文件管理程序.doc

(完整版)文件管理程序
文件管理程序
文件编号

版 次 号

受控状态
受 控
生效日期

各相关部门会签
◆销售部：
◆技术部：
◆生产部:
◆国 内：
◇模 具 房：
◇P M C：
◆出 口：

◇采 购：
◇成品仓:

◇钻 压：

◇机 加:
◆行政人事部：
◆品管部：
◇冲 压：
◆行 政：
◇I Q C：
◇抛 光:
◆人 事:
◇IPQC：
◇卫 浴：
◆后 勤：
◇F Q C：
◇包 装：
◆文管中心：
◇Q A：
◇刀具组:

◇维修组：
◆财务部：

◇仓 库:

注：在部门或单位前有“◆”表示与该程序有直接
关系;“◇”则表示与该程序无直接关系；

编 制
核 对
审 查
批 准

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文件编号

版次

共7页,第1页
1．目的：
为了规范本公司的质量管理体系文件的编制、修订、更改、审批和发行的处理方法，以确保各部门使用有效版本，防止作废文件被使用。
2．范围：
适用于本公司质量管理体系中所有文件与资料，如本公司质量管理手册、程序文件、作业指导书、表单，以及顾客标准、国家标准、国际标准、国家法律法规等外来文件和资料。
3.权责：
3．1．总经理
3．1．1．负责一级文件、二级文件的批准、人力资源管理制度及绩效管理制度、销售制度的批准.
3。2．销售部
3．2．1．负责对外部图纸资料的保存和转换为内部图纸资料。
3．3．技术部
3．3．1．负责图纸等技术资料及工艺类文件的发行、回收与保存原件。
3．3．2．负责对转换为内部文件资料的图纸等技术标准的审核与确认。
3．4．文管中心
3．4．1．负责技术文件以外的文件与资料的发行与回收、保存原件，并监管已发行的受控文件的保存状况。
3．5．相关部门
3．5．1．负责组织编制本部门内部作业指导书并监督其运作。
3．5．2．根据管理体系文件的适用性提出修订建议.
3．5．3．负责保证受控文件副本在其责任范围内的人员均可参阅及交回过时之程序文件。
4．定义：
4．1．文件
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版次

共7页，第2页
4．1．1．一级文件:管理制度、体系管理手册、销售制度。
4．1．2．二级文件：程序文件。
4．1．3．三级文件：作业指导书。
4．1．4．四级文件：管理体系中使用到的所有表单.
4．1．5．外部文件：顾客标准、行业标准、国家标准、国际标准及法律法规等外来文件和资料。
4．2．受控文件
4．2．1．受更改控制的文件，盖有红色圆形“受控文件"印章标识，如是图纸和零件表等技术作业指导书，则加盖蓝色圆形“受控文件”印章标识,发放时应作登记及签收，正本更改生效后，应回收过时正本进行作废处理。
4．3．非受控文件
4．3．1．不受更改控制的文件,发放后正本如更改,可以不回收过时副本。如是技术部试验性图纸、作业指导书须加盖红色方形“试用文件”印章标识，正式文件生效后须回收进行作废处理.
5．流程图 ：(附件一） 。
6．作业程序：
6．1．新增或修订文件的提出、会签及审批
6．1．1．视工作需要，各部门均可填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》提出增加新的程序文件或对现行的程序文件提出修订建议，由部门经理与总经理商议。
6．1．2．总经理同意后,将新增或修改文件连同“文件会签记录”交相关部门负责人会签,文件会签完成后，交文管中心审阅，呈报总经理审批后，正本须由文管中心存档。
6．1．3．视工作需要，各部门均可填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》向责任部门经理提出增加新的指导书或提出修订建议，责任部门经理须安排人员编写修订指导书，并按编号规则给该指导书进行编号。
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共7页，第3页
6．1．4．作业指导书须送交责任部门经理审批后，正本须送交文管中心存档,如是图纸、技术作业指导书及零件表则由技术部存档.
6．1．5．一级文件、二级文件由各部门经理审核,总经理签署批准；三级文件由各责任部门经理审核,并签署批准。
6．1．6．如文件在15个工作日内未得到审批人同意，需退回编写或修改负责人.
6．2．新增或修订的文件内容及结构，内容包括但不限于以下各项：
（文件名称）
文件编号
KD—□□-□□

版次
A/0
共 页，第 页
1．目的
2．范围
3．权责
4．定义
5．流程图
6．作业程序
7．相关文件
8．使用表格
6．3．编号及版本号、修改号规则
6．3．1．一级文件：质量手册
KD-QM—□□□/□
版次号
年号，年代后2位
质量手册代号
公司代号
6．3．2．二级文件：程序文件
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共7页，第4页
KD—QP—□□□/□
版次号
顺序号，如“01”,“02”，“03"
程序文件代号
公司代号
6．3．3．三级文件：作业指导书
6．3．3．1．部门由ED、PD、QD、MD、SD、HD表示,分别代表:
ED—-技术部；
PD-—生产部，
QD——品管部；
MD——仓库；
BD——采购；
WD-—财务部；
SD——销售部；
HD——行政人事部；
6．3．3．2．技术部
KD—WI-ED□—□□□□□-□□□/□
版次号
页数
小类别
流水号
产品类别
技术部代号
指导书代号
公司代号

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共7页，第5页
产品类别分为:1、闭门器，用A表示；2、地弹簧,用B表示;
3、门夹,用C表示；4、卫浴夹，用D表示；
流水号以四位阿拉伯数字来表示,首号以“0001”,新增文件按新增顺序递增，如“0002”，“0003”等。
小类别分别以A、B、C、D、E、F、G、H来表示。
包含：1、产品零件/装配图用A表示；2、作业指导书(加工流程图)用B表示；3、模具图用C表示；4、夹具图用D表示；5、刀具图用E表示；6、设备资料图,用F表示；7、商标图用G表示；8其他(草图)用H表示.
6．3．3．3．其他部门(除技术部外的其他部门）：
KD-WI—□□—□□□□/□
版次号
流水号，如“01”,“02"，“03”
其他部门代号，参照6．2．1．3．1
指导书代号
公司代号
6．3．4．四级文件：表单
6．3．4．1．程序文件产生的表单
KD—QR—P□□—□□－□/□
版次号
流水号，如“01”，“02”，“03"
程序文件顺序号，参照6．2．1．2
表单代号
公司代号
6．3．4．2．作业指导书产生的表单

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共7页，第6页
KD-QR-W□□－□□—□□－□/□
版次号
流水号，如“01",“02”，“03"
指导书顺序号，如“01”,“02”,
部门代号，参照6．2．1．3．1所示
作业指导书代号
表单代号
公司代号
6．3．4．3．外部文件
W□－□□□－□□－□/□
版次号
年号,年代后2位
流水号，如“001”，“002"，“003”
种类代号
外部文件代号
外部文件的种类分为六种：1、图纸，用A表示；2、标准，用B表示；3、法规，用C表示；4、资料，用D表示;5、其它，用E表示;
6．3．4．4．记录编号
□□□□□□□□
顺序号，如“001”，“002”，“003”
分类代码，部门自定，如无则用0表示
年号，年代后2位
部门代号，参照6．2．1．3．1所示
顺序号需归零时，与产品批次有关的可按批次归零,其他按年号归零.
6．3．5．文件版本号
6．3．5．1．程序文件和作业指导书的版本均以一位大写英文字母表示，初版文
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共7页,第7页
件以“A"表示，改版按更改顺序递增，如B，C，D等。
6．3．5．2．程序文件和作业指导书的修改号均以一位数字表示,未更改文件以“0”表示，更改后按更改顺序递增，如1，2，3等.
6．3．5．3．文件经9次以上修改或文件需进行大幅度修改时，应进行改版，原版文件作废，换发新版文件。
6．4．字体,纸张规格
6．4．1．字体
-—文件名称，用加粗小二号宋体；
——正文，用小四号宋体；
——行距，用“1.5”；
6．4．2．纸张规格
文件统一选用A4稿纸;表单可根据表单的实际需要,选用“A4”、“A5"、“B5”、“48开"等标准稿纸；
6．5．发行、回收、废止及保存管理
6．5．1．发行、回收 、废止
6．5．1．1．审批后的程序文件、作业指导书，由发出部门填写《文件发放/回收登记表》，经总经理审批后分发受控文件副本;如是图纸、零件表等技术作业指导书则由技术部主管审批后分发受控文件副本.
6．5．1．2．每份受控副本发出前，文管中心对发行的文件副本界定受控状态，并在每页加盖红色“受控文件"印章后分发。如是用于生产的图纸、零件表及作业指导书则须经技术部加盖本部门章确认,文管中心加盖蓝色“受控文件"印章后，由技术部负责发行及控制.
6．5．1．3．文管中心将受控文件登录在《文件一览表》并注明发行情况；
6．5．1．4．收件人必须在《文件发放/回收登记表》上签收，并交回此文件之过时版本.
6．5．1．5．文件分发人将回收过时的版本文件,交由文管中心/技术部予以销
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共7页，第8页
毁或盖上“作废文件”章后与现行正本分开保存，对外发行的文件（如提供顾客、供应商）根据实际情况确定是否回收。
6．5．1．6．外来文件须用于制造、检验时，图纸等资料应由销售部转化为内部文件交技术部确认审批，由技术部负责发行及控制.
6．5．1．7．外来文件原稿由销售部编号并填写《受控文件一览表》交销售部经理处保存；检验标准等应由接收部门及时转交文管中心受控后发行或保存。
6．5．1．8．如需新增发受控副本，申请人须填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》向总经理/技术部主管提出，经同意后由文管中心/技术部主管安排取出正本复制，按6．3．1．1—6．3．1．4发行。
6．5．1．9．因顾客需要或教育训练所需的文件须由所需部门填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》经总经理/技术部主管批准后，才可办理发放.
6．5．2．任何非受控制的文件皆属无效。
6．5．3．保存
6．5．3．1．文管中心保存经总经理核准发行的文件原稿；
6．5．3．2．技术部的图纸、零件表及作业指导书由技术部保存文件原稿；
6．5．3．3．各相关部门应妥善保存发行的受控文件,如发现文件有损坏、缺页、遗失等现象，应及时填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》要求补发，遗失受控文件根据不同情况追究当事人责任；
6．5．3．4．各相关单位/部门不得将已盖章确认的受控文件复印使用，一经发现有黑色“受控文件”章，应立即销毁，并追究当事人责任。
6．5．3．5．文管中心指导相关部门妥善保存受控文件，并不定期检查各受控文件的保存状态。
6．6．文件的更改
6．6．1．文件需更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》,说明更改原因,更改内容，对重要
的更改还应附上充分的证据。
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版次

共7页，第9页
6．6．2．文件的更改由总经理审核批准,图纸及零件表的更改由技术部主管审核批准。
6．6．3．文件更改批准后，按6．3．1．1-6．3．1．4发行.
6．7．文件的查阅
6．7．1．各部门的相关人员均可到文管中心借阅相关文件，查阅时应填写《文件借阅登记表》并注明归还日期。
6．8．文件表格的管理
6．8．1．公司所有在用表格必须受控，表格的印刷、报废、新表的使用由相关部门提出，必须经总经办审批,由文管中心统一编号.
7．相关文件
无
8．使用表格
8．1．《受控文件一览表》
8．2．《文件发放/回收登记表》;
8．3．《文件新增/更改/补发/作废申请表》
8．4．《文件借阅登记表》

附件：一
文件控制管理程序
流程图
相关部门
相关表单
简要说明
外部文件

转换为内部文件

新增/修改/废止/接收

N
审 查

Y

编 号

N
批准

Y

回 收
分 发

建档保存
销 毁

销售部/其他相关部门

将外部文件转换为内部文件或直接交文管中心。
各相关部门/各职能部门/总经理或指定人员
《文件新增/更改/补发/作废申请表》
各相关部门负责制订和申请文件变更,经总经理或相关人员组织相关人员会审，经批准后,由各职能部门整理变更内容.
各部门经理

图纸等技术文件由技术部审查，其余文件由各部门经理审查.
文管中心/技术部

文管中心/技术部负责文件编号.
总经理或指定人员

文件必须经权责人批准后才能发行.15个工作日内未得到审批人同意，需退回编写或修改负责人.
文管中心/技术部
《文件发放/回收登记表》， 《控制文件一览表》
技术部负责图纸等技术文件的分发、回收、销毁和归档；文管中心负责公司其他文件资料的分发、回收、销毁和归档

No：_______
受控文件一览表
文件类别：□管理手册 □程序文件 □指导书类 □其它三级文件 □图纸 □外部文件 □表单 □其它
序

号
文件

编号
文件名称
版

本
归档
日期
文件修改日期
文 件 分 发 对 象
备

注
第1次
第 2次
第 3次
第 4次
总
经
理
副总经理
行政人事部
技术部
模具车间
品管部
财务部
仓

库
销售部
成品仓
生产部
采购部
PMC
冲压车间
钻压车间
机加工车间
卫浴车间
抛光车间
包装车间
维修组
刀具组

制表： 审查： 批准：
No：_______
文件发放/回收登记表
文件类别：□管理手册 □程序文件 □指导书类 □其它三级文件 □外部文件 □技术文件 □图纸
文件名称： 文件编号： 版本号:
序

号
分 发
回 收
备 注
部 门
数 量
签 名
收件日期
日期
交回人

制表: 审查： 批准：
No：_______
文件新增/更改/补发/作废申请表
□新增 □更改 □补发 □作废
文件名称

文件编号

申请原因 :
原文件内容摘要 ：
建议内容：
申请部门
申请人
希望生效日期
申请部门主管

新增、更改、作废文件，各相关部门会审
签 名
原编制部门
□同意新增 □同意更改 □无被影响的文件
□在文件上更改 □更换版本

□技术部
□不同意新增/更改 □同意新增/更改 □无被影响的文件

□品管部
□不同意新增/更改 □同意新增/更改 □无被影响的文件

□生产部
□不同意新增/更改 □同意新增/更改 □无被影响的文件

□销售部
□不同意新增/更改 □同意新增/更改 □无被影响的文件

□财务部
□不同意新增/更改 □同意新增/更改 □无被影响的文件

□行政人事部
□不同意新增/更改 □同意新增/更改 □无被影响的文件

批 准
□ 同意新增/更改，自＿＿＿年＿＿月＿＿日起生效。
□ 在文件上更改 □更换版本

制表： 审查: 批准:
No：_______
文件借阅登记表
文件类别：□管理手册 □程序文件 □指导书类 □其它三级文件 □外部文件 □技术文件 □图纸
文件名称
文件编号
借阅日期
数 量
借阅人签名
预计归还日 期
实际归还日 期
备 注

制表： 审查： 批准：