村镇银行综合档案管理制度模版.doc

xxxccxx村镇银行综合档案管理制度第一章 总 则第一条 为了加强对xxxccxx村镇银行综合档案的有效管理，根据中华人民共和国档案法（以下简称档案法）和国家档案局的有关规定，特制定本制度。第二条 本制度所称xxxccxx村镇银行档案，是指我行在各项业务和工作活动中形成的，有保存价值的各种门类和不同载体的历史记录。第三条 本行档案工作的基本任务贯彻执行国家关于档案工作的法律（令）法规、方针、政策、规定及保密制度；科学管理档案，维护档案的完整与安全，积极提供利用，掌握利用情况，总结利用经验，提高利用水平，为本行的改革发展服务。第四条 各机构按照总行授权并根据本制度规定的原则集中统一管理本行档案，以维护我行档案全宗的完整与安全。第二章 档案工作管理体制与机构第五条 综合管理部负责辖内档案工作的统一规划和领导，并依法接受地方档案行政管理机关的监督和检查。各机构应根据工作量大小，配备专职或兼职档案工作人员。第六条 档案管理部门的主要职责（一）总行档案管理部门的主要职责1.贯彻执行党和国家关于档案工作的法律（令）、法规、方针、政策、规定及保密制度，维护档案的完整与安全。制订xxxccxx村镇银行档案工作的规章制度和标准规范，并负责监督、指导和检查执行情况，制订xxxccxx村镇银行系统档案工作规划并组织实施。2.对xxxccxx村镇银行全系统的档案工作实行统一领导，对分支机构的档案工作进行业务指导、监督和检查，牵头档案信息系统的需求制订、开发和推广，负责组织档案人员培训和业务交流。3.对总行各部门文件、资料的形成、积累、归档以及各分档案室的档案管理进行监督、指导和检查。4.负责总行各类档案的收集、保管、统计和提供利用。5组织安排对已超过保管期限的档案进行鉴定，对无保存价值的档案进行销毁。（二）总行各档案管理岗的职责1.贯彻执行国家和总行关于档案工作的法律法规和制度规范；2.统一负责所分管专业档案的收集、整理、保管、业务、信息化处理。（三）总行未设专业档案管理岗的部门应履行的档案管理职责收集、整理属于归档范围的各种文件材料，并按照规定向档案管理部门移交归档。（四）各级机构职责：1.贯彻执行国家、总行关于档案工作的法律法规和制度规范；2.根据总行的授权，并结合本行的情况制订档案规章制度的实施细则并组织实施；3.对辖内的档案工作实行统一的指导和监督，研究部署档案工作计划，组织档案工作检查、指导和考核，对档案人员进行专业培训；4.负责本行各类档案的收集、整理、保管、统计、信息化处理和提供利用。第七条 我行各级各类档案室所承担的工作任务（一）按照有关制度和规范，接收与征集本室保管范围内有保存价值的档案；（二）建立、健全档案的借阅利用、安全保密、库房管理、鉴定销毁等管理制度，保证档案的完整与安全；（三）统一管理室存档案，做好收集、整理、信息化处理和保管工作，并按照有关规定进行档案的移交或销毁；（四）编制各种检索工具，开发档案信息资源，积极提供档案为本行各项工作服务；（五）对档案的接收、移交、保管、利用和销毁情况进行统计，收集、整理档案利用效果；（六）收集、整理和保管与室存档案有关的资料。第三章 档案工作人员及其职责第八条 各级行应重视档案工作人员的选配，加强业务培训，提高综合素质和管理水平，保持档案人员的相对稳定。档案工作人员（包括以做档案工作为主的兼职人员）的业务能力考核，职称或职务的评定、晋升按照国家及我行的有关规定执行。第九条 档案工作人员的岗位职责（一）负责收集、整理、保管和统计本行的档案；（二）统一管理本行各门类档案，编制检索工具，开展档案编研，积极提供利用；（三）参加档案的鉴定、销毁和移交工作；（四）对文件材料的立卷归档及所属单位的档案工作进行指导、监督和检查；（五）收集、整理、保管与本行档案有关的资料，配合档案提供利用；（六）严格执行党和国家的保密规定，不断完善档案的保管条件，维护档案的完整与安全。第十条 档案工作人员上岗前必须达到的条件（一）政治可靠，严格遵守档案机密；（二）忠于职守，遵纪守法，遵守银行和档案工作各项规章制度；（三）无任何党纪政纪处分等不良记录；（四）具有大专以上学历、档案专业部门颁发的档案上岗资格证书或总行确认的任职资格。第四章 档案的分类第十一条 档案管理部门应对属于归档范围的全部档案进行科学分类并实行集中管理, 不断提高档案的综合管理水平。第十二条 档案分类的基本原则档案分类以本行全部档案为对象，根据本行职能，结合档案的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系和清晰条理，统一性与规范性并重，实用性与逻辑性兼顾，尽量保持历史原貌，分类体系相对稳定，便于科学管理与开发利用。第五章 档案的收集、整理与保管第十三条 档案管理制度档案制度主要指档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、销毁等制度。文书、磁性载体、电子、照片、基建、实物档案等实施细则由综合管理部制定。会计、信贷等其他专业档案管理制度由相关部门制定。第十四条 档案的整理（一）各门类档案的整理应按照文件材料的形成规律，区分不同价值，分类归档，使各门类档案能正确地反映本行的各项活动，并便于保管和查找利用。（二）文书档案根据国家档案局发布DA/T222000归档文件整理规范要求，按年度、部门、保管期限、以件为单位进行分类整理、分盒存放。（三）其他专业档案由各档案产生部门按照该门类档案管理制度进行整理，没有整理规范标准的，相关部门须先制定档案整理规范或标准，会同综合管理部审定印发。（四）信息化建设档案、设备档案和基建档案等技术档案的整理，应与项目建设同步进行，在验收工作结束半年内，将全部档案资料向综合管理部移交。（五）特种载体档案的整理，档案产生部门应将摄像、照像、录音和说明一同整理，于每年底填写移交清册，向综合管理部移交；电子档案应采取相应措施确保档案的完整、安全，不仅存储在电子介质上的档案应完整归档，与其相关的程序、软件以及纸质文件等也应完整归档。（六）实物档案的整理，按照实物档案管理制度，由各部室将应归档的实物档案进行分类、整理，于每年年底前填写实物档案移交清册，向综合管理部移交。第十五条 应采用先进的信息化手段进行档案管理。应使用符合档案管理要求的档案管理软件，不断提高档案的信息化管理水平和服务效率。第十六条 档案的保管各种门类的档案实体由综合管理部实行集中统一保管。保管各门类档案应有专用库房和装具。档案办公、档案阅览、档案库房应三分开。为防范事故和安全保密，严禁档案库房和办公场所混用。各级行在新、扩建办公用房时应按国家有关技术规范把档案库房建设列入基建计划。各门类档案应分类有序存放，预留10-20 年档案进库的余量，并做好防盗、防火、防霉、防尘、防鼠、防虫、防水、防光等工作。各级行应为档案管理部门配置档案管理所需的设备。第十七条 档案的保管期限应根据查考价值确定材料的保管期限，国家有规定的按国家规定执行。第十八条 档案统计档案管理部门应建立档案的统计制度，及时对档案的进出、保管、利用等情况进行统计。第十九条 各级新设或临时机构在业务开展的同时，应重视相关的文档资料的收集归档，健全档案的管理制度，指定专人规范管理各类档案。第六章 档案的移交第二十条 xxxccxx村镇银行各级机构保管的档案都是我行档案全宗的组成部分，按照统一领导、分级管理的原则，由各级机构分级进行保管，档案的最终处置权属于总行。各行对外移交档案应报综合管理部审批，移交清册应永久保存。按制度销毁到期档案应报综合管理部备案。第二十一条 各门类专业档案由业务部门按照有关专业档案管理制度收集、整理、装订、编目、装盒,并于规定的期限内移交档案管理部门保管。第二十二条 被撤销或合并的单位，应对各门类档案进行认真整理，妥善保管，并按下列制度进行移交：（一）被撤销单位，其档案应向上级主管单位移交；（二）一个单位并入另一个单位，或几个单位合并为一个新单位，其档案也应一并移交给合并后的单位代管；（三）一个单位内一部分业务或一个部门划归其他单位，其档案材料留在原单位不得带走，需要时可以借阅或复制；（四）被撤销或合并的单位，其没有处理完毕的文件材料，同其档案一样，移交给有关的单位处理并归档；（五）临时机构由挂靠部门管理，机构撤销后，其工作人员不得带走任何文件材料及档案。第二十三条 本行工作人员和档案管理人员调动工作时，必须在办理完文件材料及档案移交手续后方能离开岗位。第七章 档案的鉴定和销毁第二十四条 对于超过规定保管期限的档案，需定期进行鉴定和销毁。（一）成立鉴定小组在分管档案工作行领导的负责下，各行档案鉴定前，应由综合管理部负责人和档案人员、有关业务部门负责人和业务档案人员组成鉴定小组。（二）初步鉴定档案产生部门根据档案保管期限的有关规定，对档案作初步鉴定，确定档案的存毁。（三）二审鉴定综合管理部和各部门负责人作二审鉴定，对确无保存价值的档案登记造清册，对其中一部分转为资料的档案，应分别登记造册，留用一段时间后，再提出鉴定工作报告。（四）审批手续应销毁处理的档案，由本行分管领导批准，并报综合管理部备案后，方可进行销毁。（五）监销档案销毁时，应由二人负责现场监销，监销人员要在销毁清册上签字，档案材料销毁登记表应归档并永久保存。（六）任何单位和个人不得出售、变卖或随意处理应销毁的档案材料。第八章 档案的利用第二十五条 各级机构应重视档案信息资源的开发利用工作。档案工作人员应熟悉室藏档案的情况，主动了解我行各项工作对档案的利用需求，编制必要的目录和检索工具，尽可能利用现代科技手段，开发多种利用形式，提供较好的利用环境，为各级领导和各项业务提供优质服务。第二十六条 档案管理部门应开展档案的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、机构沿革、大事记、基础数字汇编以及规章制度选编等不同形式的参考资料。第二十七条 各级档案保管单位应建立完备的档案借阅制度。档案管理人员应严格履行借阅手续，调阅档案一般要求当日归还；如需连续使用，应及时办理借阅手续，最长不得超过三天。档案利用者应对所借档案的安全和保密负责，并不得以任何方式改变档案的原有状态。第二十八条 我行保存的各门类档案主要供本行内部使用。外单位利用档案时，应通过本行对口业务部门，并持单位介绍信，说明利用目的和范围，经综合管理部的主管领导批准后方可利用。任何部门和人员未经批准，都无权对外公布xxxccxx村镇银行档案的有关内容。第二十九条 因利用档案解决重大问题并产生较大经济效益或社会效益的，应填写档案利用效果登记表。第三十条 调阅党组织会议记录，必须经党组织负责人签字批准，并限在档案室借阅。第三十一条 调阅秘密档案资料，须经本部门领导签字，综合管理部负责人同意后，方可办理借阅手续；调阅密级及以上档案资料，需经行级领导签字后，方可办理借阅手续。第三十二条 档案人员对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损；不得抽换、涂改、勾画文件；不准拆散案卷；非经综合管理部负责人同意，不得复印。第九章 奖励与处罚第三十三条 xxxccxx村镇银行各门类档案受档案法的保护，各级机构和员工都有保护档案完整与安全的义务。第三十四条 在档案的收集、整理、利用和保护等方面成绩显著，在档案工作中做出突出贡献的单位和个人，依据我行的有关规定给予表彰和奖励。第三十五条 有下列行为之一而造成档案损失的，根据我行的有关规定对直接领导和责任人进行处理，情节严重的追究法律责任：（一）将公务活动中形成属于归档范围的文件、资料据为己有，拒绝移交归档的；（二）擅自提供、销毁、涂改、伪造档案的；（三）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；（四）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。第十章 附 则第三十六条 本制度为xxxccxx村镇银行档案的综合管理制度，适用于xxxccxx村镇银行。各门类档案的具体管理制度或规则另行制订。第三十七条 本制度由xxxccxx村镇银行综合管理部负责制定、修订和解释。第三十八条 本制度自发文之日起施行。附件1、xxxccxx村镇银行档案分类方法2、xxxccxx村镇银行电子档案管理办法3、xxxccxx村镇银行磁性载体档案管理办法4、xxxccxx村镇银行照片档案管理办法5、xxxccxx村镇银行实物档案管理办法6、xxxccxx村镇银行文书档案管理办法7、xxxccxx村镇银行基建档案管理办法附件 1xxxccxx村镇银行档案分类方案为加强本行档案的科学管理，实施国家档案局8号令及档案分类试行规则，特制订本行档案分类方案。第一条 本行档案分类对象为本行各种门类、载体档案，档案分类标准，应保持相对的统一。具体分类时结合本行档案的形成特点，以利于档案的保管和查阅利用。第二条 类目设置：本行档案分类的类目，共设置三个层次，即分别为一级类目、二级类目和三级类目，如果需要也可以增设四级类目。第三条 一级类目按照国家规定的和档案部门通用的档案种类，以及不同的物质载体进行划分；二、三级类目可根据本单位档案形成规律和整理方法进行划分。第四条 本行档案的类目共划分为十个大类：即文书档案类、会计档案类、基建档案类、设备档案类、资金运营档案类、声像档案类、实物档案类、稽核档案类、信贷档案类、股权档案类，以后随档案种类增多而增加新的大类。第五条 文书档案文书档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。分类采用年度组织机构进行分类。文书档案按照机构分为：股东会、董事会、监事会、党支部、共青团、综合管理部、计财运营部、风险合规部、市场发展部共计9个部门，卷内文件一般按时间顺序排列整理归档。第六条 会计档案按问题分类：会计凭证、会计账册、会计报表、其他。会计档案保管期限分：年度报表为永久，其余为定期。第七条 基建档案参照国标建设工程文件归档整理规范结合地方城建档案规定整理归档。第八条 设备档案按设备项目（型号）分类相关设备相同型号归档一份随机文件、保修卡。第九条 声像档案（1）照片档案：按年度内容分类。照片以张为单位组成卷，卷内按拍摄时间先后顺序排列，每一本照片为一个案卷号，编制案卷目录。（2）录像带：以盒为保管单位，一盒一号按形成时间先后顺序排列，混年度编写大流水号，编制案卷目录。（3）光盘：按年度以张为保管单位，一张一号按形成时间先后顺序排列，混年度编号大流水号，编制案卷目录。第十条 实物档案按实物一年一度时间，混年度编写大流水号，编制案卷目录。第十一条 资金运营档案。按年度编小流水号。第十二条 稽核档案按年度编小流水号。（1）全面稽核（2）离任稽核（3）专项、特别、后续跟踪稽核。第十三条 信贷档案一企一档按年度编小流水号。分成（1）贷款（2）企业综合授信（3）贷审会其他事项（4）抵债资产处置现接收（5）投资业务（6）会议记录原始稿（7）呆账、抵债损失核销第十四条 股权一人一档按年度编写小流水号。附表：xxxccxx村镇银行各门类档案总分类方案表附表xxxccxx村镇银行各门类档案总分类方案序号门类类 目 名 称备注1文书档案1.股东会 2.董事会 3.监事会 4.党支部 5.共青团 6.综合管理部 7.计财运营部 8.风险合规部 9.市场发展部2会计档案1.会计凭证 2.会计账册 3. 会计报表 4.其他3工会帐会计凭证、会计帐网、会计报表4基建档案1.建设项目5设备档案1.设备项目（型号）6资金运营档案1.承兑汇票票据贴现 2.回购交易成交单7声像档案1.照片 2.录像 3.光盘8实物档案1.获奖证件9稽核档案1全面稽核 2.离任稽核 3.专项、特别、后续跟踪稽核10信贷档案1.信贷 2.企业综合授信 3.贷审会其他事项 4.抵债资产处置与接收 5.投资业务 6.会议记录原始稿 7.呆账、抵债损失核销11股权档案1.会议记录 2.股权转让 3. 股权质押附件 2xxxccxx村镇银行电子档案管理制度为加强对电子公文的归档与管理,有效维护电子公文的真实性、完整性和有效性，科学地整理和利用好电子档案，根据中华人民共和国电子文件归档与管理制度，结合我行实际，特制定本制度。第一条 本制度所称的电子文件是指各部门在正常公务活动中产生的，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于光盘、磁盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送，具有保存价值的电子文件。第二条 形成电子文件的部门应指定专人负责本部门电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入相关人员的岗位责任。档案管理部门应参与和指导电子文件的形成、收集和归档等工作环节。第三条 电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案管理部门负责。第四条 电子文件的收集与积累要求（一）记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。对正式文件是纸质的，但可能通过系统（0A）实现计算机全文转换文件，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留；（二）对公务或其他事务处理过程中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，对电子文件进行备份，存储在能够脱机保存的载体上；（三）文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件，文字型电子文件以DOC、TXT 等为通用格式；（四）应定期对重要的电子文件资料进行备份、登记。电子文件登记表应制成电子表格，与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。第五条 电子文件的归档（一）电子文件归档范围参照相关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限；（二）电子文件物理归档时间按照纸质文件的规定定期完成；（三）电子文件形成单位应在电子文件归档案局时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质文件核对内容、签章、审核电子文件收发登记表、相关著录条目等，确认电子文件及相关信息未被非正常改动，电子文件与相应的纸质文件保持一致性，处理过程无差错；（四）归档电子文件应存储到符合保管要求的脱机载体上，一式二套，一套封存保管，一套提供利用；必要时，一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。必须加密归档的电子文件与其解密软件和说明文件一同归档。第六条 归档电子文件的移交、保管与利用（一）归档电子文件的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子文件传输系统从网上交接；（二）通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等；（三）档案管理部门应加强对归档电子文件的管理，提供利用有密级要求的归档电子文件，应严格遵守国家有关保密规定，采用网络方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及存有电子公文的设备上回装防火墙等安全保密措施。第七条 超过保管期限的归档电子文件的鉴定与销毁，按归档纸质文件有关规定执行。对确认销毁的电子文件可以进行逻辑或物理删除，并应由档案管理部门列出销毁文件目录存档备查。第八条 本制度未尽事宜，可参照国家电子文件归档与管理规范(GB/T188894-2002)等相关标准和规定执行。第九条 本制度由xxxccxx村镇银行综合管理部负责制定、修订和解释。第十条 本制度自发文之日起施行。附件 3xxxccxx村镇银行磁性载体档案管理制度为规范xxxccxx村镇银行磁性载体档案的管理，充分利用工作中各类档案信息资源，根据国家档案局有关规定，结合我行工作实际，特制定本制度。第一条 本制度中磁性载体档案是指各部门在工作活动中形成的，具有保存利用价值的录音带、录像带、计算机磁带等磁性载体资料。这些磁性载体档案从不同侧面生动、形象、直观地记录了本单位的发展和历史进程，是本行档案全宗的重要组成部分，应进行妥善的保管。第二条 磁性载体档案的归档范围（一）上级党政领导人视察本行工作或参加本行举行的重要活动的磁性载体材料；（二）本行召开的会议和举行重大活动的磁性载体材料；（三）本行组织召开的各类工作会议、专业会议、培训以及学术会议等形成的磁性载体资料；（四）本行领导视察工作、接受采访以及重要礼宾活动的磁性载体资料；（五）反映本行各项业务发展的磁性载体资料；（六）本行组织录制和拍摄的宣传片；（七）本行发生的重大事件、自然灾害的磁性载体材料；（八）其他具有保存价值的磁性载体材料。第三条 磁性载体档案的整理、归档和保管期限（一）磁性载体档案由档案管理部门集中统一保管，制作者以及磁性载体资料的承办部门应按本制度的要求在完成摄像录音后，及时整理录音、录像带，并编写说明，填写移交清册，于一个月内向本行档案管理部门移交；（二）归档的磁性载体档案应附背景信息文字说明，文字说明应详细、准确，包括事由、地点、时间、主要人物和摄像者。以光盘形式的制作完成的磁性载体档案，需制作一式两份，所附文字说明还应制作成电子数据包含在光盘中；（三）归档的磁性载体资料必须是原版、原件。部门或个人向档案管理部门移交磁性载体档案时应填写“磁性载体档案移交清单：移交清单内容包括：单位、制作人、档案载体、规格、数量、事由、序号、内容、制作时间、制作地点、播放时间、移交人、移交日期、接收人、接收日期等；（四）档案管理部门应对归档的磁性载体档案进行审查，检查内容包括归档的磁性载体档案是否清晰、完整；所附文字说明是否完整、准确等；（五）磁性载体档案移交后的整理工作由档案管理部门完成。（六）档案管理部门应编写磁性载体档案目录，目录项目包括：序号、分类号、内容、制作时间、移交单位、备注等。第四条 磁性载体档案的保管和利用（一）档案管理部门应根据需要，配备相应的磁性载体档案保管设备（如防磁柜、播放、摄影器具等），不断改善磁性载体档案的保管条件，确保磁性载体档案的安全存放和有效利用；（二）保存磁性载体档案的库存应保持适宜的温、湿度。库房温度应控制在1424之间，相对湿度控制在40%60%之间；（三）档案室对磁性载体档案应定期进行检查，以释放磁带内部压力，防止粘连。发现问题，及时解决；（四）鉴于磁带保存信息的时限性，为长期保存磁带记录的信息，磁带6-12 个月应重绕一次，磁带档案5-10 年应重新转录一次；（五）磁带应竖直放在防磁柜中，使其受力均匀，避免磁带卷边或变形；（六）磁性载体档案的借用参照文书档案的有关规定执行，一般不得外借；（七）本单位利用者应详细填写利用登记簿，办理登记手续后方可借出，并必须在3 个工作日归还。如确需延期借用，须办理续借手续。利用者应自觉爱护磁性载体档案，防止损伤、丢失。第五条 本制度由xxxccxx村镇银行综合管理部负责制定、修订和解释。第六条 本制度自发文之日起施行。附件 4xxxccxx村镇银行照片档案管理制度为规范xxxccxx村镇银行照片资料的收集归档和有效利用，根据国家档案局有关照片档案管理规定，结合本行工作实际，特制定本制度。第一条 照片档案是指本单位在各项工作活动中直接形成的以感光材料为载体，以摄像为主要反映方式的具有保存价值的资料，本行照片档案是各项工作、活动的影像历史记录。第二条 对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案管理部门归档，集中管理，任何部门或个人不得据为已有。第三条 照片档案的归档范围（一）各级领导视察本单位或参加本单位重大公务活动的照片；（二）反映本单位地址变迁的照片；（三）涉及本单位新闻报道的剪报资料翻拍件；（四）反映本单位各项业务发展的照片；（五）反映本单位职工教育培训和参与各项大型文体活动的照片；（六）记录本单位重大事件的照片；（七）本单位历任正、副行长及其他行级干部，行级以上先进工作者、劳动模范、先进集体的照片；（八）其它具有保存价值的照片。第四条 照片档案的整理与归档（一）向档案管理部门移交归档的照片应由底片、照片和文字说明三部分组成，缺一不可。移交的数码照片包括制作的光盘及与数码照片一一对应的说明。（二）照片移交归档时文字说明应详细、准确，内容应包括事由、地点、时间、主要人物姓名及职务、背景、摄影者等要素，具体为：1会议照片事由部分的文字说明应包括：会议全景照片应写明：会议名称，参加人、发言人、报告人和报告标题等；会议讨论照片应写明：会议名称、参加人、发言人，讨论的主题以及会场气氛等；特写照片应写明：会议名称、参加人、主景人物姓名、职务和发言主要内容。2各种活动照片事由部分的文字说明应包括：纪念活动照片应写明：活动名称或主题，照片中主要人员姓名、职务；特写照片应写明主景人物的讲话要点或对话要点等。公益活动照片应写明：活动主题或内容、照片中主要人员姓名、职务，特写照片应写明主景人物的讲话要点和对话要点等。文娱活动照片应写明：活动主题或内容、照片中主要领导人员姓名、职务，特写照片应写明发言人或表演人姓名、职务和单位名称，活动现场气氛等。3调研、考察照片的文字说明应包括：调研、考察照片应写明：被调研、考察单位或地区名称、参加调研或考察领导姓名、职务，调研或考察的主题、调研或者考察中领导讲话和对话要点等。（三）底片与照片的影像应相符。如原底片损坏或缺少翻版底片也可作为照片档案归档保存。（四）照片按年代（度）整理，根据各年收集的照片数量设置册数。（五）照片档案案卷的编号构成：年度（4 位阿拉伯数字）+年册序号（2 位阿拉伯数字）。年册内每张照片的编号在案卷号的基础上再加编4 位流水号。1照片档案的分类代码为6.12年度为照片所反映的事由发生的年度。3年册号为该年度下按照片数量分编的册号，为01，02（六）照片档案应由各部门根据照片资料的形成情况或由承担摄影任务的人员将其整理制作完成后随时向档案管理部门移交归档。第五条 照片档案的保管与利用（一）照片档案的保管期限一律为永久保存。（二）为保持照片的有机联系，便于保管和利用，应将照片、文字说明与底片分别整理和存放。（三）照片档案应按照案卷号顺序排放在专用柜中。（四）存放底片的库房昼夜温度变化不应大于3，湿度变化不应大于5%。同时，库房还应注意防火、防尘、防光、防污染等。（五）本单位各部门因工作需要可持查阅档案审批单到办公室档案管理部门调用照片档案。外单位利用照片档案应持介绍信并需经本单位办公室负责人批准后，方可调用，一般不得外借。第六条 本制度由xxxccxx村镇银行综合管理部负责制定、修订和解释。第七条 本制度自发文之日起施行。附件 5xxxccxx村镇银行实物档案管理制度第一条 为加强xxxccxx村镇银行实物档案的管理，实现实物档案收集、整理、保管、利用的规范化，珍贵档案史料的收集、整理和有效利用，根据xxxccxx村镇银行综合档案管理制度，特制定本制度。第二条 本制度所称实物档案是指本单位或本部门在各个历史时期的各项工作中产生的具有特殊史料价值，需要永久保存的各类物品。实物档案是历史发展的见证，是进行行史研究的第一手资料，也是xxxccxx村镇银行档案全宗的重要组成部分。第三条 各部门及各分行应重视和加强对实物档案管理工作的领导，保证实物档案收集齐全，归档及时，保管得当，防止实物档案散失。实物档案属于本行档案重要组成部分，任何个人不得据为已有，必须遵循“档案形成规律，集中整理分类，区分保管价值，便于保管利用”的原则，确保实物档案的完整、准确、系统、安全。第四条 实物档案归档范围及保管期限（一）本单位在公务活动中以单位名义获得的奖状、奖杯、奖牌、奖品等；（二）授予本单位的各种荣誉证书、锦旗及馈赠的礼品、纪念品等；（三）上级领导人以及知名人士给本单位的题词、书信、字画作品以及出席活动的签到簿等；（四）各个历史时期制发的宣传本单位业务的宣传单、画册，颁发的各类证书；（五）能反映本单位发展和各个历史时期使用过的牌匾或标志（大型的可拍照留存）；（六）因机构变动形成的作废印章；（七）本单位出版的具有史料价值的各种书刊、出版物；（八）其他能反映本行发展足迹的实物。第五条 实物档案一经形成，相关部门即应及时将实物档案收集、整理、登记造册移交到本单位档案管理部门，确因条件限制，无法及时移交的实物档案应先由档案部门登记编号后，暂由相关部门妥善保管，年底前统一移交综合管理部。第六条 档案管理部门应按制度规定认真履行实物档案接收登记手续，填写“实物档案接收清单”，接收清单项目包括：档号、实物档案名称、件数、颁发（赠予或产生）单位、接收机构（个人）、备注、移交人、接收人、移交日期，第一联由档案室留存，第二联由移交人留存。第七条 档案部门应按照规定对收集的实物档案进行筛选和鉴定，保证实物档案的收藏质量，避免良莠不分、过多过滥。第八条 实物档案材料的整理要求（一）登记。由档案产生利用部门向档案管理部门办理实物档案材料移交归档手续，填写实物档案移交清单，交接双方签字并归档。（二）分类。采用“类型年度保管期限”的方法分类，同一类型、同一保管期限的实物整理在一起。（三）清洁。归档前必须采取适当的措施，去除实物表面的油垢、灰尘、霉点、锈斑等。（四）排列。按重要程度或时间先后顺序依次排列。第九条 分类编号规则（一）编号。在每件实物档案的适当位置贴上或系上标签，在标签上加盖归档章并填写相关内容。实物档案的档案号由“全宗号、档案类型代码、保管期限、年度、件号”五部分组成。1全宗号：档案局给本行编制的代号。2年度：实物形成年度，以四位阿拉伯数字标注。3保管期限。归档实物的保管期限，其中永久为“1”，定期30 年为“2”，定期10 年为“3”。第十条 编目方法（一）编目。按规定标明实物的责任者（或作者），事由（或题名），实物形成的时间、地点等内容。1件号：填写档案管理部门编件号。2责任者：制发实物的组织或个人。3文号：实物的发文字号，无则空。4题名：实物标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加 号。5日期：实物形成的时间。以8 位阿拉伯数字标注。6页数或规格：每一件归档实物的页数或规格。7备注：实物包括奖牌、奖状、奖杯、锦旗、礼品等。（二）排列。档案管理部门接收的档案可按类采用橱窗式排列（摆放）。第十一条 上级颁发给本行窗口单位的荣誉奖牌归档后，办理借出手续，在获奖机构保存一年（用于形象宣传），一年后要归还档案管理部门，归档时填写实物档案移交清单，一式二份，接收双方签字各存一份。各部门应对实物档案逐件编写实物档案目录，目录项目包括：编号、档号、实物档案介质、实物颁发（赠予）机构、件数、接收机构（个人）、移交人姓名、移交时间、经办人、备注等。在不影响实物档案外观的前提下，应在实物档案上贴实物档案标签，标签项目设置档号、颁发（赠予）单位、接收日期等。第十二条 实物的库房管理实物档案由各级行档案管理部门集中统管，设立实物档案专用库房或档案柜，派专人保管。各级行档案管理部门应加强实物档案的收集、整理和妥善保管，防止损坏和丢失。第十三条 实物档案的保管利用（一）应根据实物档案介质不同，配备相应的保管器具及有利于实物档案保管的“八防”设施，对实物档案进行安全妥善保管；（二）档案管理部门应定期对实物档案检查，维护实物档案的秩序状态和实体性状；（三）本单位各部门借用实物档案需填写档案借用审批单，经批准后方可借用；（四）借用实物档案的部门，在实物档案借用期间内要指定专人负责妥善保管，不得损坏、丢失、借用期满应及时交回档案管理部门；（五）实物档案借出后。档案管理部门应关注实物档案的使用状况，督促借用部门按时归还。未按时归还的，档案管理部门应及时催收。第十四条 本制度由xxxccxx村镇银行综合管理部负责制定、修订和解释。第十五条 本制度自发文之日起施行。附件6xxxccxx村镇银行文书档案管理制度第一条 为加强我行文书档案工作的业务建设，逐步实现档案工作规范化，使之更好地为本行的各项工作服务，根据中华人民共和国档案法和归档文件整理规则实施细则等有关规定，特制定本制度。第二条 本行文书档案是本行在行政和公务活动中形成的主要由行政公文等公务文书构成的档案，如各种公文、签报、简报等文字性的材料。第三条 文书档案是xxxccxx村镇银行档案重要组成部分，任何个人不得据为已有，必须坚持集中统一管理的原则，确保档案完整、准确、系统、安全。第四条 文书档案工作实行纸质档案与电子档案双轨制管理，做到所有档案有备份。第五条 xxxccxx村镇银行文件材料归档范围和档案保管期限表详见附表。各级行可根据本行实际确定相应的文书档案归档范围及保管期限，并报综合管理部备案。第六条 没有查考和利用价值的文件材料不归档，由发文部门自行保存。第七条 文书档案由综合管理部负责收集、积累、整理、归档等工作。第八条 文件的整理与归档(一)整理1.归档文件的整理是将所有应归档文件材料以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。文件正本与定稿为一件，定稿过厚不宜与正本装订在一起的也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，可将正本与历次稿本各为一件；正文与发文处理单、文件处理单、签批条等应作为一件；计算机及其网络环境中形成的文件、无底稿的，若打印出的底稿上无重要手迹、领导批示的，底稿不存档的，应将发文处理单与正文一起作为一件；正文与附件应为一件，如附件数量较多或者太厚不宜与正文一起装订的也可各为一件；原件与复制件应为一件;转发文与被转发文应为一件;报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件。同一问题的来文与复函（包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等）应集中为一件，也可以先后排列在一起分别作为一件;会议记录应以每次会议作为一件。2.整理原则:遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.质量要求:文件齐全完整无破损，字迹图表清晰；书写符合档案要求。对已破损的文件应予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。(二)装订归档文件应按件装订。装订时正本在前，定稿在后（如有办文