公司邮箱管理标准规定.docx

企业邮箱管理要求分发号：机要等级：机密 秘密 内部 公开文件评审统计总经办营销中心技术中心制造中心管理中心研发部设计部工艺部设备部品质部资材部采购课财务课行政部其它文件类别三阶文件制订审核同意文件编号版 次1.0实施日期-06-15总页数5页修订履历表制订日期修订日期修订前版本修订后版本修订页次修订条文修订内容修订人备注.6.15/新制订 一、目标为了规范企业发送邮件格式统一、文件名命名标准化，深入健全和完善内部管理体系,使企业各项管理愈加科学化,制度实施愈加规范化，特制订本要求。二、电子邮箱地址：统一使用企业开通企业邮箱，企业邮箱域名为：1. Xxxxx.企业英文缩写 2.Xxxxx.企业英文缩写cn- 3.Xxxxx.企业英文缩写-（即为邮箱后缀），邮箱用户名为个人名第一个字母组合或英文名+姓全拼三、电子邮箱管理及使用方法：3.1、 邮箱管理：行政部人事专职员作人员负责开通和管理职员个人电子邮箱，并对新进职员或不会使用企业邮箱职员进行初步培训。不传送和工作无关邮件，如电子贺卡、色情图片、游戏等。 3.2、 开通：企业邮箱开通后，使用者可登录邮箱网络地址页面，输入个人用户名和个人密码登录邮箱，并在第一时间更改初始密码，以保邮件安全性。 邮件用户端管理：企业统一使用FOXMAIL邮件用户端对邮件进行管理，同时使用统一个人署名。个人署名使用以下:打开FOXMAIL点击工具按钮进入账号管理点击署名编辑姓名编辑内容：（电话、传真、手机、邮箱、企业网址、地址、企业logo标志）在新邮件、新邮件/转发中点击新署名点击确定保留。3.3、 邮件检验：企业全员上班以后第一件事为打开企业邮箱检验邮件，在外出差同事对邮箱设置“邮件抵达短信提醒功效”，方便立即处理公务。3.4、 邮件撰写（3.4.1） 称呼。能够称呼对方姓名及身份，注意假如发给多人话，有时还要注意一个次序问题。（3.4.2）确保无错别字，表述正确，尽可能避免有歧义词语。（3.4.3）表述有条理。需要谈多件事情时，用1、2、3、等标识。（3.4.4）合理使用大写，加粗等功效，以突出关键。（3.4.5）使用结束语。如: 有任何问题请随时联络我；或显示诚恳和感谢，如：此致敬礼。3.5、 邮件发送 收件人：是你期望直接看到这封邮件或给出回应联络人。 抄送：通常是事件相关联络人。 密件抄送：假如一封邮件抄送给5人，而密送给2人，那么密送两个人就知道你还同时抄送了另5人， 但抄送5人却不知道你密送了其它人。同时，密送2个人之间也看不到对方信息。3.6、 邮件回复（3.6.1） 全部邮件应在邮件发送后二十四小时内进行回复。（3.6.2） 不要随便点击全部回复。（3.6.3） 转发或回复邮件时，再次查对邮件专题，有必需时重新设计专题，使其更正确表示你意思，避免看到这么专题：转发：转发：转发：转发（3.6.4） 指正她人错误时，尽可能以电话或单独回信提议，应避免使用群组信件功效。（3.6.5） 对于事件不熟悉或事件尚处于待确定阶段，也应避免使用群组信件。3.7、 附件（3.7.1） 企业内部提交文件，一律使用企业邮箱，以附件形式提交，最大不要超出5M。（3.7.2） 发送邮件前务必检验是否已添加附件，以防漏发。四、不按要求使用处理措施：4.1、 邮件提交未经过企业邮箱未按要求格式4.2、 邮件未回复处理方法：未根据以上两点发送文件，所发邮件内容以无效处理。五、注意5.1、 即使电子邮件是基础，快速沟通工具，不过请不要忽略最良好沟通方法：面对面交流。5.2、 对于很紧急关键事情，能够先发送电子邮件提醒对方注意，但必需电话及当面沟通能够有效加速事件进展。5.3、 对于文字表示不清事情，请直接用电话或当面沟通，避免邮件反复往返耽搁时间，降低效率。