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公司文件管理制度15篇【第1篇】物业管理公司文件管理制度 第一节 总则 一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。 二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。 三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。 四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。 第二节 文件分类 一、规定。 发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用规定。 二、决定、决议。 对重要事项或重大行动做出安排,用决定。 经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用决议。 三、通知。 转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用通知。 四、通报。 表彰先进,批评错误,传达重要信息,用通报。 五、请示、报告。 向上级请求批示与批准,用请示。 向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用报告。 六、批复。 答复请示事项用批复。 七、函。 商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用函。 八、会议纪要。 传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用会议纪要。 第三节文件格式 一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、 、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。 二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。 三、发文字号包括、年号、顺序号。 四、公司发文分为四种: 发、人发、客发。 冠以上述发文的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。 发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。 发用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号; 人发、客发分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。 (公司其他部门均以发的发文,以、发文,须在发文权限范围内。) 五、文件必须盖章或签字。 六、密级分为绝密、机密、秘密。 七、紧急程度分为特急、急、平。 八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。 九、发文单位必须注明全称。 十、多页文件应标明页码。 十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。 十二、文件纸一般使用a4型。 第四节收文 一、收文一律使用收文簿。 二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。 第五节办文 一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。 二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。 三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。 四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。 五、严格按照时限要求完成。 六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。 七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。 第六节发文 一、发文一律使用公司发文稿纸。 二、发文程序如下:公司内部发文:拟稿人部门经理核准主管副总经理总经办统一编号打印盖章(签字)发文备案对外发文:拟稿人部门经理审核主管副总经理总经理核准总经办统一编号打印盖章(签字)发文备案第七节其他 一、时限要求: 1、特急:限4个工作时内完成。 2、急:限8个工作时内完成。 3、平:限16个工作时内完成。 二、文件的保密要求: 1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。 2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。 3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。 三、文件立卷归档按照档案管理制度执行。 【第2篇】某公司文件管理制度 f公司文件管理制度 1、发文程序:包括起草、校对、签发、发送、归档等。 1.1起草:发文的草稿由发文部门/主办部门指定专人撰写,文稿拟成后,拟稿人填写发文稿笺,经部门负责人核稿后,到总经办领取文件编号,按会签流程报领导审批。 1.2会签:发文单位对涉及管理范围文件或事关重大涉及面广的内容应提请相关部门会签。 1.3发送:经各部门会签完毕,总/副经理审批后,由总经办统一按发放对象发文发送。 2.4.1文件经装订后由总经办按发文稿笺上注明的发放对象发文,整理归档,并请收文人员在发文登记表上签字。 2.4.2收文单位做好收文保管与传阅工作。 2.4.3总经办将一份打印稿盖章以传真/邮件方式发送。 2.4.4总经办保存原稿,发文稿笺及三份打印稿,并做好归档整理工作。 具体详见文件审批流程图。 3、发文格式与使用表单 3.1发文稿笺 3.2制度文件编制格式 3.3发文格式 3.4批复意见 3.5传阅表 3.6发(收)文登记表 3.6.1对内行文:指*集团公司及其子公司、分公司、办事处。 分两种:一、制度类:如制度、规章、规定、办法、通知等 二、申请类:申请、报告、批示等 一、制度类行文的字号规定如下: 公司行文的字号为:*1*2*3字*4第号。*1*2为公司及地区别,*2为公司当地最通用的简称;*3为部门简称,*4为年份别,为公司各部门收(发)文流水号。以总公司为例,具体简称如下: 国际物流部为-智总国字2001第号 国内物流部为- 智总物字2001第号 人力资源部为- 智总人字2001第号 财务部为- 智总财字2001第号 信息部为- 智总信字2001第号 办公室为- 智总办字2001第号 市场部为- 智总市字2001第号 二、申请类*1*2*3字*4第号。*1*2为公司及地区别,*2为公司当地最通用的简称;*3为批复意见简称,*4为年份别,为公司收(发)文流水号。以总公司为例,具体内容如下: 智总批字2001第03001号。 3.4.2对外行文:除对内行文即对外行文,指对*集团公司及其子公司、分公司、办事处以外的单位、组织、公司的行文。 对外行文的字号规定如下: 公司对外行文的字号为:*1*2*4总字第号。*1*2为公司简称;*3为地区别,*4为年份别,为公司收(发)文流水号。以总公司为例,具体内容如下: 智深总字2001第 号 4、外来文件的接收与传阅 4.1外来的文件(含公文、邮件、传真等)由总经办负责签收,并分类登记,由部门负责人提出处理意见后,总经办应及时按要求报送给有关部门,不得积压迟误。 4.2需传阅的文件由总经办按传阅要求进行递送,并请传阅人在传阅登记表上签署意见,经传阅的文件与传阅登记表由总经办归档保管。 【第3篇】公司文件管理制度范本最新 一、总则 第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。 第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。 二、收文的管理 第三条、公文的签收 1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。 第四条、公文的阅批与分转 1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。 2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。 3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。 第五条、文件的传阅与催办 1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。 3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。 4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。 5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。 三、文件借阅和清退 第六条、各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。 第七条、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。 第八条、各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。 四、文件的立卷与归档 第九条、文件的归档范围 凡下列文件统一由行政秘书归档： 1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等。 2、各种专业例会记录。 3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等。 4、有保存价值的客户资料及处理结果。 5、企业日志和大事记。 第十条、立卷要求 1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。 2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。 3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。 五、文件的销毁 第十一条、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。 六、附则 第十二条、本制度解释权归行政部。 第十三条、本制度自公布之日起执行。 【第4篇】物业管理公司文件管理制度-6 物业管理公司文件管理制度6 第一节总则 一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。 二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。 三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。 四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。 第二节文件分类 一、规定。发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用规定。 二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排,用决定。经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用决议。 三、通知。转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用通知。 四、通报。表彰先进,批评错误,传达重要信息,用通报。 五、请示、报告。向上级请求批示与批准,用请示。向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用报告。 六、批复。答复请示事项用批复。 七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用函。 八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用会议纪要。 第三节文件格式 一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。 二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。 三、发文字号包括、年号、顺序号。 四、公司发文分为四种:*发、*人发、*客发。冠以上述发文的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。 发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。 *发用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;*人发、*客发分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。(公司其他部门均以*发的发文,以、发文,须在发文权限范围内。) 五、文件必须盖章或签字。 六、密级分为绝密、机密、秘密。 七、紧急程度分为特急、急、平。 八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。 九、发文单位必须注明全称。 十、多页文件应标明页码。 十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。 十二、文件纸一般使用a4型。 第四节收文 一、收文一律使用收文簿。 二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。 第五节办文 一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。 二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。 三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。 四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。 五、严格按照时限要求完成。 六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。 七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。 第六节发文 一、发文一律使用*公司发文稿纸。 二、发文程序如下: 公司内部发文: 拟稿人部门经理核准主管副总经理总经办统一编号打印盖章(签字)发文备案 对外发文: 拟稿人部门经理审核主管副总经理总经理核准总经办统一编号打印盖章(签字)发文备案 第七节其他 一、时限要求: 1、特急:限4个工作时内完成。 2、急:限8个工作时内完成。 3、平:限16个工作时内完成。 二、文件的保密要求: 1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。 2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。 3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。 三、文件立卷归档按照档案管理制度执行。 【第5篇】某某城建投资公司文件管理制度 某城建投资公司文件管理制度 为进一步明确工作规范,强化内部管理,落实岗位责任,健全文件及档案的管理工作,制定本管理制度。公司全体员工要严格按照制度要求,强化优质高效、严谨规范的意识,认真履职、团结协作,共同做好文件及档案有关工作。 一、 文件收发及文档管理 1、 文件阅读管理规范 (一)本规范所称文件阅读管理工作,是指呈送给公司领导及发给公司各部门阅读的,不需进行公文处理的一般性文件的签收、登记、分发、存档工作。 (二)一般性文件的阅读管理工作在公司主要领导的领导下进行,由公司综合办公室具体承担。 (三)发送给公司领导的文件、资料,由文件管理人员送领导办公室,并在发文登记本上作好登记。发送给各部门的文件、资料由各部门自行到综合办公室领取,并做好签收登记。综合办公室设立分发清单,对文件的分发情况进行登记,文件管理人员要按文件规定的传达范围和领导的批示确定阅读对象,不得随意扩大和缩小阅读范围。 (四)领导在阅读文件上的批示,由综合办公室负责在登记本中注明并及时转告相关部门办理,并将落实情况报告批文领导。 (五)对外接收文件时,要清点检查所有文件的文号、份数是否无误,重要文件要逐页查点。 (六)综合办公室设立专门的收文(发文)登记本,登记的主要内容包括收文(发文)日期、来文单位、发文字号、文件标题、份数、份号。 2、来文处理规范 (一)本规范所指来文处理,是指上级机关、平级机关(或不相隶属机关)及下级机关向公司递送的需要办理的文件、函电的处理。 (二)各级机关送公司需要办理的公文(含传真、电子文档)由综合办公室负责接收,对于明确要求公司办理的文电,可根据来文情况转交相关领导或部门处理。综合办公室应根据来文性质在来文处理登记本上进行详细登记。 (二)凡需办理的来文,首先要进行认真细致的阅读和分析,对来文作出相应处理。来文没有附与交办事项或请示事项有关背景材料或需要补充的相关材料的,应及时告知来文单位提供和补充,交办事项或请示事项有其他背景资料的,应先查阅背景资料,政策性较强的事项,要找齐有关政策依据。 (三)上级来文依序从前至后呈公司领导审批,下级、平级(或不相隶属机关)来文依序从后至前呈公司领导审批,有特殊情况的呈批件,在呈请领导审批时,可视情况灵活掌握。 (四)处理情况登记。文件收发管理人员要根据来文性质在对应的来文处理登记本上对来文处理的各个环节进行详细、准确的登记。登记内容包括拟办建议、领导批示、送签去向、催办记录、时限要求、交办单位或来文单位取件时间和取件人姓名等。 (五)来文办理完毕后,文件收发管理人员应及时收集好来文处理的整套材料(包括来文处理笺、来文及其他资料),按来文序号和时间分类归档。 3、文件审核制发规范 (一)文稿接收。要求行文的代拟稿应由综合办公室负责文件审核制发的核文人员接收。接收代拟稿时,应在稿件上写清楚接收文稿时间,并嘱请送文人员留下联系人姓名及电话号码,同时,将核文人员的电话号码告知送文单位。材料不全的,应暂缓接收,待补齐之后再接收。文稿如系急件,可先接收,但应告知来文单位尽快将材料补齐。 (二)确需公司行文的应注意:办文程序是否规范;文种、格式是否正确;是否准确、完整地体现了公司发文意图;是否符合领导的有关批示精神;文稿的结构是否合理,语言文字、印发传达范围、引文、人名、地名、数字、计量单位和标点符号等是否准确规范;文稿中提出的方针、政策、措施、办法等是否符合现行的法律法规和有关政策规定;对涉及有关部门业务事项的表述是否得到了相关部门的认可;需要协调的,列出清单,采取电话联系、面谈或召开座谈会等形式,逐一协调到位。 (三)发文程序如下:拟稿-各级负责人核准-统一编号-盖章(签字)-发文-备案存档。 4、文件传递工作规范 (一)加强文件传递工作的制度化、规范化、科学化,进一步保证文件的安全、及时运转与准确传递。 (二)文件管理人员要严格遵守工作纪律和各项保密规定。不得私看文件,不得更改文件密级和收发文单位名称,不得隐匿、扣押文件,不得利用交换公文之机搞违法活动。不准将机密信件带到公共场所和住宅,未投递完的机密信件(急件应及时送达),应当存放在有保密设施的文件柜内。如发生信件遗失、传递差错或其他失、泄密事故要及时向领导汇报,不得弄虚作假或隐瞒不报。 【第6篇】房地产公司文件管理制度 房地产公司文件管理制度 (三) (一)总则为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。 (二)文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。 (三)收文的管理 1、公文的签收凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收后分别交办公室文书拆封。在签收和拆封时,收发员和办公室文书要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。 2、公文的编号保管办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。 3、公文的阅批与分转凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由办公室文书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。 4、文件的传阅与催办传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交回办公室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。文件阅完后,应送交办公室办公室文书,切忌横传。办公室办公室文书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。 (四)发文的管理 1、发文的范围凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。 2、公司下发文件主要用于:公布公司规章制度;公布公司体制机构变动或干部任免事项;公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;发布有关奖惩决定和通报;其他有关公司的重大事项。 3、公司上行文、外发文主要用于:对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。凡各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以简写名义用工作简讯发会议纪要。各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。 (五)文件的立卷与归档 1、凡下列文件统一分别由两办负责归档:上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;经理办公室各种专业例会记录;公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果;参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;公司日志和大事记;公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。 2、业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。 3、立卷要求文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。 4、文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司办公室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。 【第7篇】物业管理公司文件管理制度怎么写 物业管理公司文件管理制度 第一节 总则 一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。 二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。 因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。 三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。 四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。 公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。 第二节 文件分类 一、规定。 发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用规定。 二、决定、决议。 对重要事项或重大行动做出安排,用决定。 经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用决议。 三、通知。 转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用通知。 四、通报。 表彰先进,批评错误,传达重要信息,用通报。 五、请示、报告。 向上级请求批示与批准,用请示。 向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用报告。 六、批复。 答复请示事项用批复。 七、函。 商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用函。 八、会议纪要。 传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用会议纪要。 第三节 文件格式 一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、 、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。 二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。 三、发文字号包括、年号、顺序号。 四、公司发文分为四种: 发、人发、客发。 冠以上述发文的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。 发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。 力避随意发文。 发用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号; 人发、客发分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。 (公司其他部门均以发的发文,以、发文,须在发文权限范围内。) 五、文件必须盖章或签字。 六、密级分为绝密、机密、秘密。 七、紧急程度分为特急、急、平。 八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。 九、发文单位必须注明全称。 十、多页文件应标明页码。 十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。 十二、文件纸一般使用a4型。 第四节 收文 一、收文一律使用收文簿。 二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。 第五节 办文 一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。 二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。 三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。 四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。 五、严格按照时限要求完成。 六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。 七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。 第六节 发文 一、发文一律使用公司发文稿纸。 二、发文程序如下:公司内部发文:拟稿人部门经理核准主管副总经理总经办统一编号打印盖章(签字)发文备案对外发文:拟稿人部门经理审核主管副总经理总经理核准总经办统一编号打印盖章(签字)发文备案 第七节 其他 一、时限要求: 1、特急:限4个工作时内完成。 2、急:限8个工作时内完成。 3、平:限16个工作时内完成。 二、文件的保密要求: 1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。 2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。 3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。 三、文件立卷归档按照档案管理制度执行。 【第8篇】某某公司文件档案管理制度 某公司文件、档案管理制度 第一章 文件管理制度 第一条 本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书,从行文、收发、归档全部过程的办理与控制。 第二条 公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合管理部统一办理,综合管理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理。 第三条 各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档,建立文件的收发登记簿。 第四条 公司常用公文种类为:请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等,要求按公文规定格式行文。 第五条 以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要决定,发文字号为:公司发年号第号。 第六条 公司内部行文及对外发文,必须使用行文卡,拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。 第七条 发文卡、文件底稿、正文由文件管理员留存登记后,方可盖章行文。 第八条 打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单,任何人不得打印、复印私人材料。打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。 第九条 制发文件涉及到多部门时,由主办部门与有关部门协商会签。 第十条 综合管理部对传阅的文件要及时收回处理。 第十一条 公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要及时叫中和管理部归档。 第二章 档案管理制度 第十二条 公司的档案工作基本原则是:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主。即公司档案由综合管理部集中统一管理,有关部门分类管理相关档案,以便及时利用、维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料,由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料及时归档。 第十三条 公司综合管理部设专门档案工作,负责管理公司的全部文书、科技材料等档案,进行收集、整理、立卷、鉴定、保管。 第十四条 归档资料包括: 1、公司与有关单位的来往信件,各种协议、合同; 2、公司会议记录、纪要、决定; 3、公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结; 4、会议形成的领导讲话、文件; 5、公司对外交流的文件、协议、报告等; 6、公司各部门的发文; 7、其它具有保存价值的文件、材料。 8、外单位发给各部门的抄送信件; 9、公司营业执照、税务登记证等重要文件; 10、要的科技文件、技术资料、方案。 第十五条 档案的借阅 1、借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在档案室,不能带出,必须带出档案室查阅的,需经部门负责人及综合管理部负责人批准。 2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损,所借档案,不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。 3、文件复制需经综合管理部负责人批准。 【第9篇】x公司文件管理制度 公司文件管理制度 1.0 总则 为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。 2.0 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。 3.0 收文的管理 3.1 公文的签收 3.1.1 凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 3.1.2 对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。 3.2 公文的编号保管 3.2.1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。 3.2.2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。 3.3 公文的阅批与分转 3.3.1 凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。 3.