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如何组织货物入库前的验收

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如何组织货物入库前的验收，如何存放入库货物，如何对在库货物进展保管养护，发放出库等。
物资验收入库
　 物资入库时,首先接收人员应凭入库通知单进展接收,核对入库物资的名称、规格、数量等。对外包装破损的入库物资，还应开箱清点。查验时,发现入库物资数量、规格、型号有过失，或发现物资有损坏等情况,应在入库通知单上注明后签证，与有关人员及时联系妥善解决。
　其次,接收人员还应严把质量关，对入库物资要严格检查包装上或送货单上的检验合格证明,做到不合格或质量签证不全的物资不入库。对需检验的物资，在收料后当天要开列质量检验单送有关部门报验。同时将未经检验的材料与经检验合格的材料或不合格的材料严格区别分开存放。只有在入库物资数量清、规格清、型号清、质量合格后，方能签收开具入库单，并由验收员和仓库保管员在入库单上签字或盖章确认。
物资保管保养
　仓库保管员对经检验合格的材料,应及时按规格，型号堆放在规定的地点。经常进展物资保养检查，对于存放物资，必须定期进展防火防潮检查,防止仓库物资霉烂变质，保证质量完好。至少每月组织抽查一次，作好抽查记录，做到账、卡、物三一致。对存放物资的库号、架、层、位四者统一编号,和账、卡上编号相统一,方便库区的管理。
如存贮的是贵重物品、危险品等特殊物品〔金银等贵金属、易燃易爆化学品、麻醉药品等〕,那么需要限制无关人员接近。必要时，仓库内部还可执行授权接近。采购部门采购的特殊物品,必须当天交仓库保管员。经手的仓库管理人员应将收到物质立即存放在保险箱〔专库〕内,实行五双制管理即双把锁、双人管、双人发、双人收、双人送。使用中特殊物品贯彻专材专用，结余缴库的原那么。严加控制，做到账册清楚，手续齐备。
物资盘点及记录
保管人员应对所保管的物资加强盘点工作,每次收、发料后，应及时对这些材料的出入库单进展登记。定期盘点，做好盘点记录,分别报送财务部门和主管负责人备查。盘点中仓库物资发生盘盈、盘亏,或发生损坏、变质、过期失效，不能正常使用的情况，应检查分析原因，查明责任，采取措施。盈亏数经部门负责人确认后，要及时调整财务和仓库的账面数量，并同时报企业最高管理层处理。
　 物资出库发放
　各类物资一律凭出库凭证(领料单、提货单等〕发放，不得无证发放。保管人员发料时,要严格审核发料(货)凭证,物资名称、型号规格、物资编号、数量、核准人、领料〔货〕人、领用日期等是否齐全。对生产制造部门外其他部门领用物资要填写用途,如果不符要求，应提出补开或补填，否那么不予发放。有限额方案的制造部门，按照限额方案数量发放,发料人员不得自行超方案发料。对产品销售出库，还要注意提货单有无财务专用章,否那么不予提货。仓库人员一律不得擅自动用仓库物资，不得涂改领料凭证或为领用部门代开料单。经复查确认无误，根据出库凭证，及时办理出库手续，仓库复核人员经复查确认无误，填写出库单，并立即在库存实物存卡上登记。登记时应字迹清楚,准确无误。发现低于最低储存备量时，应及时报警。对大批商品、贵重商品或危险品发出还应得到企业最高管理当局的特别授权批准。
商品验收包括验收准备、核对凭证和实物检验3个作业环节。
　　1)验收准备　
　仓库接到到货通知后,应根据商品的性质和批量提前做好验收前的准备工作,大致包括以下内容。　
　 (1〕人员准备。安排好负责质量验收的技术人员或用料单位的专业技术人员,以及配合数量验收的装卸搬运人员。
　 (２)资料准备。收集并熟悉待验商品的有关文件，如技术标准、订货合同等。　
〔３〕器具准备。准备好验收用的检验工具,如衡器、量具等,并校验准确。
　(4〕货位准备。确定验收入库时存放货位,计算和准备堆码苫垫材料。
　(5)设备准备。大批量商品的数量验收,必须要有装卸搬运机械的配合,应做好设备的申请调用。
　 此外，对于有些特殊商品的验收,如毒害品、腐蚀品、放射品等，还要准备相应的防护用品。
　　2)核对凭证　
入库商品必须具备以下凭证。
　 ① 入库通知单和订货合同副本,这是仓库承受商品的凭证。
　 ② 供货单位提供的材质证明书、装箱单、磅码单、发货明细表等。
③ 商品承运单位提供的运单，假设商品在入库前发现残损情况,还要有承运部门提供的货运记录或普通记录,作为向责任方交涉的依据。
核对凭证,也就是将上述凭证加以整理全面核对。入库通知单、订货合同要与供货单位提供的所有凭证逐一核对,相符后才可进展下一步的实物检验。　
　　3〕实物检验
　　所谓实物检验,就是根据入库单和有关技术资料对实物进展数量和质量检验。
　　〔１〕数量检验。数量检验是保证物资数量准确不可缺少的重要步骤,一般在质量验收之前,由仓库保管职能机构组织进展。按商品性质和包装情况,数量检验分为３种形式,即计件、检斤、检尺求积。
　　① 计件是按件数供货或以件数为计量单位的商品，做数量验收时的清点件数。一般情况下，计件商品应全部逐一点清,固定包装物的小件商品,如果包装完好，翻开包装对保管不利。国内货物只检查外包装，不拆包检查；进口商品按合同或惯例办理。　
② 检斤是按重量供货或以重量为计量单位的商品，做数量验收时的称重。金属材料、某些化工产品多半是检斤验收。按理论换算重量供给的商品,先要通过检斤，如金属材料中的板材、型材等,然后按规定的换算方法换算成重量验收。对于进口商品,原那么上应全部检斤，但如果订货合同规定按理论换算重量交货,那么应该按合同规定办理。所有检斤的商品,都应填写磅码单。
　　③ 检尺求积是对以体积为计量单位的商品,如木材、竹材、砂石等,先检尺后求体积所做的数量验收。但凡经过检尺求积检验的商品,都应该填写磅码单。
　在做数量验收之前,还应根据商品来源、包装好坏或有关部门规定,确定对到库商品是采取抽验还是全验方式。
　　在一般情况下数量检验应全验,即按件数全部进展点数，按重量供货的全部检斤，按理论换算重量供货的全部先检尺,后换算为重量,以实际检验结果的数量为实收数。
　有关全验和抽验，如果商品管理机构有统一规定时,那么可按规定办理。
　　(2〕质量检验。质量检验包括外观检验、尺寸精度检验、机械物理性能检验和化学成分检验4种形式。仓库一般只做外观检验和尺寸精度检验，后两种检验如果有必要，那么由仓库技术管理职能机构取样，委托专门检验机构检验。
① 在仓库中，质量验收主要指商品外观检验，由仓库保管职能机构组织进展。外观检验是指通过人的感觉器官，检验商品的包装外形或装饰有无缺陷；检查商品包装的结实程度；检查商品有无损伤,如撞击、变形、破碎等;检查商品是否被雨、雪、油污等污染,有无潮湿、霉腐、生虫等。外观有缺陷的商品,有时可能影响其质量,所以对外观有严重缺陷的商品,要单独存放，防止混杂,等待处理。凡经过外观检验的商品,都应该填写“检验记录单〞。商品的外观检验只通过直接观察商品包装或商品外观来判别质量情况，大大简化了仓库的质量验收工作,防止了各个部门反复进展复杂的质量检验，从而节省大量的人力、物力和时间。　
　 ② 商品的尺寸精度检验由仓库的技术管理职能机构组织进展。进展尺寸精度检验的商品，主要是金属材料中的型材、局部机电产品和少数建筑材料。不同型材的尺寸检验各有特点,如椭圆材主要检验直径和圆度,管材主要检验壁厚和内径，板材主要检验厚度及其均匀度等。对局部机电产品的检验，一般请用料单位派员进展。尺寸精度检验是一项技术性强，很费时间的工作,全部检验的工作量大,并且有些产品质量的特征只有通过破坏性的检验才能测到。所以，一般采用抽验的方式进展。　
　 ③　理化检验是对商品内在质量和物理化学性质所进展的检验，一般主要是对进口商品进展理化检验。对商品内在质量的检验要求一定的技术知识和检验手段，目前仓库多不具备这些条件,所以一般由专门的技术检验部门进展。
以上质量检验是商品交货时或入库前的验收。在某些特殊情况下,尚有完工时期的验收和制造时期的验收,这就是指在供货单位完工和正在制造过程中，由需方派员到供货单位进展的检验。应当指出，即使在供货单位检验过的商品,或者因为运输条件不良,或者因为质量不稳定，也会在进库时发生质量问题,所以交货时入库前的检验，在任何情况下都是必要的。
工业企业，一般要求:每月一次盘点,对于品类繁多的配件类物资可以使用抽查盘点;
每年两次全面盘点,如果出现公司负责人交接或是其他特殊情况，也需要进展全面盘点，要对公司全部财产物资(包括固定资产〕进展清查。

对于上述原材料、半成品、产成品、低值易耗品等财产物资的盘点,都要采购实地清查盘点,现场清点、记录财产物资的实存数量，并在盘点过程中发现问题，如不合格品、超质保期材料物资等

全面盘点，一般由公司下达全面盘点〔方案〕通知，要公司各相关部门明确这项工作具体安排，因为盘点工作,不只是财务上的工作,需要各相关部门共同参与，如仓储科、品管部、生产部及各车间相关人员等.....

盘点前，先要准备好盘点表,作为盘点记录的底稿资料，方便盘点信息记录，认真学习盘点方案通知，明确所在分组，对特定物资盘点方法进展学习沟通,如一些大宗材料，可能需要通过特殊方法进展计量〔煤炭、玉米等 〕

具体盘点表格式下载，请进百度文库;搜索“财务表单〞, 如：
【财务表单-财务盘点类】财产物资(产成品及原材料)盘点表、盘点记录表
ｈttp:／/wｅｎｋu.ｂaｉdu.ｃom/ｖiｅw/ｆ３c9c４８１e53ａ580２１6fcｆed１.ｈtｍｌ
　　 　 　 公司财产物资盘点明细表
类别:产成品/辅助材料/产成品 　 　 　 　2021　年 01 月　３1日 　　 　 　单位:ＫG 　 　 编号：CN2021０1０8１０01 　
物料编码
物资名称
规格
计量 　　　 单位
单价
账存数量
实存数量
盈〔+〕亏(－〕
备注
数量
金额

- 　

　- 　

合计

公司总经理:
财务经理：
部门负责人：
保管员:
制表人:

公司名称]出库单
第 号ﻫ出库类型: [1]库房: [2] 出库日期:２01０年4月２1日[3]
序号编码[4］品名[5]规格[6]摘要[7]当前结存[8]单 位[9]数 量[10]单 价[1１]金 额[１2]ﻫ1
2ﻫ3
4ﻫ５
6
７
8ﻫ9ﻫ10ﻫ金额合计(大写) ￥ 元
备注ﻫ业务员 库管员 销售部经理
财务部经理 总经理
[1]
选择产品出库的类型。
[2］ﻫ填写库房位置或编号。
[3]
填写出库日期。
[4]
填写出库产品的编码。[5]ﻫ填写出库产品的名称。[６]ﻫ填写出库产品的规格型号。ﻫ[7]
填写出库产品的摘要信息。[8]
填写当前的库存结余。[９]ﻫ填写出库产品的单位。[10]ﻫ填写出库的数量。[1１］ﻫ填写出库产品的单价。[1２]
填写出库产品的金额。