专项招标采购管理新规制度.docx

招标采购管理制度
第一章 总则
第一条 为规范招采业务，理顺招采步骤，提升招采效率，严控招采成本，确保招采质量，严厉招采廉洁，特制订本制度。
第二条 适适用于企业所需原材料、辅助材料、备品备件、劳保用具、办公用具及固定资产等物资和工程、设备、服务（技术、劳务、物流等）。
第二章 招采标准
第三条 严格遵守“谁需求、谁申购、谁保管”标准。
第四条 严格遵守招标采购部统一询价定标标准。
第五条 严格遵守“三个三”标准。
1、选购三标准：
（1）一个物品采购各部（参与部门或人员）分别找三家；
（2）一个物品分别报三家；
（3）一个物品最终定一～三家。
2、定购三标准：
（1）同类物品质量最优；
（2）同类物品价格最低；
（3）同类物品供给商服务最好。
3、验收三标准：
（1）由采购部门、使用部门、资产管理部门等部门共同参与验收；
（2）经参与验收各方代表签字方能视为有效；
（3）发觉假冒伪劣产品，一票否决，果断退换。
第三章 招采类别
第六条 招采类别
分为年度协议、年度框架协议、日常招标、日常采购四大类；
第七条 年度协议范围
混凝土、吊车租赁、工程承包，实施招标步骤；
第八条 年度框架协议范围
柴油、辅助油、建材、钢材、轮胎、五金、日常劳保、工具（手动工具、电动工具、钻头、汽保工具、量具等单件在价值5000元以内）、线缆、委外机加件、矿山备品备件（辅助车辆备件、运输车辆备件、钻机备件）、加工系统备品备件（鄂破耐磨件备件、圆锥破耐磨件备件、立轴破备件、皮带机备件、筛网、胶带），实施招标步骤；
第九条 日常招标范围
工程建设、设备租赁、电铲备件、振动筛备件、高频振动筛备件、给料机备件、皮带秤备件、地磅备件、除铁器备件、电机维修、委外加工及维修、固定资产、设备改造及升级、电气元器件、耐磨钢板、办公用具、专用工具、工作服、劳保鞋，实施招标步骤；
第十条 日常采购范围
金额在五万元以下，实施采购步骤。

第四章 计划管理
第十一条 计划类别
年度需求计划、季度需求计划、月度需求计划、临时需求计划四大类；
第十二条 申报节点
1、年度需求计划：每十二个月12月31日前，需求部门依据企业年度工程开发建设计划或重大节点计划，测算年度需求量，并将年度需求计划提报至招标采购部；
2、季度需求计划：每三个月最终30天10日前，需求部门依据生产运行计划，将下一季度测算要求到货需求量，并将季度需求计划提报至招标采购部；
3、月度实际需求计划：每个月26日至当月最终一天，需求部门依据生产运行计划，将下个月测算要求下月到货需求量，并将月度需求计划提报至招标采购部；每个月3日前，招标采购部审核并编制采购计划至供货单位。
4、临时需求计划：需求单位依据生产运行计划调整，能够提报临时需求计划，标准上每个需求部门不得超出6张或20项，且到货日期标准为“需求计划下单日+厂家提供加急供货周期”；对于超出要求数量，由招标采购部提交相关数据，作为调整该需求部门责任人当月绩效关键依据。
招标采购部接到临时需求计划，采购3天内完成，招标7天内完成。
第十三条 申报步骤
依据生产计划和设备运行情况等情况，由需求部门编制需求计划，需含有物资设备名称、规格型号、件号、单位、数量、技术质量要求、到货时间等信息，并依据审批权限，报部门责任人、主管副总经理、甚至总经理同意后，依据时间节点，提报招标采购部。
第十四条 审核步骤
接到需求计划后，招标采购部需再次查对需求计划相关信息，含有对需求计划是否符累计划模板、申报材料数量、到货日期是否合理等审核权，尤其不许可需求单位拆单或合并单，造成招采成本增加或占用企业资金情况。
核实无误后，结合库存、物资供货周期等情况，编制物资招采计划。
第五章 采购管理
第十五条 采购范围
标准上为预算金额五万元以下、急需5万元（含）以上大宗物资；
第十六条 三方比价
接到招采计划后，采购员根据货比三家标准，开展多方询价、比价，并对候选供给商品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等评定，最终最少将3家供给商有效报价按权限逐层审批后进行采购 。
第十七条 定标审批
1、0.5万元以下，在取得最少三家以上供给商报价资料后，可根据性价比最优标准，报采购主管审批；
2、0.5万至5万元以下，还须报招标采购部负责审批；
3、5万元（含）以上大宗物资，若需要紧急，须报需求部门主管领导和招标采购部主管领导共同签字审批。
第六章 招标管理
第十八条 招标范围
1、 材料物资：包含设备及备件、原材料、燃油、辅助油、辅料、劳保、办公用具、低值易耗品等，协议金额在5万元（含）以上；
2、工程建设：包含设计、勘察、监理、装修及工程施工等，协议金额在二十万元（含）以上；
3、技术改造：包含生产线技术改造、设备大修等，协议金额在十万元（含）以上；
4、其它：固定资产、劳务、租赁、技术服务、物流运输等，协议金额在五万元（含）以上；
5、不得将必需招标事项化整为零或以其它任何方法规避招标程序。
第十九条 招标方法
企业内部招标小组、委托招标代理机构两种；
第二十条 招标委员会
由企业领导、招标采购部、成本优化部、需求部门责任人等组成，依据金额大小和项目类别，由其确定招标方法和具体招标小组组员。
第二十一条：招标小组
1、5万元以上10万元以下，由招标采购部采购主管任组长，由招标采购部、成本优化部、需求部门责任人等组成；
2、10万元以上20万元以下，由招标采购部责任人任组长，由需求部门主管副总、招标采购部、成本优化部、需求部门责任人等组成；
3、20万元以上30万元以下，，由招标采购部主管领导任组长，由需求部门主管领导、招标采购部、成本优化部、需求部门责任人、财务部责任人等组成；
4、30万元以上，须报企业董事长审批同意后，由招标采购部主管领导、需求部门主管领导任组长，由招标采购部、成本优化部、需求部门责任人、财务部责任人等组成；
5、包含专业技术，如：设备类、基建工程类、生产物资类、宣传策划类、计算机类、多种服务及其它类等，必需有专业技术人员参与，必需时还可邀请外部教授；
第二十二条 供给商征召要求
1、资格要求
（1）所搜集单位标准上必需是品牌和综合实力全国前10强、区域前5强单位，或国际著名品牌和企业。
（2）确无全国及区域行业排名，入选企业应为行业领先企业。
（3）对规模小、预算金额小项目，按以上标准征召单位存在困难，招标采购部责任人可依据实际情况自行确定和项目匹配投标单位资格标准。
2、商务资质要求
招标采购部门牵头制订商务资质合格标准（如注册资金、营业额、产能、经典案例等）、考察合格标准（如厂房面积、设备情况、生产能力等）,并报由招标委员会审批。
3、入围渠道
（1）由招标小组组员根据“背靠背”标准，分别在网上搜索10家以上单位密封后提交至招标小组组长/招标采购部主管领导。
依据招标采购项目情况决定是否发放《《招标邀请函》》，如需发放由招标小组组长/招标采购部主管领导独立筛选出初选单位名单，亲自或指定专员在一个小时内填写加盖公章《《招标邀请函》》并密封寄出，寄出《《招标邀请函》》由采购部门建立台帐。《《招标邀请函》》寄出三以后指定专员和初选入围单位进行联络，落实供给商投标意向并搜集其资质信息。
（2）严禁推荐投标单位，一经发觉，立即开除。特殊情况，报企业责任人审批。
4、商务资质审核
招标小组依据合格标准对供给商商务资质进行审核，审核结果报招标采购部主管领导审批。
5、考察
工程类材料设备标准上必需考察，其它物资由招标采购部主管领导依据实际情况确定需考察单位。
考察由招标采购部责任人（或主管领导授权人）或以上领导带队，征召部门各派1人，依据考察合格标准“背靠背”出具考察意见，由招标采购部主管领导依据考察结果确定最终入围供给商名单。
第二十三条 供给商库管理
依据供给商征召情况，分别建立以下供给商库：
1、合格供给商库
经商务资质审核、考察审批经过供给商，进入合格供给商库。库中单位可直接参与投标或报价。
2、不合格供给商库
考察不合格供给商标准上三年内不得入围，三年后可重新入围商务资质审核、考察。
3、严禁合作供给商库
供给商如有以下行为:提供虚假资料，围标、串标，向招标人行贿，中标后恶意涨价，永不得参与任何投标。
4、招标采购部每十二个月初对合格供给商库中单位重新核查，将连续三次对招标邀请不应标供给商移出合格供给商库，并制订当年供给商库增补计划，报招标采购部主管领导审批后实施。
第二十四条 技术标评定
收到采购需求后，招标采购部组织设计、使用等部门从外观、工艺水平、技术参数等方面对合格供给商库中单位进行技术标评定，评定结果由参与部门责任人会签后，报招标采购部主管领导审批。
技术标评定合格单位方可入围经济标投标，标准上最少三家，不足三家立即经过征召步骤增补合格供给商库。
因特殊原因无法补足三家单位，需填写议标汇报，10万元以下（含10万元）由招标采购部主管领导审批，10万元以上由企业责任人审批。
第二十五条 招标文件编制及发放
1、招标采购部负责招标文件编制，招标文件标准上按企业标准协议范本。
2、对于含有量化条件项目必需在技术标准或报价表中明确量化要求。
3、招标采购部依据需要可组织相关部门对招标文件进行会审，招标文件须报招标采购部责任人审批，并由其指定专员向最终入围供给商发放招标文件，并负责招标文件答疑。
第二十六条开标及评标
1、从公布标书到开标，时间间隔不得少于10工作日；
2、开标、评标会现场开标人员不得少于4人，其中采购部门不得少于2人（其中1位中层干部或以上领导作为开标主持人），成本优化部、需求部门不得少于1人，其它部门依据需要派员参与。
3、经济标采取内部公开开标方法，并当场由各投标单位进行二次报价。如发觉投标文件存在歧义，可要求投标单位对标书给予澄清和修正。
4、开标人员在性价比分析基础上出具评标意见，由主持开标领导当场确定拟中标单位，投标结果达不到要求宣告招标无效。
5、确定拟中标单位后，如存在部分报价不合理，可对拟中标单位进行约谈核实。严禁确定中标单位后再次接收其它投标单位价格调整。
第二十七条定标及审批权限
1、最终定标由成本优化部人员出具价格审核意见后，按权限报审。
2、审批权限：
（1）5万元以上10万元以下，由招标采购部责任人审批；
（2）10万元以上20万元以下，由招标采购部主管领导审批；
（3）20万元以上，由企业责任人审批。
第二十八条 中标结果通知
招标结果获同意同意后，招标小组应该在10日内向中标人发出中标通知书，同时将招标结果通知全部未中标人，并由企业财务部办理退还投标确保金。
第七章 委外加工管理
第二十九条 范围界定
委外加工是指企业生产及运输等设备零部件磨损后，经判定含有修复利用价值，和部分产品因市场无法采购，由我企业提供原材料委托外协单位加工业务，具体涵盖是指企业生产设备部件及配件修补。
第三十条 操作步骤
1、需求部门提出委外加工申请，交技术部门可行性判定；
2、技术部门判定经过后，须出具明确设计图纸方案、技术要求、质量要求等，并报其主管领导同意后交招标采购部。
3、依据预算金额大小，参考对应采购或招标步骤，招标采购部寻求供给商进行寻价、比价，并经成本优化部核价确定维修费和备件成本之比在合理范围之内，且能确保加工后备件能够满足正常需求时，可签署委外加工协议或协议。
第八章 协议管理：
第三十一条 不超出2万元（含2万元），标准上无需签署协议；采购金额2万元以上，必需签署协议。
第三十二条 协议范本
采取国家标准协议和本企业拟订协议格式。
第三十三条 协议生效
依据“谁采购、谁报批、谁负责”标准，采购员根据协议审批程序，经对应权限逐层审批后，才可盖章生效。
第三十四条 归档管理
协议一式陆份，双方各留存三份。本企业原件分别由招标采购部、档案室、财务部各保管一份。存档协议必需后附协议评审表。需求部门由招标采购部送复印件一份。
第九章 验收管理
第三十五条 共同验收
由采购部门、需求部门、资产管理部门等部门共同参与验收，并经参与验收各方代表签字方能视为有效；
第三十六条 退货处理
验收不合格，不得收货，由采购部门负责退货，做好每个月质量问题次数统计，并抄送成本优化部；
第三十七条 品质异议
到场验收有品质异议，或验收合格后出现维修问题无法界定责任，由使用单位组织成本优化部、招标采购部、供货单位召开会议并明确责任，最终由各主管副总商议处理结果。
第十章 单据管理
第三十八条 单据类别
（一）《进仓单》、《出仓单》作为库存物资进、出仓凭证。《进仓单》一式两联：仓库、财务部。
（二）《送货通知单》作为供货单位发货凭证。一式两联：供货单位（存根）、招标采购部。
（三）《收货单》作为代付代扣货款结算依据。一式三联：财务部、使用单位、招标采购部。
（四）《退货单》作为企业退货凭证。一式三联：供货单位、退货单位、招标采购部。
第三十九条 单据由企业负责印制。
第十一章 结算管理
第四十条 结算依据
《陕西瑞德宝尔投资-应付对账单》是企业、供货单位双方结算支付唯一依据。
第四十一条 对账步骤
招标采购部每个月25日和供货单位结账（一个结账月为上月26日至本月25日）；每个月5日前，完成《应付对账单》审核；12日前，供货单位提供《应付对账单》于招标采购部，双方核实并签字确定（供货单位盖公章）。
第四十二条 支付步骤
每个月15日前，依据双方确定对账单填写《申请使用资金审批表》报财务部于18日前审核完成后，按权限报批；每个月21-25日由财务部依据已审批《申请使用资金审批表》按已报批资金计划支付材料款。
第十一章 廉洁管理
第四十三条 体系构建
实施部门内部自查、审计部定时业务审查、其它部门不定时反馈多维度、多层次、多等级廉洁管理体系。
第四十四条 适用范围
企业物资招标采购部及全部对外有业务往来部门人员。
第四十五条 廉洁13条
1、严禁参与有可能影响企业正常采购业务宴请和娱乐等消费活动
2、严禁向供给商及潜在供给商索取多种礼品、现金、有价证券、中介费、好处费和供给商多种福利待遇。
3、严禁接收供给商和潜在供给商给回扣等。
4、严禁在供方单位和当事人报销应由个人支付任何费用。
5、严禁向供给商提出和业务工作无关要求。
6、严禁在开标前泄露招标相关信息和采购过程中需保密事项。
7、严禁利用职权向供给商压价购置私用商品和赊欠货款。
8、严禁截留、挪用、私分和私自处理采购资金。
9、严禁利用职权向供给商借钱和无偿占用其财物。
10、严禁私自经商，严禁员工和其直系亲属有采购关系，在各类经济实体中兼职，在供给商单位入股分红。
11、严禁和供给商恶意串通牟取不正当利益。
12、严禁任何损害企业利益采购行为。
13、 违反严禁行为规范任意一条，企业有权和之解除劳动协议并处以罚金，情节严重者交司法机关处理。
第四十六条 廉洁承诺
1、招标采购部全部些人员，任职前必需签署廉洁自律承诺书。
2、全部和我企业有业务往来供给商，在签署协议前必需同时签署供给商廉洁自律协议书。
第十二章 附则
第四十七条 本制度自发文之日起实施。
第四十八条 本制度由企业负责解释。