公文写作知识培训.pdf

海汽集团招聘大学生公文写作知识培训 主要内容口公文的基本概况公文写作办法公文档案的管理第一部分公文基本概况 主要内容：一、我司公文处理的现状及主要问题 二、公文及公文处理的概念 三、公文处理工作的作用 四、公文种类 五、公文格式 六、行文规则 七、发文办理 八、收文办理 九、公文归档 十、公文管理一、我司公文处理的现状及主要问题公文处理的现状一、我司公文处理的现状及主要问题口公文处理的现状一、我司公文处理的现瞥及主要问题 公文处理的现状 二集团公司公文处理办法（海汽 2008567号）集团公司关于OA系统转为正常使用的暂行规定（海汽 2007178号）集团公司ISO体系文件文件和资料控制程序一、我司公文处理的现瞥及主要问题 公文处理的现状 二通过单位办公室来流转、处理公文。通过归档保管公文，以便今后工作中查考使用。一、我司公文处理的现状及主要问题 公文处理的主要问题工、公文的发文办理不规范。2、公文的收文办理不规范。3、行文不规范。4、公文归档不规范。5、人员业务能力不强。二、公文概述 公文的概念所有反映公务活动内容、在公务活动中发挥 作用的书面材料。公司的公文是公司在生产经营和管理过程 中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法经营和进行公务活动的重要工具。二、公文概述公文的特点1、公文有法定的作者2、公文有法定的权威和效力3、公文有规范的体式和制作程序二、公文概述公文的作用1、领导与指导作用2、行为规范作用3、信息传递作用二4、公务联系作用：5、凭证记载作用二、公文概述公文的种类1、按发文的传递方向划分:上行文、平行文、下行文2、按文件的秘密程度划分:秘密、机密、绝密3、按制作文件的机关和作用划分:法规文件、行政文件、党工文件5、按公文的作用来划分国家规定的公文种类有十三种：25处令霍通通议报道批令定门口 知报案告示复会议纪要 函 意见国家行政机关公文处理办法2001版公司的公文种类主要有十一种会议纪要 承批复 请示 报告 通报 通知 方案(计划)BMT)二、公文概述公文的格式1、排版与印装格式 二排版规格：正文标题用2号小标宋体字（或2 号宋体加粗），正文字体为3号仿宋体字，文中小标题用3号黑体字。二用纸要求：16开纸、国际标准A4纸 二装订要求：左侧装订，不掉页。2、书面格式:A、文头部分B、行文部分C、文尾部分标题模式之一 公文标题，是公文主旨及内容的高度概括。字 体略大于正文。位置：间隔横线下方适中位置。组成：包括“发文机关+事由+文种”三要素。形式有：1.规范式：三部分，即“发文机关+事 由+文科一一用于重要、庄重的公务。（下 方可有时间（如决定），这时无主送机关和落款）标题模式之二2.灵活式：（1）两部分：一是“发文机关+文种”。以上标题下面可加题注（用以注明法规性公文、经会议讨论通过的公文或重大的、周知的公文产 生的法定程序和时间）。带发文机关的标题下面如 写题注，则须用圆括号。这里要特别注意：一是不 再写主送机关，二是文后不再写发文机关及发文时 间。）二是“事由+文种”。标题模式之三三是“转发+始发机关及原通知标题”（如 转发国务院关于费改税的通知）或者“转发+始发机关及原文件标题+通知”（如转发 国务院关于费改税的决定的通知）。二（2）一部分：只有“文种”o常常是不大重 要的公务，带周知性。书写：移行时词或词组要完整，不要硬性拆开跨 行排列；单行或多行都要居中排列，匀称美观。正文模式详解之一 在正文写作之前，有一个提炼和确立主旨的构思及 提纲的前提。表达：材料是客观的，结构是传统或规定的，语言 是早就存在的，而主旨则是作者的。主旨是对材料 的抽象认识，表现为一个判断句，有主语、谓语和 宾语。如“今年我公司工作大有成效”。字数一般 在10个左右。作用：主旨是公文的核心，也可以比喻为灵魂、统 帅，决定着材料、结构和语言等公文要素的取舍和 装达。正文模式详解之二正文包括原由、事项和结尾三部分。*、原由一瓦系据，有以下几种情况：(1)情况式：常用“目前之类时间状语；简 介人物及事迹。(2)文件式：常用“根据；往往是一句话。(3)意义式：议论方式；常用“是。(4)作用式：常用“将使。一是目的.常用“为 原由部分可省略，或0咨1依据、目的之一。正文模式详解之三二、事项内容少的一句或一段话，内容多而重要的分 条列项。内容特别多的要用小标题。如政府工作 报告，一般都分为几部分，用小标题表示层义。这部分是中心，有两种结构供选择使用：(1)并列式。最为常见。公务的横向的、静态的 情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但 共同为说明主旨服务。前后排列要重轻有序，但是 次序可以调整。甚至能够省略某一部分。如报告中 几方面情况，请示中几条要求，法规中的几项规定 等。这种方法的好处是概括面广，条理性强。正文模式详解四段落中同样常常采用并列式构成，常用分号（;）、句号或序码表示。自止匕起常常运用序码。办法第28条第4项规定了 序数的层次顺序：第一层，用汉字的一二三四每个序数后用 顿号（占一格）。有时不用顿号。序号作为小标题时，在序号 小标题间空一格即可。第二层，用半圆括号的汉字（一）（二）（三）（四）后面不加标点。第三层，用阿拉伯字1 2 3 4第四层，用半圆括号阿拉伯字（1）（2）（3）（4）四 层序码的顺序是一、（一）、工、（工），不能颠倒，也不能混 用。还可以用汉字甲乙丙丁，也可以用汉字拼音字母大写 ABCD,小写abed,或者第一、第二、第三。不重要的内容分 项，可用分段式，或者分号式（；），也可用句子式并列起来正文模式详解之五(2)递进式。公务的纵向的动态的过程或者 事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺 少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处 是逻辑严密，能说明问题。在一篇公文中，两种结构方法可以互相交叉,即以一种方法为主，在某一部分即某一层 次中用另一种方法。正文模式详解之六三、结尾，常见有：(1)专用语，一般行政公文文种都有，如“请予批准”、“特此通知”等。(2)希望、号召类。至少一段。有的公文没有结尾。语言模式之一1、专业术语2、习惯用语：二目的式：为（了）缘由式：由于鉴于.根据式：根据依据.概述式：近日（来）随着遵（按）照最近经研究用语句式：1、多用成分齐备的完整句，少用省略句和倒 装句。2、多用短句、单句，少用长句、复句。3、多用陈述句、祈使句，少用疑问句、感叹 句。4、多用文言句式，少用口语句式。二5、多用本专业语句，少用其他行业语句。语言模式之二 _常见语病评析：-1、不推敲词语的性质、含义、用语不严密某公司向主管局写一份请示，其结尾用语是：以上请示当否，请批示某县政府的关于撤销XX等五个单位的文明单 彳立称号的决定中说：这五个单位的领导居功自傲、不思进取，放松 对干部职工的教育管理，忽视了单位的社会主 义精神文明建设，在社会上危害极大。2、表意模糊不清，造成歧义或误解某地一个食品分公司向总公司写一份关于 建造蛋品冷库的请示，开头写道：根据有关人员反映，由于农村进一步实 行改革开放政策，农民办起了很多养鸡场，鲜蛋大量增加。某公司下发一份关于加强廉政建设的通知，其中有一条有这样两句：不该收的礼坚决不收，不该吃的饭坚决不吃3、用语不准确，不规范，影响表达效果某市一家外贸公司向上级外贸局写一份关 于建造大型外贸仓库的请示中请示事项部 分是这样写的：基于上述情况，我司拟建造一座5000 平方米的大型外贸仓库，同时拟购置现代仓 Z库设备，共需资金人民币600万元，需市局 二拨款。4、不看对象，不注意感情色彩海汽某分公司向集团公司写一份关于扩建 维修车间的请示，其中有这样一段话：经研究，我司决定扩建维修车间。我司将责 成一名副经理分管此项工作，并请市第三建 筑工程公司负责施工。三、文种的概念 决定 二适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有 关单位及人员，变更或撤消下级单位不适当的决 定事项。常见的两种决定:表彰决定 二处分决定决定从事项的性质上区分，决定可分为五种：1、重大决策性决定。一2、有关某项工作重大安排和处理的决定。3、有关机构设置、人事安排的决定。4、有关重要事项或具体工作的决定。5、奖惩性的决定。规定（办法）适用于对某项工作或活动做出安排，提出具体 管理措施和行为规范或制定具体做法和要求。方案（计划）适用于对做好、完成某项工作或某项任务在一 定时间内所制定的进程、步骤、要求和方法。方案（计戈U）工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单 位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作 计划，用到“工作计戈这种公文。工作计划实际上有许多不同种类，它 们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”。方案是计划中内容最为复杂的一种。由于一些具有某种职能的具体工作比 较复杂，不作全面部署不足以说明问题，因而公文内容构成势必要繁琐一 些，一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体 要求等项目。通知适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和 不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理 和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人 员。通知按通知的内容划分，可分为五种：1、批示性通知。即上级机关批示印发（下发）规章制度、领导讲话、下级机 关的报告，转发上级机关和不相隶属机关的公文。2、一般性通知。又叫告知性通知，即将有关问题通知下级机关或个人知晓的 一般公文，多用于宣布某些应知事项。3、指示性通知。即上级机关向下级机关、所属单位布置任务和执行措施所下 达的指示。4、会议通知。即通知开会的事项、会名、开会时间、地点及注意事项。5、任免通知。即上级机关对于所任免的人员需要下级机关知道时而发的通知。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神 或者情况。通报通报从内容上划分，可分为三种，即表彰性通报、批评性通报和情况通报。从内容的多少上可分为综合性通报和专题通报。从传递层次上划分，可分为直接通报和转发通报。报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。报告按报告的作用划分，可分为上复报告、知照性报告和调查性报告。按报告的内容划分，可分为4种：1、工作报告。是指就工作进程、存在问题、经验或教训的综合报告。_2、情况报告。是指就某一特殊情况或专门事项的报告。_3、答复报告。是指下级向上级就某一问题发展、进程、解决方法、制定 的方针、政策请求批准答复而写的报告。4、转批性报告。是指下级需要在业务系统推行某种决策、法规、政策性 措施时，请求上级批准而实行的报告。O请不适用于向上级单位请示指示、批准。U用小请示是属于上行文，下级机关对上级机关均可使用。凡是遇到下列情形的，必 须使用请示：1、请求上级批准后才能办理的事项；2、对现行政策、方针、法规有疑义时，让上级首肯的事项；3、新情况出现后，无章可循的事项，请求上级指示；一4、因情况特殊，难以执行现行法规和政策，需要上级重发指示；一5、因意见分歧，需要上级裁决的事项；二6、事情重大，虽有法可依、有章可循，但因系重大步骤，仍须上级批准事项;7、完成上级规划的系列任务，需要报请上级审批的专项任务。O请不按请示的目的、内容、作用划分，可分为解答性请示、待审性请示、需用性请示、建议性请示、探讨性请示。主要是三种请示：1、批准性请示；二2、解答性请示；二3、批转性请示。批复适用于答复下级单位的请示事项。批复批复有两种：1、直接批复。即对下级请示的直接答复。一2、转发性批复。即对请示事项相关单位的一 并批示，指示其按批示事项执行。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法O意见特点：1.5旨导性。意见虽然在文种的字面含义上没有指示、批复那样明显的指 导色彩，似乎只是对某一工作提出些意见供参考，可实际上它也是指导性 很强的一种文体。2.针对性。意见有着较强的针对性。它总是根据现实的需要，针对某一 重要的问题提出见解或处理意见。3.原则性。意见通常不是具体的工作安排，总是从宏观上提出见解和意 见，要求受文单位结合具体情况，参照文件中提出的精神来办理。下级机 关在落实意见精神时，比起执行指示有更大的灵活处理的余地。意见分类：1、规划性意见。规划性意见是对某一时期的某一方面的工作提出的大体构 想。它的特点是适用时期长，内容宏观化、整体化，类似于规划、纲要等计 划性文体。它指示了一个时期内某项工作的要点、原则和努力方向，但一般 没有具体的方法和措施。2、实施意见。实施意见一般是为贯彻落实某一重要决定或中心工作所制定 的实施方案，它重在阐发上级的有关精神，使下级单位对上级的文件精神有 更深入的理解，同时提出较为具体的行动方案和工作安排。3、具体工作意见。具体工作意见是对如何做好某项工作提出意见，所涉及的 内容比较具体，有时还会有一些可操作性的办法、措施等。函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问 和答复问题，请求批准和答复审批事项。函下列五种情况均可用函：1、下级机关向上级机关询问一般事项，或上级机关答复、催办下级机关事 项；2、平行机关或不相隶属机关之间商洽事宜；一3、上级机关通知下级机关函报材料、统计表等；一4、向上级机关请示非政策、法规、全局性的较小事项；5、上级机关对某些原发文件作较小的补充或更正。,函不具有指示、指导作用，没有约束力，只用于告知事项，陈述情况，但具 有凭证和档案价值。-函函分为公函和便函两种。公函属于正式公文，标题、正文、落款均按正式公文办理；便函不属正式公文，或者谓之准公 文。一般商洽小事，可用便条书写，可不写标题，不编字号,但署年月日，盖公章。函从去向上划分，可分为来函和复函两种。按函的内容划分，可分为五种：二1、商洽函；2、询问函；3、答复函；4、委托函；5、告知-会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要特点：1、它是会议精神的主要体现，应集中、概括地表现出会议的指导思想；2、它是会议成果的结晶，会议通过的事项、达成的协议，应成为会议纪要 的主要内容；3、它具有一定的约束力，与会者或与会的各方通过会议纪要后，必须传达 和执行。4、会议纪要写成后，应经会议的领导者批准。协议性纪要，应为与会各方 所通过，完成法定手续后，可成为正式文件。会议纪要从纪要内容划分，可分为三种：1、决议型纪要。这种纪要多为会议或几个单位共同开会，以记录为底本，记载会议决议、协议或决定，为与会者共同遵守；2、专题型纪要。这种纪要多为某个专门问题召开会议，记载专门议决的事 项；3、综合型纪要。这种纪要多用于学术性、务虚性会议，可以将大家讨论问 题的意见综合整理后，加以记载。正确的意见、相反的认识，均可写明。练习：给下面标题填/文种1、XX市关于几起重大交通事故的（通报）2、XX公司关于开除XX员工的（决定）3、XX公司关于同意XX分公司增加财务预算的（批复）4、XX公司关于召开2010年年度工作会议的（通知）5、XX公司关于执行6s管理工作情况的（报告）练习：修改下列文件标题1、XX公司向上级的请示报告2、扩大经营范围决定的请示3、X公司关于开展“迎国庆”诗歌比赛的决定 的通知4、XX公司关于完全彻底地开展增收节支活动 的通报练习：评析下面例文关于增拨售票大厅基建经费的请示海汽集团、夏亚斌总裁：2009年12月，我司派出调查组到广西柳州市运输公司学 习考察其售票大厅的建设情况。调查组认为售票大厅功能较齐 全，适应现代运输经营模式的改革，方便旅客售票。为此我国 于2010年决定重建售票大厅，并得到集团公司的支持，在褊泸 12010 5号文“关于拨款修建售票大厅的批复”中，拨给我 司150万元，此项资金已专款专用。但由于建筑材料涨价，原预算资金缺口较大，恳请海汽集 团拨给不足部分，否则将影响售票厅的竣工及我司品牌建设的 完成。特此请示报告海汽集团XX分公司 二。一。年八月十日第二部分公文的写竺方法写作的准备-一问二查三看四明确互相交流：如何占有材料?写作的表达1、逼真化表达的客观性2、仿真化表达的倾向性3、程序化表达的规范性4、简约化表达的效用性案例：比较一下两种表达市X仓库506库房管理员李X于2010年8 月9日晚上值班时，违反仓库规定，带了5岁 女儿私自燃火烧煮食品，9时许又带女儿外 出采购食品。1小时后，当他匆匆回到仓库 时，只见506库房吞没于滚滚浓烟之中，火 舌还频频上窜，他顿时手足无措，呆立一旁。当总值班等人闻讯赶到，立即打电话呼救，大火才得以熄灭，但库房已化为灰烬，XX 损失XX万斤，给国家造成X万元的巨大经济 损失。-2010年8月9日，市X仓库管理员李X,在506库房值夜班时，违反规定，私自燃火 烧煮食品后，又因私自离岗，以致酿成火灾。事发后，在慌乱中未能及时报警，失去抢救 时机，后果严重，给国家造成X万元的巨大 损失。写作的技巧1、意蕴的指向性政策、情感隐露、预期目的、叙事2、技能的专业性内容、形式、用语3、构思的新颖性构思的角度新、表达的手法新4、风格的多样性行文的规则 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,般不得越级请示和报告。同级单位、上级单位与下一级单位可以联合 行文。联合行文应当明确主办单位。属于公司部门职权范围内事务，应当由部门 拟文报公司领导批准后统一使用公司文号行 文。向下级单位的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送 单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送 形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。除上级单位负责人直接交办的事项外，不 得以单位名义向上级单位负责人报送“请 示”、“意见”和“报告”。受双重领导的单位向上级单位行文，应当写 明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重 领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另 一上级单位。第三部分公文的管理办法 一、发文办理发文办理的概念 二发文办理指以发文机关名义制发公文的过程，包 括草拟、核稿、呈批、会签、文核、审核、签发、编号、校对、复核、缮印、用印、登记、装封、分发、归档等程序。、发文办理 公文草拟的要求（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。（二）情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理 清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的种类应当根据行文目的、发文单位的职权和 与主送机关的行文关系确定。、发文办理 公文草拟的要求（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实 际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先 引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。年份要完整表述，不 得简写。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“L，第四层为“（1）”。、发文办理公文草拟的要求（七）应当使用国家法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简 称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一 次出现时注明准确的中文译名。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数 和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中 作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。成文日期使用的汉字数字，“零”写为。，发文办理主办部门 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意 见后方可行文；如有分歧，主办部门的负责人应 当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以 列明各方理据，提出建议性意见，并与有关部门 会签后报公司领导协调或裁定。，发文办理核稿拟制公文由主办部门负责人负责核稿，对审 核修改完毕的文稿在发文稿纸上分别签名和 作呈批意见。、发文办理会签需要会签的，应当在发文稿纸上注明会签部门，由会签部门 负责人在发文稿纸上明确签署意见、签名和日期；需要分管 领导审核的，应当在发文稿纸上注明审核领导，由分管领导 在发文稿纸上明确签署意见、姓名和日期。所发公文，涉及技术或财经问题的，须经技术部门或财务部 门负责人会签把关；涉及法律问题的，须经法律事务部门负 责人会签把关。公文经公司领导审阅签发同意后，由主办部 门负责校对。，发文办理文核公文送公司分管领导或主要领导审核、签发前，应当送由办公室进行文稿审核。经文核不符合要求的文稿，退回主办部门重新修 改或重办，并按程序复审。、发文办理文核的重点（一）是否确需行文，行文方式是否妥当；（二）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格 式是否符合本办法的规定；（三）是否符合党和国家的法律、法令、方针、政策和有 关规定；（四）同当前工作中心和其他有关文件有无矛盾、脱节，同公司已发布的文件有无矛盾和重复；（五）提出的要求、办法和措施是否明确具体、可行；（六）涉及其他部门的问题，是否与有关部门协商，有关 部门是否会签。，发文办理签发以本单位名义制发的上行文，由分管领导审核、主要领导或者主持工作的负责人审阅签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要领 导或者有审批权限的其他分管领导审阅签发。、发文办理复核公文正式印制前，办公室应当进行复核。复核的重点是：（一）审批、签发手续是否完备；（二）附件材料是否齐全；（三）格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。经复核符合行文要求的文稿，由办公室负责统一登记及编 制文号。、发文办理编号、送印、校对经签发同意的文稿送办公室统一编号登记，办公室在制文 编号登记表上登记并在海南海汽运输集团有限公司发文 稿纸的“文号”、“主题词栏”填写文号及主题词。文稿正式印制前，主办部门负责对修改的文稿进行校对，并 将校对好的文稿送办公室复核。经复核符合要求的文稿可以 正式印制。、发文办理盖章、装封、分发主办部门将印制好的公文送办公室盖章，正式公文一式两 份并将原稿附后送由办公室归档。原稿的发文稿纸上应加 全办部向应对印制发送的公文进行登记，并按发文范围装 封发送。、发文办理发文程序发文程序：主办部门承办人拟稿主办部门负责人核稿 及呈批部门负责人会签办公室文核分管领导 审核主要领导（或有审批权限的分管领导）审阅签 发办公室登记编号主办部门承办人校对一办公 室复核主办部门承办人送印（缮印）办公室盖章（用印）主办部门发文登记主办部门装封分发一 一主办部门将正式公文及原稿送办公室归档、发文办理 注意事项在文稿上进行签署意见、签名或修改时，应当使 用黑色墨水书写，不得使用铅笔、圆珠笔书写。八收文办理 收文办理的概念收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签 收、登记、审核、呈批、拟办、批办、承办、催办等程序。八收文办理 签收办公室应做好签收工作，对来文逐件清点，重 要的逐页查点，核对页数。对紧急公文还应注 明签收具体时间。八收文办理登记公文签收后，办公室应认真进行登记，将来文单位、密级、紧急程度、发文字号、公文标题、件数、收发时间及处理 情况等逐项登记清楚，以便查询。未经办公室登记直接报送公司领导的公文，公司领导应交 办公室登记后再作批示。寄送有关部门和职工个人的公文，以及有关人员出差、开 会带回的公文，应主动、及时地交由办公室登记处理。除特殊情况外，未经办公室登记的公文，承办部门不予办-八收文办理审核 收到下级单位上报的需要办理的公文，办公室应当 进行审核。对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准 后，可以退回呈报单位并说明理由。八收文办理审核的重点（一）是否确实需要行文；（二）是否应由本机关办理；（三）是否符合行文规则；（四）内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;（五）涉及重大事项是否本单位领导班子已研究；（六）页数及附件等材料是否齐全；（七）文种使用、公文格式是否规范等。呈批经审核，对符合本办法规定的下级单位公文，办公 室应当及时提出呈批意见送公司领导批示或交有关 部门办理，提出拟办意见。需要两个以上部门办理 的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。八收文办理拟办承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推 诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及 时以书面形式予以说明。对不属于本单位职权范围或者不 宜由本单位办理的，应当及时退回交办的办公室并以书面 形式说明理由。八收文办理批办部门的业务性公文一般应送部门拟议提出意见后，再由部 门送公司分管领导批示。公司分管领导在批示公文时，对 超越自己职权的事项应签署意见后转公司主要领导批示。八收文办理承办公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，承办部门应 当主动与有关部门协商；如有分歧，承办部门主要负责 人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导 协调或裁定。八收文办理承办公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，承办部门 应当主动与有关部门协商；如有分歧，承办部门主要 负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公 司领导协调或裁定。二、收文办理承办公司领导或办公室转办的公文，凡明确提出时限要求 的，各部门在办理时，对于属于本部门职权范围内的 事项，应当在规定的时限内办理完毕并送回办公室归 档；对属于需要报公司审批的事项，应当在规定的时限内 予以回复；确因情况特殊不能按时回复的，应当在回复时限内以 书面形式说明理由。八收文办理催办送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室要 负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办,一般公文定期催办。除办公室负责催办外，承办部门的 领导都要及时催办，并将办理情况及时反馈。经办公室催办后，仍无法按时处理好公文的，承办部门 应当以书面形式说明理由。工公文归档 公文办理完毕后，应当根据中华人民共和 国档案法和其他有关规定，及时整理（立 卷）归档。个人不得保存应当归档的公文。工公文归档 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归 档公文的齐全、完整，能正确反映本公司的 主要工作情况，便于保管和利用。对请示类公文，应当将其请示与批复一起合 存。工公文归档 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立 卷）归档，其他单位保存复制件或其他形式 的公文副本。本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所 兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单 位整理（立卷）归档。入公文管理 公文由办公室或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。上级机关公文，除绝密级和注明不准翻印的 以外，下一级机关经负责人或者办公室主任 批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的 机关、日期、份数和印发范围。工公文归档 公开发布的公文，必须经发文机关批准。经 批准公开发布的公文，同发文机关正式印发 的公文具有同等效力。公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被 废止，视作自废止之日起不产生效力。四、公文管理 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。四、公文管理 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并 经办公室负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监 销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密 公文应当进行登记。附：我司的0A办公理定 集团公司关于OA系统转为正常使用的暂 行规定公文主题词 主要内容 海南省人民政府公文主题词表海南省人民政府公文下题词表体系结构词表共由16类1354个主题词组成，分为主表和附表 两大部分，主表有13类1067个主题词，附表有3类287个 主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的 分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等。第二层 是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、由口电”类中的“工业”、交通”、”能源”和由B电”等。第三层是类属词，中的“冶金”、“钢铁”、“地 矿”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标-海南省人民政府公文下题词表标引方法（一）一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主 题词。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。（二）标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类 属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形 式的词。如海南省人民政府办公厅印发海南省普通 高等学校招生报考条件规定的通知，先标类别词“教育”，然后标类属词“招生”，再标类属词“通 知”。海南省人民政府公文主题词表标引方法（三）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中 对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进 行标引。如国务院关于在若干城市试行国有企业 兼并破产和职工再就业有关问题的通知，先标反 映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类 属词“企业”、“破产”；然后标反映第二个主题 内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最 后标“通知”。海南省人民政府公文主题词表 标引方法（四）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标弓I。如国务院关于加强农业生产资料价格以及对其主要 品种实行最高限价的通知，可标“农业、物资、物 价、管理、通知“o（五）如放词表中找不到准确反映文件主题内容 的类属词，可在类别词中选择适当的词标引。（同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后 面，并在该词的后面加“”以便区别。）附录：会议记录 主要内容 一、会议记录的概念二 二、会议记录的作用 三、会议记录的种类 四、作会议记录的要求 五、会议记录的结构工会议记录的概念会议记录是在开会的过程中由专门记录人员 把会议的基本情况，研究和讨论的问题，报 告和发言的内容，形成的决议和各方面的意 见，如实记录下来的书面材料。:、会议记录的作用 依据作用 材料作用 备查作用二、会议记录的作用 依据作用会议的重要精神是需要向有关人员、职工传达的，会议 作出的决议、决定是要贯彻执行的，其依据便是完整的 会议记录。会议记录还可以作为会后分析、研究、总结工作的依据。二会议记录的作用 材料作用会议记录是编写会议简报、会议纪要的文字材料的基 础。会议记录和会议简报、会议纪要的关系为：会议记录 是“源”，会议简报、会议纪要是“流”，它们的关 系是源和流的关系。二、会议记录的作用 备查作用会议记录保留了会议原始的情况，反映了会议的议题 和内容。它往往作为重要的档案保存下来。年月长久 之后，由于某种需要，要查证当时的会议情况，就得 靠会议记录。会议记录对澄清某一历史事实，落实某项政策，甚至 编写大事记和地方志，都有作用。工会议记录的种类口按记录名称分类：大会记录、座谈会记录、讨论会 记录、现场会记录、电话会记录、例会记录等。按记录内容分类：以发言为主的会议记录、以讨论 为主的会议记录、以报告为主的会议记录等。按记录工具分类：手工备录的会议记录、机械录音 的会议记录、速记（用符号记）的会议记录等。三、会议记录的种类 按重要程度和记录要求分类：一般性会议记 录、重要的会议记录。，会议记录的种类 一般性会议记录一般性会议记录，其记录方法往往采用摘要式的记录方 法，只要记下主要内容及关键问题。在没有分歧和争议 的情况下，只需摘要记下关键和重点，即在会议上报告 了什么事情，讨论了什么问题，与会者发言的主要内容,作出什么决议等。工会议记录的种类 重要的会议记录重要的会议，其记录方法一般采用详细记录的记录方法。重要的会议因讨论、研究的问题比较重要，比较复杂，要求尽可能记下发言者的原话；特别重要 的发言，不仅要完整无遗地记下原话，而且能记下发言者的语气姿态及会场 气氛，更好。记录时应注意以下几点：一是遇到争议问题、分歧意见，应将 争议、分歧的焦点及有关人员发言详细记下；二是讨论会议的关键、要害问 题，应将有关人员的发言详细记下；三、会议形成决议、决定时，应将表决 情况记下；对异议、弃权等到情况要予以实录、以备查考；对决议应念给与 会者听，以便推敲准确。四、做会议记录的要求 要快速地进行记录 要真实准确地记录发言的愿意 二 要突出重点，有详有略 作会议记录的注意事项（用纸、墨水、签名）五、会议记录的结构会议记录的结构，一般由标题、会议组织情 况、会议内容、会议结尾四部分组成。五、会议记录的结构标题，即会议记录名称，如总裁办公会、党 委会等。五、会议记录的结构 会议组织情况开会时间开会地点 主持人 一_记录人 _出席人 一列席人 z缺席人五、会议记录的结构 会议内容1、会议议题 二2、领导报告（议题单位或部门汇报）一3、发言、讨论情况 二4、决议情况 一5、遗留问题 二6、其他，如主持人的总结、工作布置等五、会议记录的结构 会议结尾般在记录最后标上“散会”字样。附：我司的会议记录工作办法集团公司会议记录工作办法第四部分档案管理 主要内容 一、档案及档案管理的概述 二、归档文件的范围及分类 三、档案保管期限 四、归档文件整理 五、归档要求 六、归档时间 七、档案的管理和保存 八、档案、文件使用 九、档案的销毁档案及档案管理的概述 档案的概念中华人民共和国档案法指出：档案是指过去和现在的 国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科 学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有 保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。我司ISO体系文件规定：企业档案是指公司在生产经营和 管理等各种活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值 的各种形式的文件材料。档案及档案管理的概述 档案管理的概念档案管理是以档案为对象而开展的业务工作，由档 案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编制和 利用八项具体工作所构成。档案及档案管理的概述 企业档案管理工作的基本任务按照一定的原则和要求，科学地管理企业档案，积极 开发企业档案信息资源，及时、准确地提供企业档案 为企业的现实工作服务，为企业长远发展服务，为党 和国家的各项工作服务。档案及档案管理的概述 企业档案的构成企业档案从总体上划分，包括党群工作、行政管理经 营管理、生产技术管理、产品生产、技术研究、基本 建设、设备仪器、会计、人事等方面的档案。这些不 同的档案，从其形成规律和文件材料构成上看，可以 分为以下三个方面：1、党、政、群工作的档案；二2、生产经营和技术管理工作的档案；工3、科技工作的档案Q_一、档案及档案管理概述 企业档案管理的原则1、集中统一管理原则;2、协调原则；一3、有序原则；二4、标准化原则；5、效益原则。档案及档案管理的概述 我司的档案管理程序 主要是公文档案管理程序 二 全公司人事档案管理依照人力资源与社会保 障部、国家档案局企业职工档案管理工作 规定执行。全公司会计文件依照财政部、国家档案局 会计档案管理办法执行。二归档文件的范围及分类 集团公司在各种活动中形成的具有保存价值 的文件材料应列入归档范围。集团公司归档文件（共14项）a）股东会、董事会工作形成的文件材料b）党群工作形成的文件材料。c）行政管理（含法律、审计、监察）工作形成的文件 俞料。d）经营生产管理工作形成的文件材料。二归档文件的范围及分类 集团公司归档文件（共14项）e）人事管理工作形成的文件材料。f）机务科技工作形成的文件材料。g）计划财务工作形成的文件材料。h）营销策划形成的文件材料。i）质量管理工作形成的文件材料。二归档文件的范围及分类 集团公司归档文件（共14项）j）企业改革与发展工作形成的文件材料。k）安全、保卫工作形成的文件材料。I）基本建设工作形成的文件材料。m）信息系统管理工作形成的文件材料。n）其他具有保存价值的文件材料。二归档文件的范围及分类 基层单位归档文件的范围结合本单位实际,归档范围大体分为：（共5项）8）党群工作形成的文件材料。b）行政管理（含人事、财务、保卫）工作形成的文件 普料。C）经营生产管理（含客运、机务、信息、安全、质量）工作形成的文件材料。d）基本建设工作形成的文件材料。e）其他具有保存价值的文件材料。工档案保管期限档案的保管期限为永久、长期和短期三种。50年以上的属于永久保存，长期为16年一50年左右，短期15年以下。入档案保管期限反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司、国家建设和历史研究有长远利用 价值的档案，列为永久保管。主要包括：本公司制定的属于规章制度的文件，处理重要 问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重 要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变、公司 领导人任免的文件材料；直属上级机关颁发的属于本公司 主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属机关针对 本公司主管业务并要贯彻执行的重要