办公用品领用管理标准规定.docx

办公用具管理要求一、 目标和内容为了加强办公用具管理，规范办公用具申请、采购、发放、领用步骤，特制订本要求。本要求包含管理职责和权限、办公用具分类、办公用具采购、办公用具保管和统计、办公用具配置和领用、办公用具供给商管理、办公用具使用要求等。二、 管理职责和权限1. 前台专员：负责办公用具采购、支出统计。2. 行政专员：负责办公用具费用申请、入库、验收和定时盘点3. 部门经理：负责部门专用办公用具采购审批。三、 办公用具分类办公用具按使用部门和频率分成以下两类：1. 常见办公用具：是指企业长久配置，使用频率高，定时采购办公用具。2. 专用办公用具：是指企业各部门依据特殊需要采购办公用具。四、 办公用具采购、出入库管理步骤1. 常见办公用具：每个月25日行政专员进行办公用具盘库，完成办公用具统计表（见附件一），依据剩下库存量和最低库存量确定下月需要采购办公用具品种和数量，26日前将品种和数量信息提供给前台专员。2. 专用办公用具：各部门如需采购专用办公用具，当月25日前挑选所需办公用具（除配置用具外每人5元采购预算），并填写办公用具需求表（见附件二）以邮件形式向本部门经理申请，并抄送给行政专员。行政专员收到部门经理回复审批后，安排前台专员进行购置。注：邮件申请内容：办公用具名称、规格、数量。3. 采购将以上两类办公用具需求量进行汇总后进行市场询价，做下月采购计划，填报行政物资采购申请表（见附件三），以电子邮件形式上报行政经理审批。4. 采购申请审批经过后，前台专员向办公用具供给商进行购置。5. 办公用具采购后应立即入库，由前台专员依据实际送货情况做出办公用具采购清单（见附件四），由行政专员依据办公用具采购清单清点物品办理入库并签字确定。6. 办公用具库遵照行政库房管理要求进行管理。7. 常见办公用具每个月25日由前台和行政专员相互监督完成盘点，将剩下库存量和上月26日至当月25日领用量进行查对，更新办公用具统计表。五、 办公用具配置和领用1. 办公用具配置参见办公用具配置标准(见附件五)领用。2. 办公用具领用（1） 企业公用办公用具：a) 为方便职员办公，企业配置公用办公用具，放置在前台处，职员如需领用，可到前台处取用。b) 公共办公用具由行办公用具前台专员定时补充和更换，由前台在办公用具领用记录表（见附件六）上签字，职员使用可采取借用方法。（2） 部门公用办公用具：a) 部门公用办公用具由部门派人领用，领用人在办公用具领用记录表上签字。b) 部门公用办公用具采取谁领用谁负责标准。c) 部门公用办公用具损耗，部门办理采购申请，并采取以旧换新方法领用。d) 非易耗型办公用具，领用人离职时，应将领用人名下专用办公用具还给前台；如有遗失，则应由领用人负责赔偿；如无损坏且部门内需继续使用，可由部门到前台办理重新签领手续。（3） 个人领用办公用具a) 企业依据各职位性质设置了办公用具配置标准，在职员入职时领用。b) 个人办公用具损耗，职员能够采取以旧换新和按周期领用两种方法到前台领取新办公用具。c) 职员领用办公用具由本人在办公用具领用记录表上签字。d) 职员离职时，非易耗型办公用具应交回前台，如有遗失，则应由个人进行赔偿。六、 办公用具使用要求1. 本着勤俭节省思想，全体职员全部应节省使用多种办公用具。2. 对于已领用办公用具要预防损坏和丢失。3. 日常办公用具若被人为损坏，责任人应自行购置使用。4. 使用公用办公用具时，如需拿往她处，使用完成后立即放回原处。七、 附件1. 办公用具统计表2. 办公用具需求表3. 办公文具采购清单4. 办公用具配置标准5. 办公用具领用记录表常见办公文具统计表统计日期：办公用具编码品名规格单位最低库存量最小单次采购数量上月结余数量本月应采购数量采购后库存数量本月使用数量本月结余数量A0001笔记本皮质A5201032023203A0002笔记本塑皮B5A0003签字笔k-35黑色A0004签字笔红色A0005圆珠笔蓝色A0006铅笔HBA0007签字笔芯k-35黑色A0008签字笔芯红色A0009胶棒15gA0010信封大（9号白）A0011信封小（6号/白）备注: 1、最低库存量 = 月安全使用量 2、上月结余数量=月盘库所得剩下数量 3、本月应采购数量=最低库存量-上月结余数量 （本月应采购数量须是最小单次采购数量倍数，且大于或等于最低库存数量）办公用具需求表 年 月 部门 序号名称单位数量单价总价备注￥0.00￥0.00￥0.00累计：￥0.00ps：办公用具预算标准（除部门标配外采购）5.00/人/月，请部门助理按预算标准挑选。办公文具采购清单采购方名称：办公地址联络人联络电话传真供给商名称：办公地址联络人联络电话企业电话品名规格品牌单位数量单价金额验货情况累计人民币（大写） 万 仟 佰 拾 元 角 分小写￥0.00结款方法： 现結 月结 季结 送货人签字：日期：收货人签字：日期：入库确定人签字：日期：办公文具配置标准类别物品名称规格单位数量特殊使用基础配置 （新入职职员）笔记本B5本1签字笔黑色支1部门（每5人为一套）笔筒套装套1书架个1资料册40页个1计算器个1签字笔红色个1胶棒个1办公文具领用记录表部门： 领用日期型号领用数量领用人签字经办人签字备注此文件解释权归人力行政部；此文件每十二个月度修订一版