综合项目工程综合项目档案管理新规制度.doc

工程项目档案管理制度一、目标为规范企业工程项目档案管理，防范和控制协议风险，有效地保护和利用档案，维护企业正当权益，特制订本要求。二、工程项目档案归档范围本要求所指工程项目档案是指过去和现在，企业在工程项目标设计、实施、完工等过程中形成含有保留价值文件、图纸、方案、图录像等。其关键包含：中标通知书，工程承包协议，协议附件，劳务分包协议，专业分包协议，采购协议，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议统计，委托书，开工汇报，请款汇报，技术资料，关键设备材料估检汇报，施工统计验收汇报，完工汇报等。三、资料员及其职责部门经理指定专员负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、搜集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其关键职责包含：1、搜集、整理、立卷和归档工程项目标档案材料；2、档案材料保管；3、档案材料查借阅、催还；4、项目结束后和综合部相关责任人完成档案资料交接。四、档案立卷、搜集、整理1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。2、在工程项目标招投标阶段开始立卷，搜集该项目相关资料归档管理。3、各项目标职能人员应将在工作过程中形成文件资料进行积累，整理和立即移交归档，移交档案文件时，资料员必需在档案移交清单上进行登记。4、在档案首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。5、在档案次页设“协议概要”、“关键事件备要”，关键内容包含：协议标价金，对方单位，联络人，关键日期备忘，应收工程款统计等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。五、档案管理1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。2、每个月对档案进行一次清理。3、清除无须要保留材料。4、对破损和褪色材料进行修补和复制。六、档案要求1、文件必需为原件、正文，符合文件格式。2、必需齐全完整，装订整齐，并合适管理。3、传真件应复印一份归档。七、档案保管1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，确保档案安全。2、全部档案应专柜存放，加锁。3、全部档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所。八、档案查借阅1、因工作需要查阅档案应填写好查阅记录表方可查阅。2、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经项目经理签字同意，方可带出，用毕即归还。3、借阅人对所借之档案必需妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。4、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要立即追查，并汇报项目经理立即处理。九、有下列行为者，视情节轻重，给违纪处分，若组成犯罪依法追究刑事责任：1、毁损、丢失或私自销毁档案。2、私自向外界提供、抄摘档案。3、涂改、伪造档案。4、对档案没有立即上报、归档或管理不善，而造成企业损失。5、未按手续借阅、外带及越级借阅。附件一工程技术资料参考目录1、开工汇报、施工现场质量管理检验统计2、图纸会审纪要、设计变更、洽商统计3、施工组织设计(施工方法)4、技术交底、技术复核5、工程定位测量、放线统计、复核统计6、原材料出厂合格证及进场检(试)验汇报（钢筋、水泥、砖、防水材料等）7、施工试验汇报及见证检测汇报8、隐蔽工程验收统计、基槽验收统计9、施工统计10、预制构件、预拌混凝土合格证11、地基基础、主体结构验收统计及抽样检测资料12、检验批、分项、分部工程质量验收统计13、单位(子单位)工程质量完工验收统计14、施工日志、地质勘察汇报15、土壤(素土、灰土)干密度试验汇报（回填土试验汇报）16、砂浆配合比通知单17、砂浆(试块)抗压强度试验汇报及评定18、混凝土配合比通知单19、混凝土(试块) 抗压强度试验汇报及评定（同条件养护混凝土试块强度汇报汇总及测温统计）20、商品混凝土出厂合格证、复试汇报21、钢筋接头(焊接)试验汇报，焊条（剂）合格证22、水池满水试验统计23、建筑物沉降观察统计24、结构吊装统计25、现场施工预应力统计26、工程质量事故处理统计27、管道、配件出厂合格证及进场检（试）验汇报28、管道、设备强度试验、严密性试验统计29、系统清洗、灌水、通水、通球试验统计30、进场电器材料、设备出厂合格证及试验汇报）31、设备调试统计、接地、绝缘、电阻测试统计32、暖气管道、散热器压力试验统计33、单位(子单位)工程质量控制资料核查统计34、单位(子单位)工程质量完工验收统计35、单位(子单位)工程安全和功效检验资料核查及功效抽查统计36、单位(子单位)工程观感抽查统计37、完工验收汇报38、完工验收证书上述资料目录供各施工单位（项目部）参考使用附件二案卷封面式样施工技术资料档 案 号： 共 卷 第 卷工程名称： 编制单位： 编制日期：