加强毕业生档案管理工作的有效途径.pdf

-172-女报 2023.07百家之谈加强毕业生档案管理工作的有效途径李婷（安阳师范学院河南安阳455000）摘要：毕业生档案是反映毕业生学习经历，证明毕业生学习表现的重要资料。它在社会管理、学生管理以及促进就业等领域都起着十分重要的作用。因此，本文对高校毕业生档案管理工作进行了一定程度的强化研究。本文首先对相关概念和重要意义进行了分析，而后分析了毕业生档案管理存在的问题，之后重点分析了加强毕业生档案管理工作的途径，以期供诸位参考。关键词：毕业生档案；档案管理；途径引言近年来，随着高校毕业人数逐渐增长，需要处理的档案数量也随之增加，这给毕业生档案管理带来了一定的难度。毕业生档案的真实性和完整性难以保证。由于档案涉及到个人信息和经历，如果不够严谨，就会出现虚假信息、抄袭材料等问题，给毕业生的就业带来不利影响。毕业生档案管理需要采用现代化的技术手段和管理模式，而目前高校毕业生档案管理还停留在传统的手工管理阶段，难以适应现代化的管理要求，档案管理信息化建设滞后。为此，需要采取一系列措施来提高毕业生档案管理工作的效率和质量。在档案管理工作中，由于一些相关人员不熟悉工作流程、对档案重要性认识不足等各种原因，导致毕业生档案管理出现了各种问题，例如档案转递有误、档案未及时存档处理、档案管理缺位等各种情况，这无疑脱离了毕业生档案管理制度建立的初衷，因此有必要针对毕业生档案管理工作开展研究，提升档案管理工作，切实保障档案管理制度的执行落实，更好地发挥毕业生档案的作用。一、毕业生档案及毕业生档案管理工作的重要意义（一）毕业生档案的概念档案是一种重要的历史记录资料，就档案的本质来说，档案是作为一种原始记录存在的，档案真实地记载着事件的过程，有着重要的历史价值。毕业生档案是高校毕业生在校学习过程中形成的具有保存价值的历史资料，通过毕业生档案可以让社会及用人单位了解毕业生的学习经历和学习表现。同时毕业生档案也是学生管理的重要形式和文件资料，对于学生管理也有着重要的作用，可以通过档案内容的记载加强校规校纪对学生的约束，切实记录学生的表现。因此，毕业生档案对于学校、用人档案、毕业生都有着重要的意义。（二）毕业生档案管理工作的内容毕业生档案管理是指对于毕业生档案的收集、整理、保管、利用、转递和监督管理等的一系列活动。对于毕业生档案管理来说，其贯穿学生入学到毕业的全过程。在这一过程中涉及学生档案的接收、大学期间学生档案资料的收集和整理、学生档案的整理保管，以及在学生毕业之后档案的转递管理。可以看到，毕业生档案管理是一项复杂的工作，其应当包含着严格的档案收集和资料整理过程。（三）毕业生档案管理工作的意义毕业生档案是毕业生必不可少的资料，档案管理也是高校不可分割的职责。就社会角度来看，国家专门制定了档案管理法来规范档案管理工作。从用人单位角度来说，毕业生档案管理工作有助于形成完善的档案，方便用人单位通过档案了解学生，提升聘用的匹配度和科学性。从学生角度来说，档案是学生学习经历的原始记录，学生可以通过档案更好地展现自己。因此，做好毕业生档案管理工作有着重要的意义。二、当前毕业生档案管理工作存在的问题（一）对毕业生档案管理重视不足目前，高校毕业生档案管理工作中，普遍存在对毕业生档案重视不足的问题，该问题具体体现在多个方面。就学校而言，对毕业生档案管理缺乏足够的重视，主要表现为没有-173-女报 2023.07百家之谈为档案管理工作分配足够的资源、在日常工作中对毕业生档案的收集也不够重视等，学生离校过程中没有做好档案管理交接，往往会存在一批学生未及时处理档案，导致档案留档，学校也没有及时跟进处理的情况。面对这样的情况，学校应当按照规定将学生档案妥当转递并及时通知相关学生，而不是放置不管。对于档案管理人员来说，目前毕业生档案管理工作一般是由学校档案室负责，由于涉及档案数量较多且档案流动性大，且不同档案管理人员素质不同，因此在实际开展毕业生档案管理工作过程中，存在部分档案管理人员对毕业生档案管理工作不够重视，从而影响毕业生档案管理的整体质量。就学生来看，其对于自己的毕业档案也存在重视不足的现象，不能及时按照相关规定和学校通知跟进自己的档案，尤其在毕业季，毕业生不重视跟进自己档案，往往可能导致不知道档案去处。（二）毕业生档案管理体制不完善毕业生档案管理工作中，存在管理体制不完善的问题。学校缺乏科学完善的操作流程，因而影响毕业生档案管理的质量。在毕业生档案管理过程中，学校需要制订一套完善的制度来规范毕业生档案管理工作，确保档案管理工作的顺利进行。目前，在国家层面的档案管理中，已经形成以中华人民共和国档案法为主的一系列法律法规以及相关的标准规范，但因为毕业生档案管理有一定的特殊性，其涉及毕业生档案的交接、收集、整理、保管等一系列活动。因此，具体到学校，需要结合自己的实际情况制订更有针对性的档案管理制度。对档案的接收、档案的转递，以及学生在校期间需要收集整理的档案类型、收集整理档案的方法进行明确，以保障工作人员可以在制度的指引下更好地开展毕业生档案管理工作。除制度不够完善之外，开展毕业生档案管理工作也需要具体的操作流程指引，明确相关档案管理人员的权责和具体的工作流程，让档案管理人员有章可循，更高效地开展档案管理工作。特别是在毕业生档案管理中，涉及档案管理人员的变动交接、毕业生档案管理监督检查等重要环节，更应该明确具体的操作流程，让开展工作的人员可以照章办事，全面提升毕业生档案管理工作的质量。（三）毕业生档案管理人员工作素养有待提升毕业生档案管理人员的业务能力，直接影响到档案管理工作的效率和质量。因此，学校需要对档案管理人员进行相关培训，提高他们的业务能力，以适应毕业生档案管理工作的需要。档案管理本身的客观难度也要求相关人员具备较高的专业知识。但是，在当前毕业生档案管理工作中，存在着兼职或专职档案管理人员没有经过专业的档案管理培训、相关工作缺少监督检查等情况，以上情况都影响到毕业生档案管理的质量，需要进行优化提升。（四）毕业生档案管理工作中部分重要环节有待强化就具体的毕业生档案管理工作来看，当前毕业生档案管理工作中，在档案收集、档案保管、档案运用等环节，由于缺乏制度、人员素养有待提升等原因，在实际操作过程中存在一些问题。从档案收集来看，由于毕业生档案涉及学生在校期间学习表现的原始资料，在收集整理上需要具备一定的标准，对于何种资料应当收集、如何收集、收集形式等应当明确，而目前因为标准不一致或缺乏标准，导致在实际收集档案资料的过程中存在一定问题。同时还应当注意到，随着信息技术的发展，学生在校期间的很多活动是通过电子数据形式进行记录的，这增加了档案收集整理的难度，对于一些电子资料如何收集、如何保存、保存之后是否具备原始效力等问题都需要进一步明确。从档案保管来看，由于纸质档案保管期间存在各种风险，例如霉变、失火、转移等原因，都可能导致纸质档案丢失或损毁，所以在毕业生档案管理过程中档案保管风险较大。从档案运用来看，目前毕业生档案利用程度较低，往往是在保管的机构之间转递，未能充分发挥档案的作用。另外，在学生毕业的时候，档案往往是从学校转递到单位或者户籍地人才服务机构，但是随着毕业就业压力的增加，可能出现学生毕业后短时间内变更工作的情况，这就导致档案转递次数增加，增加了档案丢失的风险。（五）毕业生档案管理信息化程度不足随着信息化技术的发展，当前很多成绩信息或档案资料都是通过电子数据形式体现的，但是当前毕业生档案管理工作中信息化程度不足，未能很好地实现和信息系统的衔接，这也影响了毕业生档案管理的效果。综上，这些问题需要通过一定途径加以解决，以提升毕业生档案管理质量。三、加强毕业生档案管理工作的有效途径（一）完善毕业生档案管理工作制度在当前毕业生档案管理工作中，应当注重完善档案管理制度。结合高校实际毕业生档案管理情况，在相关法律法规的框架下，制订更具针对性和操作性的档案管理制度。首先，在档案管理制度中应当明确毕业生档案管理工作的负责机构和相应的权责；其次，应当梳理毕业生档案管理流程，对各个流程中的要点进行明确，例如收集过程中的流程合规和资料形式、保管过程的档案安全和信息保密、接收过程中的人员确认等；再次，应当在制度中建立监督管理机制，毕业生档案管理制度中应明确档案管理流程和要点，包括毕业生档案收集、保管、移交和使用等环节，明确规定各环节的职责和流程，确保档案管理的规范性和安全性。建立毕业生档案接收审查机制，对毕业生档案的完整性、准确性、真实性进行审查，确保档案管理的准确性和真实性。对毕业生档案管理进行定期检查和评估，及时发现问题并进行处理。最后，还应明确违反制度的责任承担方式。通过建立明确具体的毕业生档案管理制度和对应配套的操作流程，将高校毕业生档案管理工作的规范性提升，保障毕业生档案管理工作的质量。（二）加强毕业生档案管理宣传在高校开展毕业生档案管理工作前，可以通过宣传海报、宣传单等形式，向学生介绍毕业生档案管理的重要性和具体方法，使学生了解毕业生档案管理的流程和注意事项。在高校开展毕业生档案管理工作中，可以通过组织培训、宣传教育等方式，提高档案管理人员的业务能力和工作水平，以适应毕业生档案管理工作的需要。为此，需要提高档案管理人员、学生等对档案工作的了解和认识，以此加强毕业生档案管理工作。（三）重视毕业生档案管理团队建设在毕业生档案管理工作中，需要注重建设高效的档案管-174-女报 2023.07百家之谈理团队。通过人才招聘引进人才和后续进行专业培训，加强毕业生档案管理人员的专业素养，由此提升档案管理质量。当前毕业生档案管理工作中，由于时间和资料、转递等程序的客观原因，导致档案管理工作存在一定难度。随着信息化的发展，档案管理工作和信息技术的交叉领域逐渐增加，这在客观上增加了档案管理的难度。因此，在毕业生档案管理工作中，需要加强团队建设，确保档案管理工作人员的专业素养过硬，通过人员素养的提升加强档案管理工作。（四）加强毕业生档案管理信息化建设在当前信息化发展的趋势下，毕业生档案管理工作应当引入信息管理系统，加强毕业生档案管理的信息化建设。纸质档案具备原始性，但在收集、整理、保管以及转递上都存在一定滞后性和隐患，且当前信息技术飞速发展，很多信息和资料都是以电子数据的形式存在和保管。因此，在毕业生档案管理工作中，需要重视信息化建设，通过引入电子数据库、信息化系统等方式，加强信息化建设，提高档案管理的效率。在毕业生档案信息化的过程中，应当注意完善收集标准、收集流程、保管形式、保密安全意识等建设，全面提升毕业生档案管理工作。（五）加强毕业生档案溯源及档案管理监督就毕业生档案溯源来看，主要是通过完整的追踪管理手段，防止毕业生档案在转递过程中丢失，确保档案安全。从档案管理监督来看，需要在毕业生档案管理工作中建立完整的监督制度，通过监督检查制度，保障毕业生档案管理工作全面有序进行，防止在档案管理工作中存在疏忽、不尽责的情况，监督检查制度的确立有助于推进这项工作的开展，提升工作质量。结论综上，加强高校毕业生档案管理具有重要的意义，由于毕业生档案管理目前存在对毕业生档案管理重视程度不足、档案管理制度不完善、档案管理较为复杂等主客观原因，导致当前毕业生档案管理工作仍存在较大提升空间。因此，有必要加强毕业生档案管理工作的建设，更好地发挥毕业生档案管理的作用。在毕业生档案管理中，通过完善档案管理制度、加强档案管理宣传、加强毕业生档案溯源及档案管理监督等方式，切实提升毕业生档案管理质量。参考文献：1 宋本玉.“互联网+”视角下高校毕业生档案管理水平提升对策研究 J.文化产业,2022(23):16-18.2 饶素玉.“稳就业”背景下高校毕业生档案管理服务优化路径与策略 J.浙江档案,2022(1):63-65.3迟成.高校毕业生档案管理“一站式”便民服务研究J.兰台世界,2022(10):98-100.4 王颖.利用信息化手段为依托创新高校毕业生档案管理的方法 J.科技资讯,2021,19(25):71-73.