集团公文管理办法.doc

集团公文管理办法1总则1.1为了对 集团的公文进行有效的管理，保持集团各单位所使用公文的有效性，保证集团高效、规范运作，特制订本办法。1.2本办法所指公文系指除质量体系文件以外的“绿头文件”或“红头文件”。“绿头文件”、“红头文件”系指各单位印发的套有发文单位名称等绿色或红色字样的正式公文。如套有“ 集团”、“ 有限公司文件”等字样的公文。质量体系文件系指描述质量体系的一整套文件。1.3本文中“ 股份”指“ 航空股份有限公司”，“集团公司”指 集团有限公司。1.4公文管理的基本原则是准确、及时和保密。1.5各单位可在此办法的基础上再自行制订本单位的公文管理办法，但不能与本办法相抵触。2公文的分类2.1根据受控状态，分为受控和非受控公文。受控公文是指该文件受发文单位跟踪管理，确保其有效性的公文。为明显区别受控和非受控公文，在受控公文上应加盖“受控文件”红色印章，并注明分发号(即序号)。但集团各单位印发的“绿头文件”或“红头文件”可以不盖受控章，但应注明分发号 (在左上角标明)。2.3根据公文种类(简称“文种”)，海航集团各单位常用公文主要分为通知、决定、决议、请示、报告、函、批复、通报、会议纪要等。2.3.1通知：传达上级单位的指示，批转下级单位的公文，转发上级单位、同级单位和没有隶属关系单位的公文，发布行政法规和规章，要求下级单位办理和需有关单位周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部。2.3.2决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。2.3.3决议：适用于经股东大会、董事会、监事会以及经营决策层讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。2.3.4请示：适用于向上级单位请求指示和批准。2.3.5报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问或要求。2.3.6函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管单位请求批准等。2.3.7批复：适用于答复下级单位请示事项。2.3.8通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。2.3.9会议纪要：适用于记载和传达会议主要精神和议定事项，要求有关单位遵守执行。3公文的起草3.1行文规则3.1.1向上级单位行文，一般应主报一个上级单位，如需报送其它相关的上级单位，可用“抄报”形式。3.1.2一般情况下，除领导直接交办的工作外，下级单位不得越级行文请示问题。因特殊情况必须越级行文时，应当抄报被越过的上级单位。3.1.3同级单位可以联合行文。但联合行文应当确有必要，单位不宜过多。3.1.4“请示”应当一文一事；“报告”中不得夹带请示事项。3.1.5各平行单位或不相隶属的其它单位之间告知事项、联系工作、商洽业务，用函件相互行文。3.1.6向上级单位的“请示”，不可同时向下级单位发送。向下级单位的重要行文，可以抄报上级单位。除上级领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人，尤其不能将同一请示分送多位领导。3.1.7发文单位应准确确定公文的主送、抄送单位及份数。3.2正式公文的标印格式详见海航集团公文格式细则3.3公文的起草3.3.1起草公文，是在领导决策过程中一项重要的参谋工作。起草重要公文，应当由单位各部门领导干部亲自动手或亲自组织和指导下进行。3.3.2公文起草的基本要求(1) 全面准确地反映客观情况，符合本单位决策的方向、方针和政策以及有关规程、规章。(2) 完整、准确地体现本单位领导或集团领导的意图。(3) 突出重点，观点鲜明，条理清楚，层次分明，结构严谨，文字精炼，标点符号使用准确。(4) 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体年、月、日。(5) 公文结构层次序数第一层为“一”，第二层为“(二)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。为了便于把规章、制度、程序等之类的公文收集到体系文件中，此类公文结构层次序数表示为第一层“1”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四层为“1.1.1.1”，也可用(1)或a等表示，超过四层用(1)或a等表示。(6) 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。(7) 用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。(8) 必须使用国家法定的计量单位。3.3.3起草公文要征求有关部门或领导个人的意见；联合行文，要征求各联合单位的意见或由各联名单位共同起草。3.3.4起草、修改和签批的公文，用笔用墨必须符合存档要求。一般用黑色钢笔书写，不得使用铅笔、圆珠笔和蓝色钢笔书写，也不得在文稿装订线外书写。凡字潦草或修改较多以及不合要求的文稿，应当重写清楚后，再呈领导审批。3.4公文的校对、审核3.4.1文稿在送领导审核之前，应认真校对，避免在送给领导审核的文稿中有错别字的现象。拟稿人和核稿人不能是同一个人，核稿工作由各单位的负责人负责。3.4.2校对书面文稿，校对符号应当使用规范、正确(详见附表校对符合及其用法)。3.4.3为确保公文质量，文稿在送本单位领导审批之前，须经拟稿部门领导审核。3.4.4公文稿审核的重点是：(1) 是否需要行文。(2) 内容是否符合公司和集团决策的方向、方针、政策以及有关的规章和规程，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的相关公文相衔接。(3) 提出的措施和办法是否符合实际、切实可行。(4) 内容涉及的部门是否经过协调，意见是否一致。(5) 文字表述是否概念准确、简明扼要、条理清楚、语法规范。(6) 是否符合规定的审批、会签手续。(7) 公文格式是否符合要求，文种的选择是否适当，秘密等级、紧急程度、发布范围等标注是否合理。3.4.5文稿如需作较大修改，要与原起草部门协商或请其修改；如文稿已经领导人审批过，下级一般不得再行修改。如确需修改的，需报经原审批领导人复审。校核后的文稿应由有关领导人审核、签发(批)方能盖印上报或发出。3.4.6各部门应正确使用和填写发文稿纸、呈批单及其它审批单，如使用、填写不正确，公文处理员有权退回。4公文传递程序4.1各单位凡是需要给本单位领导阅批的公文必须送至本单位专职公文处理员处，由专职公文处理员呈本单位领导阅批。各单位凡是需要给集团领导阅批的公文必须送至集团办公室专职公文处理员处，由专职公文处理员呈集团领导阅批。4.2领导阅批完的公文由领导秘书送至专职公文处理员，由专职公文处理员分送各相关单位。4.3海航集团下属各单位的公文传递一般经海航集团办公室中转。4.4集团领导秘书一概不接收其他任何人员呈报的公文，亦不得将集团领导已呈批的公文直接下发，应送至集团办公室秘书室专职公文处理员处，由其统一处理。在特殊情况下，如集团领导直接交办的事项或各单位有特急件需直接送集团领导审批时，可以直接送至集团领导处，但需当场取走。如果集团领导因故当场不能审批时，应将公文送至海航集团秘书室，由秘书室按特急件处理。4.5各单位之间传递的公文，如不经过集团领导或执行层领导阅批，可不经过各单位办公室中转，由各部门文秘之间直接传递。4.6呈批件的报批程序是自下而上报批，传阅件自上而下传阅。呈批或传阅可根据业务分工的不同而由专职公文处理员决定阅批人。4.7各单位送给省政府的公文，可由办公室专职机要人员送达，并负责催办。送给省各厅、局及其它单位的公文，如省各厅、局及其它单位在海南省委公文交换站设有公文交换箱，则可由办公室专职机要人员送达，如未设公文交换箱，则由各单位自行送达。外单位对海航集团的发文，如要求派员取文，则由海航集团对口部门自行取文。发给省外单位的公文，各单位可把公文交给集团办公室专职公文传递员通过航班带给省外，并自行负责催办。4.8各单位公文处理员应严格做好收、发文登记工作，以便掌握公文的去向。5公文的审批权限参照各单位自行制订的有关公文审批规定。6公文和信息的发布、接收6.1网络发文6.1.1集团内部网发文6.1.1.1凡是需要集团全体员工知晓的公文和信息，均在内部网上发布，一般不能使用电子邮件发送。其它公文如发送范围较广，而且不存在秘密的公文，也可在内部网上发布。上网文件均按照公文审批程序审批后方能上网。在集团内部网上发文具体范围如下：(1) 指挥类：机构设立文件、人员任免文件、定岗定位文件、奖惩文件、嘉奖令、各类工作指令、安全信息、安全提示及各单位办公例会纪要和普发性会议纪要、各部门下发的工作会议纪要等；(2) 知照类：普发性的通知，包括集团各单位、各部门发布的各种通知、通报、通告、公告、决议、情况通报、工作简报，人事工作月报表、服务质量督察通报、办公秩序检查情况通报、工作快讯等；(3) 规范类：海航集团各单位各部门下发的各种规章制度、章程、条例、办法、细则等；(4)计划类：海航集团各单位的工作计划、规划和方案等；(5) 讲话类：欢迎词、欢送词、答谢词等；(6) 日常事务类：函、感谢信、慰问信、贺信、表扬信、请柬等；(7) 其它：学习与研究等。6.1.1.2海航集团各板块的信息发布和网页更新由各板块头企业办公室负责；海航集团本部和其他相关产业板块的信息发布和网页更新由集团办公室负责。各单位如要在内部网上发文，可发邮件给各板块龙头企业办公室，经审核无误后发布。6.1.1.3内部网上公文的保留期限规章、制度及其它长期执行的公文，在网上长期保存，但如发布新公文、废止旧公文时，应把废止的旧公文从网上删除，以免误用；其它公文自发布之日起均保留一年以上，对一些已失效的公文也可定期删除。6.1.2电子邮件发文6.1.2.1凡发送范围较窄，而且不需要全体员工知晓的公文，则用电子邮件发送。机密公文可以以电子邮件发送也可以书面形式发送到相关人员，但用电子邮件发送时应设定打开公文密码。绝密公文只以书面形式发送。6.1.2.2为防止电子公文被修改，所有正式发布的电子公文应设定为“以只读方式打开文档”，然后发送。6.1.2.3以集团或公司名义发布的电子公文，公文经办人把电子邮件发送给海航集团办公室文秘或各企业办公室文秘，由办公室文秘审核无误后发送给相关部门文秘或直接发送给相关人员；以部门名义发布的电子公文，公文经办人把电子公文发送给本部门文秘，经本部门文秘审核无误后发送给相关部门文秘或直接发送给相关人员。6.1.2.4当网络出现故障不能发布公文时，网络恢复正常后应及时发布。如有急件，由制文单位把公文内容通知相关人员，以免耽误工作。6.1.3公文网络发布后，如有修改后重发，应发电子邮件作公文修改提示。6.1.4员工上班时间，内部网和Outlook应随时处于开通状态，以保证信息的及时接收。如工作时间太忙，每天下班之前应抽出一定时间阅读邮件和内部网公文。6.2书面发文6.2.1书面公文除作为存档用以外，还作为网络发文的必要补充，以下情况以书面形式发布：6.2.1.1公文发给集团以外的单位时。6.2.1.2不能浏览到集团内部网或不能收到电子邮件的驻外机构。6.2.1.3部分机密和绝密公文。6.2.1.4根据集团领导要求发给相关人员。6.2.1.5不能输入电脑，无法用网络发布时。6.2.2公文书面发布后，如有修改后重发，应把旧公文收回，以免误用。6.3公文发布时，如紧急件，发布人应电话或当面通知相关人员，以免耽误工作。6.4为了保证公文的有效性，任何人不得随意复制或下载网络上的公文以及书面印发的公文。如因工作确需复制，经本单位或部门文件管理员同意并加盖“受控文件”红色印章，并编号、登记，方能使用。否则，任何复制的公文都是无效的公文，仅供参考，不能作为工作的依据，应以网上公文或书面原件为准。6.5“绿头文件”与质量体系文件的修改及引用各单位印发的“绿头文件”，如该文件是对旧文件进行修改并重新印发，同时，旧文件已存在于质量体系文件中，各单位应同时将网上质量体系文件作相应修改，或在质量体系文件中注明引用该文件。7公文办理7.1公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括：传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括：拟稿、校对、审核、签发、印制、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。7.2签收公文要逐件清点，重要公文要逐页查点；如发现问题，应及时向发文部门查询并采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时间。收文后要编号，编号一般采用流水式编号法。7.3登记公文须将标题、发文字号(编号)、缓急时限、来文单位、发往单位、件数、收发时间及处理情况等逐项登记清楚，以利查询。7.4批抄公文要根据内容，工作需要，确定公文主批人、承办单位以及印发范围。急件要及时处理。7.5需要办理的公文，应根据公文内容请主管领导人批示，或注请有关职能部门办理。注请主管领导人指示的公文，一般应提出拟办意见，并附有关背景材料，供领导审批时参考。7.6为了使到海航集团下属单位及时了解集团各方面的情况，各单位印发的关于重大人事任免、机构调整等知照性通知、工作简报、情况通报以及内部刊物应同时抄送海航集团各单位。7.7分发公文要严格按批抄范围进行。时限性强的需及时分送，以免压误。密级较高的公文，要尽量缩小知密范围。7.8承办单位在办事时要遵循以下原则：凡属本单位职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文单位，同时抄送交办单位销案；凡涉及其它单位业务的事项，主办单位要主动会同有关单位办理；凡须报请集团领导或执行层领导审批的重要事项，应由主办单位提出处理意见，如文稿内容涉及其它单位，应与其协商并取得一致意见，然后送请领导审批。7.9各单位要建立公文催办检查制度，做到件件有着落，事事有交待。凡是已报请领导人批示或者交有关单位办理的公文，由公文管理员负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办；重要公文重点催办、查办；一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，要及时了解和反馈执行情况。7.10呈报集团领导和执行层领导的公文和部门之间报批的公文审批时限：7.10.1一般公文如财务预算、经济合同的审核，各部门审核不超过三天；7.10.2急件一天；7.10.3特急件收到后立即审批；7.10.4涉及重大合同的审核，审核部门不超过五天；7.10.5公司重要人事任免、人员考核等公文的审批不超过五天；7.10.6对超过审批时限的公文，如无解释、说明意见，则视为同意，由秘书室收回并加盖“此文件已过审批时限视为同意”的印章，经办公室领导签字后按流程继续执行。7.10.6公文的催办由各单位文秘负责，对公文审核、审批过程中出现的人为压件、审批效率严重低下，导致工作延误的现象，由各单位办公室会同人事部进行调查，对各单位文秘及领导一并提出处理意见，严肃处理。7.11传阅公文要严格登记手续，随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。7.12传递公文必须做到准确、及时、安全。传递秘密公文应采取相应的保密措施，确保公文安全。7.13印制公文，应按轻重缓急安排，迅速准确，字样清晰，装订整齐，符合格式。校对人对复印的稿件负责。校对必须认真细致、准确无误。原稿不清楚的，应请拟稿人看过清样后再复印。秘密公文的印刷、校对应尽量减少接触人员。绝密公文的印刷、校对应指定专人进行。7.14集团印章由集团办公室掌管，集团各部门印章由各部门自行掌管。集团各公司印章由各公司办公室专人掌管，并负责用印监印。凡以公司名义制发的公文，须凭经签发的文稿，方予用印。公文盖章时，应把该公文的邮子邮件发给印章管理人员存档，公文盖章后，文稿连同加盖印章的两份正式公文交由档案管理员存档保管。如发现公文不符合要求，监印人有责任向有关人员提出意见，经修正后方予用印，并进行用印登记。合同、协议用印后，如对方单位未盖章，原件先存办公室，待对方盖完章后连同批件复印一份存办公室，一份送审计与法律事务室备案，原件一般存计财部。部门印章由各部门自行管理。7.15如用传真纸接收的需存档或送请领导审阅的传真件，应复制后再行处理，以利长期保存。8公文的利用和管理8.1各单位应指定专人对公文进行严格的管理。8.2需送领导传阅的公文，一般按其排列顺序及时送阅；未经公文制发部门同意，公文的阅读和传达范围不得自行扩大。8.3借用公文或公文底稿，一律办理有关手续。员工调离公司时，必须清退其保存的全部公文。8.4上级主管单位对集团各公司的发文，原件一般存集团各公司办公室，除绝密或注明不准翻印的外，一般公文可以翻印、转发、复印对口单位。翻印、转发、复印件的管理办法与原件相同。翻印时应注明翻印的部门、份数和时间。8.5因工作需要，借阅已存档的整卷公文或密级公文须经部门领导批准同意，并办理借阅手续。8.6公文的保管期限一般由公文的利用价值和工作需要来决定。归档的公文根据档案管理办法确定保管期限，一般的质量记录保存一年以上，重要的质量记录由各单位自行确定保管期限。8.7作废公文须盖上“作废”印章，单独存放在指定地点，并定期销毁。需作资料保留的作废公文，由本单位公文管理人员同时加盖“保留资料”红色印章方可留用。9公文的立卷、归档和销毁9.1应归档的公文，由档案管理人员定期清理归档。9.2公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整、正确反映公司的主要工作情况，便于保管、查找和利用。案卷标题要准确地反映出卷内事件的作者、内容和文种。立好的案卷均应确定保管期限。9.3没有存档和参考价值的公文原件，经公文管理员鉴别和部门负责人批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要履行严格的登记手续，经部门负责人批准后由二人以上监销并签字，保证不丢失，不漏销。非特殊情况下，个人不得销毁公文。10公文的保密和解密10.1公文的保密参照 集团保密工作规定。10.2密级公文的解密主要有两种途径，一是随着时间的推移，自行解密；二是对不需要继续保密的公文，由发文单位适时予以解密。