钥匙委托管理标准作业规程样本.doc

钥匙委托管理标准作业规程
一、目标
规范钥匙管理工作，确保妥善保管好手管钥匙。
二、适用范围
适适用于物业服务中心来入住单位钥匙管理。
三、职责
1、服务中心副主管负责组织、安排钥匙管理工作。
2、服务中心管理员负责依据本规程实施钥匙日常管理工作。
四、程序关键点
1、管理处能够进行钥匙保管范围
（1） 发展商交楼后，业主未入住时由发展商托管钥匙。
（2） 特定情况下业主托管钥匙。特定情况是指：业主确有实际生活、工作困难确需托管钥匙，又不至于给管理处工作带来额外端情况。
2、发展商托管钥匙
（1） 物业接管验收工作结束后，管理处能够依据发展商托管要求接管未入住单位钥匙。
（2） 接管过来钥匙由服务中心管理员清楚标明钥匙单位编码并整齐有序放置在钥匙柜中。
（3） 钥匙发放工作详见《入住管理标准作业规程》。
3、业主在特定情况下托管钥匙
（1） 业主委托保管钥匙时，管理员应按《业主托管钥匙委托书》（一式两联）要求填写日期、单位编号、业主姓名、钥匙数量、托存原因及领取钥匙要求等项目。
（2） 管理员应尤其向业主说明本管理处不负担为业主保管家庭财产责任，业主同意后，请业主在《业主托管钥匙委托书》“业主署名”栏署名确定。
（3） 管理员将《业主托管钥匙委托书》第二联交业主保管。
（4） 管理员将《业主托管钥匙委托书》上相关内容登记在《业主托管钥匙记录表》内，并在托管钥匙上贴上标有业主姓名标识，然后将钥匙整齐有序放置在钥匙柜中保留。
４、托管钥匙管理
（１） 管理处有维修或空置房管理需要使用托管钥匙时，由服务中心管理员在借用人办理钥匙借用手续后，将钥匙交给借用人。钥匙借用手续输程序为：借用人在《借用钥匙记录表》中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙原因、借用人联络电话等内容，然后署名确定。
（２） 办理钥匙退还手续时，管理员应在查对钥匙数量后，在《借用钥匙记录表》中标注钥匙退还日期，并在“接收人”一栏署名确定。
（３） 服务中心主管应安排管理员依据各类记录表统计检验钥匙借还情况，发觉借期超出三天不还钥匙者，应致电借钥匙部门或个人催还。
（４） 当接到丢失或损坏钥匙汇报时，管理员应按《钥匙管理备忘录》要求统计事件经过并汇报服务中心主管；服务中心主管和房地产开发商／业主联络，取得同意后，采取补配钥匙或抵达锁方法确保遗失钥匙单位安全，管理员将处理结果统计在《钥匙管理备忘录》中。
（５） 业主或业主指定领钥匙人前来领取钥匙时，管理员凭《业主证》／领钥匙人身份证移交钥匙给领钥匙人。同时应在《业主托管钥匙记录表》中标注移交日期，请《业主／领钥匙人署名确定。在无任何证件证实索匙者为钥匙所属单位业主／业主指定领钥匙人时，管理员不得将钥匙转交。
５、全部和钥匙管理相关统计应由部门归档保留两年。
６、本规程实施情况作为相关人员绩效考评依据之一。
五、统计
１、《业主托管钥匙委托书》
２、《业主托管钥匙记录表》
３、《借用钥匙记录表》
４、《钥匙管理备忘录》
六、相关支持文件
１、《物业接管验收标准作业规程》
２、《入住管理标准作业规程》