资源描述
电子档案管理系统基本功能规定
第一章总则
第一条为推动电子档案科学管理，规范电子档案管理系统建设，明确电子档案管理系统基本功能，保证电子档案真实、完整、可用与安全，按照国家关于法律法规和原则规范，制定本规定。
第二条本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接受、整顿、保存和提供运用计算机软件系统。
第三条本规定明确了电子档案管理系统（如下简称系统）必备功能。系统建设应根据先进、实用、安全、发展原则。
第四条本规定合用于国家各级各类档案馆，机关、团队、企事业单位可参照执行。
第二章系统总体规定
第五条系统构造应具备开放性，可实现与其她系统功能集成、数据共享与互换。
第六条系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见时间内业务需求，可以便地进行功能扩展。
第七条系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理业务模式、工作流程和数据构造等灵活定义与布置。
第八条系统运营应安全可靠，保存电子档案管理核心业务过程记录，依照需要采用电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。
第九条系统应根据电子档案保存和运用业务规定分别建立相应数据库。
第十条系统应可以管理符合国家、行业原则规定各种门类、各种格式电子档案。
第十一条系统应具备对实体档案进行辅助管理功能。
第三章档案接受
第十二条系统应具备电子档案接受功能，支持在线和离线批量接受与解决，保存移送接受解决记录。
第十三条系统应具备对电子档案数量、质量、完整性和规范性等进行检查功能，对不合格进行标注。
第十四条系统应具备对检查合格电子档案进行登记功能，支持电子档案数量清点、内容和元数据有效性验证，赋予电子档案唯一标记。
第十五条系统应具备对征集档案进行管理功能。
第四章档案整顿
第十六条系统应具备电子档案自动归类与排序等功能，支持分类与排序调节解决。
第十七条系统应具备电子档案著录、标引等功能，形成电子档案目录，并与电子档案有关联。
第十八条系统应具备电子档案批量格式转换功能，生成符合国家、行业有关原则用于长期保存和提供运用电子档案。
第十九条系统应具备维护电子档案各构成某些及有关数据信息之间、电子档案与电子档案之间关联功能。
第二十条系统应具备电子档案入库功能，并保存入库解决过程记录。
第五章档案保存
第二十一条系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，设立备份与恢复方略，制作备份数据，对备份数据和介质进行登记、检测与管理，使用备份数据进行恢复解决，记录备份恢复过程信息。
第二十二条系统应具备对电子档案存储状况监控和警告功能，对存储介质不稳定、存储空间局限性、电子档案非授权访问和系统响应超时等状况发出警告，跟踪和记录警告事项解决过程。
第二十三条系统应具备对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等检查功能。
第二十四条系统应具备电子档案保护功能，保障电子档案不被非授权修改与删除，记录长期保存过程中变动信息。
第六章档案运用
第二十五条系统应具备根据运用需求生成电子档案运用库功能，支持电子档案检索、筛选和输出，可觉得运用者提供符合国标格式电子档案。
第二十六条系统应具备对电子档案进行多条件模糊检索、精准检索和全文检索等功能，支持跨全宗、跨门类和递进检索，检索成果可以进行局部浏览和有选取性地进行输出。
第二十七条系统应具备电子档案在线借阅服务功能，支持在线申请、在线审批、在线阅览、授权下载与打印等解决，并记录顾客使用电子档案意见和效果等信息。
第二十八条系统应具备档案编研功能，对档案编研成果进行管理。
第二十九条系统应具备电子档案运用登记功能，保存档案运用者信息，并采用技术手段保证运用过程中电子档案不被非法纂改。
第七章档案鉴定与处置
第三十条系统应具备对电子档案鉴定与处置定义、配备和管理功能，按照电子档案处置规则，建立和配备鉴定与处置条件、方略和流程，支持保管期限到期鉴定等自动提示功能。
第三十一条系统应具备电子档案鉴定与处置操作功能，支持密级、价值和开放等鉴定解决。
第三十二条系统应保存鉴定与处置过程信息，记录鉴定与处置负责人员、意见和时间等信息。
第三十三条系统应具备电子档案销毁管理功能，对实行销毁解决电子档案进行彻底销毁，留存已销毁电子档案目录信息和销毁解决记录。
第八章档案记录
第三十四条系统应具备对电子档案数量与容量记录功能，可按照档案全宗、门类、文献格式、开放限度和年度等进行记录。
第三十五条系统应具备对一定期间期限内电子档案接受、整顿、保存、鉴定、运用等核心业务过程工作状况进行记录功能。
第三十六条系统应内置惯用电子档案工作记录报表。
第三十七条系统应提供报表制作工具，支持顾客自定义记录报表。
第九章系统管理
第三十八条系统应提供电子档案数据库及其存储构造定义与配备功能。
第三十九条系统应具备电子档案分类方案定义与维护功能，支持电子档案类目构造建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等解决；系统应内置惯用文书、科技、音像等档案门类分类方案；系统应支持对会计、业务类等专门档案分类体系设立。
第四十条系统应具备电子档案元数据和目录数据定义与维护功能，内置常用种类电子档案元数据方案。
第四十一条系统应具备顾客信息管理功能，支持系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员三员分立安全控制功能，支持电子档案管理顾客分组、分类管理，以及按照功能和数据进行授权等功能。
第四十二条系统应具备日记及其分类管理功能，记录顾客访问、存取和使用电子档案行为和信息。
第四十三条系统应具备对电子档案核心业务过程、档案管理操作行为和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪功能，记录发现问题。
第十章附则
第四十四条本规定由国家档案局负责解释。
第四十五条本规定自发布之日起实行。6月5日国家档案局发布《档案管理软件功能规定暂行规定》同步废止。
抄送：各副省级市档案局、馆，解放军档案馆、武警部队参谋部办公室。
国家档案局办公室秘书处
12月29日印发
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