出入库涉及单据及操作流程.doc

仓库入库
一、入库通知
1.产品入库：项目合同执行人员（采购员）依据购货合同及代加工厂商备货发货进度，编制《收货通知单》交仓库主管，并提供该批货物的合同名称、物料清单（包括产品名称、规格、型号、数量等信息）、厂商信息（包括厂商地址、负责人及其联系方式）、快递公司及运单号。
二、入库准备
1.仓库主管根据《收货通知单》及相关入库信息，跟踪货物发运情况，编制《入库通知单》，包括货物名称、规格、数量、单价等信息。
2.将《入库通知单》发给质检部、仓储部、业务部。质检部据此做入库验收准备，主要对物料的包装，外观，数量，结构等进行检验，看是否有挤压，磨损，缺角等质量问题，以及数量是否有误；仓储部仓库保管员根据《入库通知单》中的货物信息及检验要求，合理安排库房货位，准备收货场地、检验器材；业务部根据《入库通知单》监督订单合同执行情况。
3.质检部、仓储部、业务部收到《入库通知单》签字确认，明确各方责任，做好各项入库准备工作，其中一联交由部门综合员存档管理。
三、 入库操作
1.运载车辆到达仓库，仓库保管员核对《入库通知单》及承运人所持的货物运载清单（货物装箱单），核查是否为我司订购，并与质检员共同查看货物包装状况及外观情况，如有问题，立即拍照取证，并上报给仓库主管，由仓库主管通知采购人员，做好入库验收记录，并由入库通知单编制《入库单》。
2.若确认无误后，由验收员及采购人员在《入库单》上签字，入库执行人员据此办理货物入库，将货物放置在待验收区域，完成货物交接手续后在《入库单》上签字。
3.质检部向项目执行人员报告不合格产品情况，协助项目人员与工厂联系，解决问题；未经检验合格的货物不准进入货位，更不准投入再销售。没有问题的货物要尽快放置于合理货位，便于管理。
4.入库操作结束后，由仓库保管员更新库存货位卡，确保卡物信息一致，并将《入库单》交仓库主管，由仓库主管在《入库单》上签字，发给业务部门负责人，由其签字确认，便于日后销售调拨计划编制。
5.将《入库单》交与内部财务负责人签字确认。
6.最后将各负责人签字的《入库单》交与部门负责人签字并返回，最后交仓库负责人签字后，归档保存。
7.由仓库主管将最终的《入库单》发给用友信息管理员，由其更新系统中电子库存信息。
8.入库单第三联与第四联分别交与内部财务负责人及部门财务负责人，作为货款支付的依据之一。并由内部财务及部门财务协商付款程序。

仓库备货发货
一、备货通知
1.由销售人员向仓库主管发送盖章的《销售合同》及相关货物信息。
2.业务部根据盖章《销售合同》（实体店需要店面负责人提交《实体店销售需求通知单》、网络销售由电商负责人按照时间节点提交当天《销售清单》）向用友信息管理员索要该批货物的货物价格信息、在库数量、所订购产品的预销售订单，然后由仓库主管核对品名、规格、数量及其他要求（包装、标识、交货期等），根据不同客户编制《商品调拨通知单》。
3.业务员需根据销售凭证向部门经理上报《商品调拨通知单》，经部门经理及业务员签字后，形成提货单交与仓库主管，仓库主管根据签字的《商品调拨通知单》编制仓库发货任务计划，并与质检部货物验收员协商备货事宜。
4.由验收员根据出库货物质检要求对出库货物进行外观数量等的检测，监测结果附在《商品调拨通知单》中，并签字确认，结果反馈给仓库主管并由仓库主管签字确认，最后交给仓库保管员。
5.如有多批货物同期要求发货，应根据发货的难易程度及所需时间，编排发货任务计划，不一定是先申请先发货，一般优先电商销售发货，具体过程可由仓库主管与合同执行人商议后确定。
二、备货操作
1.部门经理、业务员、仓库主管签字后的《商品调拨通知单》作为提货依据，由仓库执行人员提取货物，并集中放置在待发货区，同时做好临时标示。
2.取货完毕后，仓库保管员通知质检部验收员对待发货物进行检验。
三、 发货确认
1.仓库备货完毕，由仓库保管员根据备货情况编制《出库单》，《出库单》要经过以下人员签字确认：仓库执行员（证明货物已备齐）、验收员（证明货物满足外观数量质量等要求）、仓库负责人（证明货仓库备货工作已结束）、内部会计（填写所发货物单价及总金额，并证明客户可接收货物）、部门会计（证明货款已收或符合合同发货要求）、部门经理负责人（确认备货流程已结束，可发货）。
2.《出库单》经以上流转签字确认后，第二联交给仓库主管，并返还仓库，作为最终发货依据。
3、《出库单》第三联与第四联分别交与内部财务负责人及部门财务负责人，由双方沟通货款支付事宜。
4、第一联交于部门综合管理员存档，第五联交质检部验收人员存档，第六联交收货方作为客户收货验证依据。
四、 发货操作
1.根据各部门签字确认的《出库单》，由仓库主管及时联系承运单位，确认提货时间，仓库发运员编制《提货单》由仓库主管签字交承运单位，作为承运单位安排运输的提货凭证；同时通知承运单位，必须做好相关货物的运输保护工作，提货车辆准备好必需的保护设施。
*我司负责运输的项目，将《提货单》发给物流公司，由物流公司安排运输业务。
*客户自运项目，《提货单》发给合同执行人，由其发给客户或客户指定的物流服务商，并通知其前来提货时，必须携带由客户盖章确认过的《提货单》（并注明指定的提货人/车辆，及相关证件号码）及相关证件。
2.仓库主管联系好承运单位后，做好仓库发货计划，并通知仓库执行员做好相应发货准备工作。
3.提货车辆达到后，仓库保管员核对提货人员携带的《提货单》，确认无误后，进行发货工作，装车时必须注意保护货物安全，如有隐患，立即通知仓库主管，由其协调提货人或承运单位做好货物保护工作。
4.根据具体情况将《提货单》第一联交综合部门负责人存档保管，其他各联分别交与仓储部、业务部、提货方、内部财务作为发货证明，便于各方存档及后续作业。
5.装货完毕后，仓库保管员根据发货情况制备《装箱单》并签字确认，由装箱执行员及发运员分别签字，并由仓库主管进行审核并签字。单据一式三份，其中一份由司机签字确认留底，作为仓库发货的交接凭证，另二份交由司机带走，供客户收货时签字确认，作为与客户之间的货物交接凭证，最后一份由仓库保管作为留底凭证，客户收到装箱单后需签字扫描或传真回仓储部门进行收货确认。最后一联由仓储部门保存。
6.货物发出后，仓库保管员立即根据《出库单》和《装箱单》，更新库存货位卡及库存电子信息，保证帐卡物信息一致。同时，仓库主管将《出库单》和《装箱单》发给用友信息管理员，由其更新库存货物电子数据库。
7.货物送达客户后，由仓库主管向承运单位及时索要由客户确认的《装箱单》，并通知合同执行人货物到达情况。
附件：
1、收货通知单（采购部编制）
2、入库通知单（仓储部编制）
3、入库单（仓储部编制）
4、调拨通知单（业务部编制）
5、出库单（仓储部编制）
6、提货单（仓储部编制）
7、装箱清单（仓储部编制）
8、实体店销售需求通知单（销售部编制）
9、销售清单（电商部编制）
10、实体店销售登记表（销售部编制）
附件一：
收货通知单
编号

制单部门

制单员

日期

接收部门

电话

序号
商品名称
规格
单价
数量
备注
1

2

3

4

5

合计

出库
出库地址

出库负责人

出库日期

联系方式

物流
配送公司

物流费用（含增值税发票）

预计到
达时间

到达目的地

运单号

联系方式

入库
入库联系人

联系电话

入库执行人

销售产品附带厂商明细

采购部

质检部

仓储负责人

第一联：存根 第二联：采购部 第三联：质检部 第四联：仓储部
附件二：
入库通知单
发货单位 年 月 日 NO：
系统进货订单编号：
物流公司 联系人 联系电话
序号
品名
规格
单位
数量
单价
金额
批单号
备注

领货人

仓库管理员：
联次：4联

第一联：存根联

第二联：业务联

第三联：验收联

第四联：仓库联

单据使用完毕存根上交综合部,连号不得缺号断号，作废联次必须完整

附件三：
产品入库单
年 月 日 入库单编号： 系统进货单编号：
供货单位

仓库，名称

第
一
联

存

根
合同名称

合同编号

经办人

序号
产品名称
规格型号
单位
数 量
单 价
（元）
合 计
（元）
备 注
应收
实收

采购员： 验收： 经手人： 业务员： 仓库负责人： 内部会计： 部门负责人：
第一联：存 根 第二联：仓储部 第三联：采购部 第三联：业务部 第四联：内部会计凭证 第五联：部门财务

附件四：

商品调拨通知单
年 月 日 调入部门：
编号：

系统销售订单编号

序号
品名
规格
单位
数量
单价
金额
备注

合计

业务经理

部门经理

质检员

仓库主管

联次5联：
第一联：
存根联

第二联：
门店联

第三联：
财务联

第四联：
业务联

第五联：
提货联

附件五：
出库单
合同编号

接单日期

销售员

系统出库单编号：
出库仓

客户名称

经手人

客户地址

客户联系人

客户联系电话

一次发货□ 分批发货□
序号
产品编码
产品名称
计量单位
单价
数量
金额
备注
1

2

3

4

合计金额

合计金额（大写）

单据使用完毕存根上交综合部,连号不得缺号断号，作废联次必须完整

仓储负责人： 验 收 员： 保管员： 内部会计： 部门会计： 部门负责人：
第一联：存 根 第二联：仓储部 第三联：内部会计凭证
第四联：部门财务 第五联：质检部 第六联：收货方：

附件六：
提货单
提货单位

货单编号

客户单位

联系人及电话

提货人证件号
（客户自提必须填写）

提货仓库

执行人

预计提货日期

商品编码
商品名称
规格
计量单位
应发数量
实发数量
单价
金额
备注

合计

金额合计（大写）

提货仓库

仓库地址

联系人电话

提货人姓名

联系电话

备注

仓库主管 编制员
第一联：存根 第二联：仓储部 第三联：业务部 第四联：提货方 第五联：内部财务
附件七：
装箱清单
客户

客户地址

联系人及电话

合同编号

发票编号

发货方

发货人

联系电话

提货方

提货员

联系电话

发货日期

商品编码
商品名称
规格
计量单位
应发数量
实发数量
单价
金额
备注

合计

金额合计（大写）

制单员： 执行员： 发货员： 仓库主管： 购买方收货员：
第一联：存根 第二联：提货方 第三联：购货单位 第四联：仓储部门
附件八：
实体店销售需求通知单
实体店名称

实体店地址

申请人

联系方式

到货时间

产品名称
产品编码
单位
数量
备注

申请人：
第一联：实体店请购方 第二联：业务部
附件九：
销售清单

编制人

日期

编号

商品名称
商品编码
订单编号
单价
数量

电商部门负责人： 业务部负责人：
第一联：电商部门 第二联：业务部门 第三联：内部财务
附件十：
实体店销售登记表
产品名称
编码
型号
单价
数量
出库仓
销售员
销售时间

附件十一：
每月仓库盘点表
产品名称
数量
单位
上月结余
本月入库
本月出库
本月结余