环境修复备信息档案管理制度模版.docx

备信息档案管理制度
目的
为加强设备管理而建立设备档案资料，从而对设备档案资料进行有效控制，以便确保设备技术及管理行为的可追溯性，是设备管理的重要依据。为此，特制定本管理制度。
范围
适用于公司内设备技术资料的管理和控制。
档案管理职责
1、设备部负责对设备技术资料建档并进行管理和控制。
1.1 设备部负责设备技术资料收集、登记、存档、保管、使用、分发、借用、作废等具体工作。
1.2 其他部门可保留经许可的使用说明书、安全操作规程等设备的资料复印件。
2、技术资料的收集
2.1 设备部或其他部门在收集到以下资料后，应该送设备部进行存档管理。设备信息包括设备选型依据、设计参数、零件图、装配图、安装图、技术说明书、装箱单、安装记录、调试记录、电气仪表的试验标定记录、试车记录、验收记录、中修及大修记录、自备零件测绘记录、技改记录、报废记录。
2.2 设备技术资料的原件应交设备部归档保存。如使用部门需要设备设计类技术资料，经使用单位领导审批后，设备部可提供原件进行复印，并将复印件提供给使用部门。资料管理员应严格保密意识，对设计设备设计、图纸类技术资料不得随意外借，如造成公司技术、专利泄密，将按公司有关规定执行。
2.3 以电子邮件发送较重要信息或拷贝电子文档时，要经过部门经理或技术总监批准。
2.4 部门信息资料原则不对外传递，除非得到上级主管领导授权。
2.5 复印份数及分发情况必须如实记录。
3、其他技术资料的收集
3.1 设备部人员平时应注意收集国家、地方或有关部门颁布的与设备及环保有关的各种法律、法规、标准、规范，新材料推广政策等。
3.2 设备部平时应注意收集有关设备及设备厂家的最新技术资料。
4、技术资料的存档
4.1 设备部负责对设备技术资料进行编号。
4.2 设备部应建立“设备技术资料登记表”，记录该资料的名称、编号、来源。
4.3 设备部应建立电子文档，分类存储各类信息。
4.4 为预防电脑系统崩溃，每日把新的电子文档拷贝到移动硬盘备份。
5、技术资料的使用
5.1 技术资料如有分发需要，应由有关领导确定分发范围，核定分发数额。同时填制“技术资料发放表”。
5.2 公司员工需要查阅相关的设备设计技术资料，必须出示使用单位副总的批条，并经设备部经理同意。
6、技术资料的作废
6.1 符合作废条件的技术资料应予以处理
以下情况技术资料要进行作废处理：
● 该技术资料与国家、地方、有关部门颁布的各种现行的法律、法规、标准、规范抵触，或被其明令禁止。
● 已被淘汰的设备的技术资料。
● 因本身存在较大错误，被原颁布单位用新的资料予以替代的技术资料。
6.2 所有作废的技术资料必须加盖“作废”章，并由设备部经理批准后定期统一销毁。
6.3 因任何目的需要保留的作废文件，须经有关部门批准后，方可保留。