档案标准管理系统使用说明.doc

档案管理系统使用阐明

系统运营环境：
显示屏分辨别率在1024x768以上；
windows 9x；windows xp；windows ；建议使用windows xp效果最佳。
excel.97及以上版本；word.97以上版本；建议使用word及excel

系统使用：
只需将档案管理系统直接复制到硬盘上D盘根目录下（不能在其她位置，若在其他位置将出错）即可使用
特别注意：不能更改档案管理系统内任何文献夹内文献构造，任何表格只能增减、修改记录。
一、系统登录：
打开D:\文书档案管理系统，将快捷图标复制到桌面上，双击打开。
初始顾客名：123；密码：123

初次使用，将提示软件尚未注册，点击“是”打开注册界面，浮现下图界面时请电话联系索取注册码。

二、系统用法：
注册成功后，再次登录浮现如图主界面：

本系统可录入文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案，请参照有关阐明操作。
其中文书档案、教学档案、科技档案、声像档案操作办法完全相似，现以文书档案为例进行操作办法简介。
点击“文书档案”按钮，浮现如下界面：

文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整顿、文书档案归档案、文书档案管理四个模块。完整规范收集档案应按这四个模块顺序进行，但也可直接在“文书档案管”理块中直接录入档案目录。
（一） 文书档案收文簿
1. 新增
点击“新增”按钮后在左边输入框内输入相应内容

录入有关内容后将在表格中自动增长一条新记录并自动保存。
注意：
（1）收文号与年度自动生成，普通不需改动。但年度发生变化时，请改动。
（2）收文月与收文日自动与上次输入内容一致（避免同一天收文时重复输入收文月与收文日），若收文月与收文日与当前日期不一致，请修改。

2．文献解决单打印：
填写文献解决单时，最佳是在新增信息录入完毕后，点击文献解决单按钮，即可实现对当前新增记录文献解决单打印。
若不是当前记录，需将要解决文献设立为当前记录（用鼠标点击表格中相应记录，在表格最左边将浮现一种黑色三角形标志，如下图，该记录为当前记录），并依次点击左边输入框收文号、年度、收文月、收文日、文号、题名、密级等项目，该记录信息将自动进入到输入框内，再点击文献解决单按钮，实现该记录解决单打印。

当前记录标志
3. 文献链接
点击该按钮后将自动打开已收集电子档案（word文档或excel表格）或扫描文献图片文献夹。
注意：请将电子档案按年度分别存储在 档案管理系统\电子档案\..\ 相应类别内。电子档案可以按文号或文献名命名保存，并且电子档案标题必要与档案系统内文号或题名完全一致，扫描文献存储在以文号或题名命名文献夹内。

3．年度打印：在输入框内输入年度后按提示操作。

提示：年度打印导出时也许会由于excel版本兼容、计算机性能等问题浮现错误，点击“忽视”后会正常进行。
4．年度删除：按提示操作

注意：年度删除只能在归档解决与年度打印后执行。
5．返回：返回到主界面
(二) 归档解决
点击“文书归档解决”按纽后浮现下图界面，初始界面中输入框不可用，表格数据只能读取，不可更改。

1. 点击查询按钮：在输入框内输入文号或题名：
输入某些即可

提示：输入文号或题名时可只输某些内容：如要查询文号为：梁平人发[]24号，在输入框内只需输入24即可，输入内容越准备，查找出来文献越少。
2．再次点击查询，浮现查询记录内容：

3．定位输入：
1)系统默认第一条记录为当前记录，若需操作记录不是第一条记录，必要点击需存档记录进行定位（指定当前记录）；
当前记录标志

2) 点击定位输入，在输入框内输入有关内容：

4. 修改，定位输入后必要点击“修改”才干将输入框内内容保存到表格中。此时表格可修改，若有错误可直接在表格内更改。

如此重复查询——定位输入——修改，直至把一种年度需归档文献整顿完。
(三)文书档案归档
按提示操作。

特别注意：只有当一种年度需归档文献整顿完后才干进行。且一种年度只能执行一次。
（四）文书档案管理

1．查询
通过文号或题名（只输入文号或题名某些内容即可）查找文献在档案室位置，以便提取文献。
2．新增录入与添加到库
这两个按钮共同实现直接向档案库中添加记录，点击新增录入按钮，在输入框内输入新增档案；输入完毕后点击添加到库，输入框内内容保存到档案库。
若发现错误，点击档案订正按钮可用时直接在表格内修改。
3．删除：按提示操作；
4．打印：按提示操作。
（五）系统维护

1．导入
进行此操作前请进行如下导入数据整顿工作：
(1) 打开D:\文书档案管理系统\导入数据\导入数据到*.exl 并修改表格内容：
标题不可更改
红色方框内内容不可更改

特别注意：
．不能更改该电子表格构造及标题，只能修改记录内容。
进行了如上准备工作后，就可进入本系统进行导入数据操作了。操作时按提示操作即可。
．每次可导入5000条记录。
2．导出数据：按提示操作即可（导出数据保存在D:\文书档案管理系统\导出数据 文献夹内）；
3．数据备份：将收文库与档案库数据进行备份，按提示操作即可；
4．数据恢复：替代收文库与档案库数据，按提示操作即可；
5．顾客管理：修改顾客名及密码，按提示操作即可。
（六）综合查询

通过此表可直接查询档案库中各种类别档案，只需输入文号或文献编号（科技档案）或题名某些内容即可实现，与各类档案管理中“查询”按钮功能相似。

最后要提示您是在系统各项操作过程中，一定要慎重，在不熟悉本系统状况下，严格按本协助操作，从而尽量地避免错误与麻烦。
真心祝愿您在本系统协助下，事半功倍，工作高兴！
(七) 退出系统：
只能点击此按钮方可对的退出本系统！
本系统由重庆市梁平县文化镇初级中学杨照平编制。
联系电话： （短号：647205）
感谢您对本系统支持与使用！
请使用原版，翻版必究！盗版必究！！
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