汇报管理新规制度.doc

本亨牧业有限公司报告管理制度目：为明确工作报告及审批方式，提高办公效率，加强各级审核人对工作监管，特制定本制度。合用范畴及施行日期：本制度合用于公司各部门、自下发之日起执行。内容：一、 助理负责职责范畴内报件登记、记录、催办、跟踪、反馈及考核责任贯彻等工作。二、 各部门报件流转、接受、登记及记录等工作应有专人负责。无专职文员，应由部门经理指定。三、 领导交办任务必要第一时间贯彻，贯彻后应积极反馈任务。四、 依照事件紧急限度分为：面报、电话报、信息报、书面报。1、面报面报指依照领导批示或工作报告人申请，向部门经理以上级别领导当面报告工作报告方式。2、未能及时面报，负责人必要上报纸件，不得因未能预约面报而延误工作。3、董事长或总经理批示或批准面报，报告人应及时向领导秘书（无秘书直接与领导本人预约面报时间。预约时，必要详细阐明面报内容。4、面报前，报告人须将面报所涉及有关资料准备齐全，明确面报工作详细内容、存在问题、拟解决办法及时限、需领导予以协调事项等。正在开展工作，要贯彻工作进度，与否逾期及影响。5、面报时，负责人报告内容必要真实精确、实事求是，不能只说成绩，对当前工作中问题要及时提出，如是自己解决不了，或者需有关部门配合事宜，需与领导精确沟通，并领略领导解决思路，不容许浮现问题不报告。面报中领导交办工作，需结合当前工作进展状况，合理精确拟定完毕时限，同步向领导讲明当前工作进展状况，此项工作中也许遇到困难，以及拟解决办法或建议，与领导沟通后拟定出切实可行完毕时限，禁止发现问题不向领导报告，导致工作时限制定不精确无法执行。6、面报部门领导接到面报告知后，应及时组织有关面报人员按告知时间进行面报。需各种部门共同面报，牵头部门应沟通关联部门一并面报，避免重复面报。7、面报时，要将当天应报告所有工作逐条逐项整顿好，持纸件一次性报告清晰，并将领导意见直接落入纸件，保证下步工作有据可依。8、面报负责人在面报结束后，依照领导批示意见应在次日上午10时前上报工作贯彻或完毕状况；因特殊状况不能面报，应以纸件形式阐明状况并进行报告。9、各部门在寻常工作中发现问题或存在问题，应制定解决办法及解决办法并于当天上报，上报时限不能超过24小时。10、向董事长（总经理）报告工作前，涉及会议中向董事长（总经理）报告、寻常向董事长（总经理）面报等，均需针对所要报告工作或内容组织开会研讨，把其中也许涉及到所有问题系统、全面理顺清晰，并针对所有问题提出可行解决办法，不容许浮现向董事长（总经理）报告时，报告思路混乱、不清晰，存在问题未研讨清晰等现象。五、电话报与公司关于重要突发事件、紧急事件、重大信息及影响公司名誉信息必要5分钟内报告状况，同步30分钟内将经充分分析、全面考虑解决意见逐级上报董事长或总经理。如董事长或总经理不在公司，由主管领导第一时间进行短信或电话请示，并将董事长或总经理意见在报件上注明后先行执行。如有关负责人未获知有关信息，员工通过其她渠道获取突发事件发生信息后，需第一时间积极向主管领导上报突发事件状况，主管领导应祥细理解清晰突发事件并逐级上报。六、董事长（总经理）出差期间工作报告（信息报）1、董事长（总经理）出差期间如有急件上报请示，需各部门将上报纸件编制成电子档文献上报公司行政部，由行政部门指定人员报董事长（总经理审批。2、行政部通过董事长（总经理）专用邮箱收发邮件，同步邮箱密码要做好保密，防止非权限人员修改邮件导致邮件内容与董事长（总经理）阅示内容不一致，因行政部门未做好邮件保密工作导致邮箱外泄，负责人承担因而导致所有损失，同步符合解除劳动合同条件予以开除解决。3、各审核人意见电子档报件必要与纸件内容完全一致，并于纸件一同上报，否则由负责人承担因而导致损失。4、电子档报件严格按照制度下发格式进行编写，邮件正文明确指出报件所要阐明问题及解决意见，言简意赅，条理清晰，便于审批。原则上附件内容与报件正文在同一文档中，减少附件链接数量，便于审批。如邮件编写不清行政部门按退件进行解决，对工作导致不利后果由责任部门承担。5、通过电子档上报报件均属急件，审核部门在审核报件时应迅速精确给出审核意见，保证报件迅速流转，不得压件。6、行政部门第一时间将审核无误电子档报件通过邮件发送至专用邮箱报董事长（总经理）审批。7、董事长（总经理）审批过电子档报件必要定期、定期存档（每月1日存上月电子档），存档件应刻录成盘，无误后上报总裁批转档案室存档。七、报件起草（书面报）1、报件应由负责人本人起草。报件主旨明确，内容全面、精确、真实，条理清晰，报件附件必要整顿齐全，并注明需批转部门名称。不得虚报、瞒报、漏报。2、报件部门应使用公司批准报件表单上报，任何人不得擅自修改。如需对已批准使用固定报件表单进行新增或修改，需经该表单涉及所有部门审核。3、各部门须明确本部门所有报件报件流程及审批权限。需增长、减少报件种类或变更原报件流程、审批权限，报件部门需在3日内将审批权限报分管副总裁批准。每季度首月15日前由公司行政部组织各部门将报件流程及审批权限进行汇总上报，经公司批准后行政部告知各部门将报批后报件流程及审批权限更新至本部门管理规定中。4、所有需领导批示内容须注明在表单首页和次页范畴内，自第三页起所有附页仅作为对报批内容详细阐明，不作为领导审批内容。5、报件表单填写时须符合行文规范，笔迹工整，文字精确，言简意赅；页面整洁、图样清晰、图表整洁、签字盖章、手续完整。6、报件应以便于各级领导审视为原则进行整顿。报件后附附件应使用口序纸分别标明，整顿整洁。7、报件人须在报件及附件材料上签字；部门经理必要在报件上订立明确意见。各级负责人应增强工作独立性、积极性，不能将问题推给上级领导。各级领导对下级工作报告、报件、请示等，必要给出精确、明了意见或建议，不容许给出模棱两可、含混其词意见或只签名。如上级领导在两天内未明确给出解决意见时，下级负责人可以越级向更高层级领导直接报告。8、工作报告人须清晰描述需批示内容，并注明批示方式。批示方式分为阅知、阅批、阅示三类：(1)阅知是指对于公司已明确规定工作办法、时限、原则工作，将工作筹划或成果报请上级领导知晓批示方式。(2)阅批是指工作中发现状况或存在问题需解决，已有明确解决意见，需上级领导予以批准批示方式。(3)阅示是指公司没有明确可根据执行批示，已向领导做出批示所必须参照资料，并已明确本人建议，请领导予以解决方式批示方式。9、负责人依照报件审批权限填写需最后呈报领导。呈报董事长报件统一为“董事长”；其她需呈报领导以“姓+职务”方式填写。10、负责人对报件内容需全面掌握、分析透彻。报问题同步必要有明确解决意见。可以提出两种以上解决方案，应在上报时列明并进行对比，优选后提出解决意见选取建议。11、报件时不得有避重就轻，模糊表述或为逃避责任偷换概念；禁止断章取义、歪曲领导批示意见或误导领导做出错误决策。12、公司对上报请示事项已有批示意见，再次上报时必要将原批示（包括原报件皮、有公司批示意见材料）附全，同步应在报件皮上写明领导批示过次数、批示时间及批示意见，一事持续多次上报，需将之前批示所有批示意见写全，同步禁止另起报件。13、各部门上报文献凡是被董事长（总经理）退件，所有签字人员均须按层级承担相应责任。14、方案或筹划类报件，必要由分管副总组织部门经理以上人员开会讨论、研究形成一致意见后上报。15、上报内容涉及到方案、规定等变更，须附修改对比表。请示内容涉及图纸，必要附图阐明。16、上报公司材料可以提供原件必要上报原件。所有报件文献右上角、右下角用于档案编号和注明存档部门，不得填写任何内容。17、各类请示、请款、签证等时必要将项目名称、项目所相应我司内部部门名称标记清晰，明确从属关系，以便于归类、审核、对账、明确责任及领导批示。此外填写请款件时，要在报件首页填写详细请款或核销详细因素，便于各及领导审核，若不能详细写明，需在A4纸上注明请款或核销详细因素附后。18、上报存档报件时，必要规范填写档案所属部门、项目名称、订立合同等信息，内容精确完整。同步报件人需注明原件及复印件存档部门，部门经理在订立意见时对起草负责人提出批转部门、存档部门要予以明确意见。报件部门漏填或错填导致报件错存、漏存责任由起草部门承担。19、各部门必要有牵头管理理念，一项工作（特别是方案类、问题探讨类工作）涉及各种部门，由牵头部门负责与有关部门沟通，形成最后统一意见后由牵头部门负责起草报件上报，其他部门订立明确意见，禁止推诿、扯皮。20、报件采用耐久性强书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用铅笔、圆珠笔等。易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）复印使用。计算机出图必要清晰。复印、打印文献及照片笔迹、线条和影像清晰及牢固限度应符合质量规定。上报文献、白图、蓝图幅面尺寸规格统一为A4幅面，图样折叠时标题栏露在右下角。21、声像材料上报时应附文字阐明，对时间、地点、人物、事由以及作者等内容进行著录。录音、录像文献应保证载体有效性，长期存储电子文献应使用不可擦除型光盘。22、所有工作上报前，有关负责人需达到统一意见后方可上报。若未能达到统一意见，牵头负责人必要当天组织开会研讨，若开会仍不能统一意见，则当天上报至公司，报件上需体现所有不批准见，同步分管副总需给出明确解决意见，待公司批示后，严格按照公司意见执行。八、报件呈报1、一事一报，一次报全、报细，避免一事多报、拆分报，减少重复报件。一项工作，完毕时限从第一次派发开始计算。将一项工作拆分，只报告已经获得进展或已经准时限完毕某些工作。2、公司内所有报件需依照报件权限呈报至相应层级，除本制度规定特殊状况（如突发事件，上级领导不作为等）外不得越级上报，规定：（1）部门经理负责对所辖部门内所有工作进行监督和指引；对于部门内经理级如下负责人报件均呈报至部门经理，并在报件皮中注明呈：经理；如部门经理以为报件超过自身权限范畴，需在报件中订立意见注明请上级领导批示，将此报件转呈至部门经理上一级领导；如部门内详细工作中浮现问题部门经理需承担管理责任。（2）分管副总负责管理分管部门重点业务工作进展，并对下一层级所有主管工作进行监管，对所辖部门内人员呈报在其审批权限范畴内报件进行审批。对于分管副总以为自身无法解决问题或报件，需将报件呈报至总经理予以批示，但必要要有明确拟解决办法，分管副总级负责人报件，需在报件皮中注明呈：总经理.3、各种部门共同完毕报件，应由主办部门报件或牵头部门与各有关部门沟通形成一致意见后由牵头部门起草报件，其她配合部门需在牵头部门起草报件上订立明确意见。4、对于突发、紧急工作，以及常规重要工作，必要在5分钟内向上级领导报告，报告后按领导工作布置和规定开展有关工作。同步规定工作负责人将工作请示内容、领导意见、解决办法及进展状况形成书面报件补报。需其她部门审核紧急报件，可依照紧急限度采用专项讨论会、先转审电子版等方式，缩短报件流转审核时间。5、总经理以电话、当面批示等方式交代事项或布置工作，负责人必要在接到批示后3小时内书面回答。回答内容涉及领导交代事项或批示内容、交代事项贯彻成果、布置工作进展等。特殊状况未能3小时内回答，有关负责人必要在1日内回答。6、各项工作任务必要严格按照筹划时限和原则完毕。如对董事长、总经理布置工作存在异议可单独上报意见，不得私下篡改所布置工作时限和工作内容，如上报意见理由充分并得到批示可按上报意见时限执行。不能准时限完毕工作，必要在应完当天或发生也许导致工作任务延误事项1日内将因素及后续实行筹划上报至董事长批示。7、各部门在上报工作筹划至董事长、总经理审批后，任何人不能由于任何因素及理由更改筹划节点；浮现时间延误，必要保证赶工，将时间赶回来；各部门每日、每周、节假日前、时限节点前应完毕工作，必要准时限完毕。对于筹划节点在假期及公司重大活动期间工作，各部门应提前做好准备，严格准时限规定在假期及活动前完毕，不得借节假日时间顺延。同步行政部门将按照工作节点进行监督，浮现逾期将予以严肃解决。8、工作中浮现问题，负责人应第一时间向部门领导报告，部门领导应及时予以解决；如部门领导解决不了应最迟于第二日就单项问题向上级领导报件报告，不容许不解决、不报告。9、公司有批示报件，如批示明确完毕时限，则必要严格按照批示意见准时限完毕工作；对未批示明确完毕时限报件，则三日内必要完毕并上报至公司，如再次上报仍有批示意见，必要在接到报件当天完毕报件并上报公司（备注：报件上午转至部门，于当天上报公司，下午转至部门，于第二天上报公司）。10、报件中需贯彻事项、回答内容必要一次性回答清晰，因贯彻事项错误或回答不清导致重新贯彻、二次回答、领导重复布置工作等影响工作进展，有关负责人承担相应责任。11、手续办理。负责人必要做到事前请示，事后报告。最新进展、问题、以及需领导协调或予以批示时，由手续办理负责人亲自报件。属重要或核心请示，负责人可在报件主旨中注明：重点工作。12、公共关系维护类报件，报件部门必要单独起件上报，不得与涉及此类工作其他事项同步上报。13、总经理交办工作,涉及到各种部门或需配合部门审核，为避免按普通程序流转审核导致工作逾期，牵头部门必要在时限内拿出意见，并组织配合、审核部门负责人开会讨论审核，参会人员直接订立意见，在时限内上报公司。14、总经理直接交给负责人工作，负责人必要严格按照批示意见执行，可依照工作保密限度、紧急限度等采用向董事长、总经理直接报告或纸同步件正常流转上报形式，各级审核领导不得擅自规定负责人更改董事长、总经理批示意见。15、所有政府及职能部门、重要外联单位、重要合伙伙伴告知、规定、函件、信息等必要30分钟内报至董事长、总经理，同步抄报副总经理。16、各部门在假期或活动前应做好工作筹划，妥善安排报件时间，不准将工作积压到假日期间突击完毕，否则因而导致工作积压或迟延而产生损失由有关负责人承担。17、涉及方案性、筹划性、配合性等长期工作报件，行政部门必要严格审核，如报件内容为此项工作最后完毕状况，则待公司批示通过后，行政部门可以取消此项工作并存档；如报件内容仅为此项工作阶段性工作成果，整体工作并未完毕，公司批示通过后，行政部门仍不得将此项工作视为完毕，需作为未竣工作继续催办，对于不能按原有时限完毕，同样按逾期解决，如报件涉及其她工作，行政部门需贯彻负责人和完毕时限。18、行政部门室对到期应上报工作，每日在任务到期迈进行电话催办一次，催办后当晚仍未准时限上报（转审报件除外），行政部门将未上报工作汇总上报至董事长、总经理处，由董事长、总经理亲自批转，批转后由有关公司各部门领导明确上报时限。19、行政部门须对未准时上报工作进行催办，对长期性工作需及时跟踪工作进展，并每日将所负责范畴内各部门到期未完及重点工作汇总，每周六汇总上报公司阅批。20、分管副总需对所辖部门工作进行管理，对到期未完及重点工作进行催办、指引，对到期未上报且无合理因素工作进行考核，规定上报时必要同步后附考核意见，同步各分管副总需每日与行政部门沟通，与否存在到期未竣工作未催办。21、分管副总需每周五汇总本周所有到期未竣工作，于本周五或下周一对所有未竣工作向董事长、总经理面报，每项未竣工作均需阐明当前工作进展状况，浮现问题，以及拟解决办法或建议，并给出切实可行完毕时限，面报结束后依照董事长、总经理批示意见执行。22、员工向部门经理报告后，要将经理安排意见、要点填在报件空白处，经理和员工签字确认，作为日后工作监督和核查根据。23、公司所有员工（包括中高层领导）在工作中发现生产、经营、管理等问题，必要向上级领导及公司报告，上级领导对于员工提出合理问题必要予以解决，不容许隐瞒不报。（1）在工作中涉及到但不限于如下几类问题，必要向上级领导报告：公司所有员工（包括中高层领导）在职责范畴内工作中发现问题，必要向上级领导及公司报告；公司范畴内、属个人职责范畴外工作发现问题，必要向上级领导及公司报告；在需要配合其她部门工作中发现问题，必要向上级领导及公司报告；涉及直属上级利益有关问题，可直接报告至公司董事长、总经理。（2）在工作中涉及到但不限于如下几类工作中发现公司管理上严重漏洞、损害公司利益行为；问题，必要第一时间向公司报告：本部门重点工作未能解决，即将到期；接到投诉未能解决，发现聚众闹事等突发事件；涉外工作中，政府部门、行业协会、社会团队或新闻媒体等公共机构对我司有有关告知或规定；其他与我司名誉、利益有关事项。24、各级领导安排工作负责人必要准时限上报，各级领导对安排工作要准时限进行跟踪，对于到期未竣工作可单件回答，不容许到期工作隐瞒不报或逾期上报。九、每日未竣工作记录1、每日17:00前，公司所有员工需将本日自身工作进行总结和汇总，涉及工作分类（逾期工作、正在执行工作）、工作名称、工作派发时间、筹划完毕时间、工作进展等事宜，填写完毕后由各部综合人员汇总，形成部门每日工作任务交割汇总表，需负责人签字确认，检查人签字确认，如有配合部门，需同步规定配合部门负责人或配合人员签字确认，保证数据精确。十、未竣工作单件、单报1、公司各层级员工及领导对各自职责范畴内及上级领导直接交办到期未竣工作必要单件、单报，报件内容必要明确未竣工作目迈进展及存在问题，下一步如何解决及完毕时限等内容；未竣工作报送对象为直属上级或直接安排工作上级领导，如有关领导因出差或请假等因素不能对未竣工作进行审批，则直接上报至有关领导上一级别。员工对于工作中浮现问题必要认真分析、研究，通过度析、研究解决工作中存在问题，对的确有问题且解决不了工作当天必要上报请示，各级领导对员工提出问题必要当天给出明确解决意见，对于重要、紧急工作中重点、难点问题，各级领导在接到单件呈报问题后1小时内组织有关人员及配合部门人员进行讨论，拿出明确解决意见和办法，不容许浮现职责范畴内工作不解决，将问题直接呈报上级领导；负责人直属领导经讨论或研究仍不能解决问题当天上报至上一层级领导，上一层级领导必要当天组织研究、讨论，拿出明确解决意见，直至上报公司，在上报单件回答同步，将讨论意见附后，有关负责人签字确认。2、分管副总所要完毕工作重要为公司布置重要工作，时限内未完毕工作，时限到期当天必要单件单报或直接面报董事长、总经理，单件上报或报告中必要明确目迈进展状况，交流进展状况，并拿出下一步工作解决及解决意见，同步重新明确完毕时限，待审批后按批示意见执行；3、上级领导安排工作，在时限上必要合理、周密，要从整体工作性质予以考虑，明确合理完毕时限；在工作整体进度中各层级领导要充分发挥过程监督、指引职能，避免因工作思路偏差导致工作逾期，如发生此类工作逾期层级领导必要有解决意见。4、工作任务负责人在接到工作任务后必要严格按照工作时限规定完毕工作，不容许浮现时限内前几日不工作，届时限最后一天才开始工作，导致工作质量不高，对此上层级领导应严格把关予以解决；单件上报未竣工作时，不容许在时限内最后一天上报，至少在期限到达两日前单件上报，要给上级领导留足审批及工作修正时间，保证在公司规定期限内完毕工作。 5、员工对于工作中浮现问题必要认真分析、研究，自行解决工作中存在问题，对的确有问题且解决不了工作当天必要上报请示，直属领导对职责范畴内工作必要当天给出明确意见，如直属领导不能对问题提出明确解决意见，必要在当天将报件呈报上一层级领导，行政部经理必要订立明确解决意见，如行政部经理不能对问题提出明确解决意见，需于当天上报公司，行政部经理负责跟踪贯彻此类报件与否上报至公司。如上级领导压件不报，报件负责人必要在当天将问题直接上报至该领导上一层级。6、分管副总需对所辖范畴内业务工作时限时刻关注，高度注重即将到期工作（5日内到期），组织有关人员开会进行讨论，如拟定有到期不能完毕工作，及时单件上报，并研讨推动筹划，明确出完毕时限。7、董事长、总经理布置工作或直管范畴内工作即将逾期，必要在时限到期前单件上报至董事长、总经理批示，此类工作不容许任何层级领导擅自篡改时限；同步此类工作中如有阶段性进展，需及时上报进展状况至董事长、总经理阅批；涉及业务工作公司有明确批示时限，各层级领导在接到任务布置时必要第一时间组织开会讨论拿出工作任务解决意见，按照公司批示时限准时上报，此类工作不容许任何层级领导擅自篡改时限；涉及业务工作需要公司或部门配合工作，配合部门在接到任务同步必要第一时间组织开会讨论拿出工作任务解决意见，保证配合工作第一时间按配合部门规定期限完毕，保证需配合部门业务工作正常开展，此类工作不容许任何层级领导擅自篡改时限。十一、每周制度、告知汇总1、行政部每周五17：00前，对本周修改、完善、新建制度，以及本周下发告知等进行整顿上报，需包括：1）本周各部门制度建立记录状况，以及本周修改、完善、新建制度详细内容重点提炼、汇总； 2）本周下发告知记录状况，以及本周下发告知详细内容重点提炼、汇总。2、行政部每周整顿、制定完毕后，于每周一前经分管副总批示后转至行政部，行政部每周一汇总完毕上报董事长、总经理批示。3、公司所有分管副总传阅完毕后，传阅单由行政部统一存档，董事长、总经理批示纸版文献转行政部存档。十二、报件审核1、所有报件工作划分权限后，对已下放报件审批权，报件上报人、审核人及享有报件审批权限领导需对所报、所审批工作负责，要认真履行工作职责，遵守职业道德及职业操守。因工作失职、不作为而给公司导致损失，最高审批领导承担损失，将追究其经济、法律责任。2、各级审核人及审核部门依照报件紧急和重要限度合理安排审核顺序，严格按照审核时限审核报件，禁止超时批件。除制度已明确规定审核时限外，所有16:00前转至部门报件，各部门当天必要审核完毕并转出；16:00后转至部门报件，次日上午11:00前必要审核完毕并转出，原则上报件从责任部门转出后1日内所有审核部门必要审核完毕，并上报至公司。3、各主管副总裁审批报件（除暂时发生急件外），所有报件当天必要审批完毕，不容许第二天审批。 4、对于董事长、总经理批示完毕报件，主管副总必要第一时间安排责任部门执行，若发现主管副总或部门经理压件或未及时转件，因而导致所有损失由压件人承担。5、报件部门应把握报件审核流转过程中时限，因各级领导外出未能批件等因素也许影响后续工作，须电话请示或请其她主管领导代签，不得因而延误工作开展。（1）因董事长、总经理外出未能批件，报件部门经理应向分管副总阐明该报件紧急限度，由分管副总代签，报件部门按分管副总批示意见执行。分管副总以为必要电话或短信请示，应由副总电话请示经批准后方可代签。所有代签报件应在董事长、总经理返回公司后汇总上报。（2）因其她各级主管领导外出未能批件，报件部门经理应向外出领导电话或短信请示，经领导明确批示意见并批准上报后，可由报件部门经理在报件中注明外出领导批示内容及未能签字因素后，继续流转上报。6、工作报件审批权限至公司副总，公司副总必要认真履行职能职责，提出合理解决意见，不能将问题及责任推诿至公司董事长、总经理处，并对审批报件工作负有完全责任。7、审批权限至公司副总请款报件，如浮现主管副总缺编、休假、出差等状况，请款报件由公司总经理代为审批。同步，总经理、请款部门经理、工作负责人对请款报件负有完全责任，如因请款部门工作浮现问题，导致公司导致经济损失由上述人员按此工作相应管理制度中经济承担比例承担经济损失。十三、报件流转1、公司各部门报件流转必要使用公司统一印制转件本进行登记。转件本用完后，到公司行政部以旧换新。2、上报文献，普通状况下当天，最多不超过第二天内批复，逾期未接到批复，部门负责人必要及时询问跟踪催办。3、各部门需形成完整报件、接转件、收进及借阅登记记录。分别建立部门报件登记表、部门接转件登记表、部门批件登记表。（1）部门报件登记表：登记部门上报件。即经部门经理审核完毕无异议需部门主管领导及董事长、总经理审批件。（2）档案借阅登记表：登记存档后需借阅报件。所有部门接转件必要做好详细登记，对于当天取回报件，如有关人员需使用此报件，必要经档案员存档后走借阅流程形成档案借阅登记表。（3）部门接转件登记表：登记从外部门收到所有报件，规定部门接件人在第一时间登记所有接受到报件。如需审核修改件注明完毕时限转负责人执行，同步负责人在部门接转件登记表上签字。十四、为保证行政公司监督力量，加强工作跟踪检查，规定：（1）报件转出、上报管理流程部门转出件管理流程:公司所有部门报件，均需部门文员签字后上报部门负责人，同步由部门文员汇总登记当天上报报件以及报件去向，于当天17时之前贯彻报件流转到部门以及详细负责人，形成部门报件登记表。（2）部门接受公司批件管理流程：部门接受公司批件流程：部门所有接受批件必要由部门负责人订立意见后方可下发执行，部门负责人不在或工作繁忙,由文员负责将审批意见转告部门负责人，并将部门负责人意见注明后下发或执行，同步文员需建立部门接受批件登记表。负责人跟踪贯彻：所有报件，公司批示后，部门文员需将复印件发至报件人。如报件三日后，公司批示依然没有转回给报件负责人，负责人需对报件进行贯彻。（3）从其她部门转过来报件管理流程部门转入件流程:部门所有转入件必要由部门负责人订立意见后方可下发执行，部门负责人不在或工作繁忙,由文员负责将审批意见转告部门负责人，并将部门负责人意见注明后下发或执行，同步文员需建立部门接转件登记表。（4）登记表存档、交割1）、各部门文员每天下班前将部门报件登记表、部门批件登记表、部门接转件登记表打印并签字确认，部门负责人签字确认。2）、部门文员需于每日早上与行政部对口文员进行交割。对口文员审核报件有对不上，需转给行政部贯彻。交割完毕后，所有登记表由部门存档。3）、跨部门接转文献必要进行登记备案。各部门建立文献转接登记本，所有转接文献应由接件人在文献转接登记本上签字确认，注明文献内容和转件时间，必要将转件时间明确届时、分。4）、如转接文献为复印件，在复印原件时，应在原件首页右下角空白处注明原件所存档部门或位置，便于日后查找和监督管理，防止文献丢失。如不注明原件所存档部门或位置，接件人有权拒收。5）、公共关系类报件报批通过后，原件由行政部存档，报件部门留存复印件单独组卷归档；复印件每半年由行政部负责组织统一销毁，同步电子文档删除。6）、所有登记表手填登记规定笔迹清晰，登记内容完整，主旨明确，不容许只登记表头或公司通用格式题头。例：在登记公司合同审核程序表时，要标注项目、合同名称、合同编号等。7）、除已规定统一领取报件时间外，被告知部门应在10分钟内至行政部领取。任何人不得延误报件流转。8）、接件人、部门经理和贯彻工作负责人如有不明事项及时沟通，直至充分理解。因批示意见不明确导致工作失误或迟延，由接件人、部门经理和贯彻工作负责人承担。9）、副总直接转给部门经理或有关负责人批件，接件人必要将领导批示意见、完毕时间转告行政部进行登记。10）、对需传达批示或布置工作，部门经理应在当天安排完毕，紧急事项须在5分钟内传达。布置工作时，要明确工作内容、时限、原则规定和关于注意事项。传达、布置后文员对报件归入部门档案中，不得擅自二次复印下发或向无关人员传阅。11）、公司已批复报件必要按照批复意见执行，并在时限内完毕。12）、行政部负责对财务部及各部门上报数据进行比对，若浮现差别，由行政部告知各部门与财务部进行核对并修正有关不一致信息。13）、报件人需在规定报件完毕时限内起件上报，并对报件流转状况进行跟踪，报件从起草上报时间至最后审批人审批时间不予许超过3天，详细规定如下：（1）常规报件起草、审核时间不予许超过3天，汇总类报件以汇总部门报件时间为准，汇总上报时间至最后审批人审批时间不容许超过3天；（2）方案、制度类报件需要汇签，各部门需组织各有关负责人在报件当天会签完毕，涉及修改完善，需在当天修改、完善后，形成统一意见上报；（3）各级领导在审核报件时均不容许压件，必要在当天审核完毕并上报。（4）公司有明确时限规定报件，以规定期限为准，未准时限完毕按制度考核。考核条款：1、报件有错别字、报件上不签字、附件不全、格式不符、数据有误等错误，负责人按行政管理办法己类、戊类有关条款考核，有特殊规定，按特殊规定执行。2、报件页面不整、层次混乱、笔迹潦草、模糊不清，无法阅读和审批，负责人按行政管理办法乙类考核。3、审核报件订立意见不明确，按行政管理办法丁类考核。4、员工个人擅自留存报件原件、复印件，负责人按行政管理办法丁类考核。5、面报后未按规定上报面报意见或拟定实行筹划汇总，负责人按行政管理办法乙类考核。6、面报前准备不充分、面报不清晰等导致工作延误、重复或传达错误，负责人按行政管理办法丁类考核。7、面报部门领导接到秘书面报告知后，未准时限组织有关人员进行面报，负责人按行政管理办法丁类考核。8、面报后半小时内未上报面报意见到秘书室，同步两小时内未传达至负责人，负责人按行政管理办法戊类考核；因而导致面报意见不清或工作延误，按行政管理办法丙类考核。9、报告不清导致二次面报，面报负责人、主管副总经理、分公司总经理按行政管理办法丙类考核；导致三次面报，按行政管理办法乙类考核。10、因未按批示意见改正或执行等报件质量问题，导致一事重复报件超过三次，负责人及分公司总经理/集团总监(含）如下各级审核人按行政管理办法乙类有关条款考核。11、工作未通过OA系统进行派发，按行政管理办法予以考核。被领导或督检部门发现，严重影响工作，负责人按每项10000元进行考核。12、政府及职能部门、重要外联单位、重要合伙伙伴告知、规定、函件、信息以及应急预案等重要突发事件及紧急事件未及时报告，按行政管理办法丁类考核；因而导致损失，由负责人自行承担。13、总裁交代事项或布置工作当天不回答，按行政管理办法丁类考核；逾期回答达三日，按行政管理办法乙类考核。14、对公司下达工作任务，集团秘书保证任务OA派发，必要准时限跟踪，对工作任务跟踪不及时，不能掌握工作任务进展，从而导致工作任务逾期未向公司上报主管秘书按行政管理办法乙类考核。 任务下达后任务负责人必要准时上报工作成果及进展，如到期未上报工作同样按行政管理办法乙类考核。15、工作失误或被退件未积极上报解决意见，按工作失误相应考核条款双倍解决。16、OA任务派发超时，负责人按行政管理办法戊类考核。17、负责人任务派发未明确任务完毕时限、任务性质、负责人。已竣工作秘书室当天未完毕确认，负责人按行政管理办法丁类考核。18、随意更改总裁布置工作时限和工作内容且尚未上报，分管副总裁及主管领导按行政考核办法乙类考核；工作任务未能准时限完毕，并未及时上报因素及后续实行筹划，负责人按行政管理办法乙类考核。19、员工准时完毕工作，因部门经理因素导致报件延迟上报，部门经理按行政管理办法丙类考核。20、报件审核人订立意见、转件人转出或接受报件未明确届时、分，或未按本制度对报件进行登记，负责人按行政管理办法己类考核。21、报件审核部门未按审核时限审核报件，未准时转出，负责人按行政管理办法戊类考核。因而导致上报延期或影响工作开展，审核部门按行政管理办法丁类考核，同步承担因而导致损失。22、秘书或转件人员未及时转出紧急报件，一小时内未转出报件或半小时内未转出请款报件，导致工作延误，负责人按行政管理办法乙类考核。23、秘书室秘书未准时催办工作、跟踪工作完毕状况或上报工作跟踪贯彻状况不及时，负责人按照行政管理办法戊类考核；若工作贯彻状况有误，负责人按行政管理办法丁类考核。24、集团行政部、分公司行政部未按制度进行工作监督及抽查，负责人按行政管理办法丁类进行考核。25、员工借阅报件，需按照密级档案借阅管理流程执行。部门经理应对档案借阅严格把关。部门员工如需借阅报件进行复印，需部门经理批准后，档案员方可提供，且用后须及时归档，否则部门经理与档案员承担由此产生所有责任。26、未按原则及时销毁报件，有关部门负责人按行政管理办法丁类考核。27、不按公司已批复报件开展后续工作，浮现工作漏掉严重影响工作，负责人及部门经理按行政管理办法甲类考核。28、工作负责人因主管领导不在而未及时电话请示沟通，导致工作未能逐级审批，负责人按行政管理办法丁类考核。29、对于总裁、副总裁以电话、当面批示或通过秘书传达等方式交办暂时、紧急工作，负责人未在规定期限内反馈领导，导致工作浮现严重后果，负责人按行政管理办法乙类考核。给公司导致损失，有关负责人承担经济损失。30、如总裁审批过电子文献存档不全，不清晰导致查阅文献时不能及时精确查阅，秘书室秘书按照行政管理办法乙类取消全月奖，同步承担因存档文献不全给公司导致损失。31、方案或筹划类报件未组织有关人员开会讨论或未形成一致意见而上报总裁审批，分管副总裁按行政管理办法丁类考核。32、一项工作涉及各种部门，牵头部门未积极与有关部门沟通，未形成统一意见而上报，浮现一次部门领导按行政管理办法乙类考核，浮现两次部门领导予以降职，浮现三次部门领导按行政管理办法甲类考核。33、接到外部会议告知后未按规定上报，负责人按行政管理办法丁类考核，参会外部会议后未按规定上报，负责人按行政管理办法丁类考核。未按上述规定执行给公司导致经济损失，有关负责人承担经济损失。34、应急预案等重要突发事件、紧急事件、重大信息及影响公司名誉信息未按制度规定报告，负责人按行政管理办法乙类考核，情节严重，按甲类考核；给公司导致损失，有关负责人承担经济损失。35、负责人未在面报后次日10时前上报工作贯彻状况及完毕状况，或因特殊状况不能面报，未以纸件形式阐明状况并进行报告，工作中发现问题或存在问题未在24小时内上报解决办法及解决办法，负责人按行政管理办法乙类考核。给公司导致损失，有关负责人承担经济损失。36、报件时避重就轻，模糊表述或为逃避责任偷换概念；禁止断章取义、歪曲领导批示意见或误导领导做出错误决策，按行政管理办法乙类解决。37、上报内容涉及到方案、规定等变更，未附修改对比表。请示内容涉及图纸，未附图阐明，按行政管理办法戊类解决。38、领导对上报请示事项已有批示意见，再次上报时未体现批示意见，或未将原批示附全；一事持续多次上报另起报件，按行政管理办法戊类解决。39、上报集团材料可以提供原件未上报原件，按行政管理办法戊类解决。40、在工作中浮现有关问题而隐瞒不报，负责人按行政管理办法甲类考核，部门领导对于员工提出问题未给出解决意见，负责人按行政管理办法乙类考核，情节严重，负责人按行政管理办法甲类解决。41、每月浮现重复报件排名前三名，部门负责人按行政管理办法戊类解决。42、集团秘书室各部门重复报件状况记录浮现失误、漏掉，导致记录数据不准，有关秘书及秘书室经理按行政管理办法戊类解决。43、集团各层级员工及领导对各自职责范畴内及上级领导直接交办未竣工作必要单件、单报，如未单件上报按行政管理办法丁类解决。44、单件回答报件内容必要明确未竣工作目迈进展及存在问题，下一步如何解决及完毕时限等内容，如未按此规定上报按行政管理办法丁类解决。45、各级领导在各自批示权限范畴内对所分管未竣工作有直接审批权，审批时要有明确解决及解决意见，如未按此规定审批而将工作推至上一级