公司邮箱管理标准规定.docx

企业邮箱管理要求

分发号：
机要等级：□机密 □秘密 内部 □公开
文件评审统计
□总经办
□营销中心
□技术中心
□制造中心
□管理中心

□研发部
□设计部
□工艺部
□设备部
□品质部

□资材部
□采购课
□财务课
□行政部
□其它

文件类别
三阶文件
制订
审核
同意
文件编号

版 次
1.0
实施日期
-06-15
总页数
5页

修订履历表
制订
日期
修订
日期
修订前版本
修订后版本
修订页次
修订条文
修订内容
修订人
备注
.6.15

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新制订

一、目标
为了规范企业发送邮件格式统一、文件名命名标准化，深入健全和完善内部管理体系,使企业各项管理愈加科学化,制度实施愈加规范化，特制订本要求。

二、电子邮箱地址：
统一使用企业开通企业邮箱，企业邮箱域名为：1. Xxxxx.企业英文缩写 2.Xxxxx.企业英文缩写cn- 3.Xxxxx.企业英文缩写-（即为邮箱后缀），邮箱用户名为个人名第一个字母组合或英文名+姓全拼
三、电子邮箱管理及使用方法：
3.1、 邮箱管理：行政部人事专职员作人员负责开通和管理职员个人电子邮箱，并对新进职员或不会使用企业邮箱职员进行初步培训。不传送和工作无关邮件，如电子贺卡、色情图片、游戏等。
3.2、 开通：企业邮箱开通后，使用者可登录邮箱网络地址页面，输入个人用户名和个人密码登录邮箱，并在第一时间更改初始密码，以保邮件安全性。 邮件用户端管理：企业统一使用FOXMAIL邮件用户端对邮件进行管理，同时使用统一个人署名。个人署名使用以下:打开FOXMAIL→点击工具按钮→进入账号管理→点击署名→编辑姓名→编辑内容：（电话、传真、手机、邮箱、企业网址、地址、企业logo标志）→在新邮件、新邮件/转发中点击新署名→点击确定保留。
3.3、 邮件检验：企业全员上班以后第一件事为打开企业邮箱检验邮件，在外出差同事对邮箱设置“邮件抵达短信提醒功效”，方便立即处理公务。
3.4、 邮件撰写
（3.4.1） 称呼。能够称呼对方姓名及身份，注意假如发给多人话，有时还要注意一个次序问题。
（3.4.2）确保无错别字，表述正确，尽可能避免有歧义词语。
（3.4.3）表述有条理。需要谈多件事情时，用1、2、3、等标识。
（3.4.4）合理使用大写，加粗等功效，以突出关键。
（3.4.5）使用结束语。如: 有任何问题请随时联络我；或显示诚恳和感谢，如：此致敬礼。
3.5、 邮件发送
● 收件人：
是你期望直接看到这封邮件或给出回应联络人。
● 抄送：
通常是事件相关联络人。
● 密件抄送：
假如一封邮件抄送给5人，而密送给2人，那么密送两个人就知道你还同时抄送了另5人， 但抄送5人却不知道你密送了其它人。同时，密送2个人之间也看不到对方信息。
3.6、 邮件回复
（3.6.1） 全部邮件应在邮件发送后二十四小时内进行回复。
（3.6.2） 不要随便点击全部回复。
（3.6.3） 转发或回复邮件时，再次查对邮件专题，有必需时重新设计专题，使其更正确表示你意思，避免看到这么专题：转发：转发：转发：转发„„
（3.6.4） 指正她人错误时，尽可能以电话或单独回信提议，应避免使用群组信件功效。
（3.6.5） 对于事件不熟悉或事件尚处于待确定阶段，也应避免使用群组信件。
3.7、 附件

（3.7.1） 企业内部提交文件，一律使用企业邮箱，以附件形式提交，最大不要超出5M。
（3.7.2） 发送邮件前务必检验是否已添加附件，以防漏发。
四、不按要求使用处理措施：
4.1、 邮件提交未经过企业邮箱未按要求格式
4.2、 邮件未回复
处理方法：未根据以上两点发送文件，所发邮件内容以无效处理。
五、注意
5.1、 即使电子邮件是基础，快速沟通工具，不过请不要忽略最良好沟通方法：面对面交流。
5.2、 对于很紧急关键事情，能够先发送电子邮件提醒对方注意，但必需电话及当面沟通能够有效加速事件进展。
5.3、 对于文字表示不清事情，请直接用电话或当面沟通，避免邮件反复往返耽搁时间，降低效率。