汽车租赁管理核心制度.docx

德阳市源隆汽车租赁汽车租赁管理制度一、租车前工作内容一、工作程序维护保养人员对收回车辆经检验、维修、维护、保养后符合待租条件，由维护保养人员签发，租赁部签收车辆待租合格通知单向用户介绍车辆情况、租车条件、所需手续和其它要求查验用户（或担保人）租车手续用户试驾现场查看用户（或担保人）房屋或其它财产签署租车协议收取用户预付租金和违章确保金验车、填写汽车检验单向用户交待车辆行车操作注意事项放车二、工作内容1、租赁部收回车辆后，通知保险部维护保养人员对车辆进行全方面检验和维修、维护、保养及清洁。符合待租条件后，由维护保养人员签发车辆待租合格通知单，租赁部签收后方可对外出租。下班期间收车后又继续出租车辆，由收车人负责检验车况，推行和负担维护保养人职员作和责任。2、介绍情况租车前，租赁部应主动具体向用户介绍车辆情况、租车条件、租车价格、公里和时间限制、所需手续、租车协议条款关键内容和其它租车须知，和我方提供相关服务。让用户明明白白消费、放放心心租车。3、租车手续个人租车，需提供用户本人有效身份证、驾驶证、房屋或土地权属证书原件。单位租车，需提供单位营业执照、企业组织机构代码证、法人委托书和驾驶员驾驶证原件。企业留存全部手续复印件一份。4、用户试车租赁部应主动邀请客人试驾，利用此机会能够观察用户驾驶技术熟练程度。以此确定是否租车。假如用户驾驶技术轻差，安全无法得到保障，应要求客人提供驾驶技术熟悉驾驶员陪驾，方可租车。5、现场查看租赁部应跟随用户现场查看用户房屋或其它财产，观察和了解用户相关信息，仔细查对房屋或其它财产全部权属证书和实际情况是否相符。包含全部权人姓名、财产地址、楼层、单元、门号等。有产权争议或被抵押财产不得租车。6、签署协议签署协议前，应主动提醒用户认真阅读租车协议条款，耐心做好协议条款解释工作。填写协议时，应如实填写车辆型号、车辆号牌、租车价格、起租时间、租前累计公里数、预收款和确保金金额和预租天数等内容。要求用户和担保人本人亲自署名，并如实填写家庭常住地址、工作单位、电话号码等相关信息。协议一式三份，企业办公室、租赁部和用户各执一份。7、收取租金预付款和违章确保金用户租车前，必需交纳租金预付款和违章确保金。租金预付款金额，根据用户租车天数和租车单价，确定预收金额。违章确保金每次每车预收500元以上。预收款由企业出纳直接向用户足额收取，出据收款凭证。特殊情况租赁部在外交接车收取用户预付款和确保金，应在当日交付企业财务，企业财务出据收款凭证。8、交车验车租赁部凭车辆待租合格通知单在企业办公室领取车钥匙，填写放车、收车记录表。租赁部交车验车时，应和用户一道，当面检验车辆外观是否有损伤；转向系统、刹车系统、润滑系统、冷却液、轮胎、车外灯光、多种指示灯、仪表显示、空调、音响、导航仪、倒车雷达、车窗门锁和遥控、雨刮器、引擎盖、油箱盖、后背箱等是否正常。验车后，应逐项填写汽车检验单一式三份，用户和租赁部各执一份，交企业财务部门一份结算使用。9、向用户交待车辆行车操作注意事项依据所租车辆性能和特点，租赁部应主动向用户讲解操作方法和注意事项，指导用户正确使用操作车辆。避免造成人为车辆损坏。同时要求用户：随时保持通讯通畅。租车期间，超出两日以上无法联络，我方将引发高度重视，查看监控，了解情况，作出应对。二、租车期间工作内容一、工作程序监控车辆回访用户处理车辆故障或事故或租车异常情况了解租期届满用户还车时间催收超期和续租用户租金二、工作内容（一）、租赁部应严密监控和掌握所租车辆租用和运行情况，和用户随时保持通讯联络，主动问询用户用车情况，帮助用户处理租车期间碰到疑难问题和困难，确保用户安全、顺利用车。（二）租车期间，一旦发觉所租车辆运行异常，即车辆停驶三天以上，或两天以上无法和用户取得联络，租赁部应引发高度重视，经过监控跟踪，现场查看，调查了解等方法，搞清真象实情。若异常属实，应立即汇报企业领导，依据企业指示和布暑，会同企业保险部一道，立即采取对应方法，加以应对。（三）、所租车辆发生机械故障或交通事故处理1、在离市区20公里以内，租赁部应立即赶赴现场处理，需修理人员现场修理，立即通知修理人员到场修理；需运回指定厂家修理，通知修车厂拖车。2、在离市区20公里以外50公里以内，经过电话联络，向用户仔细了解情况，正确判定故障原因和故障起因。为了节省路途费用，修车费在800元以内，可委托用户就地修车，要求用户现场监督修车，更换配件和修车费用需我方确定。要求用户尽可能开据付款凭证随旧配件一并带回。便于还车费用结算时，判定故障起因，明确责任。修车费用超出800以上，租赁部和保险部应赶到现场，了解情况，确需运回德阳指定厂家修理，通知厂家拖车。属用户全部或部分人为原因造成车辆故障，应现场明确责任，现场收取修车费预收款，结算时，多退少补。3、所租车辆发生交通事故，造成人员、车辆损失，租赁部应首先搞清情况，轻微交通事故，在外地，标准上由用户自行处理，在市区内，应用户要求，我方应该现场帮助处理。发生较大交通事故，租赁部和保险部人员应立场到场施救，帮助用户处理相关事宜。事故车辆应尽可能运回企业指定厂家修复。因用户原因造成交通事故车辆损失，依据租车协议相关要求，立即处理和落实用户损失赔偿事宜，由租赁部、保险部和客人共同协商一致后，报企业领导同意，确定损失赔偿方案，能当场确定损失赔偿金额，应尽可能和用户当场了结。并签署损失赔偿协议。尽可能现场结清全部费用，或收取用户部分损失赔偿金。剩下欠款，限期付清。现场不能确定损失赔偿金额时，应向用户收取不低于估计金额60损失赔偿金预付款。待相关情况明朗后再向用户索赔全部损失费用。（四），用户租车期限届满，租赁部应提前主动和用户联络，了解和掌握用户还车时间，方便安排后期租车。对逾期或续租用户，应正确计算出用户预付金余额，若不足以填补超期或续租天数租金，应在用户还车前，立即催收欠缴租金。欠费超出500元，限期不补交或续交，应强行收车。以免给企业造成更大经济损失。三、收车后工作内容一、工作程序收回行驶证、车钥匙检验验收车辆填写收车验收单和租车协议对应项目内容处理车损赔偿等事宜向企业办公室递交租车协议、向财务部门递交收车验收单办公室、财务部共同核实后办理租车费用结算二、工作内容（一）、验车、收车1、用户还车时，租赁部收回车钥匙、行驶证和车内临时配置物品，查看和统计用户租车行驶里程数和还车时间。对照交车时填写汽车检验单验车统计，逐项查对，仔细全方面检验车况和随车工具，如实填写租车协议和汽车检验单对应项目内容，立即通知企业财务办理费用结算手续。2、租赁部收车后，立即将车开回企业，车钥匙交企业办公室保管，填写放车、收车记录表，终止租车时间。同时，将收车验收时和用户反应车况问题通知企业维护保养人员，经维护保养人员检验和维修、维护、保养和清洁，符合待租条件后，维护保养人员签发，租赁部签收车辆待租合格通知单。维护保养人员负责将车辆集中统一停放于企业门前待租，放置租车标志牌。（二）、赔偿收车时，车辆损伤或车内物品丢失，租赁部应通知保险部现场处理：1、丢失物品：照价赔偿。2、车辆损失赔偿：用户全额自负：由租赁部和保险部依据损伤情况，合理确定车辆修复费用金额，填写用户车损赔和其它费用结算单偿单用户、保险部、租赁部分别签字认可。交财务部作为结算依据。当场结清。保险企业赔付：车辆损伤属保险企业赔付范围，由保险企业赔偿修车费用，用户提供相关理赔资料。保险企业赔偿不足部分，由用户自负。同时，用户负担所租车辆保险费总额10赔偿金，作为所租车辆下十二个月度购置保险时保险费增加金额。确定用户损失赔偿和保险费赔偿金后，填写用户车损和其它费用赔偿结算单用户、保险部、租赁部分别签字认可，交企业财务部作为结算依据。当场结清。因用户原因造成车辆损坏其修车期间车辆停驶损失费由用户赔偿，保险部依据所需修车时间确定赔偿天数和赔偿金额。随租金和赔偿款一并结算。（三）、结算租赁部收车验收后，当场计算出用户租车天数（含车辆损坏修复停驶时间）和应付租金金额（含超时超公里加收金额）及其它应收费用。将数据填写在租车协议和汽车检验单对应项目内容中，经用户署名确定后租车协议交企业办公室存档一份，汽车检验单交企业财务作为结算依据。企业办公室对租车协议和汽车检验单和放车、收车记录表进行查对，签署核实结论，财务部依据办公室核实结果，当场和用户办理租车费用结算，除预留用户交纳租车违章确保金外，结清全部租金和其它应付费用，并出据收款凭证。未经企业领导同意，严禁用户欠款。不然，由租赁部和财务部负责催收。造成欠款无法收回，由租赁部和财务部相关人员负责赔偿四、违章信息查询和处理一、工作程序车管所或电脑查询打印违章信息填写用户违章记录表通知用户限期处理代行用户处理向企业财务递交代行用户处理凭证确保金确保期到期通知用户退款或结算二、工作内容（一）、租赁部负责用户租车违章信息查询，一旦发觉用户租车违章（将违章信息打印成纸质，方便用户查阅），填写用户违章记录表并立即通知用户限期处理，超出5日用户未自行处理，租赁部依据用户违章罚款和相关费用金额，根据企业借款和报销制度在企业财务借款，代行用户处理违章事宜。凭违章处理罚款凭证，按企业借款和报销制度在企业财务部报销。用户还车前出现违章，代行处理违章罚款和相关费用，在租车结算时了结。还车后发觉违章，代行处理违章罚款和相关费用，在用户确保金中扣出。（二）、用户违章确保金确保期满30天，租赁部应在期满当日通知用户前来企业财务办理确保金退付事宜。在退还用户确保金时，企业财务部扣出企业代用户处理违章时支付罚款和相关费用，多退少补。一次性结清。五、责任处罚本制度相关责任人违反本制度要求，给以下处罚：（一） 违反租车前工作内容和要求1、租车前未主动向用户介绍相关情况，还车时和用户发生纠纷，罚款50元；造成经济损失罚款 100元；2、因租车手续不全或手续无效，罚款 100元；造成经济损失罚款200元；3、未指定用户正确使用操作车辆，用户操作不妥，造成车辆损坏，罚款100元；4、签署协议不规范，漏填、误填、未填，罚款50元；造成经济损失罚款200元；5、未收或少收预付款和确保金，罚款100元；造成经济损失罚款200元；6、无车辆待租合格通知单发放车钥匙租车，分别处办公室和租赁部责任人罚款各100元；造成车辆租用期间出现车辆故障，影响用户使用，受到用户投诉，罚款各200元；造成经济损失，罚款各300元7、维护保养人员未推行车辆检验、维修、维护、保养责任，影响租车，罚款200元8、交车时，未认真检验交接车辆，汽车检验单内容漏填、误填，用户还车时，发生纠纷，罚款50元；造成经济损失，罚款100 元；9、交车时未发觉车辆安全隐患和故障，造成用户租车期间发生车辆故障或交通事故，分别处维护保养人员和交车检验人员罚款各100元；造成经济损失，罚款各200元；10、维护保养人员未通知美车部清洁车辆，影响租车，罚款50元；11、美车部接维护保养人员通知后，未立即清洁车辆，影响租车，罚款50元；（二）违反租车期间工作内容和要求1、未主动和用户保持联络，帮助用户排忧解难，受到用户投诉，罚款50元；2、未立即发觉租车情况异常，廷误收车时间或造成经济损失，罚款200元；3、所租车辆发生机械故障或车辆损坏，未立即处理或处理不妥，影响用户用车，受到用户投诉，罚款100元；用户私自在外修车，造成修车费用增加或出现修车质量问题，罚款200 元；4、处理用户车辆损失赔偿不立即或处理不妥，造成用户拖延、拒赔，造成经济损失，罚款100元；5、催收用户欠款不立即，造成欠款无法收回，罚款200元6、和用户串通或私自挪用、截留或多收少交赔偿金，一经发觉，除退出全部款项外，另罚款200元；达成犯罪金额，企业将追究法律责任。7、用户超出预租时间未立即催收用户续租租金，造成用户欠费，由租赁部负责催收；造成经济损失，罚款200元；（三）违反收车后工作内容和要求1、未收行驶证，影响租车，罚款50元；2、车内工具、配置物品丢失或车辆损坏，未收取用户赔偿款，罚款200元；3、未按企业指定位置停车或未放置租车标志牌或未主动将车钥匙交办公室保管，罚款100元；4、未通知企业相关部门人员洗车或检验维修、维护、保养等，罚款100元；5、贪污、挪用租车租金，一经发觉，除退出全部款项外，另处罚款500元。达成犯罪金额，企业将追究法律责任。5、未收取或私自截留、挪用、贪污用户超时或超公里数租金或保险理赔赔偿金，一经发觉，除退出截留、挪用款项外 ，另罚款200元；6、未立即查询用户违章信息并通知用户处理、或受用户委托或企业安排，造成违章处理困难或影响企业车辆年审或过户，罚款100元；造成经济损失，罚款200元 ；7、未办理租车手续或未经企业领导同意，私自用车，未主动缴纳租车费，一经发觉，除补交租车费外，罚款200元；8、用户确保金确保期到期，未主动提前通知用户办理退款事宜，受到用户投诉，罚款100 元； 9、以上处理和罚款，由企业办公室监督实施，财务部门凭办公室开据罚款通知单，责任人当月工资中扣出，不足部分，由责任人现金支付，当月罚款，当月了清。