负责，管用结合，物尽其用”标准。14.2 协会任何财产不得破坏和丢失，不得归个人私有，果断杜绝浪费和损失。14.3 实施财产物资管理负责制。坚持“谁保管，谁负责；谁使用，谁负责”标准，秘书处是财产物资管理职能部门，秘书处办公室是财产关键责任人。14.4 严格实施财产损失赔偿制度。坚持“谁损失、谁赔偿”标准，对于非正常损失，按原价格进行赔偿，并追究当事人责任，情节严重者，加倍处罚。第十五条 财产购入、使用、报损制度15.1 依据协会发展和业务需要，确定购置计划，依据协会财务制度，报协会领导同意，由总务专员购置；未经同意，不得私自购置。15.2 固定资产报废、报损，全部应经过总务专员和使用人出具书面签定意见书，按要求审批权限，办理审批手续。15.3 因为使用时间过久，确已失效能，或自然灾难等非责任事故损失，确系无法修复，按报废处理，审批权限同前款。15.4 因为责任事故造成固定财产损失，应由责任人写出书面检验，并按要求进行赔偿，损失数额在500元以上，报请秘书长审批，按报损处理。第十六条 财产清查制度16.1协会每十二个月要在年底进行清查，进行查对，方便查对财产数量，检验管理使用情况。16.2 在清查过程中，盘盈固定资产要查明情况，补记入帐，盘亏固定资产要查找原因，分清责任，并写出书面通报材料。16.3在清查过程中，严禁漏报、瞒报、少报等弄虚作假行为，一经查实，追查相关管理人员责任，情节尤其严重者，则令其调离本岗位。第十七条 财产移交制度：17.1 财产管理员调动工作时，要认真办理交接手续，由移交人在财产帐上加盖个人名章，以分清责任，接管人可继续使用。17.2 工作人员调离单位或办理离退休时，必需交清领用财产，不然，不得办理离任手续。第十八条 本制度从公布之日起实施。 潮州市安全生产协会 1月1日