图书馆档案管理方案.doc

图书馆档案管理方案
为了完善行政部档案管理体系，发挥档案价值以推动行政部工作的健康有效持续发展，特制定如下工作方案。
一、 指导思想
档案管理工作是档案提供利用的前提，档案经过整理，可以检验收集工作的质量，便于档案的鉴定、保管、统计和检索，促进档案工作各环节的良性运动。
二、档案管理方案
（一）加强领导，明确职责
为保证档案管理工作的健康有效持续发展，需明确档案归档管理负责人，例如：人事类档案由张燕负责整理归档管理，资质类档案由梁勋负责整理归档管理，综合类档案由李欣静负责整理归档管理等。
（二）档案的保存
1、保存地点：XXX（办公室档案柜）；
2、保存内容：行政部过去和现在从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
（三）实施步骤
1、准备阶段（时间：XX年X月X日----XX年X月X日）
1）考察学习，借鉴经验
相关领导组织办公人员学习档案管理的有关文件、法律法规，协同档案管理人员建立档案室。同时，档案管理人员自身加强对档案管理的学习，逐步落实具体计划实施方案。
2） 成立档案管理领导小组，制定档案达标分类工作实施方案，明确工作人员，分解落实责任
3）完善和添置档案的硬件设施，如：调整实物档案陈列室、空调防尘、防鼠、防虫设施和档案盒等。
2、实施阶段（时间：XX年X月X日----XX年X月X日）
1）搜集整理各门类档案资料
对已经归档整理的档案，按照标准进行全面系统检查整改，进一步规范。
2） 制定和完善档案管理制度
A、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管；
B、各种档案的文章书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其他笔书写；
C、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅；
D、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮防尘、防失密，保持经常通风；
E、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。
3）根据档案号编制规则对档案进行编号归档
根据自定的编制规则（部门拼音首字母+类别号—年月日—件号）对档案进行编号归档，例如：将行政部的档案分为4类，分别为综合类、人事类、资质类和图书类，综合类以11为代码，那么“行政综合类”可命名为“XZ11-20150703-1”。
规范各类表单，详见附件，表格一、二、三、四。
4）确定档案保管期限
档案的保管期限定为永久和定期两种，定期一般分为30年、10年。
永久保管的文书档案主要包括：a、公司制定的法规政策性文件材料，b、公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料，c、公司职能活动中形成的重要业务文件材料，d、公司关于重要问题的请示批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等，e、公司机构演变、人事任免等文件材料，f、公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件。
定期保管的文书档案主要包括：a、公司职能活动中形成的一般性业务文件材料，b、公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，c、公司人事管理工作形成的一般性文件材料，d、公司一般性事务管理文件材料。

附件
表一：
档案索引图表
序号
归档时间
档案名称
档案号
材料件数
页数
起止日期
保管期限
责任人
归档位置
备注
1

2

档案号：行政综合类XZ11-20150703-1
行政人事类XZ12-20150703-1
行政资质类XZ13-20150703-1
行政图书类XZ14-20150703-1
表二：
档案借阅登记表
档案名称
档案号
数量
借用时间
归还时间
借用部门
借出时有无破损
借用者签名
是否归还
是否赔偿
备注

表三：
档案清查记录
检查时间

检查人

档案检查内容及结果
案卷是否齐全

案卷有无破损

各项记录是否完善

室内卫生

档案柜完好情况

室内温、湿度

备注：
表四：
过期档案销毁申请表
年度

保管期限

文件名称（档案号）
销毁理由
申请部门：
领导签字/日期：
监销人员签字/日期：
文件销毁状态：□已销毁 □未销毁