地产集团采购管理制度模版.docx

xx地产集团采购管理制度第一章 总则-2第二章 采购立项-2第三章 单位征召及入库-3第四章 招投标及定标-5第五章 其他采购-6第六章 合同管理-7第七章 验收结算-8第八章 采购纪律-8第九章 附则-9第一章 总则第一条 集团采购配送中心(材料公司)负责集团总部及在xx中心办公的下属公司、产业集团所需各类物资以及集团统一供应给地区公司、下属公司、产业集团的物资采购。第二条 各地区公司采购部负责除集团统一采购供应以外的材料物资：各地区公司所需各类物资、集团统一签订框架协议的工程类材料设备、地区公司负责供应给施工单位的50万元以下（含50万元）工程类材料设备采购。第三条 严格遵守“谁使用、谁申购、谁保管”的原则。第四条 严格遵守采购部门统一询价定标的原则。 第五条 严格遵守“三个三”原则。 1、选购三原则：（1）一种物品采购各部（参与部门或人员）分别找三家；（2）一种物品分别报三家；（3）一种物品最后定一三家。2、定购三原则：（1）同类物品质量最优；（2）同类物品价格最低；（3）同类物品的供应商服务最好。3、验收三原则：（1）由采购部门、使用部门、资产管理部门等部门共同参与验收；（2）经参与验收的各方代表签字方能视为有效；（3）发现假冒伪劣产品，一票否决，坚决退换。第二章 采购立项第六条 全国性材料物资在明确供应模式后，由集团采购配送中心负责立项。第七条 其他物资由申购部门/单位填写立项报告，集团总部立项审批参照总部管理办法执行，地区公司立项审批参照地区公司管理办法执行，审批后提交至采购部门作为采购立项依据。第八条 地区公司工程材料类由工程部填写材料清单交工程技术部审核后报主管工程领导审批，审批后提交至地区公司采购部作为采购立项依据。第三章 单位征召及入库第九条 供应商入围评审小组1、集团征召小组由采购配送中心、招投标中心、设计院组成，负责全国性材料物资及预算金额100万元以上的集团日常物资供应商入围评审。2、采购配送中心内部征召小组由负责采购、配送质检、合同管理的人员组成，负责预算金额100万元以下（含100万元）的集团日常物资供应商入围评审。3、地区公司征召小组由采购部、招投标部、总工室/需求部门组成，负责地区公司采购物资供应商入围评审。4、根据项目性质，经采购部门主管领导审批后，可加入相应使用部门。第十条 供应商的征召1、供应商的资格要求：（1）所搜集的单位原则上必须是品牌和综合实力全国前10强、区域前5强单位，或国际著名品牌和企业。（2）确无全国及区域行业排名的，入选企业应为行业领先企业。（3）对规模小、预算金额小的项目采购，按以上原则征召单位存在困难的，采购配送中心负责人（地区公司采购部主管领导）可根据实际情况自行确定与项目匹配的投标单位资格标准。2、采购部门牵头制定商务资质合格标准（如注册资金、营业额、产能、典型案例等）、考察合格标准（如厂房面积、设备情况、生产能力等）,全国性材料物资合格标准由招标领导小组审批，其他物资合格标准由采购配送中心负责人（地区公司采购部主管领导）审批。3、供应商入围渠道：（1）由供应商入围评审小组成员按照“背靠背”的原则，分别在网上搜索10家以上单位密封后提交至采购部门。根据招标采购项目情况决定是否发放联系函，如需发放由采购配送中心负责人（地区公司主管领导）独立筛选出初选单位名单，亲自或指定专人在一个小时内填写加盖公章的联系函并密封寄出，寄出的联系函由采购部门建立台帐。联系函寄出三日后指定专人与初选入围单位进行联系，落实供应商投标意向并搜集其资质信息。（2）全国性材料物资中有成熟参考价的材料类别可由供应商入围评审小组制定报名入围标准，报招标领导小组审批后，在网络招采平台上公开发布招募公告。供应商可通过网络招采平台报名，并填写资质信息。（3）严禁推荐投标单位，一经发现，立即开除。特殊情况的，报董事局主席审批。4、商务资质审核供应商入围评审小组根据合格标准对供应商商务资质进行审核，审核结果报采购部门主管领导审批。5、考察工程类材料设备原则上必须考察，其他物资由采购配送中心负责人（地区公司采购部主管领导）根据实际情况确定需考察单位。考察由采购部负责人（或主管领导授权人）或以上领导带队，征召部门各派1人，根据考察合格标准“背靠背”出具考察意见，由采购配送中心负责人（地区公司采购部主管领导）根据考察结果确定最终入围供应商名单；全国性材料物资由招标领导小组根据考察结果确定最终入围供应商名单。第十一条 供应商库管理根据供应商征召情况，分别建立以下供应商库：1、合格供应商库经商务资质审核、考察审批通过的供应商，进入合格供应商库。库中单位可直接参与投标或报价。2、不合格供应商库考察不合格供应商原则上三年内不得入围，三年后可重新入围商务资质审核、考察。3、禁止合作供应商库供应商如有以下行为:提供虚假资料，围标、串标，向招标人行贿，中标后恶意涨价，永不得参与任何投标。第十二条 各采购部门须独立设置供应商库。集团采购配送中心的全国性材料物资供应商库，全集团共享使用。地区公司的合格供应商库如跨区使用，须对其在使用地区的履约能力进行审查，合格的可参与投标。第十三条 采购部门每年初对合格供应商库中单位重新核查，将连续三次对招标邀请不应标的供应商移出合格供应商库，并制定当年供应商库增补计划，报采购单位负责人审批后执行。第四章 招投标及定标第十四条 预算金额10万元以上的项目按本章要求组织招投标。第十五条 技术标评定采购部门收到采购立项后，组织设计、使用等部门从外观、工艺水平、技术参数等方面对合格供应商库中的单位进行技术标评定，评定结果由参与部门负责人会签后，报采购部门主管领导（全国性材料物资报招标领导小组）审批。技术标评定合格单位方可入围经济标投标，原则上至少三家，不足三家立即通过征召流程增补合格供应商库。因特殊原因无法补足三家单位的，需填写议标报告，50万元以下（含50万元）的由采购部门主管领导审批，50万元以上的由采购单位负责人审批。第十六条 招标文件的编制及发放1、采购部门负责招标文件的编制，招标文件原则上按集团的标准格式编制，附上集团下发的标准合同范本。2、对于具备量化条件的项目必须在技术标准或报价表中明确量化要求。3、采购部门根据需要可组织相关部门对招标文件进行会审，招标文件须报采购配送中心负责人（地区公司采购部主管领导）审批。4、采购配送中心负责人（地区公司采购部主管领导）指定专人向最终入围供应商发放招标文件，并负责招标文件的答疑。第十七条 开标及评标1、开标、评标会现场开标人员不得少于4人，其中采购部门不得少于2人（其中1位中层干部或以上领导作为开标主持人），合同管理部门、需求部门不得少于1人，其他部门根据需要派员参加，监察室可参与开标过程。2、经济标采用内部公开开标的方式，并当场由各投标单位进行二次报价。如发现投标文件存在歧义，可要求投标单位对标书予以澄清和修正。3、开标人员在性价比分析的基础上出具评标意见，由主持开标的领导当场确定拟中标单位，投标结果达不到要求的宣布招标无效。4、确定拟中标单位后，如存在个别报价不合理，可对拟中标单位进行约谈核实。严禁确定中标单位后再次接受其他投标单位的价格调整。第十八条 定标审批及权限1、采购配送中心定标由合同管理人员出具价格审核意见后，按权限报审。2、年度材料设备采购定标报集团工程建设系统分管领导审批，并报集团董事局主席阅；年度物资采购的定标预算金额1000万元以下（含1000万元）由采购配送中心负责人审批，预算金额1000万元以上的须报集团工程建设系统分管领导审批；全国性材料物资单项采购定标由采购配送中心负责人审批；年度合同履行过程中价格下浮及新增产品的定标由采购配送中心负责人审批，价格上浮的定标须报集团工程建设系统分管领导审批；集团日常物资采购定标由采购配送中心负责人审批。3、地区公司定标报地区公司董事长（或主持工作一把手）审批。第五章 其他采购第十九条 计算机软、硬件及服务项目的供应商商务资质合格标准、考察合格标准须由信息化中心参与，商务资质合格标准、考察合格标准、定标报信息化总监审批后再由采购配送中心负责人审批。第二十条 询价采购1、预算金额10万元以下（含10万元）项目可向合格供应商库中单位询价采购，至少3家单位参与竞价，定标报采购配送中心负责人（地区公司采购部主管领导）审批；由于特殊原因不足3家的须在定标中说明合理性。2、地区公司预算金额10万元-50万元（含50万元）的非全国性、地区公司甲供大宗材料的单项采购可向合格供应商库中单位询价采购，至少3家单位参与竞价，定标报地区公司董事长（或主持工作一把手）审批。3、车辆采购由采购部门、需求部门、监督部门各派1人以上共同到合格供应商库中的品牌4S店或总代理现场询价、议价，原则上将3家供应商有效报价报采购单位负责人审批后进行采购。第二十一条 现金采购由于特殊原因需用现金采购的项目须按下列程序进行：1、现金采购审批权限：预算金额10万元以下（含10万元）的，由采购部门主管领导审批；10万元以上的由采购单位负责人审批。2、采购配送中心预算金额10万元以下（含10万元）的现金采购，须由需求部门/单位及采购配送中心各1人以上参与；预算金额10万元以上的，须由需求部门/单位、采购配送中心、采购配送中心合同管理部门或监察室各派1人以上参与，原则上将3家供应商有效报价按权限逐级审批后进行采购。3、地区公司预算金额2万元以下（含2万元）的现金采购，必须由需求部门、采购部各1人以上共同参与；预算金额2万元以上的现金采购，必须由需求部门1人以上、采购部2人（含采购部负责人）共同参与，原则上须将3家供应商有效报价按权限逐级审批后进行采购 。第二十二条 对已经开标定价的10万元以下（含10万元）物资（IT产品除外），三个月内再次申购的，经采购配送中心负责人（地区公司采购部主管领导）审批后可直接按定标价格进行采购。第六章 合同管理第二十三条 合同范本管理年度合同及其补充协议范本由集团采购配送中心、法律事务中心、合同管理中心审核后，再报采购配送中心负责人审批。第二十四条 合同签订1、全国性材料物资（1）年度合同、框架协议及补充协议由集团采购配送中心、招投标中心负责签订，按范本签订、与定标结果一致的由合同管理中心负责审批；无范本、与定标结果不一致或修改重要条款，且合同管理中心无法决定的，再报合同签订单位集团分管领导审批。集团采购配送中心负责招标的材料设备物资因设计原因、产品的更新换代及产品优化，且不增加成本所签订的补充协议，由集团采购配送中心自行审批。（2）集团签订框架协议的材料物资，由地区公司、下属公司或产业集团负责签订具体采购合同。2、非全国性材料物资（1）采购金额10万元以上的，必须签订合同（现金采购除外）；不超过10万元（含10万元）的，原则上无需签订合同。（2）集团采购金额500万元以下（含500万元）的采购合同及增加金额20万元以下（含20万元）的补充协议由采购配送中心自行审批；500万元以上的采购合同及增加金额20万元以上的补充协议由合同管理中心审批。（3）地区公司采购合同及补充协议由董事长（或主持工作一把手）审批。第二十五条 合同解除集团总部合同解除协议由集团合同管理中心审批，地区公司合同解除协议由各地区公司董事长（或主持工作一把手）审批。第二十六条 地区公司甲供非全国性材料物资三方协议的签订金额10万元以下（含10万元），无须签订三方协议或扣款承诺，直接以带项目章的申购单、施工单位签字的工地收货单为依据，从工程款中据实扣除；金额10万元以上的，必须签订代购代扣代付的三方协议，货物验收、结算办理、各种单据的管理参照全国性材料物资采购供应管理制度的相关规定执行。第二十七条 合同文本的管理监察室、财务部存档合同原件各壹份。第二十八条 合同有效期届满续签的，需按本制度重新进行立项、核价定标后方可签订补充协议。第七章 验收结算第二十九条 采购部门牵头组织资产管理部门、使用部门，根据合同或采购通知、定标资料共同参与验收并办理结算手续。地区公司工程材料由工程部组织验收，三线城市3万元以下采购项目由使用部门、资产管理部门验收。第八章 采购纪律第三十条 预算金额10万元以上的采购项目，发标时须将招标文件提供一份给集团监察室。地区公司1万元以上的现金采购项目，采购前须提交一份相关资料给监察室备案。第三十一条 地区公司所购工程材料种类（统配以外的）集团已有战略供应商的，必须邀请其参与投标。第三十二条 采购系统以外的任何人员不得干预采购工作。第三十三条 参与采购工作的各部门独立运作，禁止相互串通、干预。第三十四条 所有参与采购工作的人员不得接受供应商的任何宴请、馈赠，不得与供应商发生任何经济往来。第三十五条 所有参与采购过程的人员须严格保守机密，应对有关采购信息承担保密责任，不得泄密、公开。第三十六条 招标项目在开标期间，合同管理部门负责开标现场所有工作人员手机集中存放。第三十七条 采购人员必须注意保存并慎重地使用在履行工作职责时所获取的资料，严禁以此谋求任何个人利益，严禁以有损于公司利益的方式滥用上述资料。第三十八条 凡违反采购纪律的，交集团监察室查处。第三十九条 搜集人员不得相互串通，一经发现，一律开除。对搜集工作明显责任心不足，质量较差的，将给予失职问责处理。第四十条 各类采购招标原始资料必须归档，按统一格式建立台账，并定期移交监察室。第九章 附则第四十一条 本制度自发文之日起执行，集团下属公司、产业集团参照本制度执行。第四十二条 本制度由集团采购配送中心负责解释。第9页