办公设备日常管理核心制度.docx

办公设备日常管理制度第一章 总则一、目标。为了确保企业办公设备正常运转，提升办公设备工作效率和使用寿命，特制订本制度。二、适用范围。本制度所指办公设备关键包含台式电脑、打印机、复印机、电话、传真机、笔记本电脑等。三、相关职责。1、人力政专员，关键负责办公设备采购申请提交、采购、保管、配发、设备调换等事宜。2、在总经理同意情况下，部分常见设备及耗材也可自行购置。如打印纸、硒鼓、网线水晶头等。3、部门设专员负责办公设备使用、保管、维修保养等事宜。第二章 办公设备日常管理一、办公设备申请和购置。1、部门工作人员依据需要提出办公设备购置申请，制订采购计划并填写办公设备需求单，报人力行政专员及部主管领导审批；购置设备金额大于200元还需报企业总经理同意。2、经企业领导审批后由人力行政专员专员购置。二、办公设备领用。1、设备需求人员依据审批办公设备需求单到人力行政专员处领取。2、对领取设备进行编号，方便盘点。三、办公设备使用和保养。1、使用设备前应具体阅读操作手册，严格根据操作规范操作使用，由部门主管及人力行政专员负责监督检验。2、企业各类设备保养和维修。职员应参考规范，正确使用，重视平时保养。3、人力行政专员对部门内办公设备运行、保养情况进行监督检验，对设备维修，更换零件要进行登记立案。四、办公设备维修管理1、设备发生故障无法使用时，设备使用人应报人力行政专员并协同技术人员处理；技术人员无法处理，可报部门主管领导联络供给商统一报修。2、在保修期内设备，人力行政专员应联络供给商进行维修；保修期外设备，根据最经济可行报修方案进行维修，由人力行政专员或指派专员负责送修并根据维修真实情况，填写设备维修单。五、建立维修档案1、全部设备维修全部必需建立完整维修档案，由人力行政专员统一管理，关键包含设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。2、人力行政专员应定时统计、汇总维修情况，针对各类故障产生原因提出预防和克服方法，通报并加以防范。六、办公设备使用监督1、人力行政专员负责对办公设备使用进行不定时检验。2、人力行政专员对违规使用办公设备人员有提请处罚权力。七、办公设备盘点及赔偿1、人力行政专员负责对部门全部办公设备进行分类，并建立办公设备管理台帐，每六个月盘点清查一次，作到账物相符。2、在要求使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成经济损失由个人负担。八、办公设备报废处理1、报废审核。对于各部门提交报废物品清单，要认真审核，确定不能再次利用后，经人力行政专员、部门主管领导审批，报总经理签字后方可作报废处理。2、对决定报废办公设备，人力行政专员应做好登记，在报废处理册上写清用具名称、价格、数量、及报废处理其它相关事项。3、报废品由人力行政专员集中存放、集中处理，不得随意丢弃。第三章 办公设备分类管理一、电脑使用管理参见相关办公电脑使用管理要求二、电话使用管理1、电话由人力行政专员统一负责管理。2、每次通话应简练扼要，以免耗时占线、浪费资金。3、严禁拨打私人电话。4、电话出现故障立即报电话企业维修。三、打印机、复印机管1、为确保复印机安全运转，天天开机时间不宜过长。2、打印或复印完成后，必需立即取走文件，预防失密。3、严禁打印或复印私人资料。四、传真机使用管理1、不得使用传真传送个人资料；2、使用传真传送机密文件需经领导同意。3、天天下班后，传真设置由自动接收改成手动接收，预防广告传真造成办公资源浪费。五、其它办公设备使用管理1、专管专用，企业全部办公设备全部要指定专员管理，其它人员使用必需经设备责任人同意。2、办公设备要定时进行养护，以免老化影响使用。3、办公设备使用人员要确保设备安全，假如因使用人员过失造成丢失，要追究责任。第四章 附则1. 本要求由XX服务综合部制订并负责解释。2. 本要求适适用于本企业全部职员，企业其它部门职员使用要求由企业另行要求。3. 本要求经总经理同意后有效。4. 本要求自二零一六年十一月一日起实施。Xxxx-09-01总经理审批意见：