办公设备日常管理核心制度.docx

办公设备日常管理制度
第一章　　 总则
一、目标。为了确保企业办公设备正常运转，提升办公设备工作效率和使用寿命，特制订本制度。
二、适用范围。本制度所指办公设备关键包含台式电脑、打印机、复印机、电话、传真机、笔记本电脑等。
三、相关职责。
1、人力政专员，关键负责办公设备采购申请提交、采购、保管、配发、设备调换等事宜。
2、在总经理同意情况下，部分常见设备及耗材也可自行购置。如打印纸、硒鼓、网线水晶头等。
3、部门设专员负责办公设备使用、保管、维修保养等事宜。
第二章　　 办公设备日常管理
一、办公设备申请和购置。
1、部门工作人员依据需要提出办公设备购置申请，制订采购计划并填写《办公设备需求单》，报人力行政专员及部主管领导审批；购置设备金额大于200元还需报企业总经理同意。
2、经企业领导审批后由人力行政专员专员购置。
二、办公设备领用。
1、设备需求人员依据审批《办公设备需求单》到人力行政专员处领取。
2、对领取设备进行编号，方便盘点。
三、办公设备使用和保养。
1、使用设备前应具体阅读操作手册，严格根据操作规范操作使用，由部门主管及人力行政专员负责监督检验。
2、企业各类设备保养和维修。职员应参考规范，正确使用，重视平时保养。
3、人力行政专员对部门内办公设备运行、保养情况进行监督检验，对设备维修，更换零件要进行登记立案。
四、办公设备维修管理
1、设备发生故障无法使用时，设备使用人应报人力行政专员并协同技术人员处理；技术人员无法处理，可报部门主管领导联络供给商统一报修。
2、在保修期内设备，人力行政专员应联络供给商进行维修；保修期外设备，根据最经济可行报修方案进行维修，由人力行政专员或指派专员负责送修并根据维修真实情况，填写设备维修单。
五、建立维修档案
1、全部设备维修全部必需建立完整维修档案，由人力行政专员统一管理，关键包含设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。
2、人力行政专员应定时统计、汇总维修情况，针对各类故障产生原因提出预防和克服方法，通报并加以防范。
六、办公设备使用监督
1、人力行政专员负责对办公设备使用进行不定时检验。
2、人力行政专员对违规使用办公设备人员有提请处罚权力。
七、办公设备盘点及赔偿
1、人力行政专员负责对部门全部办公设备进行分类，并建立办公设备管理台帐，每六个月盘点清查一次，作到账物相符。
2、在要求使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成经济损失由个人负担。
八、办公设备报废处理
1、报废审核。对于各部门提交报废物品清单，要认真审核，确定不能再次利用后，经人力行政专员、部门主管领导审批，报总经理签字后方可作报废处理。
2、对决定报废办公设备，人力行政专员应做好登记，在报废处理册上写清用具名称、价格、数量、及报废处理其它相关事项。
3、报废品由人力行政专员集中存放、集中处理，不得随意丢弃。
第三章　　 办公设备分类管理
一、电脑使用管理
参见《相关办公电脑使用管理要求》
二、电话使用管理
1、电话由人力行政专员统一负责管理。
2、每次通话应简练扼要，以免耗时占线、浪费资金。
3、严禁拨打私人电话。
4、电话出现故障立即报电话企业维修。
三、打印机、复印机管
1、为确保复印机安全运转，天天开机时间不宜过长。
2、打印或复印完成后，必需立即取走文件，预防失密。
3、严禁打印或复印私人资料。
四、传真机使用管理
1、不得使用传真传送个人资料；
2、使用传真传送机密文件需经领导同意。
3、天天下班后，传真设置由自动接收改成手动接收，预防广告传真造成办公资源浪费。
五、其它办公设备使用管理
1、专管专用，企业全部办公设备全部要指定专员管理，其它人员使用必需经设备责任人同意。
2、办公设备要定时进行养护，以免老化影响使用。
3、办公设备使用人员要确保设备安全，假如因使用人员过失造成丢失，要追究责任。
第四章　　 附则
1. 本要求由XX服务综合部制订并负责解释。
2. 本要求适适用于本企业全部职员，企业其它部门职员使用要求由企业另行要求。
3. 本要求经总经理同意后有效。
4. 本要求自二零一六年十一月一日起实施。
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总经理审批意见：