办公用品领用管理标准规定.docx

办公用具管理要求
一、 目标和内容
为了加强办公用具管理，规范办公用具申请、采购、发放、领用步骤，特制订本要求。
本要求包含管理职责和权限、办公用具分类、办公用具采购、办公用具保管和统计、办公用具配置和领用、办公用具供给商管理、办公用具使用要求等。
二、 管理职责和权限
1. 前台专员：负责办公用具采购、支出统计。
2. 行政专员：负责办公用具费用申请、入库、验收和定时盘点
3. 部门经理：负责部门专用办公用具采购审批。
三、 办公用具分类
办公用具按使用部门和频率分成以下两类：
1. 常见办公用具：是指企业长久配置，使用频率高，定时采购办公用具。
2. 专用办公用具：是指企业各部门依据特殊需要采购办公用具。
四、 办公用具采购、出入库管理步骤
1. 常见办公用具：每个月25日行政专员进行办公用具盘库，完成《办公用具统计表》（见附件一），依据剩下库存量和最低库存量确定下月需要采购办公用具品种和数量，26日前将品种和数量信息提供给前台专员。
2. 专用办公用具：各部门如需采购专用办公用具，当月25日前挑选所需办公用具（除配置用具外每人5元采购预算），并填写《办公用具需求表》（见附件二）以邮件形式向本部门经理申请，并抄送给行政专员。行政专员收到部门经理回复审批后，安排前台专员进行购置。注：邮件申请内容：办公用具名称、规格、数量。
3. 采购将以上两类办公用具需求量进行汇总后进行市场询价，做下月采购计划，填报《行政物资采购申请表》（见附件三），以电子邮件形式上报行政经理审批。
4. 采购申请审批经过后，前台专员向办公用具供给商进行购置。
5. 办公用具采购后应立即入库，由前台专员依据实际送货情况做出《办公用具采购清单》（见附件四），由行政专员依据《办公用具采购清单》清点物品办理入库并签字确定。
6. 办公用具库遵照《行政库房管理要求》进行管理。
7. 常见办公用具每个月25日由前台和行政专员相互监督完成盘点，将剩下库存量和上月26日至当月25日领用量进行查对，更新《办公用具统计表》。
五、 办公用具配置和领用
1. 办公用具配置
参见《办公用具配置标准》(见附件五)领用。
2. 办公用具领用
（1） 企业公用办公用具：
a) 为方便职员办公，企业配置公用办公用具，放置在前台处，职员如需领用，可到前台处取用。
b) 公共办公用具由行办公用具前台专员定时补充和更换，由前台在《办公用具领用记录表》（见附件六）上签字，职员使用可采取借用方法。
（2） 部门公用办公用具：
a) 部门公用办公用具由部门派人领用，领用人在《办公用具领用记录表》上签字。
b) 部门公用办公用具采取谁领用谁负责标准。
c) 部门公用办公用具损耗，部门办理采购申请，并采取以旧换新方法领用。
d) 非易耗型办公用具，领用人离职时，应将领用人名下专用办公用具还给前台；如有遗失，则应由领用人负责赔偿；如无损坏且部门内需继续使用，可由部门到前台办理重新签领手续。
（3） 个人领用办公用具
a) 企业依据各职位性质设置了《办公用具配置标准》，在职员入职时领用。
b) 个人办公用具损耗，职员能够采取以旧换新和按周期领用两种方法到前台领取新办公用具。
c) 职员领用办公用具由本人在《办公用具领用记录表》上签字。
d) 职员离职时，非易耗型办公用具应交回前台，如有遗失，则应由个人进行赔偿。

六、 办公用具使用要求
1. 本着勤俭节省思想，全体职员全部应节省使用多种办公用具。
2. 对于已领用办公用具要预防损坏和丢失。
3. 日常办公用具若被人为损坏，责任人应自行购置使用。
4. 使用公用办公用具时，如需拿往她处，使用完成后立即放回原处。

七、 附件
1. 办公用具统计表
2. 办公用具需求表
3. 办公文具采购清单
4. 办公用具配置标准
5. 办公用具领用记录表

常见办公文具统计表
统计日期：

办公用具编码
品名
规格
单位
最低库存量
最小单次采购数量
上月结余数量
本月应采购数量
采购后库存数量
本月使用数量
本月结余数量
A0001
笔记本
皮质A5

20
10
3
20
23
20
3
A0002
笔记本
塑皮B5

A0003
签字笔
k-35黑色

A0004
签字笔
红色

A0005
圆珠笔
蓝色

A0006
铅笔
HB

A0007
签字笔芯
k-35黑色

A0008
签字笔芯
红色

A0009
胶棒
15g

A0010
信封
大（9号白）

A0011
信封
小（6号/白）

备注:
1、最低库存量 = 月安全使用量
2、上月结余数量=月盘库所得剩下数量
3、本月应采购数量=最低库存量-上月结余数量 （本月应采购数量须是最小单次采购数量倍数，且大于或等于最低库存数量）

办公用具需求表 年 月 部门

序号
名称
单位
数量
单价
总价
备注

￥0.00

￥0.00

￥0.00

累计：
￥0.00

ps：办公用具预算标准（除部门标配外采购）5.00/人/月，请部门助理按预算标准挑选。

办公文具采购清单
采购方名称：
办公地址

联络人

联络电话

传真

供给商名称：
办公地址

联络人

联络电话

企业电话

品名
规格
品牌
单位
数量
单价
金额
验货情况

累计人民币
（大写） 万 仟 佰 拾 元 角 分
小写
￥0.00
结款方法： 现結 □ 月结 □ 季结 □
送货人签字：
日期：
收货人签字：
日期：
入库确定人签字：
日期：
办公文具配置标准
类别
物品名称
规格
单位
数量
特殊使用
基础配置 （新入职职员）
笔记本
B5
本
1

签字笔
黑色
支
1

部门（每5人为一套）
笔筒套装

套
1

书架

个
1

资料册
40页
个
1

计算器

个
1

签字笔
红色
个
1

胶棒

个
1

办公文具领用记录表
部门：
领用日期
型号
领用数量
领用人签字
经办人签字
备注

此文件解释权归人力行政部；
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