销售与收款内控管理制度.doc

(完整版)销售与收款内控管理制度销售与收款内控管理制度为了规范企业的销售与收款行为，防范销售与收款过程中的差错和舞弊,结合企业的实际情况制定本制度。一、 本制度适用企业所有在册人员；二、 公司必须按照销售业务环节设置不同人员承担这些不相容岗位职能，如：接受客户订单、开具销售单（销售通知单）、开具发票、收款、发货、应收账款记录等。销售与收款不相容岗位职能相分离具体为： （1）开具销售单职能与货物保管职能相分离； （2)开具销售单职能与提货、货物包装职能相分离； （3）开具销售单职能与开具发票、记账职能相分离；（4）开具发票职能与发票复核职能相分离；(5）应收账款记帐职能与应收账款核实职能相分离；(6）货物保管职能与开具发票、记账职能相分离;(7）开具发票、记账职能与收款职能相分离; （8）办理退货验收职能与退货账务记录职能相分离.三、 企业在大宗销售时需签订购销合同，合同内容应将售价、收款事项详细注明，按照合同法慎重签订购销合同，依据合同条款将坏账形成的风险降到最低，防止发生日后纠纷及纠纷出现时有法律证据.四、 企业在制定销售货款政策时，应当充分了解客户的信誉、财产状况、经营地址、通信等有关资讯,将以往的客户资料收集整理建立客户档案；五、 公司依据市场行情将销售货款收取分三种情况,这三种情况必须由业务主管按照销售政策、购销合同及客户的信用资讯制定，不得由销售、开票人员随意制定。（1） 赊销货款 业务执行个人须按照已经批准的销售政策或签订的销售合同依据执行，财务按照其客户备查执行文件以便核对，并办理 赊销手续-欠款凭据，以便日后凭据收款.每笔赊销款销售凭证后均应附欠据,欠据应列明: 客户亲笔签名或由客户委托书中指定的代理人签字. 填明欠款金额，货名及数量。 写明约定收款期及付款折扣。（2）现金收款 按照销售发票收取，收款后应在发票上加盖收“现金收讫”章，销售凭证与缴款单一并交会计核算。六、企业在制定销售价时，应当结合生产成本、收款期限及市场行情确定，并形成书面文件便于销售开票(备查）执行七、销售开票、收款时必须按照审批确定的销售价格通知单（文件）开具，任何人不得私自更改；需改动的按照以下程序执行：1、 购销合同已经签订，按照购销合同将销售价格录入或价格文件录入，形成初始价格不得随意变动,在接到更改价格通知单（书面）时，由有权限的岗位改动并将改动依据备查。2、 购销合同的录入和变动销售价格的岗位必须分设,不得由一人同时兼任。3、 销售折让，有销售部门制定销售政策经审批后，将销售政策文书送财务备案执行.4、 按照市场需求，需零时变动价格而无法即时出文时，可由业务零时便条通知有权限变动岗位，当天下班前补齐调价通知单等依据文书备查。5、 当日价格变动,须在每日下班前由两岗核对价格变动是否正确，是否变动依据文书齐全。八、 销售退货必须要凭原票据经审批后退换，不得私自退换。客户退回的产品分三种情况处理（1） 退回的产品品质无误，能继续出售的重新入库等待销售,退货票据送财务。（2） 退回的品质有问题的须销毁的应办理销毁手续,退货销售票据交财务进行账务处理。（3） 退回的需更改数量、价格等由业务办理更改票据手续，将票据送财务。（4） 以上三种情况都必须要有公司质检部审核签字、主管审核批准的书面字据。九、企业要在销售、收款各环节岗位设置相关的售价变更、销售退货、销售补货等审批文件记录备查簿;十、销售收款凭票收取.在收款时要按照销售政策、购销合同条款核对票据(销售出库单或发票）收款方式是否正确，并按照规定的收款方式办理相关手续.有误即时通知相关部门更改按照正确收取货款；十一、销售发货出库，销售出库单一式四联（存根、财务、保管、客户），财务联代出门单。（1） 由门卫核对出门票单与车运实际数量，有出入应即时通知仓库核实后放行,并在出门单（销售出库单）上签名写清核对情况交财务。（2） 财务部当日整理收回出门票单与开票员核对出库（厂门）情况，有出入即时查找原因落实处理。十二、开票员应将每日开出票据的存根联加总与收款员每日现金收款额、赊销额核对，核对无误后双方签字结清当天工作；（1） 收款员应将当日的收款按照三类分别编制销售日报表核对签字；（2） 财务部应将当日销售出库票据整理核对编制核对单签字;十三、销售货款当天下午银行结束前派专人送存银行,不得坐支销货款.十四、应收账款客户资信管理1、客户范围 公司客户为与公司有业务往来的经销商. 2、客户信息管理 （1)公司财务部负责公司所有客户信息的汇总、整理。 （2）公司建立客户档案，并编制客户一览表供查阅。（3）客户档案的建立:由销售人员收集客户基本信息，如客户名称、法定代表人、地址、邮编、电话、传真、经营范围、注册资本等。 4、客户档案的更新、修改 （1）客户单位的重大变动事基、与本公司的业务交往，均须记入客户档案；（2）积累客户年度业绩和财务状况信息资料。 5、公司各部门与客户接触的重大事项，均须报告总经理或信息部（除该业务保密外）,不得局限在业务人员个人范围内。6、员工调离公司时,不得将客户资料带走，其销售部会同信息部将其客户资料接收、整理、归档。 7、建立客户信息查阅权限制,未经许可，不得随意调阅客户档案。 8、客户管理 接待客户，按公司对外接待办法处理，对重要的客户按贵宾级别接待。 与客户的信函、传真、长话交往，均应按公司各项管理办法记录在案，并整合在客户档案内。 对一些较重要、未来将发展的新客户，公司要有两个以上的人员与之联系,并建立联系报告制。 负责与客户联系的员工调离公司时,应由公司及时通知有关客户,并指派其员工顶替调离员工迅速与客户建立联系。