如何使文章更加规范.doc

如何使文章更加规范

———————————————————————————————— 作者：
———————————————————————————————— 日期：

7

个人收集整理 勿做商业用途
学习导航
通过学习本课程,你将能够:
● 掌握数字的使用标准;
● 防止出现层级序数错误；
● 学会进展综合校对的方法;
● 掌握标点符号的使用标准。

如何使文章更加标准
一、数字使用标准
在商务文书写作中，标准性要求首先表现在数字使用上。
1.常见使用错误
数字使用不标准有很多种表现:
 数字使用不明确
例如,在“对于工程管理人才的需求每年都在增加〞中，提到数量增加时应该参加确定数值以明确增幅，可以将其改为“对于工程管理人才的需求正在以每年2０%的速度增加〞。
再例如,在“您的账款已经过期了〞中,仅仅提到“账款过期〞的事实对客户没有实际意义,应该明确具体的过期时间，可以将其改为“您的账款已经过期4０天了〞。
 缺乏比拟基准
例如，在“本月氯化钾的产量为300吨，增加了8%〞中，缺乏产量增加的比拟基准期，读者不明白相比何时增加了8%，因此可以将其改为“本月氯化钾产量为300吨，相比去年同期增加了8%〞。
 数字使用不合逻辑
例如，在“本公司大专文化程度的员工由过去的54%上升到７8%,大本文化程度的员工由过去的29％上升到5３%〞中,公司人数的比例总和应该是100%，而增长后两类文化程度的员工比重之和却到达了131%,这是不合逻辑的。
2.使用注意要点
在商务文书中应用数字时，需要遵循以下使用标准和要求:
 真实准确
商务文书具有正式性,因此使用数字的首要标准那么是真实准确。在商务文书中,数字通常对实际工作具有极大的指导意义,因此援引的数字必须来自稳妥的出处,保证数字的真实性和准确性。
 分数之和与总数相等
各分数之和应该与总数相等,否那么就有弄虚作假的嫌疑，不符合事实与逻辑。因此“分数之和与总数相等〞也是运用数字的根本要求之一。

要点提示
商务文书中数字的使用标准包括:
① 真实准确;
② 分数之和等于总数；
③ 统计口径一致；
④ 列举数字具有可比性；
⑤ 注意倍数关系；
⑥ 分清汉字数字与阿拉伯数字的适用场合。

 统计口径一致
商务文书中援引数字的统计口径也是非常重要的,只有统计口径一致时才能进展数据比照，统计口径不一致的两组数字根本没有可比性。
 列举数字具有可比性
列举数字如果表示比照关系，那么必须标明作比照的标准数字。这时还需注意一点,根据我国公文写作法规规定，“××以上〞和“××以下〞都包含界限数字在内。
 注意倍数关系
在商务文书中,数字之间的倍数关系反映在“降低〞、“降低了〞以及“降低到〞等用词上，虽然只是一字之差,表达的意思可能完全不同。例如,“降低70％〞与“降低了70%〞表达的是同样的倍数关系,即由原来的１00%降低为30%；而“降低70%〞与“降低到7０%〞表达的那么是不同的倍数关系,一个是降低为30%，一个是降低为７０%。
 分清汉字数字与阿拉伯数字的使用场合
商务文书写作中需要注意汉字数字与阿拉伯数字的适用场合，具体规定为:“商务文书中的数字，除成文日期、局部构造层次表达以及在词组惯用语、缩略语和具有修辞色彩语句中作为词素的情况必须为汉字外，其它情况应当使用阿拉伯数字。〞

二、构造层次序数使用标准
构造层次序数指的是商务文书中嵌套的分层编号，在这一方面,国家标准标准的具体要求如下:
● 构造层次的第一层,其层次编号用“一〞、“二〞、“三〞……表示;
● 构造层次的第二层,其层次编号用“(一〕〞、“〔二〕〞、“〔三)〞……表示；
● 构造层次的第三层,其层次编号可以用阿拉伯数字表示;
● 构造层次的第四层，其层次编号可以用“(1〕〞、“〔2)〞、“(3〕〞……表示。
● 注意不要越级使用各个层次的编号。
与此同时，国家标准标准要求商务文书的构造层次最好不要多于四级，防止复杂的逻辑关系给读者带来极大不便。

三、计量单位使用标准
在国家标准标准中，对计量单位也有明确的要求,详见表1所示:

表1 计量单位使用标准

正确使用
错误使用
长度单位
公里、千米、米、分米、厘米
公分、尺
功率单位
千瓦、瓦
马力
质量单位
千克、公斤、吨、克、毫克
斤、两
热能单位
焦耳
千卡
体积单位
升、毫升
公升、立升
面积单位
公顷、平方米
亩、平方丈

四、综合校对考前须知
在商务文书写作完成之后，还应该对其进展综合校对。在这个过程中，撰写者应该遵循的以下标准要求：
1．做旁观者
由于思维习惯问题，人们通常对自己撰写的文章感觉非常顺眼，这样的判断存在很大的主观性，容易出现偏差。因此,在综合校对过程中，撰写者应该将自己定位为一个旁观者，对文章进展冷处理和屡次审视,以发现和纠正存在的问题。
2.做朗读者
商务文书的时间要求通常比拟紧，但是也不能草草了事，这时就需要找到迅速找出错误的方法。因此,在综合校对过程中，撰写者可以扮演朗读者的角色，反复朗读自己的文章,通过声音刺激发现错误，并随时进展修改和完善。
3.做求教者
白居易是唐代著名的大诗人，他给作诗定下的标准是易懂,因此每写下一首诗都要交给隔壁阿婆过目，直到阿婆理解了才肯罢休。白居易将自己定位于求教者，反复向别人请求指教,诗词最终名流千古，在商务文书的综合校对阶段，撰写者也应该扮演这样的角色。

五、标点符号使用标准
标点符号会对文章意思产生重大影响，如果使用不当,很有可能造成理解偏差和歧义,因此撰写商务文书时要标准地使用标点符号。
１.常见使用错误
在日常文书写作中,经常会出现标点符号使用错误,例如:
● “严禁中外记者利用采访进展挑唆，煽动性宣传报道〞；
● “一、二十字〞,“二、三十年代〞，“七、八十岁〞；
● “经营工程有馄饨、饺子、面条……等等〞；
● “通过这件事我们深刻体会到：依靠群众、坚持调查研究的重要性〞。
以上句子和词组中分别出现了使用标点符号的不同类型错误,具体分析如下:
● 第一句话中,“挑唆〞和“煽动性〞是宾语级别上的并列关系,两词之间应该使用顿号；
● 三个词组中数字间都是顺畅连接的语气,而顿号代表语气停顿，所以应该删除顿号;
● 第三句话中,省略号和“等等〞表示的意义重复，应该二者选用其一；
● 第四句话中,“深刻体会到〞与后半句话是动宾关系,联系很严密,不应该用冒号进展句内停顿。
2.标点符号的种类
标点符号分为点号和标号两大类：
 点号
点号包括两种:
第一,句末点号。例如,句号、问号和叹号等,表示停顿语气，并且通常放在句子最后。
第二,句内点号。例如，逗号、顿号、分号和冒号等,表示句内停顿。
 标号
标号包括九种:
引号,可分为单引号和双引号;
括号，可分为小括号、中括号和大括号三种；
破折号;
省略号；
着重号,用于需要突出的内容下做出标记；
连接号，用于连接两个同类词语,例如秦岭－淮河;
间隔号，通常用于西方人名之间,例如迈克尔·乔丹;
书名号，可分为单书名号和双书名号；
专名号，即划在特点文学作品下的横线。
3．使用注意要点
 反问句末尾符号
关于在反问句的末尾是使用问号,还是使用感慨号，不同的人持有不同意见。我认为两种选择都可以，只是适用情况并不一样：在反问句中，表现特别强的语气时使用感慨号，表现一般强烈的语气时那么使用问号。
 引号的用法
在使用引号的时候,需要注意以下几种情况:
强调非法规性文件时用引号而不用书名号，例如,准发××省××厅“关于人文韩大招生问题的通知〞;
特定称谓用引号，例如“渤海二号〞钻井平台,“神舟六号〞等；
缩略语可以用引号,例如“农转非〞；
需要着重的论述对象用引号标识,例如，文章要“有物〞，做事要“有序〞。
 括号的用法
括号可以表示文件的成熟程度，比方，标识政府文件是试行方法还是最终版本，?××市人民政府住房公积金管理方法〔试行〕?。
 省略号的用法
省略号表示的是省略引文、省略列举、说话断断续续的状态,需要特别注意的是，省略号不能与“等〞以及“等等〞一起使用。
4.标点符号的点放位置
关于标点符号的点放位置，撰写者需要注意以下几点：
第一，点号可以放在文字末尾,不可以放在文字开头，换言之,点号要紧跟前面的文字，不能单独放在下一行；
第二,标号中的引号、括号和书名号都由两半组成,前半个符号不能放在文字末尾,后半个符号不能放在文字开头;
第三,标号中的省略号和破折号在文档中占两个字符,不能分开使用,即不能前一半在上一行文字末尾,后一半在下一行文字开头；
第四,引文结尾处的句号和引号，引用语是独立整体那么句号在先，反之那么句号在后。

▲补充知识：“等〞与“等等〞的用法▼
在商务文书写作中，还应该特别注意词语的使用标准。其中，“等〞和“等等〞这两个词的用法尤其需要分辨清楚。
1.表示列举未尽且后面再无其他词语的时候,“等〞和“等等〞都可以使用,而当后面有其他词语的时候那么只能用“等〞。
2.无论是“等〞还是“等等〞，前面列举的名词或词组一般不得少于两项。这里有一个特例，即当前面是专有名词时,可以只列举一个名词。
3.表示列举未尽且细指人的专有名词时，一般只能用“等〞。
4.“等〞与前面列举的名词或词组之间不能出现停顿，而“等等〞与前面的词语之间那么可以用逗号隔开。