档案管理新规制度范本.doc

湖南省第一测绘院档案工作领导小组职责一、认真贯彻档案法和关于档案工作方针、政策、法规；二、负责制定本机关档案工作筹划、管理办法、规定、制度，并组织实行；三、加强对本单位档案工作管理、组织协调和地方档案部门关系；四、定期对档案进行鉴定，精确判断档案保存与销毁。综合档案室工作职责 一、贯彻执行档案法、保密法及关于法规、政策； 二、负责接受本院各种门类和载体档案及关于保存价值文献资料； 三、积极开发档案信息资源，为院各部门工作提供优质服务，提高档案运用价值； 四、严格遵守保密法规并组织实行，对本院档案管理工作进行监督、业务指引； 五、积极积极向上级主管部门及地方档案部门报告工作，反映状况，接受检查和监督、指引；六、配合档案工作领导小组定期对各类档案进行鉴定，保证档案完整与安全。档案人员岗位职责一、严格遵守并执行中华人民共和国档案法和湖南省档案管理条例，认真贯彻党和国家关于档案工作方针、政策。二、坚持四项基本原则，努力实现“三个代表”重要思想，热爱本职工作，刻苦钻研业务，敢于开拓创新，不断提高自身政治、文化、业务素质。三、负责对本院各部门文献材料归档整顿工作。四、负责收集保管运用本单位所有档案，并对其进行整顿、鉴定、记录，积极开发档案信息资源，提高档案运用率，为经济建设和本单位各项工作服务。五、忠于职守，保证档案载体与档案机密完整与安全。湖南省第一测绘院档案管理办法第一章 总则 第一条 依照中华人民共和国档案法、湖南省档案管理条例和测绘成果资料管理关于规定，为了加强本院档案规范化、科学化、信息化管理，结合我院实际，特制定本办法。 第二条 档案是本院在开展各项工作活动中直接形成、具备保存价值各种文字、图表、声像等不同形式历史记录，是我院事业进一步发展根据，各部门必要维护档案完整与安全。第三条 档案工作是维护本院历史真实面貌重要基本工作，全院必要注重档案工作，把档案工作列入重要议事日程，在经费、库房设备和人员配备等方面予以保障。 第二章 档案管理机构及其职责第四条 院设立测绘成果资料与档案管理中心为档案管理机构，其业务接受省、市档案行政部门指引、监督与检查。同步，依照关于档案管理法规，对全院档案工作进行指引、监督和检查，增进档案工作进一步完善和达标。第五条 档案室职责（一）贯彻执行关于法律、法规和国家关于方针、政策，建立、健全本单位档案工作规章制度。（二）按照上级档案部门规定，整顿好本院文书档案及对本院各部门档案工作进行督促和指引。（三）组织交流档案工作经验，培训档案业务知识。第三章 档案管理第六条 凡工作中形成本年度具备保存价值文献材料，均由有关科室按照“谁办理、谁收集、谁整顿”立卷原则，负责有关资料、数据收集、整顿工作，按照关于规定规定，必要在规定期限内将本部门形成业务档案向档案管理部门移送。第七条 制定本院档案分类大纲、文献材料归档范畴和不归档范畴、档案保管期限表，并对各类档案实行集中管理，任何单位和个人都不得据为己有或者回绝归档。第八条 承担归档文献整顿工作部门和人员，应做好文献材料平时积累，各种文献材料及时收集完整、齐全。各类档案整顿均符合关于规范规定。第九条 档案库房进行温湿度登记，箱柜内有防虫防霉药物，按期对档案和库房安全状况进行检查，并做好记录，不存在发霉、长虫、丢失、损毁、泄密和未按规定销毁档案等状况。第十条 档案室应建立记录制度，对档案基本状况进行登记，建立记录台帐，并对档案接受、移送、保管、运用等状况进行记录。第十一条 各部门向档案管理部门移送档案，必要符合规范规定整顿装订，并依照案卷目录，清点核对，交接双方签字承认，手续清晰齐全后方可移送。第十二条 院建立档案鉴定组织，鉴定组织应进一步实际加强详细指引。其任务是：依照文献材料归档规定，检查文献材料与否齐全完整，整顿办法与否符合有关制度规定，鉴定、监销本院确无保管价值档案材料销毁工作，并进行造册登记，写出销毁报告，报院领导批准，实行销毁。 第四章 档案开发运用第十三条 按规定程序开展档案查借阅，做好查借阅登记，并对档案运用效果事列进行登记，由档案室收集、整顿上报。第十四条 本院各门类档案均编制卷案目录，全引目录（案卷文献联合目录）归档文献目录一式三套，编制文号索引，汇编发文汇集，编写大事记录。 第五章 档案基本设施和当代化管理 第十五条 档案室设有档案专用库房，能容纳本单位形成档案，并配备铁门、铁护窗、厚窗帘以及灭火器、温湿度计、去湿机、空调、电脑等设备；有单独档案整顿室、查阅室，布置合理，室内张贴或悬挂档案法、湖南省档案管理条例和档案管理五项制度。第十六条 档案库房安装防火、放盗自动报警系统和库房恒温恒湿自动控制系统，并安装指定档案管理软件，实现电脑检索，既有档案目录录入电脑，实现电子文献归档，并采用光盘存储档案原文及条目。第六章 罚 则第十七条 有下列行为之一，依照情节轻重，给与行政处分；导致损失责令补偿损失；构成犯罪，依法追究刑事责任； （一）将公务活动中形成应当归档文献、资料据为己有，回绝交档案机构、档案工作人员归档；（二）损失、丢失、涂改、伪造或擅自销毁档案；（三）明知所保存档案面临危险而不采用办法，导致档案损失；（四）档案工作人员、对档案工作负有领导负责人员玩忽职守，导致档案损失。 第七章 附 则第十八条 本办法由院成果资料与档案管理中心负责解释。第十九条 本办法自二00八年六月一日起实行。湖南省第一测绘院会计档案管理办法 一、会计档案是我院各项经济业务活动重要史料和证据，是我院档案重要构成某些。 会计档案涉及会计凭证、会计账薄、财务报告及其他会计资料。二、会计档案归档范畴（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证。（二）会计账薄：总账、明细账、日记账、固定资料卡片、辅助账簿等。（三） 财务报告类：月、季、年度财务报告，涉及会计报表、附表、附注及文字阐明。（四）其她类：银行存款余额调节表、银行对账单、其她应保存会计核算专业资料、会计档案移送清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。（五）移送档案室保管会计档案原则上保持原卷册封装，个别需要拆封重新整顿档案，档案室应会同会计部门经办人员共同拆封整顿，以分清责任。三、会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等以便使用，易于保管价质保存。原始凭证、票据、合同等具备法律效力资料，应保存纸质档案。四、会计档案保管期限划分（一）会计档案保管期限分为永久、25年、5年、3年，详细见会计档案保管期限表。（二）会计档案保管期限，从档案所属年度终了后次年一日算起。（三）使用计算机会计账务核算数据和资料磁盘、软盘等，其保管年限与书面档案相似，缩微会计档案资料保管期应按上述规定执行。五、保管期限界满会计档案，按下列程序销毁。（一）由档案管理部门会同会计部门编制档案销毁清册；（二）主管领导在会计档案销毁清同上订立意见；（三）应由档案管理部门、会计部门、监审部门共同派人现场监督，并在销毁清册上签章确认。六、保存期限已满会计档案，如尚有未了债权，债务或涉及未结案件，应待债权、债务和案件结束，再按规定销毁。七、会计档案整顿移送程序。会计档案由会计部门拟定一名会计兼职管理现行档案并做好平时立卷工作，由会计部门保管一年后，连同编制各种目录一式二份移送档案室，档案室收到档案后进行检查、验收、装盒、上架、入库保管。八、分类保管永久保存及定期保存所有会计档案。以上会计档案管理按照财政部、国家档案局（财会字【1998】32号）会计档案管理办法执行。档案管理制度一、凡属本单位归档范畴各种文献材料，必要依照法律法规规定向档案部门移送，并实行集中统一保管。二、按照文书、科技、会计档案及其她类别档案不同特点及载体差别，应当采用不同形式和办法保管，将库房温度控制在档案保护规定范畴内。三、档案库房管理要做好防火、防盗、防光、防霉、防尘、防虫、防鼠、防高温、防有害气体等方面工作，保证档案安全。四、定期做好档案鉴定工作，对保管期满档案应编制销毁清册，档案鉴定小组提出鉴定意见，报领导批准后，统一监销。五、保持库房清洁，适时对档案资料进行检测、清理、核对工作；如发现问题，应当及时向领导报告，对破损或蜕变档案应及时急救。六、档案及关于档案资料接受、移送等，要严格履行交接手续及审批制度。整顿归档制度一、按照档案法律法规和国家档案局关于规定，结合本单位档案工作实际，分别列出各种门类档案材料归档与不归档范畴。二、凡属文书、科技、会计等各门类档案归档范畴内文字材料、图标、声像、照片等，分别由详细承办文书解决部门和业务部门负责收集，并按关于规定整顿归档。三、各种文献材料归档整顿时间规定，除有特殊规定者外，均应当在翌年四月底前完毕。四、保证档案安全、完整，并保持归档文献材料之间有机联系，因公外出人员所带回文献、资料等，应按规定予以归档保存，不容许据为已有。五、注重归档文献质量，做到分类合理，装订规范，编号精确，笔迹美观。库房管理制度一、档案管理人员应对所管库房所有档案安全负责。严格按照党和国家关于档案安全和保密规定，维护档案完整与安全，严守岗位，履行职责。二、搞好库房门、窗密封，档案柜要关闭、上锁。禁止易燃、易爆、有腐蚀性物品和有害气体进入库内，未经容许，非本室工作人员不得进入库房。三、档案库房应做到“十防”。即防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防霉、防有害气体、防光、防尘。经常保持库房清洁、整洁、通风良好，库内不得存储任何杂物，工作人员要脱鞋入库，每星期对地板进行一次干擦，每月进行一次库内除尘，每季检查一次防虫状况。四、严格控制库房温湿度。坚持做好每天温湿度记录，准时调节库房内温湿度，力求将库内温湿度控制在规定范畴内。五、入库档案应保持整洁，排列有序，便于查找。每半年对照目录，分类分柜清点，保证档、册、卡相符，如有不符，应及时查明因素。六、每天下班前应检查库内、库外门窗、箱、柜和电器设备关闭与上锁状况，解决好不安全隐患。保密制度一、严格遵守保密法、档案法。二、不因工作以外因素，打听国家秘密或案件状况。三、不在公共场合和家属、子女、亲友面前谈及国家机密。四、不在私人交往中泄露国家秘密和案件状况。五、不擅自抄录、复印秘密文献、资料。六、不携带秘密文电和案卷到宿舍和公共场合。七、不用普通电报和无线电话传递国家机密事项。八、不用明码电报和不加密传真机传播秘密文献。九、不在个人著作和文章中引用国家秘密。十、发现失、泄密问题要及时向领导报告并采用补救办法，防止扩散。档案运用制度一、档案提供运用，须严格遵守保密制度，不能随意离开查阅室；外单位来查阅未开放档案，除持有单位简介信外，还须经关于领导批准方可查阅。二、未经批准不得抄录、复制档案，不准涂改、划圈、折叠、撕毁和拆散档案材料；不得擅自扩大查阅范畴；查阅档案场地不准吸烟、喝茶。三、未经允许，非档案工作人员不得进入档案库房查找档案。四、档案工作人员应当依照开发运用档案资源需要，编制合用检索工具和参照资料，为档案运用创造条件，简化程序，力求积极搞好服务。五、做好档案运用登记和效果记录，搞好信息反馈，及时总结档案运用经验，增进档案管理工作不断深化。