新版分销商一体化经营系统手册模板.doc

前 言分销商一体化经营系统（IDS）是宝洁企业分销商生意运作标准运作系统。而全球分销商关键运作步骤正是宝洁企业分销商进行有效生意运作最好方法，同时为分销商一体化经营系统（IDS）发展奠定基础。为使分销商更符合全球分销商关键运作步骤（CWP）标准，我们特制作此手册。本手册分为两个部分，第一部分为IDS各关键运作步骤介绍；第二部分是支持各关键运作步骤支持性文件，从而真正帮助中国分销商以最轻易方法来利用IDS。经过学习本手册，使用者将会熟悉分销商关键运作步骤，了解步骤要素，找出分销商生意运作和全球关键运作步骤差距，并制订对应行动计划消除差距，以达成真正高效运作。中国IDS小组目录1 介绍 32 分销商覆盖模式5分销商标准组织结构7小店货车销售标准模式17C店销售标准模式27分销商覆盖服务费33协议58运作手册91销售代表招聘105CSR日常培训手册115 分销商向新模式转变步骤1233 用户服务关键运作步骤1354 支持性文件1695 财务会计关键运作步骤1996 财务会计关键运作步骤支持性文件233分销商标准组织结构目录1分销商组织结构图82分销商覆盖人职员作职责9运作经理9销售主管10销售组长11大店销售代表12大店助销员15 小店货车销售代表16分销商组织结构图总经理分销商运作经理销售主管人事主管财务主管系统主管后勤主管销售组长财务人员出纳员系统操作员仓管人员销售代表*注：1.一个分销商人员可能因实际情况从事多于一个岗位。 2对于一个分销商只有一个分销商经理. 3.每个销售主管最少要管理35个销售组长。 4每个销售组长最少要管理810个销售代表。职称： 分销商运作经理部门： 分销商总体工作目标：分销商运作经理负责分销商整体生意运作，以实现分销商总体生意目标（销量，利润等）及在所覆盖范围内各渠道良好用户服务和店同表现，同时还负责分销商组织结构及运作系统构架、提升和完善，以实现长久可连续发展。工作范围：工作对象等级4内部外部直接下属数量4-5上级管理层零售和批发用户汇报给总经理部门经理宝洁用户经理销售部宝洁区域经理人事部财务部系统部储运部要求： 高中及高中以上文化程度教育程度： 丰富分销商运作经验经验：其它要求（知识，技能，态度）：出色领导才能，处理问题能力，思索分析能力，和她人有效工作能力，沟通能力及高度职业道德，正直品性。职责：负责实现分销商年度和季度生意目标。（销量，利润和季度生意促销计划等）负责实现所覆盖范围内各渠道良好用户服务及店内表现。负责年度和季度生意计划和布署。负责和战略性零售用户及大批发商谈判/签署付款协议。责任人员培训和发展。责任人员奖励和评定。负责宝洁专用货车统一管理，确保车量运作不影响宝洁货车销售计划运作。发展良好用户关系。负责所在区域长久可连续发展。 a）人员配置/招聘/用户筛选。 b）制订有效策略和计划发展生意。 c）跨部门有效沟通。结构图：总经理分销商运作经理销售部人事部财务部系统部后勤部 每日发货汇报仓库名： 仓管员： 日期： 单据号码用户代码备注单据号码用户代码备注注意：仓管员需将要将每日发生出仓/移仓/退货/报残等全部相关库存改变情况正确统计在此汇报中。194方法：1、立即更新署名卡。步骤：1、 总经理能够作出以下授权：2、 预算主管可在预算内对基金和费用支出有决定权。3、 财务经理/会计主管对预领款/现金付款有决定权，必需时需指定权限范围。4、 财务经理/会计主管对银行付款有决定权，必需时需指定权限范围5、 销售经理可签署销售协议，财务经理可决定用户赊销额。6、 生产部经理负责从宝洁订货，入仓，申报残损货物7、 人事部经理负责签署每个月工资8、 会计主管决定会计科目和会计步骤图而且决定纳税申报9、 财务经理负责安排金融（贷款）和利用合适金融工具（比如租赁、制造）10、 销售经理和财务经理决定产品价格说明：对下一级委任职责和决定权。输入：1、 从董事会组员到总经理全部要有权限委任输出：1、 署名卡权限委任宝洁企业中国/分销商关键工作步骤步骤： 会计 版本：1子步骤： 内部控制 编号：7.3.1要素： 权限委任 地点：总部宝洁企业中国/分销商关键工作步骤步骤： 会计 版本：1子步骤： 应付帐款 编号：6.3.3要素： 内部调整 地点：总部署名卡宝洁分 销 售客 户用户服务部财务部销售部管理系统部人事部法律部用户服务部经理财务分析员销售经理管理系统部经理人事部经理法律部经理230内部控制建立某某宝洁经营部应收帐款内部对帐步骤（样本）责任人：编写人：同意人：IDS标准操作步骤手册日期：编码：目标：明确员工，操作员和应收帐目管理在统计和冲销用户应收款步骤中职责，确保IDS系统和分销商手工帐统计全部正确无误。标准： 两套系统均应以发货就统计应收帐。 手工帐系统应该建立宝洁IDS系统销售清单号码。 对帐时间点双方必需统一。 数据有出入，双方全部有责任查找原因，直到对准为止。运作步骤电脑操作运作人员时间（依据具体情况而定）1天天收款，DSR将现金及其它票据交收款台，收款台复核后，将现金交内部银行，将支票，汇票等交出纳。出纳等银行兑现后，交到会计处。财务经理会计出纳随时2财务会计作收款汇报汇总后把汇报交给IDS系统管理员。会计9：003操作员依据汇报进行当日收款输入。IDS：AR操作员10：00-11：004操作员打印当日收款报表。IDS：AR每日销售日志帐报表操作员5操作员把它和每日收款汇报进行对帐。操作员6周末对帐：操作员从电脑中打出用户应收帐龄分期报表，和会计手工明细帐对帐，和，并查找原因如有差异即查找原因并立即调整，并计算应收帐款统计准度（RRA）交业务经理见（附件2）。IDS：AR应收帐款帐龄报表业务经理操作员周末7月末对帐，操作员计算应收帐统计准度（RRA）平均值。操作员月末8月末：操作员打印超期欠款明细表计算超额欠款占销售额比率（Overdue Rate）（见附件3）。操作员月末四项总控目标-交易授权-交易统计-资产合理保护-帐面资产和实际资产对照P 232财务会计关键运作步骤支持性文件P234某某宝洁经营部应收帐款标准步骤（样本）责任人：编写人：同意人：IDS标准操作步骤手册日期：代码：目标： 明确员工，邮纳，电脑操作员在向用户收款时各自职责，方便系统数据能立即，正确和真实地么映用户应收款情况并能够立即正确提供信息，有效地控制用户信用情况。标准： IDS系统以销售人员下订单，仓库发出商品，依据签收回单做发货汇报确定销售实现，并统计用户应收帐款。 分销商财务以收到用户货款和月末开出增值税发票计算销售收入，应收帐款作附助统计。 员工收到用户货款交分销商财务部，财务部单独编制宝洁产品收款汇报。 财务部负责查对电脑应收帐款数据和原始单据一致。运作步骤运作步骤电脑操作运作人员时间（依据具体情况而定）1操作员打印出销货清单后把财务联留下，其它联分别交对应人员。操作员仓管员仓库发货后2操作员等收到仓库发货汇报过帐后，会计再把过完帐后销货清单登记在对应用户应收帐款明细统计本上。操作员会计天天3员工把需开增值税发票销货清单交开票员开票。会计精务员随时4必需时员工可从电脑里获取其负责用户应收款和信用情况报表。AR：应收款帐龄分期报表操作员员工随时5天天早晨财务从收款台处取得今日收款汇报（见附件1）会计财务经理出纳早晨9：006对于因为月末结帐挂帐后收款，则由相就此员工负责填写收款汇报，交出纳盖章，由出纳转交财务。员工会计财务经理7财务手工冲销应收明细统计，同时把收款汇报交操作员进入电脑冲销应收帐款。AR：现金收据输入及过帐会计操作员10：00-11.308操作员打印每日销售日志帐和每日收款汇报进行对帐。SO：每日销售日志帐操作员下午16：309周末对帐：操作员从电脑中打出用户应收帐龄分期报表，和员工手工明细帐对帐，并查找原因如有并非异立即查找原因并立即调整。AR：应收款帐龄分期报表业务经理操作员会计周末10月末对帐：操作员计算平均RRA（见附件2）操作员月末职责： 操作员：登记应收帐款明细统计并提供用户应收帐龄分期报表对帐，计算应收帐款统计准度（RRA）。 员工：负责用户收款并填写收款汇报，立即做冲销应收款统计并跟踪用户应收末收帐款。 应收帐目管理员：管理应收帐款帐户，立即把收款汇报交给操作员更新电脑中数据。P 235某某宝洁经营部预收款（样本）责任人：编写人：同意人：IDS标准操作步骤手册日期：代码：目标：明确员工、收款员、出纳、电脑操作员在向用户预收款时各自职责，方便系统数据能立即正确和真实地反应用户应收款情况并能够立即正确提供信息，有效地控制用户信用情况。标准： IDS系统以销售人员下订单，仓库发出商品，依据发货汇报确定销售实现，并统计用户应收帐款。 分销商财务以：收到用户货款计算销售收入，应收帐款作附助统计。当有预收款时，立即挂帐在收款汇报上列明这张销售单还没有发货。这张销售单发货后，立即冲回挂帐在收款汇报上列明这笔挂帐已经冲销完成。 员工收到用户货款交分销商财务部，财务部单独编制宝洁产品收款汇报。 财务部负责查对电脑应收帐款数据和原始单据一致。运作步骤运作步骤电脑操作运作人员时间（依据具体情况定）1员工负责收款，收款后将货款交收款台。员工收款员随时2收款台每日收款汇总并查对无误后交会计填写每日收款汇总。会计将收款汇总交操作员输入电脑，并冲销应收款帐。（假如有预收款，请挂帐）。会计出纳9：003操作员冲销电脑里用户应收帐并作预收款统计。AR：现金收据输入及过帐操作员10：00-11：304操作员打印每日销售日志帐报表和每日蛋款汇报进行对帐。SO：每日销售日志帐操作员会计下午16：305会计收到仓库通知，该销售单已经发货，冲销此笔挂收，并在收款汇报汇总上列明。会计6把该笔帐冲销入帐。操作员随时7月末对帐：操作员按业务经理选择用户从电脑中打出指定用户应收帐龄分期报表，和员工手工明细帐对帐，并查找原因如有差异即查找原因并立即调整。AR：应收款帐龄分期报表会计月末P 236信用额建立及信用控制标准步骤目标：有效地建立和控制用户信用额，支持销售业务发展同时降低赊销风险。标准： 对于全部赊销供货百货商店、超级商场在IDS系统建立信用额。 百货商店和超级商场用户信用额3个月修正一次。 用户信用额必需得到财务经理和相关经理同意。 用户信用额依据以下方法计算得出。计算依据：用户过去三个月销售量。 用户赊销天数。（付款天数+平均送货天数） 信用系统（用户付款表现和销售人员意见）提议公式：信用额=用户过去3个月销售/90天赊销天数信用系数（计算表见附件） 用户信用最大风险值=信用额风险系数（过去3个月中最高月销量/过往3个月平均月销量）程序：信用额建立： 每三个月末（财务结帐那天），财务部回用户户销售及付款情况，编制用户信用额计算表，交销售代表。 销售代表安照用户实际财务及业务发展情况，提供调整系数交财务部。 财务部计算用户季度最新信用额及用户信用最大风险值交经理同意。 操作员调整修改IDS用户信用额 。信用额临时调整： 财务部或销售代表依据用户付款或销售申请降低或增加用户信用额（申请表见附件） 申请表交直接经理和经理同意交电脑操作员调整IDS用户信用额。信用额建立步骤运作步骤电脑操作运作人员时间1财务会计回用户户销售及付款情况，提供信用调整系数，交财务经理。财务会计每三个月末2销售代表根据用户实际业务发展情况，提供销售增加系数交分销商经理。销售代表每三个月末3财务经理和分销商经理共同确定用户季度最新信用额。财务经理/分销商经理每三个月末4操作员调整修改IDS用户信用额。 操作员每三个月末搁置订单释放步骤运作步骤电脑操作运作人员时间1操作员开销售单时，发觉有信用问题订单，进行定单搁置，打印出搁置定单报表。SO：输入该销售单时出现警告操作员随时2分销同经理收到搁置定单报表后向财务出纳和销售代表问询是否已收到该用户货款。操作员财务人员销售代表早晨10：30/下午15：303若已收货款而且已收货款大于信用差额，分销商经理同意释放。如否，分销商经理和负责该用户销售代表联络并决定释放或取消该订单。忽略此警告，继续打印此销售单/信用控制系统：选择搁置此订单/信用控制系统：打印搁置订单报表操作员/分销商经理/财务人员得到收款员肯定回复后P 237信用额建立及信用控制标准步骤4销售代表假如需要释放此订单，需向经理陈说理由，并填写收款确保写操作员/销售代表/分销商经理得到收款员否定回复后5财务经理在同意释放订单旁签批，并把搁置报表和收款确保书给分销商经理，分销商经理同意签字后，将收款确保书留财务出纳处，搁置订单报表交给操作员。操作员/财务经理/分销商经理同意签字后立即6操作员释放/取消此订单。信用额控制系统选择释放So：打印此订单/SO：取消此订单操作员7销售代表确定订单处理结果，并通知用户。销售代表每日上/下班前8财务出纳督促销售代表收回写了付款确保书货款。财务人员销售人员随时9如用户生意需要改变信用额，销售代表填写信用更改表，交分销商经理及财务经理。销售代表/经理/财务人员10分销商经理及财务经理依据用户以往付款表现和生意发展需要确定信用额并签字，交操作员。系统管理员销售代表11操作员更改信用额。操作员订单释放标准： 天天依据用户有效信用额立即释放用户订单是用户财务主管关键职责。为了正确释放用户被扣订单有效地帮助销售代表立即开展她们分销工作，为企业减产风险，同时发明更多利益。订单释放必需控制在用户最大风险值之内，并遵从以下标准：被扣单原因对应方法1用户没有偿还能力取消订单2因为业务发展或新产品推出得到相关销商售及财务经理同意，释放订单。3用户不能根据付款期支付货款销售代表书面提交用户付款计划书，并转交财务主管跟踪，确保用户按时付款。如用户不覆行上次订单所交付款计划，则不能释放当次订单。职责：财务部用户主管：掌握用户付款表现，立即正确将用户赊销情况信息反馈给销售人员，立即采取方法跟踪处理付款有问题用户，预防用户坏帐出现。销售代表：满足用户业务发展需要，同时确保用户健康付款情况，跟踪处理用户付款问题，立即将用户相关业务、财务信息反馈给财务部。批发：手工订单步骤运作步骤电脑操作运作人员时间1销售代表下订单，经财务经理和分销商经理审核后署名放行。销售代表财务经理分销商经理随时2销售代表把经同意订单交和操作员输入系统，并做发货处理。操作员销售代表随时P 238P 239某某宝洁经营部应付帐款内部对帐步骤（样本）责任人：编写人：同意人：IDS标准操作步骤手册日期：编码：目标：明确操作员和财务会计在统计和冲销用户应付帐步骤中职责，确保IDS系统和分销商手工帐统计全部正确无误。标准： 两套系统均应以收货就统计应收应收应付帐。 手工帐系统应该建立宝洁IDS系统采购清单号码。 对帐时间点双方必需统一（每七天六早晨10：30）。 数据有出入，双方全部有责任查找原因，直到对准为止。运作步骤电脑操作运作人员时间（依据具体情况而定）1财务会计作付款统计工作后把付款汇报交给IDS系统操作员（见附件）会计随时2操作员依据作付款输入。IDS：AP操作员随时3操作员打印每日采购日志帐报表和付款汇报对是否输入正确。IDS：AP每日采购日志帐报表操作员天天下班前4打印应付帐款帐龄报表IDS：AP应付帐款帐龄报表周末/月末5财务会计整理好手工帐交操作员。周末/月末6操作员查对两套系统中数据是否一致并查找原因调整，同时计算应付帐款统计准度（PRA）（见附件6）。操作员周末/月末职责： 操作员：每日检验付款汇报数据和电脑中数据是否一致；月末提供用户应收帐龄分期报表对帐，计算应付帐款统计准度（PRA）。 财务会计：管理应付帐款帐户，立即把付款汇报交操作员更新电脑中数据；月末提供给付帐款手工统计给操作员对帐。某某百货集团企业宝洁经营部应付帐款步骤（样本）责任人：编写人：同意人：IDS标准操作步骤手册日期：编码：目标：依据收日期，金额，立即支付宝洁货款，确保14天付款获取宝洁3%付款折扣及由调整订货量而取得折扣标准： 用户向宝洁企业订货，当用户收到货物，将产品签收单交到操作员处确定，即统计应付宝洁货款。 用户取得付款折扣，在付款时依据宝洁提供发票，在电脑作折扣统计处理。 财务员负责将已付款单据并连同付款汇报转交电脑操作员，更新应付款。 操作员负责复核电脑应付帐款和分销商财务帐目一致。运作步骤运作步骤电脑操作运作人员时间（依据具体情况而定）1IDSS向宝洁下定单，得到宝洁定单确定后，IDSS立即修改定单成本。（注：如选择“B”价格忽略修改步骤）。产填写调整表，月末交财务会计。操作员随时2财务会计每个月末，依据IDSS填写成本调整表调整销售成本。会计月末3仓管员把宝洁签收单汇总表交给操作员。仓管员操作员收货后一小时4在电脑中统计收货。PO：收货操作员同时5仓管员把签收单（财务联）交给会计及出纳。仓管员会计，出纳同时6出纳收到宝洁发票后，将发票和宝洁签收单相对应，确定付款折扣后，填写付款汇报，并记帐。（因为是即时付款折扣发票，可直接认可折扣。）会计出纳同时7如不能满足14天付款，宝洁企业将于每个月末将多付折扣重新开出发票，分销商收到发货票后复核是否是损失折扣，确定无误后，经分销商经理同意，操作员打印出“打印及过帐采购单收据”报表交会计。会计单独做付款汇报，（依据其中宝洁计算机号码及分销商计算机号码，在备注中注明多少天付款），如CIP不能满足5天，则由宝洁企业开具发票，分销商收到发货票后，在IDS系统中做Credit Meno并记帐。并把付款汇报交操作员冲销付款。AP/凭证付款输入会计出纳分销商经理操作员每个月初8财务会计记帐后把付款汇报交财务经理交出纳付款。会计出纳下午2：009出纳付款后把付款单据交会计，会计把付款汇报交给操作员，同时把银行付款凭证交会计，并登记现金日志帐。会计财务经理付款后10操作员冲销电脑里应付帐统计。AP：凭证付款输入和过帐操作员立即11打印采购日志帐报表和付款汇报查对数据是否一致。AP：采购日志帐报表操作员天天下班前12打印应付帐龄分期报表。AP：应付帐龄分期报表操作员月末13财务 会计准备好手工统计交操作员对帐。会计操作员月末14周末：操作员在财务经理监督下对帐，如有差异查找原因并立即调整并计算应付帐款统计准度（PRA）（见付件6）财务经理周末15月末：操作员计算PRA平均值（见附件6）操作员月末职责： 操作员：每日检验付款汇报数据和电脑中数据是否一致；月末提供用户应收帐龄分期报 表对帐，计算应付帐款统计准度（PRA）。 应付宝洁款管理员：填写付款汇报，立即把付款汇报交给财务会计记帐和通知付款。 财务会计：立即通知出纳付款；立即登记和销帐；立即把收款汇报交出纳通知出纳付款；月末提供付帐款手工统计给操作员对帐。 出纳；立即付款立即把付款汇报交操作员进行电脑冲销。 仓库保管员：正确统计产品进仓，并立即将进仓单转交操作员及财务人员。P 241某某宝洁经营部应付帐款外部对帐步骤（样本）责任人：某某编写人：某某同意人：某某IDS标准操作步骤手册日期：1999年7月12日编码：2.3目标：确保IDS系统和宝洁统计全部正确无误。标准： 分销商应付帐款金额应等于宝洁应收帐款金额。 分销商每十二个月和宝洁对一次帐。 对帐时间点双方必需统一（10/12）（次月10日）。 数据有出入，双方全部有责任查找原因，直到对准为止。运作步骤电脑操作运作人员时间（依据具体情况而定）1操作员打印应付帐龄分期报表交给财务会计。操作员会计每十二个月末2财务会计和宝洁寄来应付帐款对帐单对帐。会计每十二个月末3如有差异查打原因并立即调整。会计每十二个月末4确定无误后，财务经理在对帐单上签字并盖章，寄回宝洁企业财务部。财务经理每十二个月末5月末：财务会计计算14天付宝洁款比率（Payment Within 7days Rate）会计每个月末P 242某某宝洁经营部现金流量计划步骤（样本）责任人：编写人：同意人：IDS标准操作步骤手册日期：编码：运作步骤电脑操作运作人员时间（依据具体情况而定）1操作员每七天末打印估计现金收据报表和现金需求报表，并交财务会计。财务会计周末下班前2财务会计填写资金计划一星期报表（见附件10）财务会计周末下班前3财务会计 交给财务经理审核，安排资金计划。财务会计财务经理周末下班前4如有资金不足，财务经理上报总经理，共同商讨，确保资金立即到位，并修改资金计划-星期表后签字。财务经理总经理周末下班前 243