文化传播公司项目主任手册手册.doc

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项目主任手册佛山市浅潜文化传播有限公司（项目部内部资料）目录前言................................. .... 01 第一章浅潜概况.......................... 02 第二章项目部岗位职责...................... 03 第三章公关行业入门基础知识................ 05 第四章佛山公关行业市场分析................ 06 第五章浅潜主要服务行业营销品牌现状分析.. 07 第六章常用资源图文介绍及报价.............. 08 第七章项目部流程规范...................... 09 第八章写案加速器.......................... 10 第九章平面设计专业知识.................... 11 第十章附则................................ 12 前言亲爱的新同事：欢迎您加入浅潜项目部! 此份项目主任手册可帮助您了解项目部的规范操作，并协助您成为一名出色的项目策划人，请您仔细阅读此手册，并完全理解手册内容，自觉遵守里面的项目操作规范（在无法预料的情形发生，管理层无法及时作出反应时，请运用本手册的原则及您的判断力）。同时，我们将会不断完善、校订本手册，根据相应环境的变化而进行修改，欢迎您对本手册提出宝贵意见，也希望您为其中部份修改作出贡献。谢谢您的支持，祝您工作愉快！佛山市浅潜文化传播有限公司项目部二〇〇八年二月第一章企业概况浅潜简介佛山市浅潜文化传播有限公司成立于2010年，是目前佛山规模最大的一家为客户提供公关策划和其他相关市场服务的专业公关公司，拥有丰富的政府、社会资源，并有一支年轻激情、充满创造力的作战团队，可配合企业品牌塑造、产品推广、客服计划及企业内部管理定制高效的公关策划方案和传播手段，帮助客户塑造、提升、维护企业整体形象，优化企业经营管理环境，提高企业市场竞争力。多年来，浅潜凭借专注的沟通、卓越的品牌策划执行，与多个行业进行了各类型项目合作，均赢得了客户的满意和称赞。浅潜除了拥有公关策划公司，旗下还设有佛山市浅潜演出有限公司、佛山市快乐营销顾问有限公司、南音乐（基于佛山电台《城市民谣夜》栏目基础上建立的南方原创音乐推广平台）等子项目/公司，为浅潜的客户服务系统提供更多、更专业的资源支持平台。公司经营理念激情激情创造了浅潜，浅潜在激情中成长，浅潜认为激情是所有正向发展事物的动力之一。创新创新是激情点燃的火花，创新能化腐朽为神奇。勇于创新，是浅潜永不枯竭的活力源泉，是浅潜旺盛的生命之所在。务实勤奋务实，是浅潜给客户最有力的信心保证，浅潜相信脚踏实地的工作态度是达到甚至超越客户预期目标的唯一捷径。严谨对于新知识和新途径持之以恒的探索，对于随时出现的疑问所做的充分准备，对完美服务与客户的不懈追求，浅潜无时无刻地体现着高度的严谨。浅潜竭力帮助企业将复杂和抽象的战略和策略转化为本地化的行动，合纵连横、不动声色构筑有利形势，运筹帷幄、有条不紊取得预期效果。第二章项目部岗位职责浅潜现阶段有三大部门：总经理办公室（以下简称“总经办”）、项目部以及行政财务部。项目部是公司的基础部门，与各个部门都有紧密的联系，由于工作涉及层面较多，因此要求每一项目主任都有良好的综合素质和专业能力。在通过对项目部工作的了解、学习和掌握期间，除可实现个人工作目标的同时亦可进行自我增值，浅潜愿意为每个员工提供一个宽广、自由、专业的学习、工作平台。在了解项目部规范运作之前，请先熟悉、了解本部门的岗位职责。项目部一般设有：项目部总监、总监助理、项目主任、文案等职位（包括但不限于上述职位），具体职责及目标要求如下表：（一）职位名称：项目部总监职责及其目标 1.制定部门计划并组织实施依据公司下达给部门的任务指标，制定年度、季度、月度工作计划，并组织下属实施，完成年度业务指标。 2.优化项目部工作流程及规范建立、健全、优化项目部工作流程及规范制度，并监督实施。 3.进行项目出品把关精准了解项目需求及竞争策略，以“三超越”原则（超越我司同类项目原则、超越客户同类项目原则、超越同行竞争对手原则）进行项目方案出口把关。密切监控项目筹备执行过程，帮助项目主任理清思路、有条不紊的推进项目各项进程。 4.团队的学习成长制定部门学习计划；指导培训下属掌握基础专业技能，并不断充实、归纳、吸收新的专业知识，提高团队的战斗力。 5.部门内部的管理协调合理分配项目任务；关注、调整下属的工作情绪状态；协调、营造快乐的工作氛围；监督项目款项的回笼，避免呆、坏帐的出现；对下属员工进行绩效考核，充分调动员工积极性。 6.外部工作协调建立公司大局观为工作原则，在公司大流程中与其他部门进行工作的无缝对接，上下协调、左右沟通，处理好本部门与公司其他部门的关系。（二）职位名称：项目主任职责及其目标 1.项目需求沟通会同总经办及其他相关人员一起，沟通客户公关活动、广告设计等项目需求。 2.撰写策略简报及方案策划书依照客户提供的资料与要求，与相关人员研究讨论制订项目策略后，拟写策略简报及方案策划书。 3.客户需求的沟通协调代表公司与客户不断沟通，精准把握和传达客户的需求，协调好公司、客户之间的关系，调整项目思路及措施。 4.拟写会议记录、项目跟进记录、项目合同记录公司与客户、公司内部、公司与供应商的会议重要内容及达成共识的下一步工作安排，并提交给相关人员；在工作软件中详尽、条理、连贯记录项目跟进记录；拟写项目合同，送客户总监签署后，提交客户签署，并收取项目预付款。 5.项目筹备、执行控制制定筹备执行文件，协调各类资源，合理统筹安排工作流程，控制项目的工作进度及质量； 6.项目收尾及收款总结妥善进行项目收尾工作，制作项目纪念画册，及时收取项目余款。广泛及时收集各方意见，进行项目总结，形成对内对外项目总结提交、归档。 7.客户关怀维系，挖掘客户需求，收集竞争性信息，进行相应层面客户关系的关怀及维系，与客户建立和维持良好的、可持续性的合作关系；以帮助客户盈利为出发点，挖掘客户需求；时刻留意市场上的竞争性活动，收集媒体、创意方面的信息资料，以便针对变化及时调整策略。综合上述表格内容，简单来说，项目部人员的主要工作职责可分为下列四大部分：一、项目沟通与策划项目主任在接到项目任务后，必须和总经办相关客户负责人沟通客户需求，详细了解项目的有关信息和内容，同时对活动场地进行勘测；在掌握相关信息后，组织召开创意会议（浅潜称之为“头脑风暴”会议）并就会议所得撰写《策略简报》、构建项目思路，经项目总监、总经办确认思路后方可着手撰写策划方案。二、项目筹备与执行、收尾在项目立项后，组织人员进行项目筹备：物料的联系与确定、场地资料的收集、演艺资源的联系和确定、平面物资的设计、修改、定稿与制作、活动资金的落实和执行人员的分配与统筹。周密的筹备是完美执行的前提，现场执行包括：协调活动各个涉及主体的关系、确定现场分工、跟进并随时更新活动流程、把控活动现场的整体效果；项目完结后除需进行内部结算，还需对客户进行活动款项的收取、客户关系进行关怀等工作，以利于日后的长期合作关系建立。三、资源整合和评估协助行政财务部整合公司现有和潜在的演艺资源、物料供应商资源、兼职人员资源、活动场地资源、媒体资源以及其他项目相关资源；挖掘更多新颖的、性价比高的资源，同时对资源进行相应的评估和筛选，建立完善的资源档案和评估体系。四、自我提升与学习在工作过程中不断学习规范作业和提升自身策划、统筹执行能力，并不断加强自身对品牌、公共关系、市场营销和广告等方面的专业知识，提升综合素质和客户关系处理能力。（三）职位名称：文案职责及其目标 1.文案撰写根据公关与广告策略，同项目部成员一同构思创意，负责完成公司所承接的各类具体涉及文字表达内容的编写与处理，包括公关活动主题文案、平面广告文案、电视广告文案、产品说明书、单张文案、及广告杂志等 2.宣传软文撰写根据公司文化建设需要，编撰公司内部信息发布，确保公司内部的信息交流；及时报道公司各类市场活动，并向指定媒体发稿，保证公司形象的宣传力度；应客户的要求为其撰写宣传文章，在相关媒体上发布 3.与其他部门人员协作与创意制作部探讨广告的表现形式；与客户部商讨广告策划和创意策略；与美术和制作人员合作完成广告样稿 4.资料管理按照公司保密措施规定，保管、归档客户文案资料，做好客户资料以及公司对客户的创意文案、设计、策略等资料的保密工作。保管客户部提供的客户原始资料；保证资料的安全与完整性 5.文字校对各类广告稿件完稿后的文字校对工作第三章公关行业入门基础知识第四章佛山公关行业市场分析第五章浅潜主要服务行业营销品牌现状分析第六章常用资源图文介绍及报价第七章项目部流程及规范第一节项目流程规范一、公关活动业务流程图二、设计业务流程图三、项目操作规范细则 1、需求沟通－策略形成－定案流程规范任务名称流程需求及策略沟通阶段流程内容要点时限相关资料需求沟通 1、客户企业背景（A、企业背景情况了解，尽量索取企业宣传册等资料；B、尽量搜集项目所有竞争者的资料）半天客户简报 2、目的及效果（项目目的及目标；顺便说一句最好有明确目标）沟通纪要 3、主题 4、时间、地点（项目时间段及场地情况） 5、了解受众群（项目所针对的人群以及项目目标人消费群） 6、形式（项目开展形式） 7、大致流程、内容（客户需求内容及我方建议内容） 8、主办承办单位（是否还有或涉及其它相关部门、单位） 9、以往活动案例及类型（从中了解客户所关注的东西） 10、预算（投入预算额度） 11、进度（项目时间安排） 12、决策人及联系人（了解客户联系方式，以及对方决策人，方便日后工作进展控制及有效针对性） 13、合作情况了解（了解项目是否邀标、投标、询价、指定项目合作等；如果是投标形式，需要了解此其它的竞争对手资料）项目邀标函重点沟通的语言必须简洁、精准，在沟通回来之后，需形成客户沟通纪要，经总经办客户负责人、项目部总监确认后，回传给客户签名确认。策略会议 1、组织相关人员参与会议半天沟通纪要、客户简报 2、开会前期准备（项目相关资料了解) 策略简报 3、明确本次会议需要解决的几个问题 4、动脑——在会议上主动提供想法 5、会议后的结论 6、定好下一步动作的时间、分工策略形成 1、策略目标（找准目标，给客户所想要的，帮客户切实的解决问题）半天策略简报 2、策略前期思考 • 受众是谁 • 传播什么 • 怎么传播 3、发展策略 A、项目目的：企业(品牌)的真正行销目标为何？这点要向客户明确； B、项目目标：我们希望制作的广告/公关传达什么样的讯息，以及期望达成的具体方向　　　　　　　　　　　　　　Ｃ、受众：目标受众分析，锁定受众消费心理，将我们所做的运用到受众身上，从而得到受众的认可 D、诉求点：诉求点可以是是一串精练字句的陈述（提出一个解决方案），也可以是一句精练的广告语，可以简洁明了的阐述我们向目标群传达讯息之后，会让他们产生什么样的认知转变，从而达成我们的什么目标（把概念转化成让消费者易于接受的形态后加以传达，并将消费者的行动引至理想的方向） E、思考方式 F、支持点：方案的运作支持点阐述，记住不要把所有别处摆不下的东西，全部塞在这里。 G、竞争情况：尽量搜集项目和客户产品的竞争者资料，除了能避免和竞争者作出同样的东西外，还可由其表现推敲出竞争者所依据的策略为何，更可以根据客户的竞争者情况进行有针对性的市场营销策略策划，有效达到客户期望目标 H、表现手法：策略重在归纳，整合后形成策略前的逻辑思考重　点精准了解项目需求及竞争策略，以“三超越”原则（超越我司同类项目原则、超越客户同类项目原则、超越同行竞争对手原则）作为策略提案的前提要求。策略提案 1、提案结构： A、提案背景（时间、地点、目的等等） B、内容分析和建议（分析是问题的症结，提供问题的解决方案，如：现场包装、流程建议等等） C、费用预算 D、活动效果预估半天策略提案重点 1、细心听取客户意见与看法，综合各方因素判断客户的意见与看法是否可行，以专业角度给予客户合理建议； 2、策略提案需做到言简意赅，切合客户要求，令客户能迅速明白提案的思路与策略形成； 3、提案前可与客户进行口头沟通，针对客户调整策略，再以书面形式提交策略提案； 4、策略会议讨论建议需切合实际，具有较高可行性，避免不必要的返工与制作误会机会。方案细化 1、注意事项：Ａ、项目方案在策划、拟写过程中，文字语言应言简意赅，在重点创意部分则加重笔墨描述，以突出亮点部分的创意及可行性，提高客户对项目方案的好感度及信任度，从而为客户的合作意向埋下铺垫。Ｂ、项目方案中的报价，个别客户的报价则以合同签订价格或约定价格报送客户，如佛山移动、利泰集团等客户。Ｃ、项目策划方案可适当迎合客户的偏好，以客户喜好的方式拟文或描述，甚至某些细小的物料可视项目金额、利润等综合因素考虑减价或免费赠送，前提则是保证不影响项目的整体性。Ｄ、项目策划同样应全面考虑项目的可行性、周全性、资金限制等综合因素，注意细节的处理正式提案 2、提案会议前的准备工作 A、开会的前一天跟客户落实时间、地点及多少个人参与，安排多少份提案本，在开会后给每位客户传阅 B、准备有关的设计稿排列的程序、材料及所需的机器设备等熟悉提案的内容（注意控制时间和提案的方式） C、跟客户了解会议室的情况，例如：电源、插座线、投影机、电脑等注意事项： A.沟通阶段： ►尽量多了解客户的偏好、项目走流程的形式、企业内部结构（其它活动的负责部门等）、之前合作过的广告公司及活动公司； ►在项目跟进过程中应不断保持和客户的紧密联系，和客户经理及时沟通交流最新的项目信息和客户意见。 B．策划阶段： ►公司大型项目、投标项目则需项目总监、总经理进行项目分工后集体进行项目分析、头脑风暴、讨论、策划； ►项目创意应全面考虑项目的可行性、周全性、资金限制等因素，避免出现虎头蛇尾、操作困难的情形出现； ►项目创意应考虑尽量避免与客户以往做过的活动类型雷同，除非客户主动要求； ►项目创意分两部分体现，一为场景设置，一为环节设置，在环节设置上难以体现亮点创意时，尽量以场景设置亮点为主； ►项目创意应紧紧围绕活动主题，以贯穿整个活动主题思想的创意为最佳； ►若项目不需刻意创新，在资源整合方面亦应合理调配，围绕主题，做好包装，体现与众不同的活动效果。 C．拟案阶段： ►项目方案在策划、拟写过程中，文字语言应言简意赅，在重点创意部分则加重笔墨描述，以突出亮点部分的创意及可行性，提高客户对项目方案的好感度及信任度，从而为客户的合作意向埋下铺垫； ►项目方案中的报价一般预留30 %的利润，个别客户的报价则以合同签订价格或约定价格报送客户，如佛山移动； ►项目策划同样应全面考虑项目的可行性、周全性、资金限制等综合因素，注意细节的处理。 ►依据客户意向，寻找合适的软、硬件资源，了解各项资源档期、价格（在公司财务未接手询价、谈价工作前，此项由项目主任进行），并声明是咨询档期，最终确定后将另行通知。 □策划初案出炉后，要经由项目总监、客户经理阅读和把控，结合多方意见进行完善，最后在客户规定时间内可选择以打印稿形式、传真形式、网络传递形式等方式送达到客户手中，并及时了解客户的反馈意见。 ►项目主任应及时反馈确定信息给客户，增强客户信心；同时紧密保持和客户经理的信息交流和沟通反馈； ►在认真聆听客户的反馈意见时，进一步了解我司和客户的分工安排，可从客户的配合程度了解到项目工作量的大小； 2、定项－合同签订－收预付款任务名称流程签订合同收预付款流程内容要点时限相关资料与客户沟通合同条款要点一、我司提供服务项目；二、项目总金额（确定是否含税）；三、付款方式： 1、除了长期代理客户，其他客户务必争取项目执行前预付50%项目款，预付30%项目款是底线； 2、余款争取活动当晚付清，最迟建议活动结束后三个工作日内结清； 3、客户如需开发票，则可通过转帐（须在合同中注明我司对公帐户：开户银行、帐户名称、帐号）或转帐支票的方式支付项目款；客户如只需开收据，则只能通过现金或现金支票的方式支付项目款。四、活动延期需在执行前一周通知我司，否则，客户将支付30%项目款给我司做为违约金；执行当天如客户取消活动，须向我司支付项目全款。半个工作日跟进记录草拟合同以公司合同范本为蓝本，因项目制宜，拟定合同。合同初稿总经理审批一、如时间允许，则书面报送总经理审批；二、如时间比较紧急，可口述合同要点，报总经理审批。半个工作日客户审核一、对照合同，向客户口头重申合同要点，消除沟通偏差；二、如客户提出修改意见，则须报总经理商议，后继续与客户沟通，依据合作原则达成共识，并对合同做出适当修改。根据实际跟进记录我司盖章签订打印一式二份，由总经理签署；特殊情况由项目主任代签。后送行政财务部盖章（2页以上合同须盖骑缝章）。半个工作日正式合同、发票或收据、跟进记录客户签订、支付预付款一、了解客户发票书写规范：抬头、款项名称、具体款项、日期；二、开据发票或收据；三、递交合同给客户方签署，并递送发票给客户；四、收取预付款。一个工作日重点 ◇合同条款要点的沟通及强调（最大限度争取预付款额度及余款的收取时限，为重中之重）； ◇及时收取预付款。标准 ◇合同拟定符合我司与客户双方利益，表达清晰、条理、精确，格式规范。注意事项： A.提案阶段： ►平面设计稿应在此阶段完成，并以打样稿形式递交到客户手中，请客户签字确认，以防造成印刷、制作返工； ►初步与客户确定各项软硬件资源，要求客户尽早定案； ►每天将项目进度、反馈信息记录入《东山工作管理软件》中，以便其他同事了解项目进度，以及项目移交时接手项目的同事能够很快掌握项目要点及项目进展。 3、项目筹备任务名称流程项目筹备流程内容要点时限相关资料客户筹备会议一、梳理项目铺排及流程细节；二、确认现场执行细节，现场包装、器材、物料的规格、效果、进场安装时限，邀请人员情况及到达、出席活动时限，场地（可提供电源功率等）及客户方需要配合事项；三、明确双方各自分工及项目进度安排；半个工作日客户筹备会议记录、项目筹备进度推进表包装供应商现场筹备会议一、梳理项目铺排及流程细节；二、确认现场布置包装、器材、物料的规格、效果、进场安装时限；三、明确双方各自分工及项目进度安排；四、除非特殊情况，物料、器材供应商会议应在活动现场统一召开；五、现场布置包装、物料供应商沟通要点：包装位置、效果、材料、规格、数量、施工期限、需我司配合及供应商需协助其它工作内容半个工作日跟进记录、供应商筹备会议记录活动器材供应商筹备会议一、梳理项目铺排及流程细节；二、确认现场布置包装、器材、物料的规格、效果、进场安装时限；三、明确双方各自分工及项目进度安排；四、除非特殊情况，物料、器材供应商会议应在活动现场统一召开；五、活动器材供应商沟通要点：（一）灯光： 1、灯光强度、色彩、各流程效果要求、现场电源离舞台位置、功率总容量匹配情况、灯具设置位置； 2、装场时间、彩排时间、活动时间、撤场时间安排；（二）音响（常用优质品牌有马田、博士、JBL、百威等）： 1、场地大小、室内室外、各流程内容（会议、歌唱、舞蹈、乐队、小品等）及要求、现场电源离舞台位置、功率总容量匹配情况；装场时间、彩排时间、活动时间、撤场时间安排。 2、音箱配备及功率要求：室内：室外：体育场馆： 3、话筒要求（数量及话筒类型）半个工作日跟进记录、供应商筹备会议记录活动邀请人员筹备会议一、活动邀请人员沟通可通过电话、面谈等方式沟通；二、邀请人员沟通要点：活动主题、活动受众、效果要求、服装、到场时间、彩排时间、出场时间、来回交通、餐饮安排、演出人员对音响、灯光、舞台效果、场地等要求。半个工作日跟进记录、供应商筹备会议记录各项筹备工作的跟进跟进所有供应商筹备工作进度及我司设计、制作工作质量进度；视情况而定跟进记录重点 ◇客户沟通会议中，项目流程细节及分工的明确。 ◇各供应商细致、有效的沟通。标准 ◇各会议会议记录及项目筹备进度推进表的详细、精准； ◇每天刷新跟进记录。注意事项： ★在项目筹备过程中要列出详细的物料清单，表明哪些物料是由公司仓库支出，方便项目部日后进行仓库物料的统计、录入和支出； ★若活动场地、软硬件资源属于我司为接触使用过的，应及时按照资源整合流程进行相应的录入。 ★项目立项后进入筹备环节，即可根据项目具体情况拟写《项目执行表》； ★落实所有软硬件资源，合理安排工作人员分工，准备好相应物料（工作证、执行手册、数码相机、DV摄录机、对讲机等）； 4、项目执行流程流程内容要点时限相关资料客户方项目执行预备会议一、梳理最终项目铺排及流程细节；二、确认最终媒体执行细节，现场包装、器材、物料的规格、效果、进场安装时限，邀请人员情况及到达、出席活动时限，场地（可提供电源功率等）及客户方配合事项；三、明确我司与客户及场地各自分工；半个工作日项目执行预备会议记录、跟进记录内部项目执行预备会议一、梳理最终项目铺排及流程细节；二、确认最终媒体执行细节，现场包装、器材、物料的规格、效果、进场安装时限，邀请人员情况及到达、出席活动时限，场地及客户方配合事项；三、明确我司与客户、场地各自分工；四、我司内部执行分工安排； 1、项目总监：与客户方沟通接口人，把握全局效果，统筹协调安排工作； 2、器材管理：管理音响、灯光器材； 3、物料管理：维护展板、空飘、拱门、装饰物料等； 4、司仪沟通：环节临时更改等事宜与司仪的沟通； 5、演员管理：演员催场； 6、道具管理：MIC架、游戏道具等道具管理； 7、后勤管理：餐饮、交通等管理； 8、财务管理：现场临时物品购置提款，有关款项的结算。五、我司工作人员服装、工作证、物料器材上我司品牌及联系方式的展现。半个工作日项目执行预备会议记录、跟进记录项目执行手册撰写一、项目铺排及流程、时限、内容、效果；二、各参与方分工（我司、供应商、客户、场地）；三、我司执行团队架构；四、有关人员联系方式；五、物料清单；六、其它注意事项。半个工作日项目执行手册、跟进记录供应商执行会议一、明确项目铺排及流程细节；二、确认最终现场布置包装、器材、物料的规格、效果、进场安装时限；三、明确双方各自分工、接口人及项目流程安排；四、针对各有关供应商的工作安排，通过短信方式确认提醒。半个工作日供应商执行会议记录、跟进记录、短信活动邀请人员执行会议一、活动邀请人员沟通可通过电话、面谈等方式沟通；二、最终明确以下要点：活动主题、活动受众、效果要求、服装、到场时间、彩排时间、出场时间、来回交通、餐饮安排、演出人员对音响、灯光、舞台效果、场地等要求。三、针对各有关人员的工作安排，通过短信方式确认提醒。半个工作日供应商筹备会议记录、跟进记录、短信执行费预支余款凭证（提供服务无调整项目）一、项目预算表填写；二、执行费预支。三、项目余款发票或收据（提供服务无调整项目）。半个工作日项目预算表、费用预支单我司内部工作人员及供应商现场会议再次明确现场工作流程及分工安排。半个工作日活动现场会议记录项目执行一、项目总监密切关注项目进行效果、时间控制，与客户方接口人紧密保持沟通，对于突发事件进行快速反应；二、其他成员各就位，保证项目进行效果，灵活处理突发事件。视情况而定执行现场收尾一、及时征求客户各层面对活动的意见，收取活动余款；二、关怀供应商，结算有关款项，安排邀请人员回程交通；三、内部人员现场及时总结要点；四、各器材物料撤场。即时现场收尾会议记录重点 ◇各信息沟通的全面、系统、细致、精确。 ◇各流程进度的精准把控。 ◇突发事件的快速灵活处理。标准 ◇各会议会议记录及项目预算表的详细、精准； ◇每天刷新跟进记录。注意事项： ★现场执行前需与客户进行执行前准备会议，以专业角度梳理所有现场流程，针对可能发生的情况进行预演。 5、项目收尾任务名称流程项目收尾流程内容要点时限相关资料内部项目总结会议召集所有参加执行人员，总结项目执行效果、发生的问题、原因。半个工作日内部项目总结、跟进记录客户方项目总结会议总结项目执行效果、发生的问题、原因。半个工作日对外项目总结、跟进记录余款催收一、即时填写对帐单与客户明确最终服务项目及费用二、开据余款发票或收据，及时递交给客户三、紧密跟进余款回款进度半个工作日对帐单、发票或收据、跟进记录供应商执行效果沟通与供应商沟通执行效果，针对执行质量较差并造成不良影响的供应商，协商扣罚办法。半个工作日跟进记录供应商评估一、对各供应商在项目执行中表现进行评级，并详细进行评估。二、对于邀请人员的评估，要了解每个人的姓名，将每个人的表现写入供应商评估中。半个工作日跟进记录、供应商评估项目结算、报销一、填写报销单报销有关款项；二、填写项目结算表；半个工作日报销单、项目结算表供应商结款结算支付供应商相应款项视情况而定收据、发票重点 ◇余款催款进度，须紧密深入跟进； ◇妥善处理好项目完结后客户与供应商的关系； ◇内部总结和对外总结需站在不同角度与立场展开。标准注意事项： ★项目完结后应向客户部了解客户的意见反馈，以及领导的评价等，便于对项目执行的优点及不足做一个较全面的了解；一般大项目或大客户需与客户进行总结会议，并如实记录客户的反馈意见； ★项目结束后由客户部进行相应的客户关怀工作，项目主任视情况参加客户关怀活动。第二节文件规范针对以上项目部操作规范需填写相应的文件，规范如下：一、沟通期： ◇ 沟通纪要（详见相应附件） ◇ 会议纪要（详见相应附件）二、策划期： ◇ 策略简报（详见相应附件） ◇ 项目方案（详见方案模版文件夹）三、定案期： ◇ 项目合同（详见相应附件）四、筹备期： ◇ 执行手册（详见相应附件） ◇ 预算表（详见相应附件）五、收尾期： ◇ 结算表（详见相应附件） ◇ 内部总结（详见相应附件） ◇ 对外总结（详见相应附件） ◇ 项目照片/视频资料 □ 照片拍摄/挑选原则：一般情况下，公司项目均要求邀请专业摄像师，或安排专人负责现场拍照取景存档；存档照片以清晰、能精准描述现场场景为挑选原则。一般挑选照片内容包括：现场包装场景、现场活跃气氛、演出资源剧照、领导致辞、仪式环节、抽奖环节、颁奖环节、互动游戏、舞台全景、舞美灯光效果、工作人员认真执行镜头等，每个内容选取2－3张存入相关最终项目资料中即可。 □ 视频拍摄/存档原则：中大型项目（项目费用5w以上为标准）均要求安排专人/专业摄影师现场拍摄场景存档；视频拍摄内容与照片拍摄原则相同，活动结束后，项目主任需将视频资料刻录VCD/DVD形式存档（容量小的视频可直接输出存放进相关最终项目资料中。六、文件存档标准：为了便于公司项目管理及各同事对过往项目的查找，项目部同事应按以下标准将项目存放入相应文件夹。（一）存放路径另见附件《文件存放路径规则》。（二）存放标准各项目存档需以上述路径规则进行归类，各项目以项目名称建立相应文件夹，规范与相应文件要求如下： 1. 策划案：文件夹内有初次提案、二/三/四次提案、最终案等策划文件（文件名标准：文件必须以标准文件名出现——日期＋标准客户名称＋项目名称＋文种，如20071123（日期）鹤山市坚美房地产开发有限公司（标准客户名称）鹤山坚美园产品鉴赏会（项目名称）第一次策划提案（文种，一般文件文种分别为：思路提案、策划提案、执行提案、沟通纪要、活动总结等）。 2. 来件参考：内应有客户发来的参考文件或邀请函、设计原件等。 3. 沟通文件：内有项目期间与客户来往沟通的纪要文件，场地照片。 4. 执行文件：如项目预算表、项目报价、合同、执行手册、物料清单、供应商资料、供应商对帐单、资源/参考照片等。 5. 设计文件：项目最终设计稿JPG。 6. 总结文件：活动结算表、对帐单、对外总结、对内总结、后续跟进事宜等。 7. 活动现场照片：以精选过的相片为要，蒙胧不清或同一场景多次重复的相片均不得入用（照片存档规则以上述《照片与视频资料拍摄/挑选规则》为准）。第三节工作软件使用规范客户管理软件是我们管理客户资料、项目信息、内部流程及项目统计分析的主要工具，也是我们内部沟通与工作总结的重要手段。所以请项目主任切记以下几点：一、每天详实记录工作日志及项目跟进记录。所有客户、项目概况及跟进记录、工作流水记录（工作日志），要条理清晰、内容详细、语句通顺、措词精准；无特殊情况，工作日志须在当天离开公司前录入软件。二、所有客户名称、项目名称、联系人名称，要用标准化全称，禁止使用简称；三、所跟进的机会及项目进度需要每天刷新，如果当天没有与客户联系人进行项目的沟通，也必须记录该项目进展（在机会或项目管理——跟进记录中录入，空缺联系人字段）；四、所有信息录入要及时，客户跟进记录要实时记录，项目进展及其他当天产生的信息务必在下午离开公司前录入完毕；五、所有同事对自己录入信息负责，部门总监对本部门同事录入信息负责，对部门同事的软件使用要及时进行检查与指导；六、软件使用过程中如有问题及好的建议，请及时向老蔡反映！客户管理软件输入标准一、工作日志： 1、“工作日志”输入时，“主题”及“联系人”可不用填写，但“跟进人”必须要填写； 2、“工作日志”序号统一采用：“一、二、三、……”表示； 3、工作流水记录，要条理清晰、内容详细、语句通顺、措词精准。二、跟进记录：所有客户、项目概况及跟进记录、工作流水记录，要条理清晰、内容详细、语句通顺、措词精准；无特殊情况，工作日志须在当天离开公司前录入软件。三、供应商评估所有已执行的项目，均需在相应项目管理中的“供应商管理”一项对所有该项目中使用的供应商进行评估登记。四、文件上传 1、需上传到客户管理软件的文件分别为：沟通纪要、项目方案、项目总结、执行文件、合同、项目预算表、项目结算表等文件，沟通纪要如已输入客户管理软件的相应跟进记录，则可不必另行上传； 2、上传文件大小不得超过10M； 3、上传文件必须以标准文件名出现：日期＋标准客户名称＋项目名称＋文种，如20071123（日期）鹤山市坚美房地产开发有限公司（标准客户名称）鹤山坚美园产品鉴赏会（项目名称）第一次策划提案（文种，一般上传文件文种分别为：思路提案、策划提案、执行提案、沟通纪要、活动总结等）。五、重申要求： 1、工作日志是我们对当天的工作的整理和备忘，只需要简明列出工作事项及工作心得等内容； 2、客户部及项目部工作日志，如涉及到客户联系及项目进展的相关内容，只需在日志中进行事项简要说明，无须录入详细内容。 3、详细的客户或项目跟进内容，须录入客户管理器或机会/项目管理器下的跟进记录中。 4、客户部的同事跟进的客户须在当天内把客户资料（新拓展客户）及跟进记录输入软件； 5、项目部的同事跟进的项目须每天在相应（机会/项目管理器中）跟进记录中输入项目进度。即使当天没有与客户联系人进行项目的沟通，也必须记录该项目进展（空缺联系人字段）。项目执行结束后一个工作日内，须在软件中做好供应商评估； 6、财务部须在每个项目确定供应商后，保证管理软件中相应供应商资料的齐整。 7、如因特殊情况，当天不能回到公司录入相关信息，则须在次日上午内将信息输入软件。客户管理软件具体使用方法请参考《行健客户管理软件使用说明》，如有不明白的，请咨询小宝。第八章写案加速器第一节写案素材一、公司资质文件（详见附件）二、公司概况介绍（详见附件）三、公司案例（详见附件）四、方案模版（详见附件）五、常用资源介绍（详见附件）六、常规物料报价（详见附件）备注：项目主任在使用以上资料过程中，需从相关文档中拷贝到自己电脑中进行编辑、

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