新版房产中介财务作业流程.doc

店秘流程一、 交接：（一）钱款交接：1、钞票交接制度为了保证公司资金安全性，公司特做出如下规定：A、 在银行上班时间签单，为避免浮现误收假币等风险，店员应及时陪伴客户到银行直将钱款存入公司账户。B、 如果在银行下班后签单，收到客户钞票，需提前致电财务部，陪客户将钞票直接交到财务，直营店不得滞留或携带钞票过夜。C、 钱款存入公司账户后，开具收据，将客户联交与客户，并整顿好合同、收据、回单，填写钱款交接表，建立直营店台帐， 24小时内上交公司。各直营店必要引起高度注重，严格按照公司综合制度执行，如果浮现违规操作，公司将按照如下制度作出惩罚：A、 在银行上班时间，直营店如果违规收取客户钞票，浮现假钞，直营店自行承担假钞相应损失。B、 收到客户钞票未按公司规定及时存入公司账户，一经查出，处以店经理100元罚款若浮现遗失，连锁店自行承担相应经济损失。C、 在银行下班时间收取客户钞票，连锁店擅自存留钞票或店内人员擅自携带钞票过夜，一经发现，将对连锁店经理处以100元罚款；如因以上行为导致店内失窃，钞票被盗，扣罚连锁店内所有人员当月提成；如经核算店内无明显被窃痕迹，钞票无端丢失，店内人员所有开除。D、 直营店收到客户存款回执单后，将开具相应金额收据交于客户，填写交接本，24小时内上公司，如果直营店将回执单、收据遗失，将对直接负责人处以罚款100元；若店秘、财务人员在交接中，回执单、收据等无端遗失，将对直接负责人处以100元罚款。2、房本、合同交接直营店签定合同后，必要半小时内录入，收取客户房屋凭证后，24小时内转公司内勤，交接时店员与公司内勤应同步在直营店交接本上签字确认；公司内勤24小时内上交公司内勤并填好交接，签字确认。3、贷款件、过户件攒齐后及时告知权证。二、 退款： 1、办理退款原则：过户完毕、银行放贷到公司帐户后。 2、直营店每周四精确报送退款筹划，周二增补报送新增退款 3、详细退款流程及注意事项见流程图三、退费：房屋成交后，如需退还客户所交中介费，连锁店需填写退费申请单，经办人签字，经店长审核（审核交费金额），并经总经理、综合部经理签字后，由连锁店将所收中介费退还客户，同步收回客户手中收据，并在网上录入负数。如因优惠产生退费，除上述规定外另附优惠申请单。如因退房或纠纷产生退费，需有状况阐明，店长、总经理经理签字确认。四、退房手续：三方退房，需填写终结合同合同，买卖双方客户及连锁店经手人签字，总经理审批，并提前填写退款申请单和付款结算单。优惠审批连锁店必要按照公司收费原则进行收费，合同上必要严格按照公司收费原则填写，实收与应收之差某些为优惠金额，优惠金额必要履行优惠审批手续。连锁店填写优惠单，由客户、经办人、店长签字后交到公司内勤，总经理签字确认审核优惠金额，公司内勤留存合同及优惠申请单复印件，并转交综合部存档。三、 收据使用（一）开具规定1、 使用范畴：中介服务费、定金、信息费、代收房款、代收过户税费、代收贷款经办费，不容许开具公证费等 2、 收取服务费或房款后，应在收据综合联右上角用铅笔注明业务类型，若收入需要提成，则应在开具服务费收据综合联右上角用铅笔注明提成店店名及收入提成比例；凡是没签合同收取客户服务费，收据一律开成收客户“信息费”。3、 收据开具应以实际收取客户款项为准，不能将此前开具收据作废，再重开一张金额等于“上次加本次共计收取款项”收据。4、 当接受客户“转帐支票”时，不得当时开具收据，应及时把“转帐支票”交至综合部，待综合确认款项到帐后再告知连锁店开收据给客户，并把收据综合联交至综合部。5、 惯用综合数字：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、元。6、 收据上地址一定要以合同上地址为准，合同上地址必要与房产证上地址为准。收据上地址必要详细。7、 如果收取中介费客户需要开发票，连锁店可以凭收据客户联到综合部换发票，但房款收据综合不予兑换发票。8、 收据填写必要严格按照规定填写： 大小写金额一致，笔迹清晰，不得涂改9、 收据必要按照顺序使用，存根联必要保存， 不得撕毁；作废必要三联齐全（二）管理规定1、 专柜保存，不得随意放置，不准擅自携带，每店只留一本收据，领取时以旧换新并附交店长签字明细；公司内勤严格审核，核算无误后方可发放新收据，对有问题收据或浮现遗失状况，必要及时上报综合综合部；2、 每个连锁店必要建立收据使用明细表，明确每一张收据去向。3、 收据使用、保管， 直接负责人为连锁店店长，如果收据遗失，每份罚款1000元，并规定连锁店登报声明作废，费用由连锁店自行承担；如果作为其他用途，将上报关于部门，对当事人和店长进行重处4、 公司内勤做好收据领取归还记录，建立收据使用明细表，以消号方式进行严格管理，做到管理清晰，并随时到店进行抽查，若发现问题及时反馈，对于不反馈、管理混乱、未建立完整领取归还记录每次罚款50元。5、 公司内勤必要不定期清理各连锁店收据领取及归还记录，及时催交滞留收据，以月为时间节点，公司内勤必要将各连锁店收据回收并进行核查，对违规状况进行记录并上报体系负责人、综合部，若公司内勤未核查和上报，每次罚款50元；综合部将不定期对连锁店进行抽查，并对违背规定连锁店及交易中心进行相应惩罚。四、 合同使用（一）合同签定注意事项1、 合同签定地址必要以产权证上地址为准,详实到栋数/单元/楼层/房号；如果所签正式合同地址与预定合同地址不一致时，一定要在银行回执单上注明预定合同合同号及地址。2、 签合同步，售房人姓名一定要与产权证上姓名一致。如果售房人与房产证上姓名不符时，必要出具委托公证书，连锁店收取原委托公证书原件（普通为3份）后，并与合同、收据及回执单一起交到交易中心；如买方客户无法到场签合同，委托她人代理，必要出具委托公证书、代理人身份证原件，委托公证书随合同、收据、回单一起上交公司内勤。3、 签合同步，必要要把客户身份证号码写上。4、 签合同步，连锁店应订立经手人姓名、连锁店店名和日期。5、 如有自行交接房款除了要在合同上注明外还需要买、卖双方填写自行交接审批表。6、 签合同步，一定要记住让客户按手印。7、 签合同步，用连锁店店章在合同三联上盖骑缝章。8、 连锁店业务员在订立各种业务合同步，未经公司其她有关部门承认，均不得在合同或合同补充条款中订立与公司关于违约责任。如浮现上述状况，无论与否发生违约补偿，公司均将追究订立人责任，每次处100元罚款，导致损失订立人承担相应经济责任。9、签正式合同前，复印空白合同，待拟定后誊于正式合同，以避免挥霍。（二）合同审核注意事项1、 公司内勤收到合同后，对合同进行初审，核算产权人与否与售房人一致、核算合同地址与否与产权地址一致，核算收付款金额与否一致等2、 公司内勤严格审核合同签定与否规范，对于签定违背有关规定，规定连锁店重签合同，公司内勤可以拒收合同。（三）合同管理规定1. 专柜保存，不得随意放置，对放置混乱连锁店，处以罚款50元/次；合同如果浮现遗失，每份罚款1000元并规定登报作废，费用由连锁店自行承担。2. 严格按照序号使用，不准擅自撕毁，作废必要三联齐全。3. 连锁店合同外借，必要做好记录，贯彻合同去向。4. 不得擅自复印版本做其他用处，如一经发现，报关于部门，对当事人和连锁店店长严处。5. 必要建立合同使用明细表，贯彻每一份去向。6. 将作废合同及时上交公司内勤，连锁店不得自行解决。7. 体系负责人、公司内勤做好合同领取返还记录，建立手工台帐和电子文档，各级以消号方式管理合同，做到管理清晰，并随时到店进行抽查。以月为时间节点，公司内勤将连锁店合同所有收回，所有核查，对违规状况进行记录并上报体系负责人、综合部，若公司内勤未核查和上报，每次罚款50元，连锁店管理混乱，处以50元/次罚款五、 产权证、商品房购房合同等房屋凭证、公证书、房款收条管理规定（一）产权证、商品房购房合同等房屋凭证以及公证书1. 连锁店签定合同同步收取房屋凭证（产权证、购房合同、购房发票等），并开具收件凭证，填写交接表后，必要及时上交（连锁店在当天上午12点前成单需于当天13：00前将房屋凭证交于公司内勤处；连锁店在12：00后来成单则于次日13：00点前将合同等有关房屋凭证交于公司内勤），公司内勤保证在签单24小时内上交权证内勤。权证内勤必要严格审核，权证内勤对房屋凭证进行统一管理。2. 权证内勤为凭证及公证书管理直接负责人，必要建立电子文档和手工台帐，采用编号方式，严格管理，建立严密交接制度和借用领取制度。3. 房屋凭证（产权证、购房合同、购房发票等）借用必要填好借用交接表，且24小时内必要归还，不得转借。4. 若连锁店私留房屋凭证，延迟上交，每次罚款50元/次，若发生遗失，将追究直接负责人责任。5. 各级交接必要建立交接本，做到交接清晰有序，若因交接混乱或出错，导致证件遗失，将对有关负责人进行追究。6. 公证书只可以出示给客户，不得复印或做其他用途，若经发现，一律重处。（二）房款收条1. 连锁店在支付客户房款同步，规定客户填写客户收款确认单，单据内容必要由客户自行填写，连锁店不得代为填写，内容必要填写齐全，真实有效并规定客户盖指纹确认，并于24小时内上交公司内勤。如发现连锁店舞弊行为，将对连锁店处以50元/次罚款，给公司导致损失承担相应经济责任；如内容填写不齐全，将对连锁店处以10元/次罚款。2. 客户无法当天到店领取房款，连锁店需将房款存折或钞票支票当天返回公司综合部。连锁店、交易中心不得滞留房款存折或钞票支票，否则每次处以50元罚款。3. 连锁店必要在24小时内将客户收款确认单上交公司内勤，公司内勤24小时内上交综合部。各级不得延迟上交付款结算单，否则每次处以当事人10元/次罚款。4. 各级交接必要清晰明了，建立交接表，交接人和签收人分别签字确认。如房款收条遗失，将对当事人进行50元/次惩罚。六、 所有合同、表单、单据中凡涉及签字，必要真实有效1 合同：涉及各项业务所使用各种合同，经办人、客户必要是亲笔签字，如客户不是房主本人则应有授权委托书，注明代。2 表单：涉及优惠单、自行交接审批表等，客户、经办人、各级审批人签字必要真实，如遇紧急状况，审批人暂时没有签字，可由审批人先打电话告知综合部，然后再补签字，其她人不可代签。3 单据：涉及借支单、提前退款申请单、报销单、付款结算单等，经办人、审批人签字必要真实，借支单上经办人应是用款人，别人不得代签。七、 报销流程1、费用报销人所报销费用必要据实。2、费用报销单据类型应符合规定，内容填写完整、齐备、清晰，且与实际一致。3、报销单据必要是税务部门正式发票。4、发票所载名称应为我司全名。5、认真填写费用报销中用途及其他各项，金额栏大小写必要一致，并不得涂改。6、费用报销单后附原始单据，原始单据按规定粘贴在费用粘贴单上，注明所附原始单据张数，在每张原始凭证上签上报销人姓名。7、各部门将需报销合法票据收集整顿，填写完毕后按费用报销单审批程序提请审批，手续完备后至综合部报销费用。 审批程序：经手人 连锁店店长总经理综合部负责人8、连锁店费用报销：办公用品月底统一申报，公司内勤汇总，公司依照额度统一审批，统一购买、发放。水电费、物业费、清洁费等发生时连锁店提前报公司内勤进行请款，付款后凭发票到综合部报销冲账。9、报销及其注意事项：水电、物管报销：单户单表交纳水电费为水电发票，如果由物管代收水电费要由物管出具收据并加盖物管章。物管费要由物管出具正式发票其她服务业发票，个别小物管不能出具发票可用物管出具收据报销。八、 其她注意事项1 客户在石家庄市自行将房款存入公司留存在连锁店公司在银行开设单位账户中；连锁店需及时将此信息反馈给综合部，待综合部确认房款已到帐，并收取银行回执单，才可给客户开具收据。2 客户自行在外地将房款存入公司留存在连锁店公司在银行开设单位账户中，连锁店店员应及时把此信息反馈到综合部，待综合部确认到帐后，连锁店才可开具收据，在上交各项资料中必要附上状况阐明和客户传真银行回执单；待店员在将收据交给客户时，必要让客房出具银行回执单原件，并及时将银行回执单原件交至综合部。3 退款必要直接交给产权人，如产权人在海外，必要由大使馆出具证明；如产权人在台湾，必要通过海台办出具证明；如其她因素产权人不能亲自到场拿钱款，必要出具公证后委托书及代理人身份证原件到现场办理，否则一律不予办理。4 如果所收定金或房款需要转为中介费（房款或定金转为违约金）一定要在合同上注明，并在合同规定可以转为中介费后，填写状况阐明交到交易中心(状况阐明见知识库)。如果在签了合同后来，浮现转违约金状况，需签一份补充合同。 交款、交件、退款流程一、交款流程综合收取并审核合同、收据、回执单及内网录入状况，并在公司内勤交接单上签字确认，建立房款表、收入明细表等，并在内网确认收费、收款。连锁店签定合同后，半小时内按统一格式在网上留言、合同录入，款费录入，并整顿好合同、收据（中介费有提成需注明提成连锁店及提成比例）、回执单，建立成交台帐，复印合同、收据、回执单存档，填写钱款交接表并及时上交公司内勤（详见备注4条）公司内勤收取并审核合同、收据、回执单及内网录入状况，并在公司内勤交接单上签字确认，建立房款表、收入明细表等，同步填好交接单交公司综合。公司内勤审核合同、收据、回执单及内网录入状况，并在连锁店交接单上签字确认，建立房款表、收入明细表等，并在内网确认收费、收款，每日下午15：00此前上交公司内勤。备注：1、成交后连锁店半小时内必要网上留言、合同款费录入等，如遇网络因素或其她状况，无法录入，必要告知公司内勤，否则按不及时录入解决。2、各环节交接必要按照时间节点进行，并建立好交接明细，责任贯彻到人，如遗失单据，将对直接负责人进行解决。3、综合人员 公司内勤 连锁店，进行层级审核，并及时记录反馈出错状况。4、上交必要及时，连锁店在上午12点前成单需于当天13：00前将合同、收据、回执单和件上交公司内勤处；若在12：00后来成单则可在次日13：00点前将合同、收据回执单和件交至交易中心，公司内勤每日下午15：00将上述资料上交公司，最迟不能超过24小时。5、如买卖双方自行交接房款则需要客户填写房款自行交接审批表留言类型：售出、成租、手拉手、限时签入、包销调入（连锁店成交后需按统一格式进行留言）1、售出和手拉手留言格式：成交合同号+售出合同号成交物业地址+成交价+收入+所收钱款+预测合同、收据、回单上交时间+预测交过户贷款件时间（主题中备注是：三方成交/调出/限出/手拉手）；2、成租留言：成租合同号+售出合同号成交物业地址+收入+所收钱款+预测合同、收据、回单上交时间。3、预定留言格式：预定房源编号+预定地址+预测成交价+预测成交时间。4、调入留言格式：房源编号（以Q字开头）+物业地址+统一报价+预测腾房时间。5、限入留言格式：房源编号（以X开头）+物业地址+统一报价+限时期限+与否支付定金及金额。公司内勤告知连锁店领取税票及证件，并填写好有关交接单，连锁店签字确认。权证内勤再次审核，对缺件、误件及时驳回，并督促补件，件齐后，交权证人员审核二、交件流程权证人员审件，对缺件、误件及时驳回，件齐后权证当天内在内网发布收件状况，权证内勤进行登记，建立过户贷款进度表，公司内勤初审过户贷款件，对于缺件、误件及时驳回并督促连锁店补件，件齐后，在交接单上签字确认，每日下午15：00此前上交权证内勤连锁店依照交件明细表收取客户过户贷款资料，置于档案袋内，打印交件明细表，填写有关内容，并粘贴于档案袋正面，填写交接表于每日13：00此前上交公司内勤。权证经办人员次日递件，办理过户、贷款，办理完毕后与权证内勤交接，权证内勤告知公司内勤领取发票及证件等并填好交接本。连锁店告知客户领取发票及证件等，回收客户税费、贷款经办费收据，并让客户开具权证收条，连锁店复印存档备查并将原件上交交易中心。备注： 1、各环节必要严格交接，建立交接明细表，保证资料证件安全性，不能遗失，否则，将直接追究有关直接负责人。2、攒件必要及时，连锁店当天收齐件，必要当天上交公司内勤，公司内勤每日15：00此前收件，当天必要传到公司。三、退款流程请款：连锁店：公司内勤将审核后退款明细反馈给连锁店，连锁店依照反馈明细进行请款录入并在星期天之前将付款结算单和客户身份证复印件交到交易中心综合负责人：综合人员进行最后审核并在周五16：00此前将核准后退款明细反馈给评估内勤和公司内勤。体系负责人和评估内勤：公司内勤根据三方房款表对三方退款进行审核；评估内勤对限时和包销退款进行审核，并于周五10：00此前将审核后退款明细发给综合公司内勤按合同订立状况及房款表对退款明细进行审核，对于不符合付款条件直接予以驳回。公司内勤周四下午17：00此前报送公司内勤和评估内勤审核。连锁店每周四上午12：00此前按统一格式将下两周收、付款款明细报送给公司内勤（按合同订立时间进行报送）。备注：1、如果所需退款是三方尾款连锁店除了要交付款结算单和客户身份证以外，还需交买卖双方签字结款告知单和物业交割单；包销首付就必要要有附属设施清单和物业交割单；2、公司内勤应在每周一前将综合审核通过所有退款付款结算单和有关资料交到公司；退款：公司内勤每周二、周五下午14：00此前到公司领取房款存折或支票。连锁店告知客户领款并让客户填写客户收款确认单。连锁店：每周二、周五下午15：00后来到交易中心领取房款存折或支票。备注：1、严格按照合同报送退款筹划；2、退款严格按照筹划执行，连锁店必要在规定期间内及时上报退款筹划给公司内勤，否则不予退款；3、客户领款时需带上合同原件和身份证原件且领款人应为产权人本人，如果不是产权人本人则需出具产权人委托公证书；3、连锁店必要在24小时内将客户收款确认单上交公司内勤，公司内勤24小时内上交综合部。 与客户协商付款事宜，再次拟定退款时间不批准四、非正常退款流程综合经理、评估经理、交易中心经理、销售部经理及总经理用款前一天告知连锁店 提前2天电话报批 评估或公司内勤批准综合请款 备齐退款资料提前一天上交办理退款手续 退款备注：1、 手续不完备、未准时间节点上报、网上未录入等不予请款（退款结算单、产权人身份证复印件）2、 2日内内客户尚未到店上领取存折，公司内勤必要退回综合。3、 对于没有上报而需要请款，由连锁店直接报公司有关领导审批，公司批准后连锁店提前一天告知公司内勤办理退款手续。如果需要当天用款由连锁店直接到公司请款。4、 收条24小时内必要上交，收条未上交下一次不予退款。附： 客户收款确认单收款日期： 年 7 月 12 日收款客户姓名刘强身份证号码510922合同号M-04-2500 0001182款项类别第一联存根房款 限时代卖保证金 其她地址成华 区新鸿南支路31号1幢1单元1楼2号 收款方式存折 钞票支票 钞票 其她金额￥94000金额（大写） 佰 拾 玖 万 肆 仟 零 佰 零 拾 零 元 零 角 零 分附注：（支票号或存折号码）客户收款确认签章：刘强连锁店：华油店 付款经办人：刘涛 付款结算单部门：华油店 年7月 8 日 项目：不填写客户姓名刘强合同编号 M-06-2500房址成华区新鸿南支路31号1幢1单元1楼2号面积100合同金额25万摘要 不填写本次付款大写：贰拾三万元整 小写：￥230000合计付款￥250000备注：退房款业务经办刘涛出纳不填写客户不填写 情 况 说 明部门： 年 月 日 项目：合同编号房屋地址客户姓名确认金额金额大写类型确认中介费 确认贷款服务费 确认违约金 其她状况摘要申请人店长交易中心经理房款自行交接审批表卖方姓名：买方姓名：房屋地址：产权性质：签约日期：成交价：与否贷款：钱款交接状况：卖方签字：买方签字：日期：日期：签约店：经理签字经手人：日期：注：因房款自行交接所产生任何纠纷与石家庄乐易房屋中介有限公司无关客户姓名联系电话身份证号房屋地址合同编号合同金额退费类型本次付款 大 写： 小 写：合计付款退费因素： 总经理： 主管副总： 综合： 部门经理： 经办人：退 费 申 请 单部门： 日期 ：